Приложение N 2. Положение об архиве Министерства промышленности, связи, цифрового и научно-технического развития Омской области

Приложение N 2
к приказу
Министерства
промышленности, связи,
цифрового и научно-технического
развития Омской области
от 28 июня 2021 г. N 18

Положение
об архиве Министерства промышленности, связи, цифрового и научно-технического развития Омской области

1. Общие положения

1. Архив Министерства промышленности, связи, цифрового и научно-технического развития Омской области (далее соответственно - Архив, Министерство) создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Министерства, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - БУ ИсА).

2. Положение об Архиве Министерства утверждается Министром промышленности, связи, цифрового и научно-технического развития Омской области (далее - Министр).

3. Архив Министерства в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами Министерства хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Министерства.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в БУ ИсА.

5. Лицо, ответственное за ведение Архива, назначается распоряжением Министерства.

II. Состав документов Архива Министерства

6. Архив Министерства хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности Министерства;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций-предшественников;

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Министерства (паспорт Архива, книга учета и выбытия документов, топографические указатели и т.д.).

III. Задачи Архива Министерства

7. К задачам Архива Министерства относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен Главой II настоящего Положения.

7.2. Комплектование Архива Министерства документами, образовавшимися в процессе деятельности.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в Архив Министерства.

IV. Функции Архива Министерства

8. Архив Министерства осуществляет следующие функции;

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Министерства, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Министерства.

8.3. Представляет в БУ ИсА учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Министерства, образовавшиеся в процессе деятельности Министерства.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Министерства описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК Минкультуры) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Минкультуры описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Минкультуры акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Министру описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Минкультуры.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Министерства в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства.

8.9. Организует информирование руководства и работников Министерства о составе и содержании документов Архива Министерства.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов Архива Министерства.

8.14. Создает фонд пользования Архива Министерства и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Министерства.

8.16. Участвует в разработке документов Министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Министерства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Министерства в подготовке документов к передаче в Архив Министерства.

V. Права Архива Министерства

9. Архив Министерства имеет право:

а) представлять руководству Министерства предложения по совершенствованию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Министерства;

б) запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы Архива Министерства;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции Архива Министерства;

г) информировать структурные подразделения Министерства о необходимости передачи документов в Архив Министерства в соответствии с утвержденным графиком.

д) принимать участие в заседаниях ЭПК Минкультуры.