Приложение. Порядок оформления личных дел муниципальных служащих администрации Городского округа Коломна Московской области

Приложение
к распоряжению администрации
Городского округа Коломна
Московской области
от 15 марта 2021 г. N 12-р/1-7

Порядок
оформления личных дел муниципальных служащих администрации Городского округа Коломна Московской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок оформления личных дел муниципальных служащих администрации Городского округа Коломна Московской области (далее - Порядок) разработан в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 02.03.2007 "О муниципальной службе в Российской Федерации", законом Московской области от 24.07.2007 N 137/2007-ОЗ "О муниципальной службе в Московской области", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Настоящий Порядок устанавливает принципы и условия формирования личных дел муниципальных служащих администрации Городского округа Коломна Московской области (в том числе замещающих должности муниципальной службы в функциональных органах администрации с правами юридического лица) (далее - муниципальные служащие) и их оформление.

1.2. Личное дело муниципального служащего - систематизированный комплекс документов, содержащий полные и достоверные сведения о муниципальном служащем, характеризующий порядок поступления гражданина на муниципальную службу, ее прохождение и прекращение.

1.3. Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется уполномоченным структурным подразделением администрации Городского округа Коломна Московской области (далее - кадровая служба) в порядке, предусмотренном Указом Президента Российской Федерации 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

1.4. Формирование, оформление, учет личных дел муниципальных служащих осуществляется на основании и в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Порядком.

2. Состав личных дел муниципальных служащих

2.1. Состав личного дела муниципального служащего определяется Указом Президента Российской Федерации 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

2.2. Формирование личного дела муниципального служащего производится кадровой службой в течение 3 (трех) рабочих дней со дня издания распоряжения (приказа) представителя нанимателя (работодателя) о назначении гражданина на должность муниципальной службы.

2.3.Первоначально (при поступлении на муниципальную службу) к личному делу приобщаются следующие документы в указанной последовательности:

а) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

б) дополнение к анкете по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку;

в) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

г) копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии);

д) копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

е) копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

ж) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

з) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

и) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

к) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

л) сведения о доходах за год, предшествующий году поступления на муниципальную службу, об имуществе и обязательствах имущественного характера (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);

м) сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" за три календарных года, предшествующих году поступления на муниципальную службу;

н) документы о прохождении конкурса на замещении вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

п) письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;

р) экземпляр трудового договора с муниципальным служащим.

с) копия распоряжения (приказа) о назначении гражданина на должность муниципальной службы.

2.4. В процессе служебной деятельности личное дело муниципального служащего дополняется соответствующими документами, располагающимися в хронологическом порядке.

2.5. К личному делу муниципального служащего в случаях, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации, приобщаются оригиналы документов. Копии документов, приобщаемых к личному делу, должны быть заверены работником кадровой службы, ответственным за ведение личных дел, либо иным уполномоченным на то работником.

3. Порядок оформления личных дел муниципальных служащих

3.1. Личное дело формируется в специальной папке. На внешней стороне обложки данной папки должны быть следующие реквизиты:

а) полное наименование администрации (функционального органа администрации с правами юридического лица) согласно данным, содержащимся в Едином государственном реестре юридических лиц;

б) надпись "Личное дело";

в) фамилия, имя, отчество муниципального служащего в именительном падеже;

г) индекс документа согласно номенклатуре дел администрации с указанием срока хранения;

д) порядковый номер личного дела.

3.2. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается внутренняя опись. Нумерация страниц личного дела производится в правом нижнем углу черным графическим карандашом, не задевая текста документа.

3.3. Внутренняя опись документов личного дела помещается в начало личного дела муниципального служащего и оформляется согласно приложению N 2 к настоящему Порядку.

Во внутреннюю опись записи вносятся по мере поступления соответствующих документов. При оформлении личного дела сведения о документах, представленных гражданином при поступлении на муниципальную службу, вносятся во внутреннюю опись машинописным способом. Приобщаемые в процессе служебной деятельности к личному делу документы вносятся во внутреннюю опись рукописным способом.

3.4. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи и заверяются подписью работника кадровой службы, составившего опись.

3.5. Личное дело муниципального служащего ведется в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел не допускается.

3.6. Личное дело закрывается изданием распоряжения (приказа) об увольнении (прекращении трудового договора (контракта)).

4. Регистрация и хранение личных дел муниципальных служащих

4.1. В целях обеспечения сохранности и учета личных дел муниципальных служащих личные дела подлежат регистрации в журнале регистрации личных дел, ведение которого осуществляется по форме согласно приложению N 3 к настоящему Порядку.

4.2. Порядковый номер личного дела переносится из журнала регистрации на обложку личного дела муниципального служащего.

4.3. Личные дела хранятся как конфиденциальные документы строгого учета в металлических шкафах (сейфах) и располагаются в них в алфавитном порядке. Совместно с личными делами хранится журнал регистрации личных дел.

4.4. При закрытии личного дела лицо, ответственный за ведение личных дел:

а) оформляет заверительный лист - лист-заверитель;

б) оформляет итоговую запись во внутреннюю опись дела;

в) опечатывает концы шнура на заверительном листе;

г) проставляет отметку о закрытии дела в журнале регистрации личных дел.

4.5. Изъятие документов из личного дела не допускается за исключением случаев, прямо установленных действующим законодательством Российской Федерации. В случае изъятия документов в разделе "примечание" внутренней описи делается соответствующая запись: о дате изъятия и причине изъятия. На период изъятия в личное дело включается заверенная работником кадровой службы копия соответствующего документа. По возвращении подлинного документа во внутренней описи делается соответствующая запись, заверенная копия изымается.

5. Доступ к личным делам

5.1. Порядок доступа к личным делам муниципальных служащих регламентируется муниципальным правовым актом, устанавливающим порядок обработки персональных данных муниципальных служащих администрации (функционального органа администрации с правами юридического лица).

5.2. Выдача личных дел должностным лицам, имеющим доступ к личным делам муниципальных служащих, производится на срок не более 3 (трех) рабочих дней. При работе с личным делом, полученным во временное пользование, запрещается производить в документах личного дела какие-либо записи, вносить исправления, помещать в личное дело новые документы, изымать из личного дела документы либо их части.

В целях осуществления контроля за выдачей и сохранностью личных дел муниципальных служащих кадровой службой ведется журнал выдачи личных дел по форме согласно приложению N 4 к настоящему Порядку.

6. Ознакомление с личным делом муниципального служащего

6.1. Муниципальный служащий ознакамляется с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6.2. На внутреннюю обложку личного дела муниципального служащего помещается лист ознакомления с личным делом по форме согласно приложению N 5 к настоящему Порядку, в котором подтверждается факт ознакомления муниципального служащего с личным делом.

6.3. Ознакомление с личным делом муниципального служащего производится в помещении кадровой службы в присутствии лица, ответственного за ведение личных дел. При выявлении неточностей в записях документов в составе личного дела, муниципальный служащий вправе заявить об этом в кадровую службу. К заявлению прикладываются документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи.