Приложение N 3

Приложение N 3
к муниципальной программе
муниципального образования
город Ноябрьск "Развитие
информационного общества"
на 2014 - 2025 годы"

Подпрограмма 1
"Развитие муниципального архива на территории муниципального образования город Ноябрьск"

Паспорт подпрограммы

Ответственный исполнитель подпрограммы	Администрация города Ноябрьска
Соисполнитель подпрограммы	Отсутствует
Цель подпрограммы	Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов в интересах граждан, общества и государства
Задачи подпрограммы	1. Обеспечение доступа населения к архивным фондам муниципального образования город Ноябрьск. 2. Оцифровка архивных фондов муниципального архива. 3. Наполнение электронной информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа и обеспечение сохранности цифровых материалов
Сроки реализации подпрограммы	2014 - 2025 гг.
Целевые показатели эффективности реализации подпрограммы	1. Доля исполненных запросов граждан и организаций с положительным результатом. 2. Количество подготовленных информационных материалов (публикаций, сборников документов, выставок, экскурсий, конференций, лекций, сюжетов на телевидении и др.). 3. Доля оцифрованных единиц хранения архивных документов. 4. Доля архивных фондов, переведенных в электронный вид и внесенных в программу электронной информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа
Основные направления реализации подпрограммы	1. Обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления о составе и содержании документов архивных фондов актуальной тематики. 2. Организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, в том числе в форме электронных документов, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью. 3. Удовлетворение прав граждан и юридических лиц на архивную информацию
Ресурсное обеспечение подпрограммы
Год реализации подпрограммы	Общий объем финансирования, тыс. рублей	Объем финансирования подпрограммы, утвержденный решением Городской Думы о бюджете муниципального образования город Ноябрьск, тыс. рублей	Дополнительная потребность в средствах бюджета муниципального образования город Ноябрьск, тыс. рублей
2014 год	3 335, 00	3 335, 00	-
средства местного бюджета	-	-	-
средства, передаваемые из окружного бюджета	3 335, 00	3 335, 00	-
2015 год	3 523, 00	3 523, 00	-
средства местного бюджета	-	-	-
средства, передаваемые из окружного бюджета	3 523, 00	3 523, 00	-
2016 год	3 532, 00	3 532, 00	-
средства местного бюджета	-	-	-
средства, передаваемые из окружного бюджета	3 532, 00	3 532, 00	-
2017 год	3 546, 00	3 546, 00	-
средства местного бюджета	-	-	-
средства, передаваемые из окружного бюджета	3 546, 00	3 546, 00	-
2018 год	4 979, 00	4 979,00	-
средства местного бюджета	1 279,00	1 279,00	-
средства, передаваемые из окружного бюджета	3 700, 0	3 700,0	-
2019 год	4 643,00	4 643,00	-
средства местного бюджета	867,00	867,00	-
средства, передаваемые из окружного бюджета	3 776,00	3 776,00	-
2020 год	5 002,00	5 002,00	-
средства местного бюджета	1 051,00	1 051,00	-
средства, передаваемые из окружного бюджета	3 951,00	3 951,00	-
объем налоговых расходов муниципального образования город Ноябрьск (справочно)	Х	Х	Х
2021 год	5 103,00	5 103,00	-
средства местного бюджета	1 031,00	1 031,00	-
средства, передаваемые из окружного бюджета	4 072,00	4 072,00	-
объем налоговых расходов муниципального образования город Ноябрьск (справочно)	Х	Х	Х
2022 год	5 103,00	4 072,00	1 031,00
средства местного бюджета	1 031,00	-	1 031,00
средства, передаваемые из окружного бюджета	4 072,00	4 072,00	-
объем налоговых расходов муниципального образования город Ноябрьск (справочно)	Х	Х	Х
2023 год	5 103,00	4 072,00	1 031,00
средства местного бюджета	1 031,00	-	1 031,00
средства, передаваемые из окружного бюджета	4 072,00	4 072,00	-
объем налоговых расходов муниципального образования город Ноябрьск (справочно)	Х	Х	Х
2024 год	4 072,00	-	4 072,00
средства местного бюджета	-	-	-
средства, передаваемые из окружного бюджета	4 072,00	-	4 072,00
объем налоговых расходов муниципального образования город Ноябрьск (справочно)	Х	Х	Х
2025 год	4 072,00	-	4 072,00
средства местного бюджета	-	-	-
средства, передаваемые из окружного бюджета	4 072,00	-	4 072,00
объем налоговых расходов муниципального образования город Ноябрьск (справочно)	Х	Х	Х
Ожидаемые результаты реализации подпрограммы	1. Исполнение запросов граждан и организаций с положительным результатом и в установленные законодательством сроки - 100%. 2. Количество ежегодно подготовленных информационных материалов (публикаций, сборников документов, выставок, экскурсий, конференций, лекций, сюжетов на телевидении и др.) - не менее 10. 3. Увеличение доли оцифрованных единиц хранения архивных документов до 10%. 4. Увеличение доли архивных фондов, переведенных в электронный вид и внесенных в программу электронной информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа, до 10%

Раздел 1. Характеристика текущего состояния муниципального архива на территории муниципального образования

Деятельность отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации города Ноябрьска (далее - отдел) направлена на достижение основной цели: обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов в интересах граждан, общества и государства.

Одной из основных функций муниципального архива является обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов отдела актуальной тематики, исполнение запросов юридических и физических лиц;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, в том числе в форме электронных документов, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью;

- исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, в том числе в форме электронных документов;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов.

По состоянию на 01 января 2021 года в отделе находится на хранении 48475 тыс. единиц хранения документов. Хронологические рамки документов - 1957 - 2020 годы.

Гарантируя право на доступ к официальной информации и изучение истории города Ноябрьска, отдел содействует решению задач социально-экономического развития города и округа, служит становлению и развитию гражданского общества, эффективному муниципальному управлению.

Ежегодно специалисты отдела исполняют в среднем 5000 запросов социально-правового характера, поступивших от граждан. К запросам социально-правового характера относятся справки о стаже работы, заработной плате, дислокации предприятия, районном коэффициенте, северных надбавках и т.п., необходимые гражданам для оформления и начисления пенсии. При исполнении запросов специалистами архива проводятся поиск необходимых дел, выписка необходимых сведений, относящихся к сути запроса, и подготовка ответа с последующим внесением данных в программу "Учет обращений граждан".

Сложность при исполнении запросов заключается в том, что отсутствует электронная база и специалистам отдела приходится изучать большое количество дел на бумажном носителе с целью исполнения поступивших запросов. Часто обратившиеся в архив граждане не могут точно указать данные для быстрого и эффективного поиска (год создания организации, выделения земельного участка, смены фамилии; название предприятия и т.п.), и специалистам приходится просматривать значительное количество дел, что приводит к потере времени и не всегда к положительному результату.

На территории муниципальных образований Ямало-Ненецкого автономного округа на протяжении нескольких лет ведется активная работа по внедрению информационных технологий в различных областях деятельности, в том числе в области архивного дела. В ноябре 2012 года департамент информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа провел подготовительную работу по созданию электронного фонда пользования и развития единой информационно-поисковой системы (ЕИПС) электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа в части включения в ее контур муниципальных архивов.

В рамках данной программы специалисты московской фирмы ООО "ЭЛАР" провели формирование информационного ресурса с использованием сведений путеводителей по фондам и базы данных программного комплекса "Архивный фонд", посредством импорта информации из тематических баз данных ("Картотека решений рай(гор)исполкома", "Картотека постановлений и распоряжений администрации"), оцифровки и загрузки описей и заголовков дел. В результате данной работы были отсканированы описи документов постоянного срока хранения в количестве 83 фондов, а также описи дел по личному составу ликвидированных предприятий в количестве 59 фондов.

В 2013 году была проведена подготовительная работа по созданию электронного архива в муниципальном образовании город Ноябрьск и решены следующие задачи:

1) приобретено современное оборудование, позволяющее эффективно производить сканирование архивных документов;

2) отсканированы описи документов постоянного срока хранения и документов по личному составу ликвидированных организаций;

3) установлена программа электронно-информационной поисковой системы электронного архива ЯНАО, позволяющая производить поиск необходимых данных по фондам архива и ознакомление с составом документов муниципального архива.

В настоящее время в процессе внедрения электронной информационно-поисковой системы электронного архива ЯНАО и создания электронного фонда пользования необходимо решить следующие задачи, которые будут способствовать эффективной работе всей базы данных в интересах граждан и организаций:

- необходимо провести экспертизу состояния архивных дел, находящихся на хранении в муниципальном архиве и подлежащих оцифровке, результатом которой должен стать документ, отражающий текущее физическое состояние документов, их количество, структуру и взаимосвязь;

- оцифровка архивных фондов - процесс очень кропотливый и долговременный, к тому же большое количество архивных дел, подлежащих оцифровке, необходимо будет расшивать, а после сканирования вновь подшивать и переплетать в дела, что потребует дополнительных финансовых затрат;

- остаются вопросы обеспечения сохранности цифровых материалов и дальнейшей работы с ними в условиях быстрой эволюции информационных технологий, для этого необходимо качественное программное обеспечение, позволяющее сохранять, преобразовывать и впоследствии распознавать различные форматы файлов;

- необходимо включить в программу по сканированию и обработке изображений функцию по восстановлению угасающих текстов документов, утраченной части текста документов, что обеспечило бы одновременное сканирование и реставрацию текстов документов;

- предусмотреть дополнительные бюджетные вложения для заключения контракта с организациями, оказывающими профессиональные услуги по сканированию и оцифровке документов.

В настоящее время в муниципальном архиве на хранении находится 48475 единиц документов на бумажном носителе, и за период работы с 2014 года по 2020 год оцифровано 4511 единиц документов, что составляет 9,3% от их общего количества. Работа по оцифровке архивных документов не проводится в полном объеме, так как дополнительные средства из бюджета муниципального образования не выделяются.

Решение вышеуказанных задач будет способствовать достижению цели по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов.

По документам муниципального архива издаются печатные издания, которые пользуются популярностью у жителей города Ноябрьска, в том числе выехавших за пределы города. Муниципальным архивом проводятся выставки с целью популяризации архивных документов, готовятся тематические сюжеты на телевидении. Спрос граждан и организаций на получение из архива необходимой информации повышен.

Раздел 2. Перечень мероприятий подпрограммы

Задачи подпрограммы решаются в рамках реализации 7 мероприятий. Мероприятия являются взаимозависимыми: выполнение одного мероприятия может зависеть от выполнения другого мероприятия.

На реализацию задачи 1 "Обеспечение доступа населения к архивным фондам муниципального образования город Ноябрьск" направлены следующие мероприятия:

1) предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов на основе архивных документов, предоставляемой в соответствии с административным регламентом, утвержденным постановлением Администрации города Ноябрьска от 08.02.2019 N П-89;

2) подготовка информационных материалов (публикаций, сборников документов, выставок, конкурсов, экскурсий, конференций, лекций и др.): данное мероприятие направлено на привлечение внимания граждан и организаций к сохранению документальных источников по истории Ямало-Ненецкого автономного округа, города Ноябрьска, а также в целях популяризации архивных документов.

На реализацию задачи 2 "Оцифровка архивных фондов муниципального архива" направлены следующие мероприятия:

1) экспертиза состояния архивных дел, находящихся на хранении в муниципальном архиве, позволит определить количество дел, которые с учетом особенностей переплета должны быть расшиты для дальнейшей оцифровки;

2) расшивка, частичная реставрация и переплет архивных дел после оцифровки позволят увеличить сроки хранения дел, которые необходимы для исполнения запросов граждан и организаций, в том числе при соблюдении их законных прав и интересов;

3) оцифровка архивных дел и внесение информации в единую информационно-поисковую систему электронных архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (ЭИПС ЭА ЯНАО) позволят специалистам муниципального архива быстро и качественно предоставлять муниципальную услугу по обеспечению граждан архивной информацией, в том числе при исполнении социально-правовых запросов.

Также при внедрении вышеуказанной системы будет обеспечен доступ граждан к информации муниципального архива о составе и объеме фондов, находящихся на хранении.

Для реализации задачи 3 "Наполнение электронной информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа и обеспечение сохранности цифровых материалов" необходимо выполнение следующего мероприятия:

1) сопровождение ИТ-проекта по созданию, наполнению и работе электронного архива в муниципальном образовании в области внедрения и работы единой информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа (ЭИПС ЭА ЯНАО) позволит обеспечить сохранность цифровых материалов и дальнейшую работу с ними в условиях быстрой эволюции информационных технологий.

Перечень мероприятий муниципальной подпрограммы приведен в приложении N 1 к настоящей подпрограмме.

Раздел 3. Перечень целевых показателей подпрограммы с распределением плановых значений по годам ее реализации

Сведения о показателях (индикаторах) подпрограммы отражены в приложении N 2 к муниципальной программе.

Методика расчета показателей подпрограммы

1. Доля исполненных запросов граждан и организаций с положительным результатом (%).

1.1. Исходные данные:

При расчете значения целевого показателя (индикатора) применяются данные о количестве исполненных запросов с положительным результатом и общем количестве запросов граждан и организаций, поступивших в муниципальный архив в отчетном периоде.

Источник - программа по учету обращений граждан

1.2. Алгоритм расчета значений:

Значение целевого показателя (индикатора) определяется как отношение количества исполненных запросов с положительным результатом к общему количеству запросов граждан и организаций, поступивших в муниципальный архив в отчетном периоде:

где:

ДЗ - целевой показатель (индикатор);

Зпр - количество исполненных запросов с положительным результатом;

Зок - общее количество запросов граждан и организаций, поступивших в муниципальный архив.

Количество подготовленных информационных материалов (публикаций, сборников документов, выставок, конкурсов, экскурсий, конференций, лекций, сюжетов на телевидении и др.) (единиц).

Исходные данные: при расчете значения целевого показателя (индикатора) применяются данные о количестве изданных информационных материалов и проведенных выставок, конкурсов, экскурсий, конференций и т.п. в отчетном периоде.

Источник - план работы отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации города Ноябрьска, отчет о выполнении плановых показателей деятельности отдела по делам архивов Администрации города Ноябрьска за отчетный период.

Алгоритм расчета значений:

Значение целевого показателя (индикатора) определяется суммированием количества изданных информационных материалов и проведенных выставок, конкурсов, экскурсий, конференций и т.п. в отчетном периоде:

где:

КИМ - целевой показатель (индикатор);

ИМ п - количество изданных информационных материалов (публикаций, сборников документов и др.);

В - общее количество проведенных выставок;

К - общее количество проведенных конкурсов, конференций, лекций;

Э - общее количество проведенных экскурсий;

СТ - общее количество снятых сюжетов на телевидении.

2. Доля оцифрованных единиц хранения архивных документов (%).

2.1. Исходные данные: при расчете значения целевого показателя (индикатора) применяются данные о фактическом количестве оцифрованных единиц хранения и общем количестве единиц хранения переданных в муниципальный архив.

Источники - журнал учета оцифрованных единиц хранения, Паспорт отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации города Ноябрьска на отчетный период.

2.2. Алгоритм расчета значений:

Значение целевого показателя (индикатора) определяется как отношение фактического количества оцифрованных единиц хранения к общему количеству единиц хранения, переданных в муниципальный архив:

где:

ОЕХ - целевой показатель (индикатор);

ФОед.хр. - фактическое количество оцифрованных единиц хранения;

ОКед.хр. - общее количество единиц хранения, переданных в муниципальный архив.

Доля архивных фондов, переведенных в электронный вид и внесенных в программу электронной информационно-поисковой системы электронных архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (%).

Исходные данные: при расчете значения целевого показателя (индикатора) применяются данные о фактическом количестве архивных фондов, внесенных в ЭИПС ЭА ЯНАО, и общем количестве архивных фондов муниципального архива.

Источники - журнал учета архивных фондов, внесенных в ЭИПС ЭА ЯНАО, Паспорт отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации города Ноябрьска на отчетный период.

2.3. Алгоритм расчета значений:

Значение целевого показателя (индикатора) определяется как отношение фактического количества архивных фондов, внесенных в ЭИПС ЭА ЯНАО, к общему количеству архивных фондов муниципального архива в отчетном периоде:

,

где:

ЭАФ - целевой показатель (индикатор);

АФэипс - количество архивных фондов, внесенных в электронную информационно-поисковую систему электронного архива ЯНАО;

ОК аф - общее количество архивных фондов муниципального архива.

Раздел 4. Ожидаемые результаты реализации подпрограммы

Последовательная реализация мероприятий подпрограммы предполагает достижение следующих результатов:

- внедрение в муниципальном архиве программы ЭИПС ЭА ЯНАО (электронная информационно-поисковая система электронного архива ЯНАО): программа позволит быстро и качественно предоставлять услуги по удовлетворению потребностей граждан и организаций в архивной информации, в том числе при соблюдении прав и законных интересов граждан в случае исполнения социально-правовых запросов, внедрение электронного архива сокращает время извлечения необходимой информации из архива до нескольких секунд;

- обеспечение эффективного доступа населения к архивным фондам муниципального образования город Ноябрьск, так как с помощью электронной информационно-поисковой системы электронного архива ЯНАО любой желающий при помощи информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" может ознакомиться с объемом и составом фондов муниципального архива и запросить интересующую его информацию путем заполнения электронной карточки, если данная информация находится в открытом доступе и не относится к конфиденциальной.

В будущем, при наличии электронного архива, прием документов постоянного срока хранения от организаций-источников комплектования муниципального архива, а также документов по личному составу от ликвидированных организаций можно будет проводить параллельно как на бумажном носителе, так и в электронном виде, что крайне важно при обеспечении сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов в интересах граждан, общества и государства.

При успешной реализации муниципальной подпрограммы к 2025 году удастся достичь следующих результатов:

1) 100% исполнения запросов граждан и организаций с положительным результатом и в установленные законодательством сроки;

2) количества подготовленных информационных материалов (публикаций, сборников документов, выставок, экскурсий, конференций, лекций, сюжетов на телевидении и др.), ежегодно составляющего не менее 10;

3) увеличения доли оцифрованных единиц хранения архивных документов до 10%;

4) увеличения доли архивных фондов, переведенных в электронный вид и внесенных в программу электронной информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа, до 10%.