Приложение 1. Положение об архивном отделе администрации Верхнеландеховского муниципального района

Утверждено
постановлением
администрации Верхнеландеховского
муниципального района
от 14.03.2013 N 74-п
(приложение 1)

Положение
об архивном отделе администрации Верхнеландеховского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Верхнеландеховского муниципального района (далее - отдел) является структурным подразделением администрации муниципального района (далее - администрация) без статуса юридического лица, обеспечивающим реализацию полномочий администрации района в сфере архивного дела, определенных Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом Верхнеландеховского муниципального района.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ивановской области, Верхнеландеховского муниципального района и настоящим Положением.

1.3. Положение об архивном отделе утверждается постановлением администрации Верхнеландеховского муниципального района. В Положении закрепляются: организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.4. Отдел пользуется гербовой печатью администрации для заверения архивных справок; имеет простую печать для заверения копий и выписок из архивных документов, а также бланк администрации с наименованием отдела.

1.5. Штатная численность отдела устанавливается главой администрации Верхнеландеховского муниципального района.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета Верхнеландеховского муниципального района.

II. Задачи и функции архивного отдела

2.1. Основными задачами архивного отдела являются:

2.1.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному срокам хранения в соответствии с Законом Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области":

- хранение и учет документов, принятых в отдел; представление в установленном порядке учетных данных в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- размещение документов в хранилищах и их топографирование;

- проведение проверки наличия и физического состояния дел.

2.2. Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:

2.2.1. Обеспечение приема и хранения архивных документов на различных видах носителей:

- архивных фондов, являющихся муниципальной собственностью, а также фондов, входящих в состав архивного фонда Ивановской области;

- архивных фондов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;

- документов по личному составу ликвидированных предприятий и организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Верхнеландеховского муниципального района;

- печатных, аудиовизуальных, фотоматериалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.

2.2.2. Документы государственной или негосударственной формы собственности передаются на хранение в архив на основании договора между организацией, передающей указанные документы, и администрацией Верхнеландеховского муниципального района.

2.2.3. Комплектование отдела документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения муниципального района, имеющими историческое, научное, социально-экономическое и культурное значение, в том числе:

- составление списков организаций - источников комплектования отдела, утвержденных главой администрации Верхнеландеховского муниципального района и согласованных с Департаментом культуры и культурного наследия Ивановской области, систематическая работа по их уточнению. Включение в списки комплектования архива государственных и негосударственных организаций осуществляется на основании договора;

- отбор и прием документов постоянного и долговременного сроков хранения в отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

2.2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве поселений Верхнеландеховского муниципального района, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации полномочий администрации района в сохранении, комплектовании и использовании документов, включая:

- проведение проверок состояния архивного делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в ведомственных архивах организаций - источников комплектования;

- рассмотрение и представление в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области поступивших от организаций описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству и номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта работы;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

2.2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Верхнеландеховского муниципального района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций Верхнеландеховского муниципального района о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей документов, изготовление копий документов по их запросам; подготовка документальных выставок и материалов для средств массовой информации;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.2.6. Реализация отдельных полномочий администрации района в сфере архивного дела, установленных Законом Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области" и иными нормативными правовыми актами.

III. Права отдела

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию Верхнеландеховского муниципального района по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Совета Верхнеландеховского муниципального района, главы администрации Верхнеландеховского муниципального района:

- предложения по развитию архивного дела в муниципальном районе;

- улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию документов, хранящихся в отделе;

- совершенствованию работы ведомственных архивов и организации работы с документами в делопроизводстве учреждений.

3.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Советом Верхнеландеховского муниципального района, администрацией Верхнеландеховского муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.4. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Верхнеландеховского муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, заключать договоры с ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим о передаче документов по личному составу, образовавшихся в процессе их деятельности, в муниципальный архив.

3.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.8. Представлять архивную службу района в составе ликвидационных комиссий организаций при решении вопроса сохранности документов.

IV. Организация работы отдела

4.1. Отдел возглавляет заведующий архивом, исполняющий обязанности в сфере архивного дела в порядке, определенном настоящим Положением.

4.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности главой администрации Верхнеландеховского муниципального района. При смене заведующего архивом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается главой администрации района.

4.3. Заведующий архивом:

- организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

- отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в Верхнеландеховском муниципальном районе перед администрацией района и в установленном порядке - перед Департаментом культуры и культурного наследия Ивановской области;

- организует деятельность отдела в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, целевыми программами, планами работы, утверждаемыми главой администрации района с учетом рекомендаций Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.

Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется администрацией Верхнеландеховского муниципального района в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника, документы передаются на постоянное хранение в областное государственное учреждение "Государственный архив Ивановской области".