Приложение А (справочное). Руководство для процесса определения продолжительности аудита

Приложение А
(справочное)

Руководство
для процесса определения продолжительности аудита

В таблице А.1 указано количество аудитодней первоначального аудита (первый и второй этапы) в зависимости от количества сотрудников, сложности и/или риска организации (см. примечание 8).

Таблица А.1 - Количество аудитодней для первоначального аудита

Количество "эффективных" сотрудников	Среднее количество аудитодней (средней сложности и/или риска)	Минимальное количество аудитодней (низкой сложности и/или риска)	Обычное количество аудитодней (высокой сложности или риска)	Сокращение, если организация сертифицирована по другому стандарту системы менеджмента, коду безопасности, который интегрирован с системой менеджмента безопасности
1 (см. примечание 9)	1	1	1	0
10	3	3	3	0
30	6	4	8	< 20 %
100	8	5	11	< 20 %
500	12	9	15	< 20 %
2000	15	10	20	< 20 %

Примечания

Если аудиторская группа нуждается в помощи переводчиков с пониманием письменного материала, то вышеуказанное время следует увеличить на 10 % и еще на 10 %, если требуются услуги устного перевода.

Как правило, часть первого этапа аудита будет составлять около 1/3 вышеуказанных дней аудитора, а второй этап - оставшееся время.

Руководство по расчету аудитодней

Отправная точка для расчета аудитодней будет основана на количестве "эффективных" работников (см. таблицу А.1.)

1 Следует учитывать все атрибуты объекта, площадки, систем, процессов и продуктов/услуг организации. При этом, можно произвести объективную корректировку на основе факторов, приведенных в таблице А.1. Аддитивные факторы могут быть компенсированы вычитающими факторами. В тех случаях, когда вносятся корректировки времени аудита в период, указанный в таблице А.1, должны храниться достаточные доказательства и записи, чтобы аргументировать это изменение.

Для крупных площадок и организаций должен быть предоставлен план площадки, на которой будет проводиться аудит, что поможет при оценке сроков проведения аудита. При этом необходимо рассмотреть все особенности площадки и объектов. Следует учитывать уязвимости объектов, соседние объекты, а также близость дорог, рек и других точек доступа и т.д.

2 "Эффективные" сотрудники - это лица, описанные в системе управления организации и охватываемые областью сертификации, включая непостоянных (сезонных, временных и субподрядных) сотрудников, чья работа потенциально может повлиять на безопасность цепи поставок в организации. Орган по сертификации должен согласовать с проверяемой организацией сроки проведения аудита, которые наилучшим образом продемонстрируют всю сферу деятельности организации. Рассмотрение может включать сезон, месяц, день/дату и смену в зависимости от ситуации.

Сотрудников, занятых неполный рабочий день, следует рассматривать как работников, занятых полный рабочий день. Это определение будет зависеть от количества отработанных часов по сравнению с работником, работающим полный рабочий день (см. примечание 7 для расчета влияния смен). При расчете эффективных работников должное внимание следует уделять тем лицам, чья работа влияет на безопасность цепи поставок. Например, те, кто работает в финансовом отделе, могут влиять не в той степени на процесс, как те, кто занят непосредственно в производстве.

3 "Время аудитора" включает время, затрачиваемое аудитором или группой по аудиту (включая проверку документов за пределами площадки, если это необходимо), на взаимодействие с организацией и другим соответствующим персоналом, записи, документирование, изучение процессов и написание отчетов. Предполагается, что при таком планировании и составлении отчетов "время аудитора" для аудита на месте должно быть не менее чем 80 % времени, выделенного на аудит. Это относится к первичным, инспекционным и ресертификационным аудитам. Если для планирования и/или составления отчета требуется дополнительное время, это не будет оправданием для сокращения времени аудитора на месте. Время поездки аудитора не включено в этот расчет и является дополнительным ко времени аудитора, указанному в таблице А.1.

4 "Время аудитора" (см. таблицу А.1), указывается в термине "аудитодень", потраченный на оценку. "Аудитодень" - это, как правило, полный рабочий день продолжительностью 8 ч. Количество рабочих дней аудитора не может быть уменьшено на начальных этапах планирования путем программирования более продолжительного рабочего дня.

5 В течение первых трех лет цикла аудита инспекционный период для данной организации должен быть пропорционален времени, затрачиваемому на первоначальную оценку, при этом общее количество времени, затрачиваемого на надзорный аудит (инспекционный контроль) ежегодно, составляет около 1/3 времени, затрачиваемого на первоначальную оценку. Запланированное время аудита должно периодически пересматриваться для учета изменений в деятельности организации, зрелости системы и т.д. и, по крайней мере, во время переоценки.

6 Общее количество времени, затрачиваемое на проведение повторной сертификации, будет зависеть от результатов анализа эффективности системы менеджмента и ее внедрения в течение предыдущего трехлетнего периода. Время, затраченное на повторную оценку, должно быть пропорционально времени, которое затрачено на первоначальную оценку той же организации, и составлять не менее 2/3 времени, которое требуется для первоначальной оценки той же организации на момент ее повторной оценки. Повторная оценка - это время, затраченное сверх обычного инспекционного времени. Если повторную оценку проводят одновременно с запланированным текущим инспекционным визитом, то повторной оценки будет достаточно для удовлетворения требований, предъявляемых к инспекционному аудиту.

7 Если значительная часть операций выполняется посменно, то общая численность работников может быть рассчитана следующим образом:

Это сокращение может быть применено при условии, что между сменами в отношении типа и интенсивности деятельности существенные различия отсутствуют.

8 Сложность следует определять по количеству и типу выполняемых операций, а риск - на основе качественной оценки риска, влияющего на такие критерии, как: потенциальные угрозы безопасности, типы и вероятность того, что продукты и/или услуги будут целевыми, географическое положение, местная культура, история и тенденции инцидентов и т.п.

9 Организация с одним действующим сотрудником является владельцем/оператором. Например, операторы владельцев грузовых автомобилей, которые работают с системами, подобными тем, которые определены в Руководстве по безопасности международного союза автомобильного транспорта (МСАТ).