Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами (ФНС России, июнь 2021 г.)

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации устанавливают процедуры взаимодействия участников электронного документооборота при обмене электронными документами с применением электронной подписи и носят рекомендательный характер.

Взаимодействие участников электронного документооборота при обмене электронными документами, формируемыми при планировании, осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, закупок отдельных видов юридических лиц, а также при исполнении государственных и муниципальных контрактов и договоров, осуществляется в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок и законодательством о закупках отдельных видов юридических лиц.

1.2. Участниками электронного документооборота являются хозяйствующие субъекты или физические лица-Отправители электронного документа, хозяйствующие субъекты или физические лица-Получатели электронного документа, оператор электронного документооборота Отправителя и оператор электронного документооборота Получателя.

1.3. Обмен электронными документами между участниками электронного документооборота может осуществляться через оператора электронного документооборота или иным согласованным Отправителем и Получателем способом, а в случае обмена электронными документами, формируемыми в рамках закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, закупок отдельных видов юридических лиц, осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок и законодательством о закупках отдельных видов юридических лиц. Порядок обмена электронными документами между участниками электронного документооборота без участия оператора электронного документооборота может осуществляться в соответствии с соглашением 1, если иное не определено законодательством или иным нормативным правовым актом, а в случае обмена электронными документами, формируемыми в рамках закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, закупок отдельных видов юридических лиц, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок и законодательством о закупках отдельных видов юридических лиц". Соглашение может предусматривать:

1.3.1. перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену;

1.3.2. способ направления и получения электронных документов;

1.3.3. виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов;

1.3.4. порядок проверки электронных подписей, используемых при создании электронных документов;

1.3.5. порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа;

1.3.6. перечень лиц, ответственных за организацию направления и получения электронных документов;

1.3.7. способ подтверждения отправления и получения электронного документа;

1.3.8. требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов;

1.3.9. факт доставки электронных документов (в том числе с применением уведомления о получении);

1.3.10. форс-мажорные обстоятельства.

1.4. Операторы электронного документооборота, соответствующие требованиям, утвержденным федеральным органом государственной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, руководствуются размещенной на сайте федерального органа исполнительной власти, уполномоченного по контролю и надзору в области налогов и сборов, технологией обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота.

1.5. Электронные документы, которыми обмениваются участники электронного документооборота в соответствии с настоящими методическими рекомендациями, могут быть подписаны любым согласованным Отправителем и Получателем видом электронной подписи, предусмотренным Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", за исключением отдельных типов документов, к которым нормативными правовыми актами установлены специальные требования.

1.6. В случае подписания пакета электронных документов одной электронной подписью, действует требование пункта 4 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

1.7. Обмен электронными документами между участниками электронного документооборота может осуществляться в зашифрованном виде или незашифрованном виде за исключением случаев, когда законодательством или нормативными правовыми актами урегулировано применение шифрования. Шифрование не допускается при наличии в договоре между оператором электронного документооборота и Участником электронного документооборота условий о проведении оператором электронного документооборота проверки электронных документов

1.8. Очередность направления и подписания многосторонних электронных документов определяется по согласованию участников электронного документооборота, за исключением случаев, когда законодательством или нормативными правовыми актами определена такая очередность.

1.9. При обмене многосторонними документами допускается использование только одного канала взаимодействия: с применением оператора электронного документооборота или согласованным участниками способом без участия оператора электронного документооборота. При этом финальная версия электронного документа, подписанная всеми участниками, должна быть получена каждой стороной.

2. Основные понятия

2.1. Отправитель - хозяйствующий субъект или физическое лицо, который инициирует начало документооборота путем отправки электронных документов Получателю.

2.2. Получатель - хозяйствующий субъект или физическое лицо, который получает электронный документ от Отправителя.

2.3. Оператором электронного документооборота (ОЭД) является российская организация и соответствующая требованиям, утвержденным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

2.4. Оператор электронного документооборота Отправителя (ОЭД Отправителя) - оператор электронного документооборота, заключивший договор по обмену электронными документами с Отправителем.

2.5. Оператор электронного документооборота Получателя (ОЭД Получателя) - оператор электронного документооборота, заключивший договор по обмену электронными документами с Получателем.

2.6. Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

2.7. Односторонний электронный документ - электронный документ, который подписывает только один участник электронного документооборота.

2.8. Двухсторонний электронный документ - электронный документ, который подписывают два участника электронного документооборота.

2.9. Многосторонний электронный документ - электронный документ, который подписывают три и более участника электронного документооборота.

3. Обмен электронными документами без участия операторов электронного документооборота

3.1. При обмене документами без участия ОЭД участникам информационного взаимодействия рекомендуется предусматривать в Соглашении стандартные стадии работы с документами.

3.2. В случае обмена электронными документами без участия ОЭД, Отправитель при направлении электронного документа:

3.2.1. формирует проект документа в электронной форме согласно утверждённым форматам или в ином формате в случае отсутствия утверждённого формата на момент создания проекта документа;

3.2.2. подписывает проект документа в электронной форме электронной подписью уполномоченного лица Отправителя;

3.2.3. направляет подписанный электронный документ Получателю согласованным способом.

3.3. Получатель, получив электронный документ:

3.3.1. при необходимости осуществляет форматно-логический контроль, осуществляет контроль содержания электронного документа, проверяет соответствие и действительность электронной подписи, полномочия подписанта;

3.3.2. в случае положительных результатов проверок, Получатель для документов с односторонней подписью формирует извещение о получении электронного документа в утвержденном формате, подписывает его действующей электронной подписью уполномоченного лица Получателя, направляет его Отправителю согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.) или сообщает об отсутствии замечаний иным согласованным в Соглашении способом. Получатель сохраняет полученный подписанный электронный документ и подписанное извещение о получении (при его наличии);

3.3.3. в случае положительных результатов проверок, Получатель для документов с двусторонней подписью подписывает его действующей электронной подписью уполномоченного лица Получателя, сохраняет его и направляет его Отправителю согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.). При наличии в Соглашении соответствующих положений перед подписанием документа может формироваться и направляться извещение о получении аналогично пункту 3.3.2;

3.3.4. в случае отрицательного результата проверок, Получатель сообщает Отправителю выявленные ошибки согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.) для их устранения. Последовательность действий в случае формирования электронного документа об отрицательном результате проекта выполняется аналогично пункту 3.3.2.

3.4. Отправитель, в случае поступления от Получателя электронного документа (для документов с двусторонней подписью):

3.4.1. при необходимости осуществляет форматно-логический контроль полученных документов, проверяет соответствие и действительность электронной подписи, полномочия подписанта;

3.4.2. в случае положительных результатов проверок, формирует извещение о получении электронного документа в утвержденном формате, подписывает его действующей электронной подписью уполномоченного лица Отправителя или электронной подписью, указанной в подпункте 5 пункта 1 статьи 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи", направляет его Получателю согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.) или сообщает об отсутствии замечаний иным согласованным в Соглашении способом. Отправитель сохраняет полученный электронный документ и/или извещение о получении;

3.4.3. в случае отрицательных результатов проверок, Отправитель сообщает Получателю выявленные ошибки согласованным способом (электронная почта, мессенджеры и др.) для их устранения. Последовательность действий в случае формирования электронного документа об отрицательном результате проекта выполняется аналогично пункту 3.3.2.

3.5. Получатель (Отправитель) в случае получения от Отправителя (Получателя) подписанного извещения о получении документа проверяет и сохраняет его.

3.6. При обмене многосторонними документами может использоваться последовательность действий аналогичная приведенной выше для обмена двусторонними документами, выполняемая в очередности, согласно пункту 1.8.

4. Обмен электронными документами через операторов электронного документооборота

4.1. В случае обмена электронными документами через ОЭД, участники электронного документооборота:

4.1.1. заключают договор с ОЭД;

4.1.2. оформляют и предоставляют ОЭД заявление об участии в электронном документообороте;

4.1.3. получают у ОЭД идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту.

4.2. В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в электронном документообороте через ОЭД, участник электронного документооборота не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет ОЭД заявление о внесении изменений в ранее заявленные данные.

4.3. Отправитель при направлении электронного документа Получателю:

4.3.1. формирует проект документа в электронной форме согласно утверждённым форматам ²;

4.3.2. подписывает проект документа электронной подписью уполномоченного лица Отправителя;

4.3.3. зашифровывает электронный документ (при необходимости);

4.3.4. направляет электронный документ в адрес Получателя через ОЭД Отправителя.

4.4. ОЭД Отправителя при получении от Отправителя электронного документа в течение 2 часов:

4.4.1. фиксирует дату и время поступления электронного документа от Отправителя;

4.4.2. осуществляет проверку электронного документа и электронной подписи в соответствии с условиями договора, заключенного между Отправителем и ОЭД Отправителя и (или) в соответствии с нормативными правовыми актами;

4.4.3. в случае отсутствия условий договора о проведении ОЭД Отправителя проверки электронного документа или в случае положительного результата проверки:

4.4.3.1. направляет в адрес Получателя через ОЭД Получателя электронный документ, фиксирует дату и время отправки;

4.4.3.2. формирует подтверждение ОЭД Отправителя о получении электронного документа от Отправителя с указанием даты и времени поступления ему электронного документа от Отправителя и результатов проверки электронного документа (при наличии);

4.4.3.3. подписывает подтверждение электронной подписью уполномоченного лица ОЭД Отправителя или электронной подписью, указанной в подпункте 5 пункта 1 статьи 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи" и направляет в адрес Отправителя.

4.4.4. в случае отрицательных результатов проверок, указанных в пункте 4.4.2., ОЭД Отправителя, направляет в адрес Отправителя сообщение об ошибке, содержащее перечень выявленных несоответствий по электронному документу и (или) электронной подписи, которое подписывается электронной подписью уполномоченного лица ОЭД Отправителя.

4.5. Отправитель при получении от ОЭД Отправителя сообщения об ошибке, предусмотренного пунктом 4.4.4., устраняет выявленные несоответствия и осуществляет повторное направление электронного документа в соответствии с пунктом 4.3.

4.6. ОЭД Получателя при получении электронного документа от ОЭД Отправителя в течение 2 часов:

4.6.1. фиксирует дату и время поступления электронного документа;

4.6.2. осуществляет проверку электронного документа и электронной подписи в соответствии с условиями договора, заключенного между Получателем и ОЭД Получателя и (или) в соответствии с нормативными правовыми актами;

4.6.3. в случае отсутствия условий договора о проведении ОЭД Получателя проверки электронного документа или в случае положительного результата проверки:

4.6.3.1. направляет в адрес Получателя электронный документ, фиксирует дату и время отправки;

4.6.3.2. формирует подтверждение ОЭД Получателя о направлении электронного документа Получателю с указанием даты и времени отправки электронного документа Получателю;

4.6.3.3 подписывает подтверждение электронной подписью уполномоченного лица ОЭД Получателя или электронной подписью, указанной в подпункте 5 пункта 1 статьи 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи" и направляет ОЭД Отправителя и Получателю;

4.6.4. в случае отрицательных результатов проверок, указанных в пункте 4.6.2., ОЭД Получателя, направляет в адрес Отправителя через ОЭД Отправителя сообщение об ошибке, содержащее перечень выявленных несоответствий по электронному документу и (или) электронной подписи, которое подписывается электронной подписью уполномоченного лица ОЭД Отправителя.

4.7. Отправитель при получении от ОЭД Получателя сообщения об ошибке, предусмотренного пунктом 4.6.4., устраняет выявленные несоответствия и осуществляет повторное направление электронного документа в соответствии с пунктом 4.3.

4.8. Получатель при получении электронного документа от ОЭД Получателя в согласованный с Отправителем срок:

4.8.1. фиксирует дату и время получения электронного документа;

4.8.2. формирует извещение о получении электронного документа;

4.8.3. подписывает извещение о получении электронного документа электронной подписью уполномоченного лица Получателя или электронной подписью, указанной в подпункте 5 пункта 1 статьи 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи";

4.8.4. направляет подписанное извещение о получении электронного документа в адрес Отправителя через ОЭД Получателя.

4.9. Получатель при получении электронного документа от ОЭД Получателя:

4.9.1. осуществляет форматно-логический контроль, проверяет содержание электронного документа, соответствие и действительность электронной подписи уполномоченного лица Отправителя;

4.9.2. в случае положительных результатов проверок подписывает электронный документ электронной подписью уполномоченного лица Получателя и направляет в адрес Отправителя через ОЭД Получателя в порядке, аналогичном приведенном в пунктах 4.3.- 4.9.1., 4.9.3.

4.9.3. в случае отрицательных результатов проверок, указанных в пункте 4.9.1. формирует в электронной форме уведомление об уточнении, подписывает электронной подписью уполномоченного лица Получателя, направляет в адрес Отправителя через ОЭД Получателя в порядке, аналогичном приведенном в пунктах 4.3.- 4.9.1.

4.10. Отправитель при получении уведомления об уточнении, предусмотренного пунктом 4.9.3. устраняет выявленные несоответствия и осуществляет повторное направление электронного документа в соответствии с пунктом 4.3.

4.11. ОЭД Получателя, при получении от Получателя извещения о получении электронного документа, не позднее следующего рабочего дня:

4.11.1. фиксирует дату и время получения от Получателя извещения о получении электронного документа;

4.11.2. направляет в адрес Отправителя через ОЭД Отправителя извещение о получении электронного документа, фиксирует дату и время отправки;

4.11.3. формирует подтверждение ОЭД Получателя о поступлении от Получателя электронного документа с указанием даты и времени поступления ему извещения о получении электронного документа;

4.11.4. подписывает подтверждение, указанное в пункте 4.11.3. настоящего пункта, электронной подписью уполномоченного лица ОЭД Получателя или электронной подписью, указанной в подпункте 5 пункта 1 статьи 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи", и направляет в адрес Получателя.

4.12. ОЭД Отправителя при получении от ОЭД Получателя извещения о получении электронного документа не позднее следующего рабочего дня:

4.12.1. фиксирует дату и время поступления извещения о получении электронного документа;

4.12.2. направляет в адрес Отправителя извещение о получении электронного документа, фиксирует дату и время отправки;

4.12.3. формирует в электронной форме подтверждение ОЭД Отправителя о направлении извещения о получении электронного документа Отправителя с указанием даты и времени отправки извещения о получении электронного документа в адрес Отправителя;

4.12.4. подписывает подтверждение электронной подписью уполномоченного лица ОЭД Отправителя или электронной подписью, указанной в подпункте 5 пункта 1 статьи 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи" и направляет Отправителю и ОЭД Получателя.

4.13. В случае, если ОЭД заключены договоры как с Отправителем, так и с Получателем, при осуществлении электронного документооборота указанным ОЭД:

4.13.1. действия, связанные с передачей или получением предусмотренных настоящими методическими рекомендациями электронных документов между ОЭД, предусмотренные подпунктом 4.4.3.1. пункта 4.4., подпунктом 4.6.1. пункта 4.6., подпунктом 4.9.2. пункта 4.9., а также подпунктом 4.10.1. пункта 4.10. настоящих методических рекомендаций, не выполняются;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "подпунктом 4.10.1. пункта 4.10." имеется в виду "подпунктом 4.11.1. пункта 4.11."

4.13.2. подтверждения, предусмотренные подпунктом 4.6.3. пункта 4.6. и подпунктом 4.10.3. пункта 4.10. настоящих методических рекомендаций, направляются соответственно Получателю и Отправителю.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "подпунктом 4.10.3. пункта 4.10." имеется в виду "подпунктом 4.11.3. пункта 4.11."

4.14. Блок-схема обмена электронными документами через ОЭД приведена в Приложении N 1.

4.15. Электронный документ считается отправленным Отправителем после направления подтверждения, предусмотренного пунктом 4.4.3.3. настоящих методических рекомендаций.

4.16. Электронный документ считается полученным Получателем после получения Отправителем подтверждения, предусмотренного пунктом 4.6.3.2 настоящих методических рекомендаций.

4.17. Электронный документ признается недействительным в случае получения Отправителем уведомления об уточнении, предусмотренного пунктом 4.9.3.

------------------------------

¹ При использовании усиленной квалифицированной электронной подписи заключение соглашения не требуется. Обмен документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, может осуществляться в целом без заключения соглашения

² Через ОЭД может также осуществляться передача документов, для которых отсутствует утвержденный формат. Передача таких документов возможна при технической возможности ОЭД.

------------------------------