Распоряжение мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области от 7 июня 2021 г. N 221 "О внесении изменений в Регламент мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области, утвержденный распоряжением мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области от 23.03.2018 N 94 "О Регламенте мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области"

В соответствии с Уставом муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области:

1. Внести в Регламент мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области, утвержденный распоряжением мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области от 23.03.2018 N 94 "О Регламенте мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области", следующие изменения:

1.1. В разделе 4:

1.1.1. Пункт 4.17 изложить в следующей редакции:

"4.17. Структурное подразделение мэрии города, изготовившее принятый МПА, подлежащий опубликованию в "Муниципальной информационной газете" и (или) сетевом издании "ЭСМИГ", направляет его в электронном виде одним файлом с проставленными регистрационными реквизитами (датой принятия (подписания) и регистрационным номером) в формате Microsoft Office Word (doc, docx) в муниципальное автономное учреждение "Муниципальная информационная газета" по адресу электронной почты: mig_birobidzhan@mail.ru не позднее 1 рабочего дня со дня его регистрации.".

1.1.2. Пункты 4.20 - 4.24 изложить в следующей редакции:

"4.20. Структурное подразделение мэрии города, изготовившее принятый МПА, в течение 3 календарных дней с даты регистрации направляет его в электронном виде одним файлом с проставленными регистрационными реквизитами (датой принятия (подписания) и регистрационным номером) в формате Microsoft Office Word (doc, docx) в отдел по информатизации и автоматизации оказания муниципальных услуг мэрии города по адресу электронной почты: iao@biradm.ru.

4.21. Ответственность за соответствие МПА, переданных в электронном виде, тексту оригиналов принятых МПА, а также за соблюдение сроков их представления в соответствии с пунктами 4.17 и 4.20 настоящего Регламента, несут руководители структурных подразделений мэрии города, изготовившие МПА.

4.22. Правовой отдел мэрии города готовит перечень принятых муниципальных нормативных правовых актов мэрии города (далее - МНПА) с указанием реквизитов таких документов и представляет в отдел по информатизации и автоматизации оказания муниципальных услуг мэрии города и организационно-контрольное управление мэрии города: до 02 числа месяца - за период с 16 по 31 число (или последнее число месяца) предыдущего месяца, до 17 числа месяца - за период с 01 по 15 число месяца, в электронном виде с сопроводительным письмом в формате Microsoft Office Word (doc, docx).

4.23. Отдел по информатизации и автоматизации оказания муниципальных услуг мэрии города на основании перечня МНПА, поступившего из правового отдела мэрии города:

4.23.1. В течение 5 рабочих дней с даты получения такого перечня осуществляет отбор электронных версий МНПА из представленных структурными подразделениями мэрии города в соответствии с пунктом 4.20 настоящего Регламента, их подписание электронной цифровой подписью лица, подписавшего оригинал МНПА, подготовку перечня передаваемых МНПА и отправку пакета МНПА с перечнем в адрес уполномоченного органа, ответственного за ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Еврейской автономной области (далее - уполномоченный орган).

4.23.2. В течение 10 рабочих дней с даты получения такого перечня осуществляет размещение МНПА в справочно-правовой системе мэрии города, а также направляет для размещения в иные справочно-правовые системы.

4.24. Включению в справочно-правовые системы не подлежат следующие МПА:

о предоставлении, передаче муниципального имущества;

об установке и эксплуатации рекламных конструкций;

о предоставлении земельных участков;

о градостроительных планах;

о переводе (отказе перевода) жилого (нежилого) помещения в нежилое (жилое);

о присвоении (аннулировании) адресов объектов;

об осуществлении земляных работ;

о социальных выплатах гражданам;

о жилищных вопросах индивидуального характера;

об организации розничных рынков и размещении мелкорозничной торговли;

о назначении и проведении публичных слушаний;

об организации и проведении публичных мероприятий;

по кадровым вопросам;

иные МПА, содержащие положения индивидуального характера.".

1.1.3. Дополнить пунктами 4.25, 4.26 следующего содержания:

"4.25. Организационно-контрольное управление мэрии города:

4.25.1. На основании перечня МНПА, поступившего из правового отдела мэрии города, направляет информацию об официальных источниках опубликования таких МНПА в адрес уполномоченного органа в срок до 05 и 20 числа каждого месяца.

4.25.2. В срок до 05 числа каждого месяца направляет полный перечень всех МПА, принятых по состоянию на последнее число предыдущего месяца, в уполномоченный орган.

4.26. Начальник правового отдела мэрии города при получении корреспонденции из органов прокуратуры, органов государственной власти области, органов местного самоуправления и иных государственных органов согласно закону Еврейской автономной области от 23.07.2008 N 412-ОЗ "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Еврейской автономной области" (акты прокурорского реагирования, предписания антимонопольных органов, экспертные заключения, решения, постановления и определения федеральных судов общей юрисдикции и федеральных арбитражных судов, письма вышеуказанных органов и иную информацию) в отношении МНПА, в карточке входящего документа делает дополнительную отметку в адрес заместителя главы мэрии города о необходимости направления документа в областной регистр.".

1.2. Раздел 10 изложить в следующей редакции:

"10. Оперативное хранение документов (дел), передача их на архивное хранение, формирование документального фонда организации

10.1. Составление номенклатуры дел.

10.1.1. Оперативное хранение документов до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях мэрии города.

В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела (электронные дела), систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (приложение 12).

10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях мэрии города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе структурных подразделений мэрии города, перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также номенклатурами дел за предшествующие годы.

В номенклатуру дел включаются дела, отражающие все документируемые участки работы мэрии города, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов, в необходимых случаях - копии документов (копии документов включаются, если копии - единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности структурных подразделений). Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

Сводная номенклатура дел мэрии города составляется организационно-контрольным управлением мэрии города на основе номенклатур дел структурных подразделений мэрии города, входящих в ее состав.

Номенклатура дел структурного подразделения мэрии города составляется специалистом, ответственным за делопроизводство, при участии специалистов структурного подразделения, подписывается специалистом, ответственным за делопроизводство, утверждается руководителем структурного подразделения и представляется в организационно-контрольное управление мэрии города.

10.1.3. Сводная номенклатура дел мэрии города подписывается начальником организационно-контрольного управления мэрии города, ведущим специалистом 2 разряда общего отдела организационно-контрольного управления мэрии города (лицом, ответственным за архив), рассматривается на заседании экспертно-проверочной комиссии мэрии города (далее - ЭПК) и утверждается заместителем главы мэрии города.

Номенклатуры дел структурных подразделений мэрии города, не входящих в сводную номенклатуру дел мэрии города, утверждаются руководителями соответствующих структурных подразделений мэрии города.

Вновь созданные (образованные) или реорганизованные структурные подразделения мэрии города обязаны в месячный срок с даты создания разработать номенклатуры дел и представить в организационно-контрольное управление мэрии города.

10.1.4. Названиями разделов сводной номенклатуры дел мэрии города служат наименования структурных подразделений мэрии города.

После утверждения сводной номенклатуры дел мэрии города структурные подразделения мэрии города получают выписки из нее для использования в работе.

Сводная номенклатура дел мэрии города и номенклатура дел структурных подразделений мэрии города, не входящих в сводную номенклатуру дел мэрии города, на предстоящий календарный год уточняются в последнем квартале текущего календарного года, утверждаются и вводятся в действие с 01 января предстоящего календарного года.

Сводная номенклатура дел мэрии города и номенклатура дел структурных подразделений мэрии города, не входящих в сводную номенклатуру дел мэрии города, согласовываются с экспертно-проверочной методической комиссией при департаменте культуры правительства Еврейской автономной области (далее - ЭПМК) один раз в пять лет. В случае существенных изменений функций и (или) структуры мэрии города номенклатуры дел в течение месяца подлежат пересоставлению, пересогласованию и утверждаются заново.

10.1.5. Сводная номенклатура дел мэрии города и номенклатура дел структурных подразделений мэрии города, не входящая в сводную номенклатуру дел мэрии города, печатаются в двух экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в раздел организационно-контрольного управления сводной номенклатуры дел мэрии города и в номенклатуру дел структурных подразделений мэрии города, не входящих в сводную номенклатуру дел мэрии города. Второй экземпляр направляется в муниципальный архив муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области в качестве учётного документа.

10.1.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы всех дел, включенных в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения мэрии города и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах соответствующего структурного подразделения мэрии города. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения мэрии города, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, которые должны в обобщенной форме и точно отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы"), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований структурных подразделений мэрии города.

Заголовок дела состоит из нескольких элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы); название структурного подразделения мэрии города (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или адресант документа); краткое содержание документов дела; название административно-территориальной единицы, с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой (к которому) относятся документы дела; указание на копийность документов дела, например, "Штатное расписание и изменения к ним. Копии".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, для названия вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады), например, "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например, "Переписка с органами исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается тематика, например, "Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".

Конкретный корреспондент в заголовке дела указывается в случае, если переписка ведется только с ним, например, "Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не конкретные их наименования, а общее видовое название, например, "Переписка с главами администраций муниципальных районов Еврейской автономной области по вопросам культуры и спорта".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например, "Переписка с учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Владивосток) по вопросам подготовки кадров".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например, "Годовые планы финансовых мероприятий на 2021 год", "Квартальный статистический отчет о численности, составе и движении работников архивных учреждений Еврейской автономной области за 2020 год (ф. 1-к)". Месячные, квартальные или годовые планы и отчёты включаются в номенклатуру дел разными заголовками, с разными сроками хранения.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номера или условное обозначение (шифр).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок сформированного в отдельный том приложения к делу должен соответствовать заголовкам помещенных в этот том документов.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Первыми располагаются заголовки дел, содержащих учредительную, организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства (РОСАРХИВ) от 20.12.2019 N 236 (зарегистрировано Министерством юстиции Российской Федерации, регистрационный N 57449 от 06.02.2020) (далее - перечень).

Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года.

Дела, включающие документы временных (свыше 10 лет) и постоянного хранения, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см, а толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. Если дело превышает указанные параметры, то том закрывается и открывается новый том. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома.

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения. В графе "Примечание" номенклатуры дел делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы (базы данных) - места текущего хранения электронным документов.

В графе 4 "Срок хранения дела и номера статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭПК".

Для документов постоянного срока хранения органов местного самоуправления установлены предельные сроки хранения в организации - 5 лет, а по личному составу - 50 лет.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2017 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение мэрии города для продолжения и другие.

10.1.7. Если в течение года в структурных подразделениях мэрии города возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения мэрии города. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

10.1.8. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел мэрии города сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений мэрии города.

Структурные подразделения мэрии города, не входящие в сводную номенклатуру дел мэрии города, ежегодно передают итоговые записи номенклатур дел в муниципальный архив муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области.

10.1.9. Дела со дня их заведения до передачи в архив или до выделения их к уничтожению хранятся по месту их формирования согласно действующему законодательству.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

10.2. Формирование дел.

10.2.1. Дела в мэрии города формируются децентрализовано, то есть самостоятельно структурными подразделениями мэрии города.

10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

приложения помещаются вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

помещать в дела факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;

не должны помещаться в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

объем дела, включающее документы на бумажном носителе, не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроком хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том 1", "Том 2" и так далее.

10.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями. При этом приложения большого объема должны выделяться в отдельные тома. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они являются самостоятельными документами, то их группируют в самостоятельные дела.

Документы заседаний группируются в два дела:

протоколы и решения заседаний;

документы к заседаниям.

Распоряжения мэрии города по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений мэрии города по личному составу.

Распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту.

10.2.4. Формированием дел в структурных подразделениях мэрии города занимаются специалисты, ответственные за делопроизводства. Контроль за правильным формированием дел в мэрии города осуществляется организационно-контрольным управлением мэрии города.

10.2.5. С момента заведения и до передачи на постоянное хранение дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях мэрии города.

Руководители и специалисты структурных подразделений мэрии города, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела размещаются в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учёта и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатурам дел, при необходимости номер тома дела, дата дела.

10.2.6. Дела (документы), находящиеся на оперативном (временном) хранении в организационно-контрольном управлении мэрии города, выдаются во временное пользование работникам мэрии города на срок не более одного месяца по письменному запросу в организационно-контрольное управление мэрии города, подписанным руководителем структурного подразделения, запрашивающего дело (документ).

В письменном запросе о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании письменного запроса с разрешения мэра города или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.

При необходимости срок исполнения документов может быть продлен. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела.

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверительная копия документа, но обороте, которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись специалиста, ответственного за формирование и/или хранение дела.

10.3. Экспертиза ценности документов.

10.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение, установления сроков хранения и выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; формировании дел и проверке правильности включения документов в дела; при подготовке дел к последующему хранению.

10.3.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно специалистами структурных подразделений мэрии города, ответственными за делопроизводство, под методическим руководством организационно-контрольном управлении мэрии города.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в мэрии города создается постоянно действующая экспертно-проверочная комиссия, состав которой утверждается распоряжением мэрии города. Функции экспертно-проверочной комиссии организация ее работы определяются положением.

10.3.4. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики и документы временного срока хранения.

Черновики, копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое информационное и научное значение.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Дела с отметкой "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию.

Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела, а дела, выделенные к уничтожению, прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

10.3.5. Отбор электронных документов для передачи в архив осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку "Индекс дела" ("Срок хранения").

10.3.6. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежат дальнейшему хранению в структурных подразделениях мэрии города, в архив не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения.

10.3.7. По результатам экспертизы ценности документов проводится оформление дел, составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (приложение 13), а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 14).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт.

Акт составляется в 2-х экземплярах в структурных подразделениях мэрии города, подписываются специалистом ответственным за делопроизводство, утверждаются руководителями соответствующих структурных подразделений мэрии города и согласовываются экспертно-проверочной комиссией.

Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу за соответствующий период времени утверждены экспертно-проверочной методической комиссии при управлении культуры правительства Еврейской автономной области.

10.3.8. В номенклатуре дел в графе "Примечание" проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта.

Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранится постоянно в наблюдательных делах фондов в муниципальном архиве муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

10.3.8. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

10.4. Оформление дел.

10.4.1. Дела мэрии города подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела: оформление реквизитов обложки, брошюровку, нумерацию листов, составление листа-заверителя, в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

10.4.2. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, постоянного хранения и по личному составу. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 16); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: такие дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить в них систематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел заполняются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения мэрии города, заголовок дела, номер (индекс) дела, срок хранения документов.

10.4.3. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердую обложку из картона, прошиваются на четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

10.4.4. Обложки дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляются по установленной форме. На них указываются: наименование организации, наименование структурного подразделения мэрии города; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения мэрии города указывается в соответствии с утвержденной организационной структурой мэрии города;

номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел мэрии города или из номенклатуры дел структурных подразделений мэрии города, не входящих в сводную номенклатуру дел мэрии города, согласованной с ЭПМК при управлении культуры правительства Еврейской автономной области;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Датами дела, содержащего протоколы, являются даты первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приёме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено;

срок хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

При изменении названия организации или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых в него документов в заголовок дела вносятся изменения и (или) дополнения.

10.4.5. Внутренняя опись документов дела составляется для учета определенных категорий документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее).

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме и помещается в его начало (приложение 17). В нее включаются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в дело.

10.4.6. В целях обеспечения сохранности документов и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи документов дела, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется также в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания - зачеркиваются и нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквами дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки), ставится подпись ее составителя с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления надписи. Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

10.5. Составление описей дел.

10.5.1. На завершенные дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу и электронные дела, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи. Описи дел составляются в структурных подразделениях мэрии города под методическим руководством организационно-контрольного управления мэрии города.

По описям дел структурных подразделений мэрии города документы передаются в организационно-контрольное управление мэрии города.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и такие дела не передаются.

10.5.2. Описи дел структурных подразделений мэрии города представляются в организационно-контрольное управление мэрии города не ранее чем через один год, и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

10.5.3. Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются в 2-х экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении мэрии города, подписываются ответственными, за ведение делопроизводства, утверждаются руководителями соответствующих структурных подразделений мэрии города (приложение 13).

10.5.4. При составлении описи дел структурного подразделения мэрии города необходимо соблюдать следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в сводной номенклатуре дел мэрии города и в номенклатурах дел структурных подразделений мэрии города, не входящих в сводную номенклатуру дел мэрии города;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками всех дел (томов, частей) пишутся полностью;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приёме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел.

10.5.5. Описи дел структурных подразделений входящих в состав сводной номенклатуре дел мэрии города служат основой для составления годового раздела описи дел мэрии города, подготовка которого возлагается на организационно-контрольное управление мэрии города (лицо, ответственное за архив).

труктурные подразделения мэрии города, не входящие в сводную номенклатуру дел мэрии города, ежегодно, согласно отдельному плану, составляют годовые разделы описей дел.

Годовые разделы описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения после утверждения на экспертной комиссии организации направляются для утверждения в установленном порядке на экспертно-проверочную методическую комиссию при управлении культуры правительства Еврейской автономной области (не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве). Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляются в 3-х экземплярах в электронном виде.

Срок передачи документов в муниципальный архив муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области через 5 лет после завершения дел в делопроизводстве, не считая текущего года.

10.5.6. Описи дел по личному составу составляются по такому же принципу и направляются на согласование в установленном порядке с экспертно-проверочную методическую комиссию при управлении культуры правительства Еврейской автономной области. Описи дел по личному составу составляются в 2-х экземплярах в электронном виде.

10.5.7. При передаче документов на хранение в муниципальный архив муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области описи дел должны иметь: заключение, титульный лист, историческую справку, список сокращенных слов, предисловие (для описи дел по личному составу).

10.5.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения специалист, ответственным за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела, составляет описи дел и акт приёма-передачи.

При ликвидации структурного подразделения документы в упорядоченном состоянии передаются либо в организационно-контрольное управление мэрии города либо определяется место дальнейшего хранения документов по решению мэра города.

При реорганизации структурного подразделения документы в упорядоченном состоянии передаются по акту приёма-передачи правопреемнику реорганизуемого структурного подразделения.".

1.3. Приложения 12 - 16 к Регламенту изложить в следующей редакции:

"Приложение 12
к Регламенту

МЭРИЯ ГОРОДА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД БИРОБИДЖАН" ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации (структурного подразделения) ______________ И.О. Фамилия Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_____________N _______

г. Биробиджан

на 20__ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ МЭРИИ ГОРОДА
01-01	Законы Российской Федерации, Указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации		до минования надобности ст. 1б
01-02	Годовой отчёт о работе муниципального архива муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области		постоянно ст. 467б
	и т.д.

Наименование должности составителя

И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области (ЭК структурного подразделения) ______________ N _________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК при департаменте культуры правительства Еврейской автономной области ____________ N ___________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, сформированных в 20___ году в _________________________________ мэрии города:

(структурное подразделение)

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"	в электронном виде
Постоянного
По личному составу
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
"До минования надобности" "До замены новыми"
Итого:

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

"____" _________ 20___ (дата)

Приложение 13
к Регламенту

ФОНД N ОПИСЬ N 1 дел постоянного хранения мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области за 20__ год

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации (структурного подразделения) _______________ И.О. Фамилия Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	01-03	Протоколы заседаний коллегии мэрии города и решения к нему с N 1 по N 10	01 сентября - 25 декабря 2010 г.	101
2	01-05	Годовой статистический отчет за 2016 год (ф. 1-ФК)		58
3		и т.д.
30

В данный раздел описи внесено 30 (тридцать) дел с N 1 по N 30.

Наименование должности составителя

И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК при департаменте культуры правительства Еврейской автономной области _____________ N __________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области (ЭК структурного подразделения) _______________ N _________

ФОНД N ОПИСЬ N 1 дел по личному составу мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области за 20__ год

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации (структурного подразделения) ________________ И.О. Фамилия Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	03-01	Распоряжения мэрии города по личному составу (с N 1-к по N 110-к)	14 января - 22 июля 2015 г.	50 лет ЭПК	101
2	03-02	Личные карточки уволенных работников мэрии города на буквы "В" - "Д", "З"	2015 г.	50 лет ЭПК	31
3		и т.д.
12

В данный раздел описи внесено 12 (двенадцать) дел с N 1 по N 12.

Наименование должности составителя

И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК при департаменте культуры правительства Еврейской автономной области _______________ N ________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области (ЭК структурного подразделения) ______________ N ______

Приложение 14
к Регламенту

МЭРИЯ ГОРОДА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД БИРОБИДЖАН" ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ (Название структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации (структурного подразделения) ______________ И.О. Фамилия Дата

Акт

_____________ N _____

г. Биробиджан

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства (РОСАРХИВ) от 20.12.2019 N 236, отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической и практической ценности и утратившие практическое значение документы за 20___ год:

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты дел	Индекс дела по номенклатуре	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1	Информация по недоимке по налоговым платежам в городской бюджет	2011	10-11	7	5 лет
2	и т.д.

Итого: 22 (двадцать два) дела за 2011 год.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу за 20___ год утверждены, согласованы с ЭПМК при департаменте культуры правительства Еврейской автономной области.

Наименование должности составителя

И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК мэрии города

муниципального образования

"Город Биробиджан"

Еврейской автономной области

(ЭК структурного подразделения)

_______________N______

Документы уничтожены путём _________________________________

(ФИО, подпись)

"___" ______________ 20___ г.

Приложение 15
к Регламенту

Лист-заверитель дела N _________

В деле подшито и пронумеровано ______________________ лист(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _____________________________________

пропущенные номера листов __________________________________

+ листов внутренней описи ___________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

"____" _________ 20___ (дата)

Приложение 16
к Регламенту

МЭРИЯ ГОРОДА муниципальное образование "Город Биробиджан" Еврейской автономной области (структурное подразделение) 09-05

Штатное расписание
мэрии города на 2021 год

На 80 листах

Хранить постоянно".

1.4. Дополнить приложением 17 к Регламенту в следующей редакции:

"Приложение 17
к Регламенту

Внутренняя опись
документов, находящихся в деле N ___________

N п/п	Наименование и краткое содержание документа	Дата	Номера листов
1	2	3	4

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

"____" _________ 20___ (дата)".

2. Руководителям структурных подразделений мэрии города в срок до 25.06.2021 обеспечить письменное ознакомление муниципальных служащих и работников мэрии города с настоящим распоряжением. Листы ознакомления представить в отдел муниципальной службы и кадров мэрии города для приобщения к личным делам муниципальных служащих и работников мэрии города.

3. Признать утратившим силу распоряжение мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области от 29.02.2016 N 48 "О порядке передачи муниципальных нормативных правовых актов в правительство Еврейской автономной области, региональный информационный центр "Консультант Плюс" и центр информационно-правовой поддержки "Гарант".

4. Опубликовать настоящее распоряжение в сетевом издании "ЭСМИГ".

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Мэр города

А.С. Головатый