Приложение. Политика обработки и защиты персональных данных в федеральном государственном бюджетном учреждении "Российская академия наук" (РАН)

Приложение
к распоряжению РАН
от 9 июня 2021 г. N 10105-583

Политика обработки и защиты персональных данных в федеральном государственном бюджетном учреждении "Российская академия наук" (РАН)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика защиты и обработки персональных данных в федеральном государственном бюджетном учреждении "Российская академия наук" (РАН) (далее - Политика) определяет основные принципы, цели, условия и способы защиты и обработки персональных данных, функции РАН при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в РАН требования к защите персональных данных.

1.2. Политика разработана с учетом требований Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области персональных данных.

1.3. Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в РАН вопросы обработки персональных данных работников РАН и других субъектов персональных данных.

1.4. Политика является основой для разработки региональными отделениями РАН, региональными научными центрами РАН и представительствами РАН локальных нормативных актов, определяющих политику обработки персональных данных указанных организаций.

2. Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, в соответствии с которыми определяется Политика обработки персональных данных в РАН

2.1. Политика обработки персональных данных в РАН определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями);

постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";

постановление Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. N 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных";

постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.

2.2. В целях реализации положений Политики в РАН разрабатываются соответствующие локальные нормативные акты и иные документы, в том числе:

Положение об обработке и защите персональных данных в федеральном государственном бюджетном учреждении "Российская академия наук" (РАН);

Регламент о допуске работников РАН к обработке персональных данных;

иные локальные нормативные акты и документы, регламентирующие в РАН вопросы обработки персональных данных.

3. Основные термины и определения, используемые в локальных нормативных актах РАН, регламентирующих вопросы обработки персональных данных

Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

4. Принципы и цели обработки персональных данных

4.1. РАН, являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников РАН и других субъектов персональных данных, не состоящих с РАН в трудовых отношениях.

4.2. Обработка персональных данных в РАН осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников РАН и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

обработка персональных данных осуществляется в РАН на законной и справедливой основе;

обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;

при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. РАН принимает необходимые меры либо обеспечивает их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных персональных данных;

хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.3. Персональные данные обрабатываются в РАН в целях:

обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных нормативных актов РАН;

осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на РАН, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;

регулирования трудовых отношений с работниками РАН (содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечении личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества);

привлечение и отбор кандидатов на работу у оператора;

защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;

осуществления гражданско-правовых отношений;

подготовки, заключения, исполнения и прекращения договоров с контрагентами;

обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах РАН;

формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности РАН, региональных отделений РАН, региональных научных центров РАН и представительств РАН;

исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

осуществления прав и законных интересов РАН в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных уставом РАН и иными локальными нормативными актами РАН, или третьих лиц, либо достижения общественно значимых целей;

в иных законных целях.

5. Перечень субъектов, персональные данные которых обрабатываются в РАН

5.1. В РАН обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:

5.1.1. членов РАН, работников структурных подразделений РАН, региональных отделений РАН, региональных научных центров РАН и представительств РАН;

5.1.2. физических лиц, уволившихся из РАН;

5.1.3. физических лиц, являющихся кандидатами в члены РАН, на замещение вакантных должностей в РАН, региональных отделениях РАН, региональных научных центрах РАН и представительствах РАН;

5.1.4. физических лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам с РАН;

5.1.5. другие субъекты персональных данных (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в разделе 4 настоящей Политики).

6. Перечень персональных данных, обрабатываемых в РАН

6.1. Перечень персональных данных, обрабатываемых в РАН, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами РАН с учетом целей обработки персональных данных, указанных в разделе 4 настоящей Политики.

6.2. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной и частной жизни, судимости - в РАН не осуществляется.

7. Функции РАН при осуществлении обработки персональных данных

7.1. РАН при осуществлении обработки персональных данных:

принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;

принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;

назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях РАН и информационных системах оператора;

создает необходимые условия для работы с персональными данными;

организует учет документов, содержащих персональные данные;

организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;

хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним; оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором или соглашением;

прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;

публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;

организует обучение работников оператора, осуществляющих обработку персональных данных;

совершает иные действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

8. Условия обработки персональных данных в РАН

8.1. Обработка персональных данных в РАН осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

8.2. РАН без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено федеральным законом.

8.3. В целях издания групповых распоряжений РАН по личному составу, внутренних справочных материалов, иных документов внутреннего информационного обеспечения РАН, которые Работодатель оформляет на несколько человек, с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, могут включаться его фамилия, имя, отчество, место работы, должность, абонентский номер, адрес электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных. Работникам РАН предоставляется доступ к этим документам, а также к информации, которая содержится в унифицированных формах групповых распоряжений РАН по личному составу в целях ознакомления с локальными актами или подписания распоряжений.

8.4. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

8.5. РАН вправе поручить обработку персональных данных другому оператору (лицу) с согласия субъекта персональных данных на основании заключаемого с этим оператором (лицом) договора. Договор должен содержать перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться оператором (лицом), осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, обязанность такого оператора (лица) соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона "О персональных данных".

8.6. Доступ к обрабатываемым в РАН персональным данным разрешается только работникам РАН, занимающим должности, включенные в перечень должностей структурных подразделений РАН и руководства РАН, региональных отделений РАН, региональных научных центров РАН и представительств РАН, при замещении которых осуществляется обработка персональных данных.

9. Перечень действий с персональными данными и способы их обработки

9.1. РАН осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

9.2. Обработка персональных данных в РАН осуществляется следующими способами:

неавтоматизированная обработка персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;

смешанная обработка персональных данных.

9.3. Хранение персональных данных:

9.3.1. персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде;

9.3.2. персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа;

9.3.3. персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках;

9.3.4. не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в информационной системе персональных данных;

9.3.5. хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

9.4. Уничтожение персональных данных:

9.4.1. уничтожение документов (носителей), содержащих персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера;

9.4.2. персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя;

9.4.3. факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей.

10. Права субъектов персональных данных

10.1. Субъекты персональных данных имеют право на доступ к его персональным данным, обрабатываемых в РАН:

в случаях, предусмотренных федеральным законом, а также доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

на уточнение своих персональных данных, их блокирование или уничтожение в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

на отзыв согласия на обработку персональных данных.

10.2. Субъекты персональных данных имеют право на доступ к следующим сведениям:

подтверждение факта обработки персональных данных оператором;

правовые основания и цели обработки персональных данных;

применяемые оператором способы обработки персональных данных;

наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;

сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

обращение к оператору и направление ему запросов;

обжалование действий или бездействий оператора;

осуществление иных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

11. Обязанности оператора персональных данных

Оператор персональных данных обязан:

при сборе персональных данных предоставить информацию об обработке персональных данных;

в случаях, если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных, уведомить субъекта;

при отказе в предоставлении персональных данных субъекту разъясняются последствия такого отказа;

опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных;

принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

давать ответы на запросы и обращения субъектов персональных данных, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

12. Меры, принимаемые РАН, для обеспечения выполнения обязанностей оператора при обработке персональных данных

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

11.1. Меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения РАН обязанностей оператора, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, включают:

назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в РАН;

принятие локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты персональных данных;

организацию обучения и проведение методической работы с работниками структурных подразделений РАН, региональных отделений РАН, региональных научных центров РАН и представительств РАН, занимающими должности, включенные в перечень должностей структурных подразделений РАН, региональных отделений РАН, региональных научных центров РАН и представительств РАН, при замещении которых осуществляется обработка персональных данных;

получение согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

обособление персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, от иной информации, в частности путем их фиксации на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах;

обеспечение раздельного хранения персональных данных и их материальных носителей, обработка которых осуществляется в разных целях и которые содержат разные категории персональных данных;

установление запрета на передачу персональных данных по открытым каналам связи, вычислительным сетям вне пределов контролируемой зоны, сетям Интернет без применения установленных в РАН мер по обеспечению безопасности персональных данных (за исключением общедоступных и (или) обезличенных персональных данных);

хранение материальных носителей персональных данных с соблюдением условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;

осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, настоящей Политике;

иные меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

11.2. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными нормативными актами РАН, регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных РАН.

11.3. Внутренний контроль за соблюдением структурными подразделениями РАН, региональными отделениями РАН, региональными научными центрами РАН и представительствами РАН законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов РАН в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в РАН.

11.4. Персональная ответственность за соблюдение требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов РАН в области персональных данных в структурном подразделении РАН, региональном отделении РАН, региональном научном центре РАН и представительстве РАН, а также за обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных в указанных подразделениях РАН возлагается на их руководителей.