Приложение к распоряжению Губернатора Томской области от 18.02.2021 N 30-р

Приложение
к распоряжению
Губернатора Томской области
от 18.02.2021 N 30-р

Раздел 2. Общие требования к подготовке и оформлению документов

8. Бланки и реквизиты документов

143. Документы изготавливаются на бланках, имеющих установленный комплекс информационных элементов - реквизитов. Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения на документе обеспечивают его юридическую силу. Общий бланк Администрации является основой для создания бланков конкретных видов документов.

Администрация Томской области
__________________		N	_______________
(Дата)
Образец общего бланка

144. В Администрации используются следующие виды бланков документов:

1) бланки правовых актов (см. пункт 221):

бланк постановления Губернатора Томской области;

бланк постановления Администрации Томской области;

бланк распоряжения Губернатора Томской области;

бланк распоряжения Администрации Томской области;

2) бланки доверенностей (см. пункт 233):

бланк доверенности Губернатора Томской области;

бланк доверенности Администрации Томской области;

3) бланки писем (см. пункт 311):

бланк письма Губернатора Томской области;

бланк письма заместителя Губернатора Томской области;

бланк письма структурного подразделения.

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, акты, справки, заявки и др.) используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.

Исполнительные органы государственной власти Томской области имеют бланки в соответствии с положениями об этих органах (см. пункт 311).

Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на листах бумаги формата А4 (не на бланках).

145. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков: угловой и продольный (образцы углового и продольного бланков с указанием схемы расположения реквизитов документа на стр. 25, 26).

146. Стандартный формат бланков документов - А4 (210 x 297 мм) - для правовых актов, писем, договоров, доверенностей и пр. Используются также бланки формата А6 (105 x 148 мм) - для резолюций, А5 (210 x 148 мм) - для брошюр, A3 (297 x 420 мм) - для больших табличных форм.

147. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

148. Все реквизиты печатаются с использованием свободно распространяемого бесплатного шрифта, размеры шрифта от N 7 до N 14 (в зависимости от реквизита).

Схемы
расположения реквизитов документов

Расположение реквизитов на формате А4 углового бланка

Расположение реквизитов на формате А4 продольного бланка

149. При подготовке и оформлении документов в Администрации соблюдаются требования и используются реквизиты, рекомендованные ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 01)

150. Герб Томской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Томской области "О гербе и флаге Томской области", принятым решением Государственной Думы Томской области от 29 мая 1997 года N 463.

Изображение герба Томской области на бланках с продольным расположением реквизитов находится в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в центре левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием исполнительного органа государственной власти Томской области, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Код формы документа (реквизит 04)

151. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Форма по ОКУД 0211151.

Наименование организации (реквизит 05)

152. Данный реквизит обозначает организацию - автора документа, печатается в именительном падеже прописными буквами и располагается в верхней части листа по центру при продольном расположении реквизитов, в левом углу - при угловом расположении реквизитов.

Наименование организации - Администрация Томской области - соответствует Уставу (Основному Закону) Томской области.

Наименование структурного подразделения (реквизит 06)

153. Наименования структурных подразделений и иных исполнительных органов государственной власти Томской области соответствуют структуре Администрации и системе исполнительных органов государственной власти Томской области.

Над наименованием структурного подразделения указывается: АДМИНИСТРАЦИЯ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ.

Наименование должности лица (реквизит 07)

154. Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием области, если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в статье 72 Устава (Основного Закона) Томской области.

Справочные данные об организации (реквизит 08)

155. Справочные данные об Администрации - сведения, необходимые для информационных контактов: адрес, почтовый индекс, номера телефонов, факсов, адреса электронной почты, сетевой адрес и др.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Наименование вида документа (реквизит 09)

156. Реквизит позволяет судить о назначении документа и регламентируется статьей 80 Устава (Основного Закона) Томской области и другими правовыми актами Томской области. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции автора и содержанию документируемого управленческого действия, а также видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации. Располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности). Это обязательный реквизит при оформлении всех видов документов, кроме письма.

Дата документа (реквизит 10)

157. Обязательный реквизит любого документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в нем.

Для правовых актов, служебных писем, записок, справок и пр. датой является дата подписания.

Для документов, принимаемых коллегиально (например, протокол), датой является дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Для утверждаемых документов (планов, перечней поручений, отчетов и пр.) датой документа является дата утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (соглашение, договор, письмо и пр.), является одна (единая) дата проставления последней подписи.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа, поэтому дата входит составной частью в реквизиты: гриф согласования документа, виза согласования документа, резолюция, отметка о поступлении документа в организацию и др. По этим датам устанавливается путь и время прохождения документа.

158. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 25.01.2021;

словесно-цифровым способом, например: 2 февраля 2021 г.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата указывается перед номером:... от 15.01.2021 N 05-1538.

В документах, содержащих сведения финансового и нормативного характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат.

Например: Федеральный закон от 26 января 2021 года;

постановление Правительства Российской Федерации от 11 января 2021 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 11)

159. Регистрационный номер документа - порядковый номер документа в регистрируемом массиве с начала календарного года, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, индексом структурного подразделения - исполнителя документа, первыми буквами имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, первой буквой фамилии обратившегося в Администрацию гражданина и др. Например:

N СЖ-10-1252 - регистрационный номер письма, подписанного Губернатором Томской области;

N 02-110 - регистрационный номер письма, подписанного руководителем структурного подразделения;

N 32а - регистрационный номер постановления Администрации Томской области;

N 120-р - регистрационный номер распоряжения Губернатора Томской области;

N К-15 - регистрационный номер обращения гражданина;

N СЖ-Пр5-1235 - регистрационный номер протокола.

160. Регистрационный номер документа, составленного совместно с другими организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе:

N СЖ-02-1418 / 1-123-8

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (реквизит 12)

161. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит обязателен для ответных писем.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте документа.

По этому реквизиту к полученному ответу прилагается копия отправленного из Администрации документа, которая вместе с ним направляется в работу.

Место составления или издания документа (реквизит 13)

162. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам Наименование организации, Справочные данные об организации. Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Этот реквизит указывается в договорах, соглашениях, протоколах и т.п.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14)

163. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например: Коммерческая тайна.

Экз. N 2

Адресат (реквизит 15)

164. Реквизит Адресат - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Адресование, т.е. указание получателя, производится на письмах, справках, служебных записках, заявлениях и пр. в правой верхней части первого листа.

165. Реквизит Адресат может состоять из следующих частей:

наименование организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения организации (в именительном падеже);

наименование должности получателя (в дательном падеже);

фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже).

Длина максимальной строки для обозначения адресата не должна превышать 7 - 8 см (30 - 35 знаков шрифтом N 13 или N 14). Строки выравниваются по левому краю и продолжаются до правой границы текстового поля. Расстояние между строками - один межстрочный интервал. Знаки препинания (точки и запятые) между составными частями реквизита Адресат не ставятся.

166. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При направлении документа организации, структурному подразделению без указания должностного лица наименование адресата указывается в именительном падеже. Например:

Правительство Российской Федерации

Государственная Дума

Федерального Собрания

Российской Федерации

Комитет по вопросам семьи,

женщин и детей

При адресовании документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном падеже. Межстрочный интервал между наименованием должности и фамилией может быть увеличен на 6 пт.

Например:

Министерство финансов

Российской Федерации

Директору Департамента

межбюджетных отношений

Фамилия И.О. (в дательном падеже)

или

Министру здравоохранения

Российской Федерации

Фамилия И.О. (в дательном падеже)

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно.

Например:

Главам муниципальных образований

Томской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке.

Например:

Главному редактору издательства

"Глобус"

Фамилия И.О.

(в дательном падеже)

167. В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес.

При направлении документа разовым корреспондентам ниже наименования адресата указывается полный почтовый адрес. Его элементы располагаются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи":

наименование улицы, номер дома, номер квартиры;

населенный пункт (город, поселок);

район;

область, край, автономный округ, республика;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

Генеральному директору

ООО "Кировский механический

завод"

Фамилия И.О.

Техническая ул., д. 4/3,

г. Киров, 610035

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва,

117393

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Фамилия И.О.

ул. Школьная, д. 39, кв. 1,

с. Иванкино,

Колпашевский район,

Томская обл., 636460

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в администрации муниципальных образований Томской области.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

168. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

169. Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа в правом верхнем углу документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор Томской области

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Новосибирской области	Губернатор Томской области
Личная подпись И.О. Фамилия	Личная подпись И.О. Фамилия
Дата	Дата

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, протоколом гриф утверждения включает в себя слово Утвержден (Утверждена, Утверждены, Утверждено), наименование вида утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

Утверждено

постановлением Губернатора

Томской области

от 25.01.2021 N 12

Слова Утвержден, Утверждена, Утверждено, Утверждены согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - Утверждено, состав - Утвержден, мероприятия - Утверждены, программа - Утверждена.

Допускается в грифе утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора Томской

области по социальной политике

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Заголовок к тексту (реквизит 17)

170. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и является его обязательным элементом. Заголовок пишется с прописной буквы, может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Например:

О проведении конкурса на лучшую инновационную организацию Томской области в 2020 году;

Заключение на проект распоряжения и т.п.

Заголовок вносится при регистрации документа в соответствующие регистрационные формы. Наличие заголовка сокращает время регистрации и поиска документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

Точка в заголовке не ставится.

Текст документа (реквизит 18)

171. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа - выраженная средствами делового языка, грамматически и логически согласованная, достоверная и аргументированная, увязанная с ранее изданными по данному вопросу документами информация об управленческих действиях.

Документ оформляется в виде связного текста, таблицы, схемы и др. или соединения этих форм.

172. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - выводы, просьбы, предложения, рекомендации, решения.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст состоит только из заключительной части, например: приказ - распорядительная часть без констатирующей; заявление - просьба без пояснения; справка, докладная записка - оценка фактов, выводы.

173. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Например:

На основании Закона Томской области от 27 апреля 2018 года N 29-ОЗ "О награждении Почетной грамотой Томской области"...

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.11.2020 N 1779 "О внесении изменений в Положение о системе мониторинга движения лекарственных препаратов для медицинского применения"...

174. Если текст содержит несколько решений, выводов, он разбивается на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

175. В правовых актах (постановление, распоряжение, приказ) изложение текста идет от первого лица единственного числа или в неопределенной форме: "постановляю", "приказываю", "утвердить", "организовать", "командировать" и т.п.

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: "Координационный совет предлагает" или в прошедшем времени: "Комиссия решила".

В протоколах текст излагается во множественном числе прошедшего времени: "слушали", "решили", "присутствовали", "выступили".

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: "орган разрабатывает планы", "в состав рабочей группы входят".

В служебных письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа: "просим направить", "направляем на рассмотрение";

от первого лица единственного числа: "считаю необходимым", "прошу рассмотреть";

от третьего лица единственного числа: "департамент не возражает", "Администрация Томской области поддерживает".

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

176. Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (план работы, перечень, штатная численность и т.п.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках таблицы употребляются только общепринятые сокращения. Точки в заголовках и подзаголовках не ставятся.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Графа "Номер по порядку" в таблицу не включается. При необходимости нумерации показателей, включенных в таблицу, порядковые номера указывают в первой графе таблицы, непосредственно перед наименованием показателей:

Заголовок дела	Крайние даты	Примечание
1	2	3
1. Дело 01/01-01 Законы Томской области	2003-2017 годы	Переданы на хранение в ГАТО
2. Дело 01/01-02 Законы Томской области (копии)	2003-2017 годы	Переданы на уничтожение
3. Дело 01/02-06 Постановления Законодательной Думы Томской области	2007-2017 годы	Хранятся в канцелярии до минования надобности (ДМН)

177. Текст документа отделяется от заголовка двумя-тремя интервалами, печатается через один-полтора межстрочных интервала и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

178. При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются в центре верхнего поля листа.

Отметка о приложении (реквизит 19)

179. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 1 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы от левой границы текстового поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров.

Например:

Приложение: копия письма Губернатора Томской области "О передаче недвижимого имущества в собственность Томской области" от 17.12.2019 N СЖ-28-7103 на 1 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложения делается в следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

180. При наличии нескольких приложений их нумеруют по порядку упоминания в тексте. Номера приложений располагаются друг под другом.

Если название приложения занимает несколько строк, то печатается через один межстрочный интервал.

Например:

Приложение:

1. Проект постановления Губернатора Томской области на 1 л. в 1 экз. 2. Проект Концепции развития туризма и гостеприимства в Томской области на 35 л. в 1 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 2 л.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Департамента государственного управления и местного самоуправления Правительства РФ от 06.08.2007 N П16-22709 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:

Приложение: брошюра в 2 экз.

181. В приложении к правовым актам и распорядительным документам (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом листе в правом верхнем углу пишется: "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение N 2

к распоряжению Губернатора

Томской области

от 21.01.2021 N 4-р

Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

Приложение N 3

к Правилам оформления заявок

на участие в конкурсе

Гриф согласования документа (реквизит 20)

182. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования.

Реквизит располагается на бланке ниже реквизита 22 "Подпись", от левого края текстового поля.

Например:

СОГЛАСОВАНО Управляющий делами Администрации Томской области
Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания областного Совета...

от 15.04.2020 N 3

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо заместителя Губернатора

Томской области по социальной политике

от 16.05.2020 N ИД-725

Визы согласования документа (реквизит 21)

183. Согласование документа оформляется визой согласования, включающей в себя подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник Департамента ЖКХ и государственного жилищного надзора Томской области
Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Согласование документа проводится в ходе его подготовки к подписи. Визы согласования проектов писем проставляются в нижней части последней страницы письма (должность визирующего при этом можно не указывать), визы согласования проектов правовых актов располагаются на отдельном листе - Листе согласования.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются. Начальник Департамента по государственно-правовым вопросам и законопроектной деятельности
Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту правового акта излагаются на отдельном листе в виде заключения (см. главу 13 раздела 3).

В необходимых случаях производится полистное визирование документа и его приложений.

При создании документа в системе электронного документооборота согласование проводится в электронной форме.

Подпись (реквизит 22)

184. В состав реквизита Подпись входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, или сокращенное - в документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (фамилия, инициалы) либо графические элементы визуализации отметки об электронной подписи в случае подписания электронного документа в СЭД электронной подписью.

Подпись отделяется от текста двумя-тремя интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

185. Образцы оформления подписи:

1) при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается;

например:

Личная подпись

И.О. Фамилия

2) оформление подписи Губернатора Томской области на должностном бланке Губернатора;

Личная подпись

И.О. Фамилия

3) оформление подписи лица, исполняющего обязанности Губернатора Томской области, на должностном бланке Губернатора;

И.о. Губернатора Томской области

Личная подпись

И.О. Фамилия

4) оформление подписи, если документ создан не на бланке:

Начальник Департамента потребительского рынка Администрации Томской области

Личная подпись

И.О. Фамилия

5) документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем;

например:

Председатель Президиума Администрации Томской области Губернатор Томской области	Личная подпись	И.О. Фамилия
Секретарь	Личная подпись	И.О. Фамилия

6) при подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности;

например:

Начальник Департамента финансово-ресурсного обеспечения Администрации Томской области	Личная подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	Личная подпись	И.О. Фамилия

7) при подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне;

например:

Губернатор Томской области			Губернатор Красноярского края
Личная подпись	И.О. Фамилия		Личная подпись	И.О. Фамилия

8) в документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Личная подпись	И.О. Фамилия
	Личная подпись	И.О. Фамилия
	Личная подпись	И.О. Фамилия

186. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Отметка об электронной подписи (реквизит 23)

187. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Например:

Печать (реквизит 24)

188. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера, сертификатах, лицензиях и др. печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом МП. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым, синего или фиолетового цвета.

189. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать Администрации) ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Гербовой печатью Администрации заверяются следующие документы:

1) Почетные грамоты Томской области, Почетные грамоты Администрации Томской области, Благодарности Администрации Томской области;

2) наградные листы;

3) лицензии, свидетельства о регистрации, уставы, выдача которых в соответствии с законодательством отнесена к компетенции Администрации;

4) договоры, соглашения, контракты, заключаемые Администрацией с организациями и гражданами, изменения и дополнения к ним;

5) доверенности на право ведения дел в судах, иные доверенности Администрации, Губернатора Томской области;

6) бюджетные заявки и заявки на участие Томской области в федеральных программах и проектах;

7) характеристики, командировочные и другие служебные удостоверения работников Администрации;

8) образцы оттисков печатей структурных подразделений и подписей работников Администрации, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

9) платежные и иные поручения, другие финансовые документы на получение денежных средств;

10) акты приема работ, выполненных по договорам, заключенным Администрацией.

190. Перечень документов, заверяемых гербовой печатью Администрации, не является исчерпывающим. В случае необходимости решение о заверении печатью отдельного документа, не входящего в перечень, принимает управляющий делами Администрации Томской области.

191. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

192. Документы заверяются гербовой печатью Администрации при наличии подписей должностных лиц и виз руководителей структурных подразделений.

Отметка об исполнителе (реквизит 25)

193. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.

Например:

Петров Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Petrov@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка о заверении копии (реквизит 26)

194. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

Заверение копии документа производится для удостоверения соответствия ее подлиннику.

Отметка о заверении копии оформляется следующим образом. Ниже реквизита Подпись проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения.

Например:

Верно
Должность
Дата	Личная подпись	И.О. Фамилия

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению Администрации.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 27)

195. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа.

При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

196. Отметка о поступлении документа в Администрацию проставляется в канцелярии в виде штрихкода на первой странице документа и содержит дату поступления и порядковый номер документа в СЭД в пределах календарного года.

Резолюция (реквизит 28)

197. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота. Резолюция, проставленная на документе должностным лицом, может включать в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Если поручение дано нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу соисполнителей.

Например:

Поповой С.И.

Петрову М.А.

Для исполнения к 10.03.2021.

Подпись

Дата

По документу, не требующему дополнительных поручений по исполнению и имеющему типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, личная подпись автора резолюции и дата:

Зимину В.Н.

Подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6, прилагаемом к документу, со ссылкой на вид документа, его автора, дату и регистрационный номер:

Резолюция переносится в регистрационную форму и может являться основанием постановки документа на контроль.

Отметка о контроле (реквизит 29)

198. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль.

Отметка о направлении документа в дело (реквизит 30)

199. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

В дело N 01-18 за 2020 г.

Должность

Подпись Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем (помощником руководителя по его поручению).

Например:

26.01.2021 направлены методические материалы в муниципальные образования.

В дело Личная подпись

27.01.2021

или

Принято распоряжение Губернатора Томской области

от 19.12.2020 N 441-р.

В дело Личная подпись