Приказ Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Московской области от 31 декабря 2019 г. N 671 "Об организации служебного делопроизводства в Главном управлении МЧС России по Московской области"

Приказ Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Московской области
от 31 декабря 2019 г. N 671
"Об организации служебного делопроизводства в Главном управлении МЧС России по Московской области"

В соответствии с приказом МЧС России от 03.12.2014 N 670 "О совершенствовании делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России" (далее - Инструкция), в целях упорядочения ведения служебного делопроизводства в Главном управлении МЧС России по Московской области (далее - Главное управление) приказываю:

1. Утвердить порядок деятельности отдела административной работы Главного управления (приложение N 1).

2. Присвоить структурным подразделениям Главного управления индексы, применяемые в делопроизводстве (приложение N 2).

3. Утвердить лист согласования распорядительного документа Главного управления (приложение N 3). Лист согласования остается постоянным. В случае отсутствия согласовывающего лица, приказ согласовывает замещающее его лицо с пометкой в столбце примечания с указанием фамилии и инициалов.

4. Утвердить лист согласования распорядительного документа Главного управления, изданного в соответствии с приказом МЧС России от 28.05.2012 N 291 "Об утверждении Административного регламента Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по предоставлению государственной услуги по лицензированию деятельности по монтажу, техническому обслуживанию и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений" (приложение N 4).

5. Предоставить право подписи документов должностным лицам Главного управления в соответствии с требованиями п. 3.3.17 Инструкции (приложение N 5).

6. Утвердить список должностных лиц, ответственных за ведение делопроизводства в управлениях и самостоятельных отделах Главного управления (далее - должностное лицо, ответственное за делопроизводство) (приложение N 6), возложив на них следующие обязанности:

прием в системе электронного документооборота - WEB - версия автоматизированной системы делопроизводства и контроля МЧС России АС "Делопроизводство" (далее - СЭД) и получение в отделе административной работы Главного управления для соответствующего управления, самостоятельного отдела служебных документов (при отсутствии данных должностных лиц на рабочем месте, документы получает сотрудник, назначенный начальником управления, самостоятельного отдела);

передачу полученных документов начальнику управления и самостоятельного отдела на рассмотрение в день получения корреспонденции, а срочных документов - немедленно;

прием от подразделений, подчиненных Главному управлению, информационных документов, присланных на имя начальника управления или самостоятельного отдела;

передачу данных документов начальнику управления или самостоятельного отдела на рассмотрение;

внесение, путем заполнения регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) в СЭД, в которой отражаются сведения о прохождении и исполнении документа, резолюций начальника управления и самостоятельного отдела;

доведение электронных копий документов и указаний по исполнению документов согласно резолюции до исполнителей внутри управления, самостоятельного отдела;

доведение внутренних документов (отдельных планов, графиков, оперативной информации и т.д.), разработанных в управлении, самостоятельном отделе, до должностных лиц других структурных подразделений Главного управления в части, их касающейся;

ежедневный доклад начальнику управления и самостоятельного отдела сведений об исполнении документов, своевременное сообщение в отдел административной работы сведений об исполненных документах;

ведение номенклатуры дел структурного подразделения в СЭД в модуле "Архив";

формирование, оформление, учет, хранение дел, подготовка и своевременная передача на архивное хранение.

Документооборот между структурными подразделениями Главного управления и подразделениями, подчиненными Главному управлению, осуществляется в СЭД.

7. Утвердить форму указателя рассылки и доведения распорядительного документа Главного управления (приложение N 7).

8. Утвердить образцы бланков документов, применяемых в деятельности Главного управления:

приказа (приложение N 8);

распоряжения (приложение 9);

протокола (приложение N 10);

с угловым расположением реквизитов (приложение N 11);

резолюции (приложение N 12);

заполнения обложки дела (приложение N 13);

приказы по строевой части, приказы по личному составу (индекс ВК, НС, К) и приказы о командировании, изданных в соответствии с Методическими рекомендациями по организации кадровой работы в системе МЧС 2019 г (приложение N 14);

организационные и итоговые приказы Главного управления по мобилизационным вопросам и по организационно-штатной работе (Приложение N 15).

Бирка на папку корона для оформления документации по делопроизводству размером 45 X 200 мм., шрифт текста Times New Roman 14 жирный (приложение N 16).

Утвердить лист согласования распорядительного документа Главного управления, касающийся инспекторских, контрольных, целевых проверок, проводимых в отношении пожарно-спасательных отрядов (частей) Московской области (приложение N 17).

Утвердить лист согласования распорядительного документа по мобилизационным вопросам для документов, имеющих сведения, составляющих государственную тайну (приложение 18).

Утвердить лист согласования распорядительного документа об организации учебной, преддипломной и производственной практики, выполнение научно-исследовательской работы личным составом Главного управления и подведомственных подразделений, обучающихся в образовательных организациях (приложением 19).

Утвердить лист согласования распорядительного документа о назначении личного состава Центра управления в кризисных ситуациях Главного управления МЧС России по Московской области в состав оперативной дежурной смены (приложение N 20).

Утвердить лист согласования распорядительного документа организации и проведения полетов ВВС на предстоящую неделю и ведения режимов функционирования на территории Московской области (приложение N 21).

Утвердить лист согласования распорядительного документа по вопросам отдела защиты государственной тайны (приложение N 22).

На начальников управлений и самостоятельных отделов возложить персональную ответственность за:

своевременное получение в установленном порядке, после уведомления, документов, отписанных им для исполнения;

организацию доведения документов до исполнителей внутри своего управления, самостоятельного отдела;

организацию качественной работы в подчиненных подразделениях при подготовке служебных документов на рассмотрение руководству Главного управления;

организацию доведения внутренних документов (отдельных графиков, планов конкретных мероприятий, оперативной информации и т.д.), разработанных в управлении, самостоятельном отделе до должностных лиц других структурных подразделений Главного управления, в части их касающейся;

организацию приема в своем подразделении информационных документов, присланных подчиненными подразделениями Главного управления и адресованных начальнику управления и самостоятельного отдела. В случае, если такие документы присылаются в ответ на распоряжение с определенным сроком исполнения, то по истечении трехдневного срока после установленного, представляется рапорт об исполнении на имя начальника Главного управления;

своевременное возвращение в отдел административной работы документов, полученных для ознакомления, со всеми необходимыми визами об ознакомлении;

своевременное возвращение исполненных и списанных установленным порядком в дело документов, подлежащих формированию в дело в отделе административно-правовой работы Главного управления;

своевременное информирование отдела административной работы о вновь назначенных ответственных должностных лицах за ведение делопроизводства;

разработку предложений в номенклатуру дел Главного управления и предоставление их ежегодно до 30 октября в отдел административной работы Главного управления;

обеспечение сохранности служебных документов и сформированных номенклатурных дел в соответствии с требованиями приказа МЧС России от 19.06.2006 N 340 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России...".

Все распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы и др.) обязательно должны иметь пункт следующего содержания: "... настоящий приказ довести в соответствии с указателем рассылки и доведения, по форме, утвержденной приказом начальника Главного управления МЧС России по Московской области от ... N ...".

9. Возложить ответственность на начальников ПСО, за получение служебной корреспонденции в СЭД, а также в отделе административно-правовой работы и других структурных подразделениях Главного управления и доведение ее до заинтересованных лиц.

10. Осуществлять ведение делопроизводства в ПСО и канцеляриях.

11. Организовывать работу по учету, обращению и хранению документов с пометкой "ДСП" в соответствии с Инструкцией и Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233) с изменениями и дополнениями от 20.07.2012, 20.02.2016, 18.03.2016.

12. Проводить проверку наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой руководителем подразделения, подведомственного Главному управлению.

13. Осуществлять работу с обращениями граждан и организаций в соответствии с Федеральным Законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Инструкцией, приказом МЧС России от 31.03.2015 N 145 "Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий" с изменениями и дополнениями от 22.10.2018 Приказ N 465 "О внесении изменений в приказы МЧС России от 02.09.2014 N 484 и от 31.03.2015 N 145.

Проекты ответов на все поступившие в Главное управление МЧС России по Московской области обращения граждан согласовывать в обязательном прядке с должностными лицами структурных подразделений, ответственных за исполнения поручения, и отдела (административно-правовой работы). В ходе рассмотрения обращения граждан и подготовки ответа исполнителю организовывать личную встречу с заявителем, а в случае разрешения всех поставленных вопросов получать письменное заявление граждан о прекращении рассмотрения обращения.

14. С 01.01.2020 считать утратившим силу приказ Главного управления от 28.12.2018 N 656 "Об организации служебного делопроизводства в Главном управлении МЧС России по Московской области".

15. Настоящий приказ вступает в силу с 01.01.2020.

16. Настоящий приказ довести до первого заместителя начальника Главного управления, заместителя руководителя территориального органа, заместителей начальника Главного управления, начальников управлений и самостоятельных отделов, по форме, утвержденной настоящим приказом.

17. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник Главного управления генерал-лейтенант внутренней службы

С.А. Полетыкин

Начальник отдела административно-правовой работы подполковник внутренней службы

П.А. Степанцов

Начальник отдела административно-правовой работы подполковник внутренней службы

П.А. Степанцов