Распоряжение Администрации города Екатеринбурга Свердловской области от 19 апреля 2021 г. N 19-р "Об утверждении Положения о Департаменте организационного и документационного обеспечения Администрации города Екатеринбурга"

В соответствии со статьей 35 Устава муниципального образования "город Екатеринбург":

1. Утвердить Положение о Департаменте организационного и документационного обеспечения Администрации города Екатеринбурга (приложение).

2. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.

Глава Екатеринбурга

А.В. Орлов

Приложение
к Распоряжению
Администрации
города Екатеринбурга
от 19.04.2021 N 19-р

Положение
о Департаменте организационного и документационного обеспечения Администрации города Екатеринбурга

Глава 1. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет задачи, функции, полномочия, структуру и организацию деятельности Департамента организационного и документационного обеспечения Администрации города Екатеринбурга (далее - Департамент).

2. Департамент является функциональным органом Администрации города Екатеринбурга, действующим на основании настоящего Положения и иных муниципальных правовых актов.

3. Координация и контроль деятельности Департамента осуществляются заместителем Главы Екатеринбурга.

4. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Свердловской области, Уставом муниципального образования "город Екатеринбург", иными муниципальными правовыми актами муниципального образования "город Екатеринбург", а также настоящим Положением.

5. Департамент имеет штампы, печать и использует бланк со своим наименованием.

Глава 2. Основные задачи

6. Основными задачами Департамента являются:

1) документационное обеспечение деятельности Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга;

2) организационное обеспечение деятельности Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга;

3) обеспечение реализации полномочий Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга по присвоению почетного звания "Почетный гражданин города Екатеринбурга", присуждению премии имени В.Н. Татищева и Г.В. де Геннина, награждению наградами Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга;

4) организация работы, связанной с выпуском правовых актов Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга;

5) организация работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан), поступающих в адрес Главы Екатеринбурга и его заместителей, а также в адрес Администрации города Екатеринбурга без указания конкретного должностного лица;

6) организация и проведение личного приема граждан Главой Екатеринбурга, его заместителями и руководителем аппарата Администрации города Екатеринбурга;

7) контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан;

8) обеспечение реализации полномочий Главы Екатеринбурга, Администрации города Екатеринбурга в соответствии с законодательством о выборах в органы власти всех уровней;

9) обеспечение реализации полномочий Главы Екатеринбурга по составлению списков и запасных списков кандидатов в присяжные заседатели от муниципального образования "город Екатеринбург" для федеральных судов общей юрисдикции на территории Свердловской области;

10) протокольное обеспечение мероприятий с участием Главы Екатеринбурга, первого заместителя Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, проводимых на территории муниципального образования "город Екатеринбург", Свердловской области, в ходе визитов в субъекты Российской Федерации, иностранные государства, а также приемов представителей федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иностранных государств и международных организаций в Администрации города Екатеринбурга;

11) обеспечение развития связей муниципального образования "город Екатеринбург" с городами Российской Федерации, ближнего и дальнего зарубежья;

12) экспертно-аналитическое сопровождение деятельности Главы Екатеринбурга в процессе реализации полномочий по руководству Администрацией города Екатеринбурга;

13) информационно-аналитическое и экспертное сопровождение мероприятий (совещаний, рабочих встреч, рабочих групп, комиссий, советов и др.) с участием Главы Екатеринбурга;

14) подготовка справочно-информационных, аналитических материалов для публичных выступлений Главы Екатеринбурга.

7. Департамент осуществляет реализацию иных задач в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, Уставом муниципального образования "город Екатеринбург", решениями Екатеринбургской городской Думы, правовыми актами Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга, настоящим Положением, поручениями Главы Екатеринбурга.

Глава 3. Основные функции

8. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 1 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) регистрация и рассылка:

правовых актов Главы Екатеринбурга, Администрации города Екатеринбурга;

поступающих документов (кроме судебных документов), адресованных Главе Екатеринбурга, заместителям Главы Екатеринбурга, руководителю аппарата Администрации города Екатеринбурга и непосредственно в Администрацию города Екатеринбурга без указания конкретного должностного лица или органа Администрации;

документов, отправляемых от имени Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

документов внутренней переписки за подписью Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

2) организация информационно-справочной работы с документами, зарегистрированными Департаментом;

3) ведение журнала учета нотариально удостоверенных доверенностей, ведение реестра регистрации доверенностей для осуществления прав и представления интересов Главы Екатеринбурга, Администрации города Екатеринбурга, их оперативное хранение, удостоверение заверительных надписей на таких доверенностях;

4) контроль исполнительской дисциплины в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Екатеринбурга:

постановка на контрольный учет правовых актов Главы Екатеринбурга, Администрации города Екатеринбурга, решений Коллегии Администрации города Екатеринбурга, протоколов совещаний с главами администраций районов и расширенных совещаний с руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации; документов (кроме судебных документов), поступающих в адрес Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, а также в адрес Администрации города Екатеринбурга без указания конкретного должностного лица или органа Администрации города Екатеринбурга;

обобщение результатов контроля, ежемесячное представление Главе Екатеринбурга отчета о состоянии исполнительской дисциплины в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Екатеринбурга;

подготовка предложений о совершенствовании контрольной деятельности в Администрации города Екатеринбурга;

организация работы по снятию документов с контрольного учета;

участие в работе Комиссии по контролю за выполнением Основных

направлений деятельности Администрации города Екатеринбурга по социально-экономическому развитию города;

5) контроль за соблюдением правил документирования и работы с документами, отправляемыми от имени Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

6) совершенствование форм и методов работы с документами:

унификация организационно-распорядительных документов, разработка бланков Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга, образцов и шаблонов бланков органов Администрации города Екатеринбурга;

участие в мероприятиях по организации и совершенствованию автоматизированной системы документационного обеспечения управления, в том числе автоматизированной информационной системы "Учрежденческий сегмент автоматизированной системы документационного обеспечения управления Администрации города Екатеринбурга";

7) разработка и ведение сводной номенклатуры дел Администрации города Екатеринбурга;

8) организационно-методическое руководство и контроль за организацией и ведением текущего делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Екатеринбурга:

ежегодное проведение проверок организации и ведения делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Екатеринбурга и осуществление контроля за устранением нарушений и недостатков, выявленных в ходе проверок (далее - контроль);

обобщение результатов контроля, представление Главе Екатеринбурга и должностным лицам Администрации города Екатеринбурга справок о результатах контроля;

9) формирование и оперативное хранение дел, образующихся в деятельности Департамента, в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Екатеринбурга, их подготовка для передачи на постоянное хранение или на уничтожение;

10) организация оперативного хранения документов в текущей деятельности Администрации города Екатеринбурга в соответствии с номенклатурой дел;

11) учет объема документооборота;

12) организация работы с документами, адресованными Главе Екатеринбурга, заместителям Главы Екатеринбурга, руководителю аппарата Администрации города Екатеринбурга, документами, отправляемыми от имени Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, содержащими информацию ограниченного распространения (кроме государственной тайны), в том числе ведение учета таких документов;

13) разработка и актуализация правовых актов, устанавливающих правила работы с документами в Администрации города Екатеринбурга, в том числе с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

9. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 2 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) формирование проектов ежеквартальных планов работы Администрации город Екатеринбурга и представление их на утверждение Главе Екатеринбурга;

2) организационное и документационное обеспечение деятельности коллегиальных органов под председательством Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга в соответствии с поручениями Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга (за исключением коллегиальных органов, организационное и документационное обеспечение деятельности которых возложено на другие отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Екатеринбурга), в том числе:

организационно-техническое обеспечение подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов;

ведение, оформление и контроль исполнения протоколов заседаний коллегиальных органов;

оформление выписок из протоколов заседаний коллегиальных органов и заверение их в установленном порядке;

3) ведение и контроль исполнения протоколов объездов территории муниципального образования "город Екатеринбург" Главой Екатеринбурга, заместителями Главы Екатеринбурга, руководителем аппарата Администрации города Екатеринбурга;

4) взаимодействие с иными лицами, осуществляющими организацию и обеспечение деятельности коллегиальных органов Администрации города Екатеринбурга под председательством Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, организацию объездов территории муниципального образования "город Екатеринбург" Главой Екатеринбурга, заместителями Главы Екатеринбурга, руководителем аппарата Администрации города Екатеринбурга;

5) осуществление технического обеспечения деятельности Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

6) фиксация и передача служебной информации, поступившей в адрес Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга.

10. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 3 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) организационное и документационное обеспечение реализации полномочий Главы Екатеринбурга по присвоению почетного звания "Почетный гражданин города Екатеринбурга", в том числе:

организационно-техническое обеспечение подготовки и проведения заседания комиссии по присвоению почетного звания "Почетный гражданин

города Екатеринбурга";

оформление решения комиссии по присвоению почетного звания "Почетный гражданин города Екатеринбурга", направление его в Екатеринбургскую городскую Думу;

организация торжественного мероприятия по вручению атрибутов почетного звания "Почетный гражданин города Екатеринбурга" лицам, удостоенным этого почетного звания;

составление и актуализация списка "Почетные граждане города Екатеринбурга" на официальном сайте Администрации города Екатеринбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (екатеринбург.рф);

ведение журнала регистрации удостоверений Почетных граждан города Екатеринбурга;

2) организационное и документационное обеспечение реализации полномочий Главы Екатеринбурга по присуждению премии имени В.Н. Татищева и Г.В. де Геннина (далее - премия), в том числе:

взаимодействие с работниками Администрации города Екатеринбурга, ответственными за организацию работы профильных комиссий по присуждению премии;

актуализация состава профильных комиссий по присуждению премии;

подготовка проекта постановления Администрации города Екатеринбурга о присуждении премии и проекта распоряжения Администрации города Екатеринбурга о выплате премии;

подготовка и проведение торжественной церемонии вручения премии;

3) организационное и документационное обеспечение реализации полномочий Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга по награждению Почетной грамотой Главы Екатеринбурга, Благодарственным письмом Главы Екатеринбурга, Благодарностью Главы Екатеринбурга (далее - награды Главы Екатеринбурга), Благодарственным письмом Администрации города Екатеринбурга, Дипломом Администрации города Екатеринбурга, Поздравительным адресом Администрации города Екатеринбурга (далее - награды Администрации города Екатеринбурга):

подготовка проектов постановлений Главы Екатеринбурга о награждении;

обеспечение надлежащего оформления бланков наград Главы Екатеринбурга;

ежемесячная подготовка списка награжденных Почетной грамотой Главы Екатеринбурга для размещения на официальном сайте Администрации города Екатеринбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (екатеринбург.рф);

выдача бланков наград Администрации города Екатеринбурга и Поздравительного адреса Администрации города Екатеринбурга отраслевым (функциональным) органам Администрации города Екатеринбурга, ответственным за их подготовку;

учет награжденных наградами Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга.

11. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 4 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) проверка и согласование в установленном порядке проектов правовых актов Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга (далее - правовые акты) на предмет их соответствия требованиям Положения о правовых актах Администрации города Екатеринбурга и должностных лиц Администрации города Екатеринбурга, Инструкции по делопроизводству в Администрации города Екатеринбурга, правилам и нормам русского языка;

2) контроль соблюдения порядка подготовки проектов правовых актов, разрабатываемых отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации города Екатеринбурга, муниципальными организациями;

3) консультирование специалистов отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга, муниципальных организаций по вопросам подготовки правовых актов;

4) разработка информационно-справочных и методических материалов по вопросам подготовки правовых актов в пределах компетенции Департамента;

5) обеспечение своевременного направления в Правительство Свердловской области правовых актов и сведений, включаемых в Свердловский областной регистр муниципальных нормативных правовых актов, в пределах компетенции Департамента;

6) направление заверенных копий (перечней) правовых актов в Прокуратуру города Екатеринбурга в установленном порядке;

7) заверение и выдача копий правовых актов:

по запросам отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга;

в рамках предоставления муниципальной услуги;

8) актуализация административного регламента предоставления Департаментом муниципальной услуги;

9) направление по согласованию с Департаментом информационной политики Администрации города Екатеринбурга копий правовых актов в организации, предоставляющие информационные ресурсы, в порядке информационного обмена, определяемого договорами между Администрацией города Екатеринбурга и указанными организациями.

12. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 5 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) прием, регистрация и предварительное рассмотрение обращений граждан, адресованных Главе Екатеринбурга, заместителям Главы Екатеринбурга, руководителю аппарата Администрации города Екатеринбурга или направленных в адрес Администрации города Екатеринбурга без указания конкретного должностного лица, подготовка проектов резолюций;

2) подготовка по поручению Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга и руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга проектов писем о переадресации обращений, писем с уведомлением заявителей о переадресации обращений, ответов с обоснованием отказов в рассмотрении обращений по существу поставленных в них вопросов, а также ответов информационного характера, касающихся порядка рассмотрения обращений граждан;

3) рассмотрение обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции Департамента, поступивших в адрес Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга и в адрес Департамента, в том числе направление запросов о предоставлении необходимых для рассмотрения документов и материалов в государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, подготовка проектов ответов и направление ответов на данные обращения граждан;

4) внесение предложений о совершенствовании сервиса "Электронная приемная" на официальном сайте Администрации города Екатеринбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (екатеринбург.рф), участие в их реализации;

5) организация работы с информационным ресурсом ССТУ.РФ;

6) формирование и поддержание в актуальном состоянии дел по обращениям граждан;

7) консультативный прием граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, работниками Департамента;

8) экспедиционная обработка ответов на обращения граждан за подписью Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга.

13. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 6 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) подготовка и размещение на официальном сайте Администрации города Екатеринбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (екатеринбург.рф) графика проведения личного приема граждан Главой Екатеринбурга, заместителями Главы Екатеринбурга, руководителем аппарата Администрации города Екатеринбурга;

2) запись граждан на личный прием к Главе Екатеринбурга, заместителям Главы Екатеринбурга, руководителю аппарата Администрации города Екатеринбурга;

3) сбор и подготовка информации по вопросам, поставленным гражданами, записавшимися на личный прием;

4) проведение личных приемов граждан Главой Екатеринбурга, заместителями Главы Екатеринбурга, руководителем аппарата Администрации города Екатеринбурга;

5) подготовка и проведение общероссийского дня приема граждан в Администрации города Екатеринбурга.

14. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 7 пункта 6 настоящего

Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) контроль за обеспечением объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан, поступивших в адрес Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, постановка обращений на дополнительный контроль;

2) ежемесячное направление информации о результатах рассмотрения обращений граждан, а также о мерах, принятых по результатам рассмотрения обращений граждан, в Администрацию Президента Российской Федерации;

3) анализ и обобщение информации о количестве обращений граждан, тематике вопросов и результатах их рассмотрения, составление соответствующих статистических и аналитических отчетов (раз в полугодие, а также по поручению Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга);

4) подготовка и размещение на официальном сайте Администрации города Екатеринбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (екатеринбург.рф):

ответов на вопросы, наиболее часто задаваемые в обращениях граждан (еженедельно);

обзоров информации о работе с обращениями граждан, поступившими в Администрацию города Екатеринбурга (раз в полугодие);

5) ежеквартальный анализ обращений граждан в целях выявления фактов совершения коррупционных нарушений муниципальными служащими, подготовка ежеквартальных отчетов о выполнении Плана противодействия коррупции в муниципальном образовании "город Екатеринбург";

6) ежемесячный анализ обращений граждан в целях выявления обращений, содержащих информацию о фактах противоправных деяний, перенаправленных Администрацией города Екатеринбурга в правоохранительные органы.

15. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 8 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) организация и координация работы по регистрации (учету) избирателей, участников референдума на территории муниципального образования "город Екатеринбург";

2) подготовка проекта правового акта об утверждении перечня основных мероприятий по подготовке и проведению выборов в органы власти всех уровней на территории муниципального образования "город Екатеринбург";

3) подготовка проекта правового акта об образовании избирательных участков, участков референдума (далее - избирательные участки) на территории муниципального образования "город Екатеринбург", уточнение списка избирательных участков и их границ в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации";

4) обеспечение опубликования списка избирательных участков;

5) подготовка проекта правового акта о выделении специальных мест для размещения печатных агитационных материалов;

6) подготовка проекта правового акта об организации работы Администрации города Екатеринбурга и городских служб в день проведения выборов в органы власти всех уровней.

16. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 9 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) организация работы по составлению списков и запасных списков кандидатов в присяжные заседатели от муниципального образования "город Екатеринбург" для федеральных судов общей юрисдикции на территории Свердловской области (далее - списки кандидатов в присяжные заседатели);

2) организация работы по ежегодной проверке списков кандидатов в присяжные заседатели в уполномоченных органах;

3) обеспечение опубликования списков кандидатов в присяжные заседатели, сведений о внесении изменений и дополнений в списки кандидатов в присяжные заседатели;

4) актуализация административного регламента исполнения Департаментом муниципальной функции.

17. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 10 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) участие в организационном обеспечении совещаний, приемов и других мероприятий по поручению Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

2) участие в согласовании и организации исполнения программ мероприятий, проводимых под председательством или с участием Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, а также участие в согласовании документов, необходимых для протокольного обеспечения таких мероприятий;

3) обеспечение соблюдения Главой Екатеринбурга, заместителями Главы Екатеринбурга, руководителем аппарата Администрации города Екатеринбурга общепризнанных в международной протокольной практике норм во время приема представителей иностранных государств и международных организаций, а также визитов Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга в иностранные государства;

4) участие в пределах своей компетенции в перспективном и оперативном планировании деятельности Администрации города Екатеринбурга, мероприятий с участием Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, формировании графика работы Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

5) подготовка докладов и презентаций для Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

6) организация по поручению Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга подготовки помещений (залов заседаний) для проведения мероприятий под председательством или с участием Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, в том числе контроль наличия информационных документов, канцелярских товаров, бутилированной воды и техники;

7) организация использования сувенирно-подарочного фонда, цветочной продукции, предметов ритуальной принадлежности для проведения мероприятий под председательством или с участием Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

8) организация взаимодействия с лицами, осуществляющими организацию и обеспечение визитов в город Екатеринбург представителей иностранных государств и международных организаций, по вопросу участия указанных представителей в мероприятиях, проводимых под председательством или с участием Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

9) взаимодействие с правоохранительными органами, иными федеральными государственными органами, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными организациями, иными лицами и организациями в ходе подготовки и проведения мероприятий под председательством или с участием Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

10) запрос в органах Администрации города Екатеринбурга, у иных лиц и в организациях и получение от них документов и информации (в том числе справочно-аналитической документации и служебной информации ограниченного распространения), необходимых для обеспечения мероприятий, проводимых под председательством или с участием Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

11) разработка и представление Главе Екатеринбурга, заместителям Главы Екатеринбурга, руководителю аппарата Администрации города Екатеринбурга предложений о совершенствовании протокольной практики;

12) сопровождение Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга в деловых поездках, на встречах (при необходимости);

13) участие в переговорах, деловых встречах (при необходимости).

18. В целях реализации задачи, указанной в подпункте 11 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) разработка и реализация текущих и перспективных планов развития связей муниципального образования "город Екатеринбург" с городами Российской Федерации, ближнего и дальнего зарубежья в пределах компетенции Департамента;

2) сбор, анализ и обработка информационных материалов по вопросам развития связей муниципального образования "город Екатеринбург" с городами Российской Федерации, ближнего и дальнего зарубежья, входящим в компетенцию Департамента;

3) информационное обеспечение Главы Екатеринбурга и Председателя Екатеринбургской городской Думы, подготовка проектов договоров, соглашений, заключаемых Главой Екатеринбурга, в сфере развития связей муниципального образования "город Екатеринбург" с городами Российской Федерации, ближнего и дальнего зарубежья;

4) реализация программ сотрудничества муниципального образования "город Екатеринбург" с российскими и зарубежными городами-партнерами;

5) организация, проведение и экспертно-аналитическое обеспечение приемов иностранных делегаций, прибывающих в муниципальное образование "город Екатеринбург" для ведения переговоров с должностными лицами Администрации города Екатеринбурга, Председателем Екатеринбургской городской Думы;

6) организация официальных визитов должностных лиц Администрации города Екатеринбурга, Председателя Екатеринбургской городской Думы в города Российской Федерации, ближнего и дальнего зарубежья;

7) работа с органами государственной власти в части регистрационно-визового обслуживания иностранных гостей, прибывающих в муниципальное образование "город Екатеринбург" по приглашению Главы Екатеринбурга, Председателя Екатеринбургской городской Думы;

8) работа с иностранными консульскими учреждениями и торговыми представительствами, иностранными предприятиями, организациями, действующими на территории муниципального образования "город Екатеринбург", оказание содействия осуществлению их деятельности и привлечение их возможностей для решения вопросов социально-экономического развития муниципального образования "город Екатеринбург";

9) представление в Министерство международных и внешнеэкономических связей Свердловской области текущей информации о командировках муниципальных служащих Администрации города Екатеринбурга за пределы Российской Федерации, проведенных консультациях и переговорах с представителями иностранных партнеров и представителями иностранных деловых кругов, подписанных документах и других достигнутых договоренностях.

19. В целях реализации задач, указанных в подпунктах 12 - 14 пункта 6 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) разработка и представление Главе Екатеринбурга документов и материалов, необходимых для участия в совещаниях, встречах, комиссиях, советах, рабочих группах, проводимых органами законодательной и исполнительной власти всех уровней;

2) подготовка справочных и экспертно-аналитических материалов для проведения оперативных совещаний Администрации города Екатеринбурга;

3) подготовка экспертно-аналитических материалов для участия Главы Екатеринбурга в заседаниях Правительства Свердловской области;

4) информационно-аналитическое, экспертное и презентационное сопровождение мероприятий с участием Главы Екатеринбурга;

5) участие в подготовке публичных выступлений Главы Екатеринбурга, в том числе в средствах массовой информации;

6) участие в пределах компетенции Департамента в подготовке проектов поручений по итогам рабочих встреч и иных мероприятий.

20. В целях реализации задач, указанных в пункте 7 настоящего Положения, Департамент осуществляет следующие функции:

1) подготовка ответов (в том числе сводных) на обращения депутатов Екатеринбургской городской Думы, поступившие в адрес Главы Екатеринбурга или в Администрацию города Екатеринбурга без указания конкретного должностного лица;

2) оформление подписки на периодические издания для Администрации города Екатеринбурга;

3) осуществление функций муниципального заказчика в пределах компетенции Департамента;

4) размещение актуальной информации о деятельности Департамента на официальном сайте Администрации города Екатеринбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (екатеринбург.рф);

5) подготовка проектов документов за подписью Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, в том числе правовых актов, в пределах компетенции Департамента;

6) обеспечение подготовки поздравительных писем, открыток, телеграмм, поздравительных адресов от имени Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга;

7) согласование по поручению Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга отдельных вопросов с работниками отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга, доведение до них поручений, заданий и распоряжений Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга, контроль их исполнения;

8) организация проведения телефонных переговоров Главы Екатеринбурга, заместителей Главы Екатеринбурга, руководителя аппарата Администрации города Екатеринбурга.

Глава 4. Основные права и обязанности

21. В соответствии с возложенными на него задачами Департамент имеет право:

1) вносить на рассмотрение Главы Екатеринбурга предложения по вопросам реализации возложенных на Департамент задач;

2) направлять информацию, запросы и иные обращения в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города Екатеринбурга, а также муниципальные организации;

3) требовать от отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Екатеринбурга, муниципальных организаций представления в соответствии с муниципальными правовыми актами документов, необходимых для выполнения Департаментом возложенных на него задач и функций;

4) проводить проверки и иные контрольные мероприятия в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации города Екатеринбурга, в муниципальных организациях в пределах компетенции Департамента в соответствии с муниципальными правовыми актами;

5) проводить совещания, семинары и применять иные формы организации взаимодействия по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

6) участвовать во внедрении современных информационных технологий в работу с документами в Администрации города Екатеринбурга;

7) осуществлять иные права в целях реализации возложенных на Департамент задач.

22. Исходя из возложенных задач Департамент обязан:

1) выполнять требования действующего законодательства в сфере трудового законодательства, муниципальной службы и противодействия коррупции, а также требования иных нормативных правовых актов;

2) обеспечивать в пределах своей компетенции реализацию возложенных на Департамент задач;

3) обеспечивать сохранность служебной и государственной тайны, не допускать разглашения персональных данных физических лиц и иной охраняемой законом информации;

4) осуществлять поручения Главы Екатеринбурга своевременно и надлежащим образом.

Глава 5. Руководство Департаментом

23. Департамент возглавляет начальник Департамента, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой Екатеринбурга по представлению заместителя Главы Екатеринбурга.

24. Начальник Департамента:

1) осуществляет руководство Департаментом в целях выполнения задач и функций, предусмотренных настоящим Положением;

2) вносит на рассмотрение Главы Екатеринбурга предложения о совершенствовании организации деятельности Главы Екатеринбурга и Администрации города Екатеринбурга;

3) издает правовые акты и подписывает документы в пределах своей компетенции;

4) осуществляет иные полномочия в пределах своей компетенции.

25. Начальник Департамента имеет двух заместителей.

26. В период отсутствия начальника Департамента его обязанности исполняет один из заместителей начальника Департамента, а в части исполнения обязанностей начальника Департамента, связанных с работой со сведениями, составляющими государственную тайну, - заместитель начальника Департамента, имеющий допуск к государственной тайне, оформленный в установленном порядке.

Глава 6. Структура Департамента

27. В структуру Департамента входят:

управление экспертно-аналитической работы и международных связей; организационный отдел;

управление по работе с обращениями граждан и методического обеспечения, в составе которого выделяются следующие подразделения: отдел по работе с обращениями граждан;

сектор лингвистической экспертизы и методического обеспечения; управление документационного обеспечения, в составе которого выделяются следующие подразделения: отдел регистрации документов; отдел по работе секретариата; сектор контроля.

Структура Департамента приведена в приложении N 1 к настоящему Положению.

28. Штатная численность Департамента представлена в приложении N 2 к настоящему Положению.

Глава 7. Взаимодействие Департамента

29. В целях реализации возложенных на него задач Департамент непосредственно взаимодействует с отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации города Екатеринбурга, муниципальными организациями.

30. В пределах своих полномочий Департамент может осуществлять взаимодействие с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований Российской Федерации, общественными объединениями, физическими и юридическими лицами.

Глава 8. Ответственность, создание и упразднение

31. Начальник Департамента несет персональную ответственность за надлежащее и своевременное выполнение возложенных на Департамент задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, а также за исполнение поручений Главы Екатеринбурга и его заместителей в порядке и на условиях, установленных законодательством Российской Федерации и Свердловской области, муниципальными правовыми актами.

Приложение N 1
к Положению
о Департаменте организационного
и документационного обеспечения
Администрации города Екатеринбурга

Структура Департамента организационного и документационного обеспечения Администрации города Екатеринбурга

       /--------------------------------------------------------\

       |                Начальник Департамента                  |

       \--------------------------------------------------------/

 /--------------------\  /-------------------\  /-----------------------\

 | Управление эксперт-|  |    Заместитель    |  | Заместитель начальника|

 |  но-аналитической  |  |    начальника     |  |  Департамента - нача- |

 | работы и междуна-  |  |    Департамента   |  |    льник Управления   |

 |   родных связей    |  |                   |  |   документационного   |

 \--------------------/  \-------------------/  |      обеспечения      |

               /-----------------\ /----------\ \-----------------------/

               |  Управление по  | |          | /-----------------------\

               |     работе с    | | Организа-| |       Управление      |

               |   обращениями   | |  ционный | |    документационного  |

               |     граждан     | |  отдел   | |       обеспечения     |

               | и методического | |          | \-----------------------/

               |   обеспечения   | |          | /----------\ | /--------\

               |                 | |          | |  Отдел   | | | Отдел  |

               \-----------------/ \----------/ | регистра-| | | по ра- |

    /-------------------\ /------------------\  |    ции   | | |боте се-|

    |  Отдел по работе  | | Сектор лингвисти-|  |документов| | |кретари-|

    |   с обращениями   | | ческой экспертизы|  |          | | | тариата|

    |      граждан      | | и методического  |  \----------/ | \--------/

    |                   | |    обеспечения   |   /---------------------\

    \-------------------/ \------------------/   |   Сектор контроля   |

                                                 |                     |

                                                 \---------------------/

Приложение N 2
к Положению
о Департаменте организационного
и документационного обеспечения
Администрации города Екатеринбурга

Штатная численность Департамента организационного и документационного обеспечения Администрации города Екатеринбурга

Структурная единица	Количество штатных единиц
Начальник Департамента	1
Заместитель начальника Департамента	1
Управление экспертно-аналитической работы и международных связей
Начальник управления	1
Советник Главы Екатеринбурга	2
Помощник Главы Екатеринбурга	1
Главный специалист	3
Ведущий специалист	2
Управление по работе с обращениями граждан и методического обеспечения
Начальник управления	1
Заместитель начальника управления	1
Отдел по работе с обращениями граждан
Начальник отдела	1
Главный специалист	3
Ведущий специалист	4
Сектор лингвистической экспертизы и методического обеспечения
Заведующий сектором	1
Главный специалист	2
Ведущий специалист	1
Организационный отдел
Начальник отдела	1
Главный специалист	12
Управление документационного обеспечения
Заместитель начальника Департамента - начальник управления	1
Заместитель начальника управления	1
Отдел регистрации документов
Начальник отдела	1
Ведущий специалист	4
Отдел по работе секретариата
Начальник отдела	1
Главный специалист	1
Ведущий специалист	10
Сектор контроля
Заведующий сектором	1
Ведущий специалист	1
Специалист 1-й категории	1
Итого	60