Приложение N 1. Правила работы Секретариата партнерства "Северного измерения" в области культуры

Приложение N 1

Правила
работы Секретариата партнерства "Северного измерения" в области культуры

1. Введение

Для повышения слаженности и эффективности работы партнерства "Северного измерения" в области культуры (ПСИК) в соответствии с Соглашением о создании Секретариата партнерства "Северного измерения" в области культуры (Соглашение) было принято решение о создании Секретариата партнерства "Северного измерения" в области культуры (Секретариат). Задачей Секретариата является оказание административной, аналитической и технической поддержки многосторонней совместной деятельности в рамках ПСИК.

Настоящие Правила работы Секретариата (Правила) в дополнение к организационным и финансовым условиям определяют объем полномочий и сферу деятельности Секретариата.

Местонахождением Секретариата является г. Рига, Латвия (далее - страна пребывания).

Рабочим языком Секретариата является английский язык.

2. Сфера деятельности

В рамках настоящих Правил Секретариат в первую очередь:

2.1. оказывает административную, аналитическую и техническую поддержку в проведении заседаний Руководящего комитета и встреч на высоком уровне путем подготовки и рассылки необходимой информации и документов для последующего рассмотрения и обсуждения;

2.2. подготавливает проекты протоколов заседаний Руководящего комитета и встреч на высоком уровне, подлежащие рассылке всем Сторонам ПСИК;

2.3. оказывает административную поддержку ПСИК, которая может включать организацию встреч, подготовку письменных материалов и кратких отчетов, оперативное обновление сведений в реестрах и списках рассылки, а также оказание технических услуг в иной форме;

2.4. обеспечивает обновление сведений на веб-сайте ПСИК и на других информационных каналах ПСИК, а также оказывает ПСИК помощь в выполнении функций координационного центра взаимодействия для осуществления проектной и другой деятельности в области культуры, культурного туризма и креативных индустрий в регионе "Северного измерения";

2.5. подготавливает по письменному запросу Председателя Руководящего комитета и с одобрения Сторон Соглашения, представленных в Руководящем комитете, специализированные информационные материалы и аналитические или описательные справочные сведения для использования ПСИК;

2.6. оказывает по запросу Руководящего комитета помощь в разработке и реализации проектов ПСИК в области культуры, культурного туризма и креативных индустрий, в том числе путем оказания административной, технической и аналитической поддержки Руководящему комитету в выполнении таких задач;

2.7. способствует осуществлению общей координации и информационного обмена в рамках ПСИК, а также с сотрудничающими с ПСИК организациями.

2.8. оказывает поддержку проведению ежегодного мероприятия в г. Санкт-Петербурге, направленного на продвижение креативных индустрий;

2.9. В зависимости от конкретной ситуации по просьбе и в соответствии с указаниями Руководящего комитета представляет ПСИК на международных площадках.

3. Руководитель Секретариата

3.1. Секретариат возглавляет Руководитель Секретариата, который избирается из числа компетентных лиц, является гражданином государства одной из Сторон Соглашения и назначается не позднее 3 месяцев с даты подписания Соглашения.

3.2. Руководитель Секретариата назначается Сторонами Соглашения исходя из его профессиональных качеств с учетом факторов гендерного и географического балансов в соответствии с принципом ротации кадров. При условии утверждения Сторонами Соглашения Руководителя Секретариата председатель Руководящего комитета уполномочен подписать трудовой договор с Руководителем Секретариата от имени ПСИК.

3.3. После подписания Соглашения руководитель Секретариата уполномочивается Руководящим комитетом подписать соглашение со страной пребывания, предусмотренное пунктом 3.3 статьи 3 Соглашения. Руководитель Секретариата также уполномочивается вносить все согласованные с Руководящим комитетом к соглашению со страной пребывания.

3.4. Руководитель Секретариата:

3.4.1. предлагает рабочие планы и мероприятия по указаниям председателя Руководящего комитета при условии их утверждения Сторонами Соглашения;

3.4.2. представляет для сведения Руководящего комитета и на утверждение Сторонами Соглашения бюджетные предложения Секретариата на каждый календарный год;

3.4.3. подготавливает и представляет Сторонам Соглашения и Руководящему комитету финансовую и иную отчетность;

3.4.4. представляет Сторонам Соглашения и Руководящему комитету годовые отчеты;

3.4.5. заключает от имени Секретариата договоры приобретения товаров и услуг для Секретариата и обеспечивает контроль за их исполнением;

3.4.6. контролирует работу подрядчиков, привлеченных Секретариатом для выполнения работ;

3.4.7. разрабатывает Правила работы персонала, Руководство по административным вопросам и Финансовые правила, подлежащие включению в справочник Секретариата по персоналу и утверждению Сторонами Соглашения.

4. Персонал

4.1. Численность персонала Секретариата устанавливается в соответствии с объемом выполняемых им задач. Помимо Руководителя Секретариата первоначально назначается только один Секретарь-бухгалтер.

4.2. Дополнительный персонал, необходимый для успешного выполнения задач Секретариата, назначается в пределах имеющихся финансовых ресурсов и с утверждения Сторон Соглашения.

4.3. Постоянный персонал состоит из Руководителя Секретариата и другого профессионального персонала Секретариата, выполняющего определенные в настоящих Правилах функции Секретариата, который является основным местом их работы.

4.4. Назначение постоянного персонала Секретариата происходит с учетом соблюдения баланса между представителями Сторон Соглашения, а также принципа ротации.

4.5. Договоры с постоянным персоналом Секретариата заключаются до трех лет с возможностью их продления на один год. Постоянный персонал может повторно подавать заявления на занятие им своих должностей только один раз. Продление срока исключает повторную подачу заявления.

4.6. Дополнительный персонал может с согласия Руководящего комитета быть прикомандирован из других организаций. Прикомандированный персонал принимается при условии покрытия направляющей организацией (правительством, региональной администрацией или организацией-спонсором) всех расходов, кроме офисных расходов, которые оплачиваются Секретариатом. Прикомандированный персонал считается официально работающим по найму в направляющей организации.

4.7. Молодым специалистам или иным лицам может предлагаться стажировка, в ходе которой в течение установленного срока, не более трех месяцев, они будут участвовать в деятельности Секретариата. Ежемесячные вознаграждения стажеров включаются в годовой бюджет Секретариата.

5. Роль Руководящего комитета

5.1. Руководящий комитет обеспечивает руководство и контроль за деятельностью Секретариата.

5.2. Руководящий комитет:

5.2.1. участвует в процедуре назначения и отстранения от должности Руководителя Секретариата;

5.2.2. утверждает рабочие программы;

5.2.3. обеспечивает соответствие состава и квалификаций персонала Секретариата выполняемым задачам Секретариата, дает ему указания и осуществляет контроль за использованием им финансовых взносов, поступающих не по линии бюджета Секретариата;

5.2.4. определяет тематику и формат ежегодного мероприятия, проводимого в г. Санкт-Петербурге в целях развития и продвижения креативных индустрий во всех государствах Сторон Соглашения. Руководящий комитет создает Программный комитет, в состав которого входят члены Руководящего комитета, специалисты из страны-организатора Российской Федерации и института "Северного измерения". Для этой цели страны-партнеры из программного комитета должны принять решение по взносам из средств бюджета ПСИК;

5.2.5. тесно сотрудничает с одним из Санкт-Петербургских учреждений в сфере культуры, определенных для этих целей Российской Федерацией, которое, в частности, будет осуществлять исследования в области креативных индустрий на российском рынке, а также проводить мероприятия, имеющие своей целью продвижение приоритетных сфер сотрудничества в рамках ПСИК. Для реализации этих задач Российская Федерация первоначально резервирует сумму в размере 4000 евро из средств своего годового взноса в бюджет Секретариата.

6. Схема участия в финансировании

6.1. Операционный бюджет на каждый календарный год формируется за счет установленных годовых взносов на основании Схемы участия в финансировании в соответствии с положениями статьи 6 Соглашения.

6.2. Финансовые средства Секретариата могут также включать добровольные взносы Партнеров ПСИК, а также гранты или выплаты любого рода от международных и национальных организаций или средства из иных источников, направляемые на выполнение задач и функций Секретариата.

6.3. Стороны Соглашения ежегодно заблаговременно, но не позднее 31 марта, утверждают бюджет Секретариата на следующий календарный год. Финансовые взносы Сторон Соглашения за каждый календарный год должны поступать на счет Секретариата не позднее 1 мая.

6.4. Как это было упомянуто выше, финансовые взносы считаются денежными средствами Секретариата и покрывают все расходы на его функционирование. Любая деятельность по программам или проектам, которые курирует или контролирует Секретариат, финансируется из источников, не относящихся к бюджету Секретариата.

6.5. Для финансирования проектов ПСИК Стороны Соглашения могут создать специальный фонд. Средства этого специального фонда или иные ресурсы (такие, как частные взносы или гранты) помещаются на отдельном банковском счете.

6.6. Любое внесение дополнительных средств должно быть согласовано Руководящим комитетом.

6.7. Проценты, полученные от денежных сумм, поступивших в виде взносов согласно Схеме участия в финансировании, суммируются со средствами, находящимися на банковском счете Секретариата. Проценты, полученные от любых других денежных сумм, указанных выше в пункте 6.4, находящихся в распоряжении ПСИК и относящихся к проектной деятельности, размещаются на отдельном счете, управляемом Секретариатом.

6.8. Руководитель Секретариата несет ответственность за управление отдельными счетами Секретариата.

7. Программная и проектная деятельность

7.1. Реализация полномочий и степень вовлеченности Секретариата в рамках программной и проектной деятельности, которая финансируются за счет средств, не относящихся к регулярным обязательным финансовым взносам, указанным в статье 6 Соглашения, контролируется Руководящим комитетом в соответствии с пунктами 5 и 6.4 настоящих Правил.

7.2. Секретариат отчитывается о финансовом управлении отдельным счетом, открытым для осуществления таких программ и проектной деятельности, перед Сторонами Соглашения и Руководящим комитетом.

7.3. Ответственность Секретариата по любого рода обязательствам, относящимся к реализации, контролю, отчетности и оценкам таких программ и проектной деятельности, определяется отдельными соглашениями, заключаемыми между Секретариатом и инициаторами программ и проектной деятельности.

8. Бухгалтерский учет

Руководитель Секретариата обеспечивает ведение бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми принципами и стандартами с учетом конкретных требований, установленных законодательством страны пребывания.

9. Процедуры проведения аудиторской проверки

Руководящий комитет назначает внешнего аудитора по предложению страны пребывания или иной Стороны Соглашения.

10. Изменение настоящих Правил

Руководящий комитет и Руководитель Секретариата могут предлагать изменения в настоящие Правила. Настоящие Правила могут быть изменены после проведения консультаций с Руководящим комитетом и принятия таких изменений Сторонами Соглашения.