Приложение. Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов, используемых в администрации городского округа Вичуга и в отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа Вичуга

Приложение
к постановлению
администрации городского
округа Вичуга
от 04.02.2014 N 123

Положение
о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов, используемых в администрации городского округа Вичуга и в отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа Вичуга

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов, используемых в администрации городского округа Вичуга (далее - Администрация г.о. Вичуга) и в отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа Вичуга, наделенных правами юридического лица (далее - отраслевые (функциональные) органы Администрации).

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, видах, прохождении и исполнении документов, адресных признаках объекта.

1.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам используются гербовые и простые круглые печати (без изображения государственной и муниципальной символики).

2. Гербовая печать

2.1. В Администрации г.о. Вичуга и в отраслевых (функциональных) органах Администрации к гербовым печатям относятся печати:

- с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

- с воспроизведением герба городского округа Вичуга.

2.2. Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Администрации г.о. Вичуга предназначена для заверения подлинности подписей лиц, указанных в пункте 2.3 настоящего Положения, на первом экземпляре муниципальных правовых актов и на документах, требующих особого удостоверения.

2.3. Печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Администрации г.о. Вичуга заверяются подписи главы администрации городского округа Вичуга, а также лиц, наделенных главой администрации городского округа Вичуга (администрацией городского округа Вичуга) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Ивановской области, полномочиями по подписанию документов, требующих особого удостоверения, по направлениям их деятельности.

2.4. Печатью с воспроизведением герба городского округа Вичуга в Администрации г.о. Вичуга заверяются:

- все служебные документы, не требующие особого удостоверения и подписанные главой администрации городского округа Вичуга, а также документы, подписанные заместителями главы администрации или руководителями структурных подразделений по направлениям своей деятельности;

- копии муниципальных правовых актов и прочих документов, заверение которых возможно в Администрации г.о. Вичуга.

2.5. Назначение лиц, ответственных за использование и хранение гербовых печатей, осуществляется распоряжением администрации городского округа Вичуга.

2.6. Документы, подготовленные с отклонением от установленного порядка оформления и содержащие неточности, исправления, гербовыми печатями не заверяются.

2.7. Оттиски гербовых печатей проставляются таким образом, чтобы они захватывали часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ. При этом должна быть видна подпись и вся текстовая информация на оттисках гербовых печатей.

2.8. На копиях документов оттиск печати с воспроизведением герба городского округа Вичуга ставится вместо подписи лица, подписавшего оригинал документа.

2.9. На распорядительных финансовых документах, требующих особого удостоверения, соответствующая гербовая печать проставляется на специально отведенном для этого месте, отмеченном символами "М.П.".

2.10. Порядок применения гербовых печатей, используемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации, устанавливается локальными нормативными актами руководителей соответствующих отраслевых (функциональных) органов Администрации.

3. Простые круглые печати и штампы

3.1. Структурные подразделения Администрации г.о. Вичуга, не наделенные правами юридического лица, могут иметь простые круглые печати, штампы и металлические выжимные печати для опечатывания помещений и хранилищ (сейфов).

3.2. Простые круглые печати вышеназванных структурных подразделений (без изображения государственной и муниципальной символики) ставятся на отдельных категориях документов или их копиях (Для пакетов, Секретная часть и т.д.), а также на документах, оформляемых от лица этих структурных подразделений.

3.3. Оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ. При этом должна быть видна подпись и вся текстовая информация на оттиске печати.

3.4. Обязанности по хранению и использованию простых круглых печатей и штампов в отраслевых (функциональных) органах Администрации определяются локальными нормативными актами руководителей соответствующих отраслевых (функциональных) органов Администрации.

4. Порядок оформления заказа на изготовление печатей и штампов

4.1. Заказ и изготовление гербовой печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (в действующей редакции).

4.2. Письмо-заявка для оформления заказа в полиграфические или штемпельно-граверные предприятия на изготовление гербовой печати с изображением герба городского округа Вичуга, простых круглых печатей или штампов, содержащая эскизы печатей (штампов), подписывается заместителем главы администрации по организационным вопросам и кадровой политике.

4.3. Заказ на изготовление печатей и штампов, используемых Администрацией г.о. Вичуга и ее структурными подразделениями, не наделенными правами юридического лица, обеспечивает организационный отдел в количестве, необходимом для эффективной организации деятельности Администрации г.о. Вичуга и ее структурных подразделений.

4.4. Заказ на изготовление печатей и штампов, используемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации, осуществляется по письмам-заявкам, подписанным руководителями данных органов.

5. Учет и выдача печатей и штампов

5.1. Учет и выдачу печатей и штампов, используемых в Администрации г.о. Вичуга, осуществляет специалист по военно-мобилизационной работе Администрации г.о. Вичуга в Журнале учета печатей и штампов в администрации городского округа Вичуга, заполняемом по форме согласно приложению.

5.2. Сотрудники Администрации г.о. Вичуга, получившие печать, удостоверяют факты ее получения и возложения на себя обязанностей по ее хранению в соответствии с требованиями настоящего Положения личной подписью в Журнале учета печатей и штампов.

5.3. Каждый лист Журнала нумеруется, Журнал прошивается и опечатывается печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или печатью с воспроизведением герба городского округа Вичуга. На последнем листе Журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью специалиста по военно-мобилизационной работе Администрации г.о. Вичуга. Обеспечение хранения Журнала осуществляет специалист по военно-мобилизационной работе Администрации г.о. Вичуга.

5.4. Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации, изготовившие печати с государственной и муниципальной символикой, а также простые круглые печати и штампы, осуществляют их учет и выдачу в соответствии с требованиями настоящего Положения и вправе определять формы Журнала учета печатей и штампов, назначать лиц, ответственных за использование и хранение простых печатей и штампов, а также лиц, их заменяющих. Сведения об изготовлении печатей и штампов, назначении ответственных лиц за их использование и хранение письменно сообщаются специалисту по военно-мобилизационной работе Администрации г.о. Вичуга в виде служебной записки.

6. Хранение печатей и штампов

6.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, ответственное за использование и хранение гербовых печатей и получившее гербовые печати в установленном настоящим Положением порядке.

6.2. При хранении простых круглых печатей и штампов создаются условия и принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами. Простые круглые печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах, находящихся в служебных кабинетах лиц, ответственных за их хранение и использование, в условиях, исключающих их порчу и хищение.

6.3. В случае утери любой печати или штампа, используемых в Администрации г.о. Вичуга, лица, ответственные за их хранение, незамедлительно письменно ставят в известность заместителя главы администрации по организационным вопросам и кадровой политике и начальника организационного отдела. В случае утери любой печати или штампа, используемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации, лица, ответственные за их хранение, незамедлительно письменно ставят в известность руководителя соответствующего органа.

7. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

7.1. Печати и штампы, используемые в Администрации г.о. Вичуга, числятся за лицами, указанными в пункте 5.2 настоящего Положения, до передачи печатей и штампов на замену или уничтожение.

7.2. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри Администрации г.о. Вичуга, равно как и внутри отраслевого (функционального) органа Администрации (в связи с убытием в ежегодный оплачиваемый отпуск и иные отпуска, в служебную командировку и т.д.), осуществляется по акту. Данный акт утверждается заместителем главы администрации по организационным вопросам и кадровой политике, а в его отсутствие - начальником организационного отдела (для печатей и штампов, используемых в Администрации г.о. Вичуга) или руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации (для печатей и штампов, используемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации) соответственно и хранится у них.

7.3. Передавать любые печати и штампы на временное хранение и использование лицам, не имеющим на это права, и выносить их за пределы здания (помещений) Администрации г.о. Вичуга без письменного согласования с главой администрации городского округа Вичуга или лицом, его замещающим, не допускается.

7.4. В отраслевых (функциональных) органах Администрации передача печатей и штампов на временное хранение и использование лицам, не имеющим на это права, и вынос их за пределы зданий (помещений) соответствующих органов без письменного согласования руководителей не допускаются.

7.5. Замена гербовой или простой печатей осуществляется на основании распоряжения Администрации г.о. Вичуга (для печатей, используемых в Администрации г.о. Вичуга) или локального нормативного акта руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации (для печатей, используемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации).

7.6. Замена штампов осуществляется на основании разрешения заместителя главы администрации по организационным вопросам и кадровой политике, а в его отсутствие - начальника организационного отдела (для штампов, используемых в Администрации г.о. Вичуга) или разрешения руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации (для штампов, используемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации).

7.7. Заказ на изготовление печати или штампа (или при их замене) оформляется в соответствии с разделом 4 настоящего Положения.

7.8. В случае переименования Администрации г.о. Вичуга или структурного подразделения Администрации или прекращения их деятельности все имеющиеся в наличии печати и штампы подлежат сдаче в организационный отдел с последующим уничтожением по акту с соответствующей отметкой в Журнале учета печатей и штампов.

7.9. Пришедшие в негодность в ходе использования, неиспользуемые или утратившие практическое значение печати и штампы передаются под роспись лицами, назначенными ответственными за их хранение и использование, в организационный отдел администрации (для печатей и штампов, используемых в Администрации г.о. Вичуга) или руководителю отраслевого (функционального) органа Администрации (для печатей и штампов, используемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации).

7.10. Для уничтожения печатей и штампов назначается комиссия в составе не менее трех человек, один из которых является лицом, ответственным за учет и выдачу печатей и штампов.

Комиссия назначается распоряжением Администрации г.о. Вичуга (для печатей и штампов, используемых в Администрации г.о. Вичуга и ее структурных подразделениях) или локальным нормативным актом руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации (для печатей, используемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации).

7.11. Уничтожение печатей или штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

7.12. По факту уничтожения печатей или штампов комиссией составляется акт.

7.13. Члены комиссии несут ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей или штампов.

7.14. Акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати или штампа в Журнал учета печатей и штампов.

8. Контроль состояния учета, использования и хранения печатей и штампов

8.1. Для проведения проверки состояния учета, хранения и использования печатей и штампов распоряжением Администрации г.о. Вичуга (для печатей и штампов, используемых в Администрации г.о. Вичуга) или локальным нормативным актом руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации (для печатей и штампов, используемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации) не реже одного раза в год назначается комиссия.

8.2. По результатам проверки комиссией составляется справка (акт), представляемая главе администрации городского округа Вичуга (для печатей и штампов, используемых в Администрации г.о. Вичуга) или руководителю отраслевого (функционального) органа Администрации (для печатей и штампов, используемых в отраслевых (функциональных) органах Администрации).

8.3. При выявлении нарушений порядка учета, выдачи, хранения и уничтожения печатей (штампов), установленного настоящим Положением, должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

8.4. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

8.5. Контроль в отраслевых (функциональных) органах Администрации за соблюдением установленного настоящим Положением порядка хранения и использования печатей и штампов возлагается на их руководителей.