Постановление Администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия от 21 июня 2021 г. N 179-П "Об утверждении положения об архиве управления сельского хозяйства администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия"

В целях обеспечения сохранности документов, внедрения в работу Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности управления сельского хозяйства администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 года N 558, администрация Кадошкинского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемое положение об архиве управления сельского хозяйства администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Первого заместителя Главы Кадошкинского муниципального района по социальным и общим вопросам В.В. Ханюкову.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию в газете для издания официальных сообщений и материалов, нормативных и иных актов "Вестник" и размещению на официальном сайте администрации Кадошкинского муниципального района и в сети "Интернет".

Глава Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия

А.В. Чаткин

Положение
об архиве управления сельского хозяйства администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия
(утв. постановлением администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия от 21 июня 2021 г. N 179-П)

I. Общие положения

1. Документы, образующиеся в процессе деятельности управления сельского хозяйства администрации Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия (далее - Управление), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат передаче в муниципальный архив в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к муниципальной собственности, до передачи их на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, предусмотренных Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Управлении.

3. В целях своевременного приема архивных документов от работников, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в Управлении создается архив.

4. В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Мордовия от 7 февраля 2005 г. N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Мордовия в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Управления, настоящим Положением.

5. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Управления.

6. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

7. Управление обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Функции по ведению архива Управления возлагаются на лицо, ответственное за архив.

Лицо, ответственное за архив, назначается распоряжением администрации из числа работников Управления.

Круг обязанностей лица, ответственного за архив, определяется должностной инструкцией и настоящим Положением.

8. Положение об архиве Управления разрабатывается на основании Примерного положения об архиве, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 42 и утверждается постановлением администрации после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет муниципальный архив.

II. Состав документов архива

10. Архив Управления хранит:

10.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности Учреждения, в том числе электронные документы.

10.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения.

10.3. Печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие документы архива, а также материалы, необходимые для научно-исследовательской, информационно-справочной и другой работы.

10.4. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Управления.

III. Задачи архива

11. К задачам архива Управления относятся:

11.1. Комплектование архива документами, образовавшимися в процессе деятельности Управления.

11.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в архиве Управления.

11.3. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Управления.

11.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством в муниципальный архив.

11.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в Управлении и своевременной передачей их в архив Управления.

IV. Функции архива

12. Архив Управления осуществляет следующие функции:

12.1. Организует не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшихся в деятельности Управления, в соответствии с утвержденным графиком.

12.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Управления.

12.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Управления документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

12.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Управления, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Управления.

12.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии (далее - ЭК) Управления описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

г) на утверждение Первого заместителя главы Кадошкинского муниципального района Республики Мордовия описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.

12.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

12.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Управления в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

12.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Управления.

12.9. Организует информирование руководства и работников Управления о составе и содержании документов архива Управления.

12.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

12.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

12.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

12.13. Ведет учет использования документов архива Управления.

12.14. Создает фонд пользования архива Управления и организует его использование.

12.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Управления.

12.16. Участвует в разработке документов Управления по вопросам архивного дела и делопроизводства.

12.17. Оказывает методическую помощь:

а) в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам Управления в подготовке документов к передаче в архив Управления.

V. Права архива

13. Архив Управления имеет право:

а) представлять руководству Управления предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Управления;

б) запрашивать от работников Управления сведения, необходимые для работы архива;

в) давать рекомендации работникам Управления по вопросам, относящимся к компетенции архива;

г) информировать работников о необходимости передачи документов в архив Управления в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭК Управления.

VI. Ответственность архива

14. Ответственный за архив совместно с руководителем Управления несет ответственность за:

14.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

14.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

14.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности Управления.

14.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.