Приложение N 1. Положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) при Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан

Приложение N 1

к постановлению Администрации

городского округа г. Сибай

Республики Башкортостан

Положение
о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) при Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан

1. Общие положения

Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее ЦЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности, подготовки к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Республики Башкортостан, управленческой, научно-технической документации и фотодокументов, в том числе на различных носителях, находящихся в Администрации городского округа город Сибай Республики Башкортостан, ее структурных подразделениях, муниципальных учреждениях, организациях - источниках комплектования архивного отдела, в целях осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) муниципальных учреждений.

Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при Администрации.

Персональный состав ЦЭК утверждается главой Администрации городского округа.

Организация деятельности ЦЭК Администрации города осуществляется управляющим Делами Администрации городского округа в лице его структурного подразделения - архивного отдела.

В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, Федеральным Законом "Об Архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ, Законом Республики Башкортостан "Об Архивном деле Республики Башкортостан" от 03.02.2006 г. N 278-з, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и Управления по делам архивов Республики Башкортостан.

2. Функции ЦЭК

2.1. Организует и координирует работу по подготовке муниципальных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела, нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Республики Башкортостан из организаций-источников комплектования архива.

2.2. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Республики Башкортостан, образующихся в процессе деятельности Администрации и ее структурных подразделений и ЭК муниципальных учреждений и предприятий.

2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК организаций, учреждений - источников комплектования архива.

2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.6. Организует работу по ежегодному отбору документов постоянного хранения, в том числе на различных носителях, и документов по личному составу источников комплектования, для передачи их в муниципальный архив города Сибай РБ.

2.7. Проводит работу по выявлению владельцев личных архивов, имеющих историко-культурное значение, и возможной их передаче в состав Архивного фонда РБ;

- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания документальной истории органов местного самоуправления.

2.8. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

- описей постоянного срока хранения;

- перечней проектов научно-технической документации постоянного срока хранения,

- акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения,

- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного срока хранения, документов по личному составу,

- описей на документы по личному составу;

- описей на документы по личному фонду известных людей города;

- описей на документы в электронном, цифровом виде;

- графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение

- нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила работы с документами)

- списков учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования городского архива.

2.9. Представляет на рассмотрение ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан

на утверждение:

- описи дел постоянного срока хранения (управленческая, фотодокументы, документы личного происхождения, электронные документы);

- перечни проектов научно-технической документации постоянного срока хранения,

- перечни документов, подлежащих передаче в муниципальный архив

на согласование:

описи дел по личному составу.

2.10. Организует для председателей ЭК организаций, лиц, ответственных за архив и делопроизводство консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении семинаров, мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации муниципальным предприятиям, учреждениям по вопросам разработки номенклатуры дел и оформления дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2 Запрашивать от руководителей муниципальных предприятий, учреждений:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей муниципальных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4 Информировать руководство муниципальных учреждений по вопросам своей компетенции.

4. Организация работы ЦЭК

4.1. ЦЭК при Администрации городского округа работает в контакте с ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан.

4.2. ЦЭК работает по плану, утвержденному Управляющим Делами Администрации.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в квартал. Все заседания протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Решения принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решающий голос имеет председатель ЦЭК.

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря комиссии.