Приложение

Приложение
к постановлению
Администрации города Оренбурга
от 30.06.2021 N 1309-п

Регламент
рассмотрения обращений граждан в Администрации города Оренбурга

1. Общие положения

1.1. Регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации города Оренбурга (далее - Регламент) устанавливает основные требования к организации работы Администрации города Оренбурга с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и определяет сроки и последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, в том числе иностранных и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в Администрации города Оренбурга (далее - обращения).

1.2. В настоящем Регламенте понятия "обращение гражданина", "предложение", "заявление", "жалоба", "должностное лицо" используются в значениях, определенных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.3. Действие настоящего Регламента не распространяется на отношения по рассмотрению обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном иными федеральными законами.

1.4. Жалобы на нарушение порядка предоставления муниципальных услуг рассматриваются в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и административными регламентами предоставления муниципальных услуг, утвержденными правовыми актами Администрации города Оренбурга.

2. Порядок информирования граждан

2.1. Информация о порядке рассмотрения обращений, личном приеме граждан Главой города Оренбурга, заместителями Главы города Оренбурга размещается:

на информационных стендах в помещениях управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга;

на официальном Интернет-портале города Оренбурга www.orenburg.ru (далее - официальный Интернет-портал города Оренбурга).

2.2. Размещение информации о личном приеме граждан Главой города Оренбурга, заместителями Главы города Оренбурга на официальном Интернет-портале города Оренбурга обеспечивает управление по информационной политике администрации города Оренбурга на основе представленных управлением по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга графиков приема.

2.3. Информация о порядке рассмотрения обращений, личном приеме граждан руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Оренбурга (далее - органы Администрации города Оренбурга), главами сельских населенных пунктов, включенных в состав территории муниципального образования "город Оренбург" (далее - сельские населенные пункты), размещается на официальном Интернет-портале города Оренбурга.

2.4. Размещение информации на официальном Интернет-портале города Оренбурга о личном приеме граждан руководителями органов Администрации, главами сельских населенных пунктов обеспечивает управление по информационной политике администрации города Оренбурга на основе представленных органами Администрации города Оренбурга графиков приема.

3. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация обращений

3.1. Прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию обращений, поступивших в Администрацию города Оренбурга на имя Главы города Оренбурга и его заместителей, осуществляет управление по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга.

3.2. Прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию обращений, поступивших от граждан непосредственно на имя руководителей органов Администрации города Оренбурга, глав сельских населенных пунктов обеспечивают уполномоченные работники органов Администрации города Оренбурга, администраций сельских населенных пунктов.

3.3. При поступлении обращений способом почтового отправления конверты с обращениями вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность обращений и приложений к ним. Конверты не уничтожаются. Ошибочно (не по адресу) присланные конверты возвращаются в отделение почтовой связи невскрытыми.

3.4. Предварительное рассмотрение проводится в целях определения должностных лиц, которым необходимо направить обращение для рассмотрения по компетенции.

3.5. Регистрация обращений осуществляется в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) электронной базы данных "Обращения граждан" автоматизированной информационной системы "Единый документооборот" (далее - АИС "ЕД").

3.6. Обращения подлежат обязательной регистрации в РКК в течение трех календарных дней с момента поступления.

3.7. Регистрация поступивших обращений производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

3.8. При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации обращения и учетный номер.

3.9. Текст зарегистрированного обращения сканируется и в электронном виде прикрепляется к РКК.

3.10. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в РКК проставляется отметка "повторное" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

3.11. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения.

3.12. Обращения одного и того же заявителя по разным вопросам повторными не являются.

3.13. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

3.14. В случае, если обращение подписано двумя и более авторами или поступило от трудового коллектива, объединения граждан, то в РКК вносится первая фамилия. Такое обращение считается коллективным, о чем делается отметка в РКК. Ответ на коллективное обращение дается первому из авторов обращения.

3.15. Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету в РКК, являются:

дата регистрации обращения;

регистрационный номер обращения;

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя(ей);

почтовый адрес заявителя(ей) и (или) адрес электронной почты;

кратность обращения (первичное, повторное);

тип обращения (заявление, жалоба, предложение);

краткое содержание сути обращения;

шифры вопросов, содержащихся в обращении, в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

фамилия и резолюция руководителя, к которому поступило для рассмотрения обращение;

сведения о постановке на контроль;

сведения о дате и результатах рассмотрения обращения;

сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

3.16. Обращения в форме электронного документа, направленные гражданами путем заполнения специальной формы на официальном Интернет-портале города Оренбурга, регистрируются в РКК АИС "ЕД" в том же порядке, что и письменные обращения.

3.17. Ответ на обращение в форме электронного документа направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

3.18. На поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц ответ может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3.19. В реестре делается отметка о направлении ответа по электронной почте.

3.20. Обращения, текст которых не поддается прочтению, регистрируются в РКК. При этом в графе "Краткое содержание" делается запись о том, что текст в обращении гражданина не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4. Рассмотрение обращения

4.1. После регистрации обращения в АИС "ЕД" работники управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга направляют письменное обращение на рассмотрение Главе города Оренбурга либо его заместителям.

4.2. Рассмотрение письменных обращений, поступивших на имя руководителей органов Администрации города Оренбурга, глав сельских населенных пунктов, обеспечивают данные руководители.

4.3. Результат рассмотрения обращения оформляется резолюцией, которая включает:

фамилии и инициалы исполнителей;

содержание поручения;

срок исполнения;

подпись руководителя;

дату.

Содержание резолюций Главы города Оренбурга, заместителей Главы города Оренбурга в РКК вносят работники Секретариата Главы города Оренбурга.

Содержание резолюций руководителей органов Администрации города Оренбурга в РКК вносят работники, отвечающие за делопроизводство в органах Администрации города Оренбурга.

4.4. В обязательном порядке Главе города Оренбурга на рассмотрение направляются обращения, переадресованные от:

Губернатора - председателя Правительства Оренбургской области;

Председателя Законодательного Собрания Оренбургской области;

членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Главного федерального инспектора по Оренбургской области;

Уполномоченного по правам человека в Оренбургской области;

Уполномоченного по правам ребенка в Оренбургской области;

органов прокуратуры.

4.5. На рассмотрение заместителей Главы города Оренбурга направляются обращения в соответствии:

с резолюцией Главы города Оренбурга;

с их компетенцией.

4.6. Поступившие в Администрацию города Оренбурга обращения направляются на рассмотрение должностным лицам Администрации города Оренбурга на основании резолюции Главы города Оренбурга или его заместителей и в соответствии с компетенцией.

4.7. Если рассмотрение обращения возложено на нескольких лиц, работу по исполнению и подготовке проекта письменного ответа организует исполнитель, указанный в резолюции первым, в компетенции которого находится большая (основная) часть содержащихся в обращении вопросов, - ответственный исполнитель.

Ответственный исполнитель осуществляет сбор соответствующей информации от соисполнителей для подготовки ответа на обращение.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку письменного ответа заявителю, представляют ответственному исполнителю предложения для включения в проект ответа заявителю или сообщают об отсутствии указанных предложений. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения и подготовки ответа в установленный срок.

Ответственность за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения несут все указанные в резолюции соисполнители в рамках своей компетенции.

4.8. Обращения по вопросам коррупции рассматриваются органами Администрации города Оренбурга в рамках своей компетенции.

4.9. Письменное обращение, содержащее сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежит направлению в службу безопасности администрации города Оренбурга для незамедлительного направления в государственный орган в соответствии с компетенцией.

4.10. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

4.11. В случае если обжалуются решение или действие (бездействие) Главы города Оренбурга как руководителя Администрации города Оренбурга или заместителя Главы города Оренбурга, исполняющего обязанности Главы города Оренбурга в момент поступления жалобы, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

4.12. В случае если обжалуются решение или действие (бездействие) заместителя Главы города Оренбурга, руководителей органов Администрации города Оренбурга, находящихся в непосредственном подчинении Главы города Оренбурга, жалоба направляется на рассмотрение Главе города Оренбурга. Подготовку проекта ответа обеспечивает должностное лицо в соответствии с резолюцией Главы города Оренбурга.

4.13. В случае если обжалуются решения или действия (бездействие) руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации города Оренбурга, жалоба направляется на рассмотрение заместителю Главы города Оренбурга, в непосредственном подчинении которого находится отраслевой (функциональный) орган Администрации города Оренбурга. Подготовку проекта ответа обеспечивает Секретариат Главы города Оренбурга.

4.14. Письменное обращение, поступившее на рассмотрение в Администрацию города Оренбурга на имя Главы города Оренбурга, его заместителей, руководителей органов Администрации города Оренбурга, глав сельских населенных пунктов, и содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города Оренбурга, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

4.15. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Губернатору Оренбургской области с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

4.16. Письмо о переадресации обращения в соответствующий орган или должностному лицу и уведомление гражданину подписывают Глава города Оренбурга, заместители Главы города Оренбурга, руководители органов Администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов в рамках своей компетенции.

4.17. Подготовку проекта письма от имени Главы города Оренбурга, заместителя Главы города Оренбурга о переадресации обращения в соответствующий орган или должностному лицу и проекта уведомления гражданину обеспечивает Секретариат Главы города Оренбурга.

4.18. Подготовку проекта письма от имени руководителей органов Администрации города Оренбурга, администраций сельских населенных пунктов о переадресации в соответствующий орган или должностному лицу и проекта уведомления гражданину обеспечивают специалисты указанных органов в случае поступления обращения непосредственно в орган Администрации города Оренбурга или в соответствии с резолюцией Главы города Оренбурга или его заместителей.

4.19. Обращения, переадресованные не по компетенции из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.

4.20. Исполнитель в процессе рассмотрения обращения осуществляет:

1) сбор и обработку необходимой информации;

2) подготовку проекта письменного ответа и всех необходимых приложений с соблюдением правил оформления реквизитов документа;

3) согласование проекта письменного ответа с заинтересованными лицами;

4) представление проекта письменного ответа на подпись должностному лицу.

В случае временного отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) рассмотрение обращения осуществляет лицо, исполняющее его обязанности.

В случае необходимости исполнитель может обеспечить рассмотрение обращения с выездом на место.

4.21. Для получения в органах государственной власти, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, исполнителем подготавливается проект запроса.

Проект запроса должен содержать:

данные об обращении, по которому запрашивается информация;

суть обращения, для разрешения которого необходима информация;

вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

срок, в течение которого необходимо представить информацию по запросу (в соответствии с законодательством Российской Федерации).

Запрос подписывается Главой города Оренбурга, его заместителем либо уполномоченным должностным лицом, на рассмотрении которого находится обращение. Запрос направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу.

4.22. Если установленный срок рассмотрения обращения истекает в выходные или праздничные дни, сроком рассмотрения считается первый после выходных или праздничных дней рабочий день.

4.23. Проект письменного ответа направляется исполнителем на подпись не позднее четырех рабочих дней до окончания срока рассмотрения обращения.

4.24. Письменный ответ не направляется заявителю в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

5. Личный прием граждан

5.1. Личный прием граждан (в том числе с применением видеоконференцсвязи, видеосвязи и т.д.) ведут Глава города Оренбурга, заместители Главы города Оренбурга, руководители органов Администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов в соответствии с графиками.

5.2. Личный прием граждан Глава города Оренбурга и его заместители ведут в соответствии с графиком, подготовленным управлением по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга и утвержденным Главой города Оренбурга.

5.3. Личный прием граждан по вопросам профилактики коррупционных правонарушений, предупреждению преступлений коррупционной направленности Глава города Оренбурга и его заместители ведут с участием руководителя органа Администрации города Оренбурга, к функциям которого относится организация работы по осуществлению мер по профилактике коррупционных правонарушений в Администрации города Оренбурга.

5.4. Личный прием граждан руководители органов Администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов ведут в соответствии с утвержденными ими графиками и с учетом требований настоящего раздела.

5.5. Личный прием граждан проводится в порядке предварительной записи. Предварительную запись граждан на личный прием к Главе города Оренбурга, заместителям Главы города Оренбурга обеспечивает начальник отдела по работе с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга.

5.6. Личный прием граждан Главой города Оренбурга, заместителями Главы города Оренбурга осуществляется в порядке очередности по списку, составленному начальником отдела по работе с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга. Уполномоченный представитель гражданина представляет документ, удостоверяющий личность, а также документы, подтверждающие его полномочия.

Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

5.7. Граждане, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, на личный прием не допускаются.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости немедленно сообщается службе безопасности администрации города Оренбурга и (или) вызываются сотрудники полиции. Информация о поведении гражданина отражается в карточке личного приема гражданина.

5.8. Во время личного приема гражданин вправе изложить свое обращение в устной либо письменной форме.

5.9. Результат рассмотрения обращения оформляется в карточке личного приема резолюцией лица, ведущего личный прием. Резолюция включает фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

5.10. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно, о чем делается запись в карточке личного приема.

5.11. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города Оренбурга, в ходе личного приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться для решения вопроса по существу, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

5.12. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении на личном приеме вопросов в порядке и сроки, предусмотренные для письменных обращений.

5.13. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации в течение трех календарных дней.

6. Сроки рассмотрения обращений

Обращения, поступившие в Администрацию города Оренбурга, подлежат рассмотрению в сроки, установленные нормами Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

7. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений

7.1. Контролю подлежат обращения, зарегистрированные в установленном порядке и требующие подготовки письменного ответа.

7.2. Проверку и регулирование хода рассмотрения обращений осуществляют:

Глава города Оренбурга;

Заместители Главы города Оренбурга;

руководители органов Администрации города Оренбурга;

главы сельских населенных пунктов;

Секретариат Главы города Оренбурга;

управление по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга.

7.3. Глава города Оренбурга, заместители Главы города Оренбурга осуществляют проверку и регулирование хода рассмотрения обращений посредством:

изучения представленных письменных ответов;

принятия решения о снятии с контроля или продлении срока рассмотрения обращения.

7.4. Соблюдение установленного срока рассмотрения обращений Главой города Оренбурга, заместителями Главы города Оренбурга обеспечивает Секретариат Главы города Оренбурга.

7.5. Руководители органов Администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов осуществляют проверку и регулирование хода исполнения обращений посредством:

личного контроля за своевременным и качественным рассмотрением обращений граждан;

проведения совещаний по вопросу соблюдения сроков рассмотрения обращений;

принятия мер по повышению исполнительской дисциплины;

установления лиц, по вине которых допущено нарушение срока рассмотрения обращения, выяснения причин.

7.6. Соблюдение установленного срока рассмотрения обращений руководителями органов Администрации города Оренбурга обеспечивают уполномоченные работники органов Администрации города Оренбурга.

7.7. Работники Секретариата Главы города Оренбурга осуществляют проверку и регулирование хода рассмотрения обращения посредством:

ежедневного просмотра рассылки напоминаний об установленных сроках рассмотрения обращений, электронных баз данных "Обращения граждан", "Уведомления" АИС "ЕД";

принятия мер для своевременного рассмотрения обращения.

7.8. Управление по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга осуществляет проверку и регулирование хода рассмотрения обращений, поступивших в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей, посредством:

рассылки в электронном виде напоминаний об установленных сроках рассмотрения обращений, поступивших в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей;

внесения сведений об исполнении или продлении срока рассмотрения обращения в РКК электронной базы данных "Обращения граждан" АИС "ЕД".

8. Продление срока рассмотрения обращений

8.1. При наличии объективных причин не менее чем за три рабочих дня до истечения срока рассмотрения обращения исполнитель направляет служебную записку Главе города Оренбурга, должностному лицу Администрации города Оренбурга, направившему обращение на рассмотрение, о необходимости продления срока рассмотрения обращения и проект уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения.

В служебной записке о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель обязан указать:

объективную причину продления установленного срока;

перечень мероприятий, направленных на его исполнение.

8.2. В случае принятия решения о продлении Глава города Оренбурга или должностное лицо Администрации города Оренбурга накладывает резолюцию о продлении срока исполнения, ставит подпись, дату и подписывает промежуточный ответ заявителю.

В случае принятия решения об отказе в продлении, обращение подлежит рассмотрению в ранее установленный срок.

8.3. Исполнитель при рассмотрении обращения, поступившего от Главы города Оренбурга и (или) его заместителей, обязан проинформировать управление по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга об изменении срока рассмотрения обращения, зарегистрированного в указанном управлении.

8.4. Информация о продлении срока рассмотрения обращения вносится в РКК.

Обращение, срок рассмотрения которого своевременно не был продлен, считается не исполненным в срок.

8.5. Обращение снимается с контроля после сообщения результата его рассмотрения заинтересованным лицам.

9. Регистрация и направление гражданину письменного ответа или соответствующего письменного уведомления

9.1. Регистрацию письменных ответов, подписанных Главой города Оренбурга и (или) его заместителями, осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга.

9.2. Регистрацию письменных ответов, подписанных руководителями органов Администрации города Оренбурга, главами сельских населенных пунктов или уполномоченными должностными лицами, осуществляют работники органов Администрации города Оренбурга, администраций сельских населенных пунктов, отвечающие за делопроизводство.

9.3. Для регистрации письменного ответа исполнитель обязан представить обращение и материалы дела.

9.4. Подготовленный по результатам рассмотрения обращения письменный ответ должен соответствовать следующим требованиям:

1) ответ должен содержать дату, номер обращения, а в случае, если обращение поступило в порядке переадресации, - информацию об органе, должностном лице, от которых оно поступило;

2) ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении.

Ответы на обращения, зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, подписывают Глава города Оренбурга, заместители Главы города Оренбурга, уполномоченные должностные лица в соответствии с резолюцией.

9.5. Руководители органов Администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов или уполномоченные должностные лица подписывают ответы на обращения граждан, поступившие непосредственно в органы Администрации города Оренбурга, администрации сельских населенных пунктов.

9.6. В случае нарушения требований, указанных в настоящем разделе, работник отдела по работе с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, работники органов Администрации города Оренбурга, администраций сельских населенных пунктов, отвечающие за делопроизводство, не принимают отправляемый документ на регистрацию и возвращают его на доработку.

10. Анализ рассмотрения обращений

10.1. Анализ рассмотрения обращений проводится работниками отдела по работе с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга за полугодие и год с использованием АИС "ЕД".

10.2. Руководители органов Администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов самостоятельно организуют аналитическую работу в органах Администрации города Оренбурга, администрациях сельских населенных пунктов и представляют ежегодно до 25 января в управление по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга аналитическую справку о результатах рассмотрения обращений граждан.

11. Формирование, оформление и хранение дела по обращению

11.1. Обращение гражданина, зарегистрированное в отделе по работе с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, после рассмотрения подлежит возврату в указанный отдел для формирования, оформления и хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

11.2. Оформление дел обеспечивается работниками отдела по работе с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, работниками, отвечающими за делопроизводство в органах Администрации города Оренбурга, администрациях сельских населенных пунктов.

В дело формируются:

обращение;

письменный ответ либо письменное уведомление;

документы, связанные с рассмотрением обращения;

повторное обращение.

Документы группируются в дела за календарный год.

При возобновлении переписки с гражданином, ранее обращавшимся по тому же вопросу в течение пяти предыдущих лет, все документы по обращению группируются в дела текущего года.

11.3. Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в соответствии с порядковыми номерами. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

11.4. Срок хранения документов по обращениям граждан определяется в соответствии с пунктами 153, 182 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236.

11.5. При выдаче дел для работы вносится отметка в соответствующую РКК с указанием даты выдачи, наименования органа Администрации города Оренбурга, фамилии и инициалов исполнителя.

11.6. В случае утраты документов и дел лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

11.7. Временное хранение и выдачу дел органы Администрации города Оренбурга осуществляют самостоятельно.

11.8. Методическую помощь в организации и проведении работы по формированию архивных документов в единицы хранения (дела) оказывает муниципальный архив.