Раздел III. Организация документооборота (прием, обработка и прохождение корреспонденции)

Раздел III. Организация документооборота (прием, обработка и прохождение корреспонденции)

IХ. Организация документопотоков

110. В документообороте Администрации Златоустовского городского округа в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. Поступающая, отправляемая и внутренняя документация регистрируется в программе АСДОУ. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

1) документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, высших судов (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других организаций;

2) документы из органов местного самоуправления Златоустовского городского округа, отраслевых органов Администрации Златоустовского городского округа и подведомственных им учреждений;

3) документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

4) обращения граждан;

5) запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Челябинской области, Правительства Челябинской области, депутатов Законодательного Собрания Челябинской области, запросы органов местного самоуправления ЗГО;

6) документы из государственных и негосударственных организаций;

7) документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

111. В Администрации округа доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электронной почты, факсограмм, через уполномоченных специалистов.

Х. Работа с входящей корреспонденцией

112. Учет, систематизация и обобщение обращений и запросов авторов на этапе их приема, регистрации и рассмотрения.

Поступившие в Администрацию округа тексты в письменной форме, в форме электронного документа подлежат:

1) учету в момент поступления путем создания учетной записи с целью фиксации даты, времени и места поступления и адресата с присоединением электронного образа конверта (при наличии) и проставлением учетного штампа-штрих-кода;

2) отбору по внешним признакам на предмет выявления "не обращений": поздравлений, приглашений, соболезнований, печатных изданий, текстов на иностранных языках, а также текстов, адресованных иному государственному органу, органу местного самоуправления или иному должностному лицу, которые без регистрации и сканирования направляются адресатам в порядке, предусмотренном для служебного делопроизводства;

3) разбору по самостоятельным текстам, находящимся в почтовом конверте, а также проверке наличия и полноты вложений к самостоятельным текстам в конверте;

4) регистрации в течение трех дней с момента поступления путем создания электронной карточки в программе АСДОУ с присоединением электронного образа текста.

В случае выявления при вскрытии конверта нескольких текстов от одного либо от разных авторов, регистрации подлежит каждый текст в отдельности.

113. При регистрации в электронную карточку в программе АСДОУ вносятся:

1) дата регистрации;

фамилия (и), имя (имена), отчество (а) автора (ов), (последнее - при наличии);

почтовый (ые) адрес (а) автора (ов) и (или) адрес электронной почты;

форма поступления (в письменной форме, в форме электронного документа, в устной форме);

признак "много пишущий автор" для дальнейшего направления конкретному уполномоченному лицу, рассматривающему тексты, поступающие от данного "много пишущего автора";

канал поступления (почта, сеть "Интернет", личный прием, каналы электронного обмена - VipNet, или межведомственного электронного документооборота - МЭДО, факс, телеграф, телефон, "Личный кабинет", средства массовой информации);

страна отправления (с присоединением к регистрационному номеру префикса "И" для иностранных государств);

сведения об адресате (орган, руководитель органа, заместитель руководителя органа либо иные адресаты);

количество листов либо формат и объем электронного файла;

наличие приложений либо вложений (описание приложения, количество листов либо формат и объем электронного файла);

регистрационный номер.

При регистрации текстов в письменной форме рекомендуется осуществлять последовательное введение почтового адреса автора для направления ответа или уведомления с возможностью автоматизированного заполнения населенных пунктов, улиц по первым введенным символам с использованием базы данных федерального государственного унитарного предприятия "Почта России" - федеральной информационной системы (далее - ФГУП "Почта России" - ФИАС).

При регистрации текстов в письменной форме рекомендуется обеспечивать автоматизированную проверку адресной части почтового адреса для направления ответа или уведомления с использованием базы данных ФГУП "Почта России" - ФИАС.

113. Поступившие в Администрацию округа тексты в письменной форме подлежат сканированию с созданием электронного образа документа и прикреплению к электронной карточке.

114. Неправильно адресованные и оформленные тексты в письменной форме, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

115. Вся входящая корреспонденция принимается, сортируется, вскрывается (кроме писем с пометкой "лично" и адресованная Главе округа, заместителям Главы округа, руководителям органов местного самоуправления, структурных подразделений и отраслевых органов) отделом по общим вопросам.

116. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адресата и целостности упаковки, наличия указанных вложений.

117. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почтовое отделение.

118. При обработке поступающей корреспонденции предусмотрены:

1) проверка правильности адресования и комплектность;

2) сортировка на подлежащие и не подлежащие регистрации;

3) выделение корреспонденции, адресованной в органы местного самоуправления, структурные подразделения, отраслевые органы для передачи ее непосредственно к ним;

4) составление акта в трех экземплярах в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и другие и пометки "Лично"): один акт - в отдел по общим вопросам, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;

5) сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;

6) при необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа проставляется с помощью штампа.

119. Отделом по общим вопросам осуществляется регистрация в день поступления входящей служебной корреспонденции в электронной базе данных в программе АСДОУ до 16.00 часов.

120. В электронной регистрационной карточке указываются следующие реквизиты: регистрационный номер, дата регистрации, наименование организации корреспондента (Адресант), фамилия должностного лица, подписавшего документ, дата документа и исходящий номер, фамилия должностного лица, которому направлен документ на рассмотрение, способ доставки, краткое содержание документа, номенклатура, резолюция руководителя.

121. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа.

122. Зарегистрированный отделом по общим вопросам входящий документ подвергается сканированию с сохранением электронного образа документа в электронной базе данных.

123. При получении повторного документа по одному и тому же вопросу присваивается новый входящий номер со ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения с приложением копии резолюции по первому письму. В карточке первичной регистрации делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного обращения.

124. Секретари заместителей Главы округа имеют доступ к электронной базе данных зарегистрированных документов по адресату для просмотра (без права редактирования) с последующим заполнением карточки.

125. Учет документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение, отраслевой орган, осуществляется по месту поступления.

126. Поступившие в отдел по общим вопросам обращения (письма) граждан передаются в отдел по работе с обращениями граждан Организационного управления Администрации округа, где регистрируются в программе АСДОУ и формируются в дела.

127. Поступившие в отдел по общим вопросам законодательные акты Российской Федерации и Законодательного Собрания Челябинской области передаются Главе округа, а затем в структурные подразделения, отраслевые органы на основании резолюции, проставленной Главой округа.

128. Документы регистрируются в день поступления, а при их поступлении после 16.00 часов или в нерабочее время - в следующий рабочий день.

129. Документы с пометкой "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно и передаются немедленно.

130. После регистрации документы, поступившие в Администрацию округа, формируются в соответствии с постановлением Администрации округа "О полномочиях заместителей Главы Златоустовского городского округа и наделении должностных лиц некоторыми полномочиями" с 10.30 до 11.30 часов и с 14.30 до 15.30 часов направляются Главе Златоустовского городского округа, заместителям Главы Златоустовского городского округа.

131. Служебные резолюции на корреспонденцию различного уровня и содержание излагаются от 1-го лица единственного числа ("Прошу рассмотреть...", "Прошу рассмотреть и определиться...","Для работы", "В работу", "Для принятия решения. Срок до________", "Подготовить предложения. Срок до ______", "Принять участие", "Организовать исполнение", "Выделить из резерва Администрации ЗГО", "Рассмотреть. Ответ заявителю и мне." (приложение 19).

132. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие сроки (если иные не установлены Главой округа):

1) содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;

2) имеющие пометку "срочно" - от одного часа до трех календарных дней, пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

3) без указания конкретной даты исполнения - в срок не более 30 дней со дня получения (днем получения считается дата регистрации в отделе по общим вопросам);

4) парламентские запросы - в 15-дневный срок со дня получения;

5) запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - в 30-дневный срок со дня получения;

6) запросы депутатов Законодательного Собрания Челябинской области и депутатов Собрания депутатов Златоустовского городского округа - в 15-дневный срок;

7) экспертные заключения Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области - в течение 30 дней со дня получения;

8) протесты прокуратуры - в 10-дневный срок со дня получения;

9) представления прокуратуры - в срок не более 30 дней со дня получения. Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

133. Все документы, в том числе рассмотренные Главой округа и его заместителями, направляются для исполнения в структурные подразделения, отраслевые органы и подведомственные учреждения Администрации округа через отдел по общим вопросам.

134. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым. Ему направляется оригинал документа. По резолюции Главы округа или его заместителей необходимое количество копий для передачи их исполнителям тиражирует отдел по общим вопросам, по резолюции заместителей Главы округа - секретари руководителей.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Не позднее, чем за пять календарных дней до истечения срока исполнения, представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и составления ответа.

ХI. Прохождение исходящей корреспонденции

135. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, печатание, регистрацию, учет и отправку служебных документов в организации, должностным лицам и гражданам.

136. Проекты документов, подписанные Главой округа, первым заместителем Главы округа, заместителями Главы округа, руководителями структурных подразделений (на бумажном и электронном носителях, а также в программе АСДОУ) передаются в отдел по общим вопросам Администрации Златоустовского городского округа, срочные письма секретарю руководителя для печатания и оформления в программе АСДОУ. Представленные в отдел по общим вопросам документы должны быть правильно оформлены: шрифт Times New Roman N Cyr размером N 13, 14; через 1-1,5 межстрочных интервала; в приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт меньших размеров.

Главный специалист отдела по общим вопросам Администрации округа проверяет правильность оформления документа, прохождение всех согласований, расчет рассылки данного документа (расчет рассылки оформляется отдельным листом либо на оборотной стороне проекта письма с указанием адреса, индекса отправки письма (приложение 15)) и передает документы на печать.

В случае не предоставления исполнителем расчета рассылки с указанием адреса, индекса ответственность за отправку документа несет исполнитель подготовивший проект письма.

137. Подписанные оригиналы регистрируются в программе АСДОУ в отделе по общим вопросам либо секретарем руководителя отдела по общим вопросам Администрации Златоустовского городского округа и отправляются согласно рассылки.

Представленные к отправке документы должны быть правильно оформлены и согласованы в установленном порядке:

1) ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа;

2) проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

3) до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки, в том числе электронный адрес;

4) проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на отдельном листе согласования;

5) исходящим документам присваиваются регистрационный номер и суффикс нумератор подразделения (например: от 01.05.2018 г. N 1251/АДМ);

6) документ регистрируется в электронной базе данных программы АСДОУ путем заполнения электронной регистрационной карточки, которая обязательно содержит номер и дату регистрации, краткое содержание документа, фамилию должностного лица, подписавшего документ, фамилию исполнителя, адресат, способ доставки;

7) в письмах-ответах делается ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, а в регистрационной карточке входящего документа делается отметка об исполнении (указывается дата и исходящий номер письма-ответа) (приложение 18);

8) исходящие документы представляются в отдел по общим вопросам в 1 экземпляре (на бумажном носителе, электронном виде в программе АСДОУ): зарегистрированный исходящий документ специалистом отдела по общим вопросам подвергается сканированию с сохранением электронного образа документа в электронной базе данных в программе АСДОУ, подлинник направляется адресату, копия и проект документа с визами остается в отделе, а вторая копия с регистрационным номером возвращается исполнителям. Электронная копия документа также остается в отделе по общим вопросам.

138. Документы, принятые отделом по общим вопросам на отправку до 16:00 часов, должны быть обработаны и отправлены в день поступления.

139. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи, электронной почтой.

Факсимильная связь и электронная почта (далее средства связи) предназначена для оперативной передачи информации и приема документов в виде копий.

Средства связи установлены в приемной Главы округа, его заместителей, приемных структурных подразделений и отраслевых органов.

Документы, поступающие в отдел по общим вопросам по каналам связи, а также исходящие документы Главы округа, его заместителей, передаваемые по каналам связи, регистрируются в отделе по общим вопросам и местах установки технических средств.

Для отправки документа связью обязательно указание точного номера факса (при необходимости - кода города) и организации, электронного адреса получателя.

После передачи документа по каналам связи он направляется адресату почтовой связью.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования".

Персональная ответственность за правильность передачи (приема) документов по каналам связи возлагается на работника, ответственного за использование технических средств.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Администрации Златоустовского городского округа. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, статья 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации округа. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

140. Регистрация и прохождение внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

ХII. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с отметкой "Для служебного пользования")

141. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, поступившая с отметкой об ограниченном доступе (конфиденциальной, для служебного пользования) или отнесенная сотрудниками Администрации Златоустовского городского округа, перечисленными в "Перечне должностных лиц, уполномоченных относить (снимать) служебную информацию к разряду ограниченного доступа" и соответствующая "Перечню сведений ограниченного доступа, не содержащих государственную тайну (информация конфиденциального характера) в Администрации Златоустовского городского округа", ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Учет, ведение служебной переписки с использованием информации ограниченного распространения регламентируется специальной инструкцией. На этих документах (в необходимых случаях и на их проектах) проставляется пометка "Для служебного пользования". Они не подлежат опубликованию в открытой печати, передаче по радио и телевидению. Сотрудником (исполнителем), допущенным к работе с документами "ДСП", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах, если это не вызвано служебной необходимостью.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется должностным лицом, подписывающим, утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Документы "ДСП" учитываются и регистрируются отдельно.

Пересылаются документы "ДСП" другим предприятиям, организациям и учреждениям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). Размножение таких документов (снятие копий) производится с разрешения отдела по мобилизационной работе и бронированию Администрации округа.

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов и органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, функции направления и формы деятельности, а также адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информаци