"1С:Предприятие 8.0": от учета к управлению (А. Ватенкин, "Финансовая газета", N 46, ноябрь 2004 г.)

"1С:Предприятие 8.0": от учета к управлению

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

ООО "СоюзКомплектАвтоТранс" является официальным дистрибьютором Toyota, TCM, Komatsu, а также дилером многих других известных производителей. Кроме того, в сферу интересов компании входит оказание заказчикам услуг по разработке и оптимизации схем управления запасами комплектующих для парка погрузчиков, услуг по сервису и ремонту погрузчиков, штабелеров и другого подъемно-транспортного оборудования, а также по предоставлению подъемно-транспортной техники в аренду.

Предпосылкой к автоматизации, начавшейся весной 2003 г., явилось многократное усложнение оперативного учета, вызванное быстрым ростом компании. На тот момент компания имела три региональных представительства, работала с десятками поставщиков, обслуживала несколько тысяч клиентов и предлагала им десятки тысяч наименований товаров и услуг. До обращения к специалистам руководители и менеджеры компании попытались автоматизировать учет своими силами с помощью электронных таблиц MS Excel и файловых архивов сложной структуры. С помощью этих инструментов задачи ведения учета были частично решены. Однако с ростом архива трудоемкость процесса получения данных для анализа значительно увеличилась, а формирование аналитической выборки информации за длительный период для проведения маркетингового анализа стало практически невозможно. В результате руководство компании пришло к пониманию того, что постепенно теряет контроль над компанией. Несмотря на то, что качество обслуживания клиентов оставалось на высоком уровне, затраты начали расти и причины их появления не всегда были понятны, вследствие чего возникли трудности с определением прибыли.

По результатам тендера в качестве исполнителя работ по автоматизации и по оказанию консалтинговых услуг была выбрана компания "Сегмент" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург).

Проект начался с крупномасштабного обследования, в результате которого были разработаны такие документы, как "Консультационное заключение", содержащее 10 разделов с предложениями по оптимизации бизнес-процессов и инжинирингу, и "Постановка задачи на автоматизацию". Разработка автоматизированной системы началась после обсуждения и принятия заказчиком выработанных рекомендаций.

Автоматизированная системы была разработана за два месяца на основе программного продукта "1С:Торговля Склад 7.7" и состояла из подсистем "Учет заказов покупателей и заявок поставщикам", "Складской учет", "Учет продаж" и "Управление ценообразованием". Совместными усилиями специалистов компаний "СоюзКомплектАвтоТранс" и "Сегмент" автоматизированная система была запущена в эксплуатацию.

В начале 2004 г. было принято решение о постепенном переводе автоматизированной системы на новую - "1С:Предприятие 8.0". Главным обстоятельством, повлиявшим на принятие этого решения, явился выпуск на основе новой платформы продукта "1С:Управление торговлей 8.0", позволяющего поднять уровень автоматизации от оперативного учета до управления бизнес-процессами. Немаловажным фактором также явились развитые функциональные возможности платформы "1С:Предприятие 8.0", такие, как высокая производительность в клиент-серверном варианте работы, средства управления доступом пользователей к автоматизированной системе, механизмы обмена данными с удаленными филиалами, возможности создания сложных и содержательных документов и организации удобного и наглядного интерфейса.

Переход на новую платформу, включая перенос остатков, справочников и необходимых документов занял два месяца. В процессе внедрения в автоматизированной системе была реализована подсистема "Техническая база", содержащая интеллектуальную систему поиска запасных частей и позволяющая благодаря этому оперативно идентифицировать каждую запасную часть посредством ввода краткого запроса по заданным критериям. Использование данной подсистемы позволило повысить качество работы с клиентами, сократить время обработки заказов покупателей, уменьшить время доставки запасных частей от поставщиков за счет формирования корректных заявок и запросов поставщикам. Кроме "Технической базы" автоматизированная система включает подсистемы "Учет движения товаров", "Планирование складских запасов", "Взаимоотношения с поставщиками (заказы, поставки)", "Взаимоотношения с покупателями (запросы, заказы, резервы, отгрузки)", "Управление ценообразованием", "Контроль сделок" и "Учет услуг (ремонтные работы)".

Для обмена данными с филиалами применяется механизм распределенных информационных баз. Данный механизм платформы "1С:Предприятие 8.0" позволяет реализовать практически любые связи информационных баз центрального офиса, склада, сервисного центра и региональных представительств. Применение для обмена стандарта XML и выборочного обмена данными позволяет производить обмен с использованием не больших по объему пакетов данных и в результате использовать для обмена медленные каналы связи. По причине крайне высокой стоимости проводной связи обмен данными между головным офисом компании "СоюзКомплектАвто Транс" с территориально удаленными складом и сервисным центром, например, организован с помощью мобильной связи по стандарту CDMA2000.

В системе реализован механизм распределения задач между персоналом, в результате которого при обработке операции каждый менеджер имеет доступ к строго определенной информации. Механизм напоминаний и оповещений об изменении данных, предусмотренный в системе, является подсистемой информирования ответственных сотрудников, которая при выполнении некоторых операций автоматически рассылает уведомления участвующим в них менеджерам.

Значительная доля успеха проекта по автоматизации принадлежит консалтингу. В компании "СоюзКомплектАвто Транс" внедрено несколько консалтинговых инструментов. С помощью одного из них - собрания TOP-менеджеров - определяется проблемная область, после чего с помощью "мозгового штурма" выполняется поиск решения.

В результате автоматизации учет в компании "СоюзКомплектАвтоТранс" стал более прозрачным, руководители подразделений получили действенные рычаги управления, создана собственная служба IT. Кроме того, в компании сформировалось ясное представление о том, какие новые возможности для развития бизнеса открывает профессионально спроектированная, реализованная и внедренная система автоматизации.

В настоящее время начался следующий этап автоматизации компании "СоюзКомплектАвтоТранс". Он предусматривает методологическое совершенствование бизнес-процессов с учетом накопленного опыта эксплуатации системы, разработку критериев оценки деятельности компании так называемых сбалансированных показателей и методов их получения, разработку методов оказания управляющих воздействий и автоматизацию бизнес-процессов на основе функциональных возможностей платформы "1С:Предприятие 8.0".

А. Ватенкин,

1С:Франчайзи "Сегмент",

Контактный телефон (812) 310-56-18

"Финансовая газета", N 46, ноябрь 2004 г.