Приложение 1. Положение о бережливом управлении в органах местного самоуправления муниципального образования "Увинский район"

Приложение 1
к постановлению Администрации
муниципального образования
"Увинский район"
от 2 июня 2021 г. N 011

Положение
о бережливом управлении в органах местного самоуправления муниципального образования "Увинский район"

I. Общие положения

1. Положение о бережливом управлении в органах местного самоуправления муниципального образования "Увинский район" (далее - Положение) определяет условия и порядок применения принципов бережливого управления в органах местного самоуправления муниципального образования "Увинский район" и в подведомственных учреждениях (далее - муниципальный орган).

2. Положение направлено на повышение эффективности деятельности муниципального органа и производительности труда за счет системного применения ценностей, принципов и инструментов бережливого управления.

II. Понятия и определения

3. Понятия и определения, используемые в настоящем Положении:

бережливый проект - проект, ориентированный на оптимизацию деятельности муниципального органа;

группа по изменениям - группа лиц, объединенных для выполнения конкретной задачи по усовершенствованию деятельности муниципального органа;

диагностика процессов - анализ процессов муниципального органа посредством инструментов бережливого управления;

доска визуализации - доска, на которой представлены формулировка миссии, стратегических целей, показателей эффективности деятельности муниципального органа;

доска задач - инструмент визуализации процесса исполнения задач в рамках структурного подразделения муниципального органа, позволяющий корректировать загрузку специалистов, выявлять проблемные зоны в работе структурного подразделения и своевременно принимать корректирующие решения;

инструмент бережливого управления - средство (способ) решения поставленной задачи по усовершенствованию деятельности муниципального органа посредством снижения потерь;

картирование процесса - схема (алгоритм), отображающая каждый этап движения материальных и информационных потоков с целью выявления возможностей усовершенствования текущего процесса и его приближения к оптимальному состоянию;

организация рабочего пространства (5С) - пять взаимосвязанных шагов организации рабочего пространства, направленных на снижение потерь, мотивацию и вовлечение сотрудников в процесс усовершенствования деятельности муниципального органа;

потеря - любое действие, при осуществлении которого потребляются ресурсы, но не создаются ценности;

поток создания ценности - движение материалов и информации от поступления запроса до предоставления результата;

процесс - последовательность действий, которые необходимо совершить для достижения заранее определенных результатов, представляющих ценность для пользователей;

пользователь - потребитель результатов деятельности муниципального органа;

пользователь внешний - население;

пользователь внутренний - сотрудники муниципального органа;

рабочая группа - рабочая группа по координации бережливого управления в системе муниципального управления, утвержденная распоряжением Главы муниципального образования;

рабочая группа муниципального учреждения - рабочая группа по внедрению принципов и инструментов бережливого управления в деятельность муниципальных учреждений, созданная распорядительным актом руководителя муниципального учреждения;

совещание в формате 15-минутной ежедневной встречи - короткое совещание, которое проводится в одно и то же время с целью обсуждения статуса задач, выявления проблем и выработки направлений их решения;

стандарт - точное описание необходимых действий и их последовательность с указанием сроков или времени их выполнения, участников процесса, ресурсов для выполнения работ;

установочное совещание - личная встреча руководителя рабочей группы с сотрудниками и руководителями подведомственных учреждений с целью их ориентации на общие цели, повышения мотивации и эффективности деятельности;

стратегическая сессия - это особая форма командной работы, которая направлена на составление стратегических планов развития муниципального органа;

ценность - значимость, присущая результатам деятельности муниципального органа с точки зрения пользователя.

III. Понятие, ценности и принципы бережливого управления

4. Бережливое управление - интегрированная система управления, которая базируется на повышении эффективности процессов через снижение всех видов потерь.

5. Основными ценностями бережливого управления являются:

1) признание человеческого ресурса как главного источника создания ценности;

2) своевременное выявление изменений требований пользователя с целью улучшения качества процессов или услуг;

3) снижение потерь.

6. Принципы бережливого управления:

1) стратегическая направленность - применение инструментов бережливого управления направлено на достижение стратегической цели развития управленческой системы;

2) ориентация на создание ценности для пользователя - основным требованием к организации деятельности муниципального органа является восприятие ценности с точки зрения пользователя;

3) организация потока создания ценности для пользователя - повышение эффективности деятельности муниципального органа достигается за счет выстраивания всех процессов и операций в виде непрерывного потока создания ценности;

4) непрерывное усовершенствование - непрерывное усовершенствование деятельности муниципального органа заключается в снижении потерь в потоке создания ценности;

5) вытягивание - выстраивание процесса осуществляется посредством вытягивания, при котором требования пользователя выполняются своевременно и в надлежащем объеме;

6) встроенное качество - встроенное качество обеспечивается на всех этапах планирования и реализации процессов в деятельности муниципальных органов за счет поиска и устранения потенциальных причин несоответствий;

7) принятие решений, основанных на фактах, - выявление проблем и принятие решений по их устранению осуществляется непосредственно на фактическом месте их возникновения;

8) соблюдение стандартов - строгое соблюдение положений стандартов, регламентов, инструкций и других обязательных документов является необходимым условием функционирования и непрерывного усовершенствования процессов муниципальных органов.

IV. Организационная структура

7. Рабочая группа создается распоряжением Главы муниципального образования.

8. Рабочая группа:

1) взаимодействует с государственными органами, органами местного самоуправления в Удмуртской Республике, муниципальными учреждениями по вопросам внедрения и координации бережливого управления;

2) обеспечивает системное развитие методологии бережливого управления;

3) обеспечивает проведение обучающих семинаров, практических конференций, круглых столов в области бережливого управления;

4) осуществляет мониторинг внедрения инструментов бережливого управления в деятельность муниципальных органов.

9. Руководитель рабочей группы:

1) осуществляет общее руководство деятельностью рабочей группы;

2) председательствует на заседаниях рабочей группы;

3) утверждает повестку заседания рабочей группы;

4) определяет место и время проведения заседаний рабочей группы;

5) подписывает протоколы заседаний рабочей группы.

В период отсутствия руководителя рабочей группы или по его поручению его обязанности исполняет заместитель руководителя рабочей группы.

10. Заседания рабочей группы проводятся по мере необходимости рассмотрения вопросов, относящихся к ее компетенции, а также в случае поступления от члена рабочей группы запроса на проведение заседания рабочей группы. Заседание рабочей группы считается правомочным, если на нем присутствует не менее одной второй ее состава.

11. Решения рабочей группы принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов рабочей группы. В случае равенства голосов решающим является голос руководителя рабочей группы.

Решение рабочей группы оформляется протоколом, который в течение трех рабочих дней со дня проведения заседания подписывается председательствовавшим на заседании рабочей группы, секретарем рабочей группы и рассылается членам рабочей группы, а при необходимости руководителям рабочих групп подведомственных учреждений.

12. Рабочие группы муниципальных учреждений - образуются в муниципальных учреждениях распорядительным актом соответствующего учреждения в целях внедрения инструментов бережливого управления.

13. Рабочая группа муниципального учреждения:

1) осуществляет организационно-техническое сопровождение внедрения инструментов бережливого управления;

2) обеспечивает поддержку коммуникаций и формирование групп по изменениям.

14. Руководитель рабочей группы муниципального учреждения:

1) взаимодействует с рабочей группой;

2) оказывает всестороннее содействие внедрению инструментов бережливого управления;

3) возглавляет рабочую группу муниципального учреждения и организует ее деятельность по вопросам внедрения бережливого управления;

4) оценивает эффективность и результативность деятельности рабочей группы;

5) вносит предложения руководителю муниципального учреждения для принятия решения о выделении необходимых ресурсов для внедрения инструментов бережливого управления.

Руководители рабочей группы муниципального учреждения назначаются из числа заместителей руководителей муниципальных учреждений.

15. Группы по изменениям - создаются распорядительным актом соответствующего муниципального учреждения для решения конкретных задач по усовершенствованию деятельности. Включают в себя сотрудников одного или нескольких структурных подразделений муниципального учреждения.

V. Порядок внедрения бережливого управления

16. Инициатором бережливого проекта является лицо, внесшее предложение о внедрении бережливого управления при оказании услуг или исполнении функций органов местного самоуправления.

Внедрение бережливого управления в деятельность муниципальных органов осуществляется в несколько этапов:

1) проведение установочных совещаний;

2) обучение сотрудников муниципальных органов основам бережливого управления;

3) внедрение инструментов бережливого управления в деятельность муниципальных органов;

4) инициация и реализация бережливых проектов;

5) мониторинг внедрения инструментов бережливого управления в деятельность муниципальных органов.

17. Установочные совещания проводятся руководителем муниципального органа и (или) руководителем рабочей группы муниципального учреждения с участием членов рабочей группы муниципального учреждения с сотрудниками каждого структурного подразделения с целью их ориентации на формирование образа деятельности муниципального органа согласно принципам бережливого управления.

Установочное совещание включает в себя:

официальную часть (выступление руководителя муниципального органа);

практическую часть (проведение мероприятий, направленных на командообразование).

18. После проведения установочных совещаний во всех муниципальных органах рабочей группой проводится стратегическая сессия по разработке дорожной карты внедрения бережливого управления в деятельность муниципальных органов.

19. Рабочая группа организует и проводит обучающие семинары по основам и технологиям бережливого управления, применению инструментов бережливого управления в деятельности муниципальных органов.

20. К инструментам бережливого управления относятся:

доска задач;

совещания в формате ежедневных 15-минутных встреч у доски задач;

доска визуализации;

инструмент организации рабочего пространства (5С);

картирование процессов.

21. Результатом картирования процессов является инициация и реализация бережливых проектов, которые также могут объединяться в портфели проектов муниципального органа.

VI. Организационное сопровождение, администрирование и мониторинг внедрения инструментов бережливого управления в деятельность муниципальных органов

22. Организационное сопровождение представляет собой координацию комплекса мероприятий по внедрению инструментов бережливого управления в деятельность муниципальных органов.

Организационное сопровождение начинается с момента создания организационной структуры по внедрению инструментов бережливого управления в муниципальных органах.

23. Администрирование внедрения инструментов бережливого управления в муниципальных органах представляет собой контроль их применения в деятельности муниципальных органах на постоянной основе.

Администрирование внедрения инструментов бережливого управления в муниципальных органах осуществляется руководителем рабочей группы муниципального учреждения.

Информация, полученная в процессе администрирования внедрения инструментов бережливого управления в муниципальных органах, представляется в рабочую группу.

24. Мониторинг внедрения инструментов бережливого управления в муниципальных органах представляет собой специально организованное систематическое наблюдение за ходом применения инструментов и регистрацию данных, которые осуществляют рабочая группа и руководители рабочих групп в муниципальных учреждениях.

25. По результатам мониторинга внедрения инструментов бережливого управления в муниципальных органах рабочей группой производится оценка хода реализации проекта, принимаются решения о направлениях его дальнейшего развития, а также рекомендации о мерах стимулирования сотрудников, принимающих участие в проекте.