Приложение N 1. Положение о порядке получения, учета, хранения, выдачи и списания бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в отделе загс администрации города Владимира Владимирской области

Приложение N 1

Положение
о порядке получения, учета, хранения, выдачи и списания бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в отделе загс администрации города Владимира Владимирской области
(утв. постановлением администрации города Владимира от 19 августа 2021 г. N 2083)

С изменениями и дополнениями от:

20 октября 2021 г.

1. Настоящее Положение о порядке получения, учета, хранения, выдачи и списания бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в отделе ЗАГС администрации города Владимира Владимирской области (далее - отдел ЗАГС), осуществляющем отдельные государственные полномочия по регистрации актов гражданского состояния, разработано для обеспечения надежной сохранности бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - Бланки), являющихся документами строгой отчетности, на основании постановления Правительства Российской Федерации от 04.10.2018 N 1191 "Об утверждении Правил изготовления бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, их приобретения, учета и уничтожения поврежденных бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния" (далее - Правила).

2. Заведующий отделом ЗАГС администрации города Владимира Владимирской области (далее - заведующий отделом ЗАГС), а в случае его отсутствия - лицо, его замещающее, получает Бланки свидетельств в Департаменте юстиции Владимирской области (далее - Департамент) по накладным при наличии предварительной заявки и доверенности на их получение. Заявка подписывается заведующим отделом ЗАГС.

3. Заведующий отделом ЗАГС или лицо, его замещающее на время отсутствия, обязан после получения Бланков немедленно следовать в отдел ЗАГС. Ему запрещается передоверять охрану и сопровождение Бланков другим лицам, а также одновременно выполнять какие-либо иные поручения.

Перевозка Бланков сотрудниками отдела ЗАГС, не обеспеченными служебным автотранспортом, категорически запрещается.

4. Для приемки Бланков заведующий отделом ЗАГС назначает своим приказом материально ответственное лицо и специальную комиссию отдела ЗАГС, которая пересчитывает и сверяет полученные Бланки с перечнем изготовленных Бланков и проверяет их на отсутствие повреждений. При проверке Бланков каждый Бланк просматривается в отдельности.

Под поврежденными Бланками понимаются бланки свидетельств, имеющие изъяны, дефекты, нарушения целостности, исправления, а также не соответствующие требованиям, предусмотренным Правилами.

5. По итогам проверки специальной комиссией составляется и направляется в Департамент протокол проверки Бланков, подписанный председателем специальной комиссии.

6. После получения протокола проверки Бланков отдел ЗАГС отражает итоги проверки Бланков специальной комиссией в перечне передаваемых Бланков, полученных от Департамента, и при положительном результате проверки направляет в Департамент акт приема-передачи Бланков, подписанный заведующим отделом ЗАГС.

Информация об изменениях:

Пункт 7 изменен с 30 октября 2021 г. - Постановление администрации города Владимира от 20 октября 2021 г. N 2685

См. предыдущую редакцию

7. В случае обнаружения по итогам проверки специальной комиссией поврежденных Бланков, их недостачи, излишков отдел ЗАГС составляет и направляет в Департамент акт о выявленных несоответствиях по качеству, количеству поставленных Бланков, ведомость о выявленных повреждениях, акт приема-передачи Бланков, поврежденные Бланки.

Акты приема-передачи Бланков составляются в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта с приложением упаковок, маркировочных этикеток АО "Гознак" и накладных, а также обнаруженные дефектные Бланки не позднее следующего рабочего дня со дня составления направляются в Департамент.

Второй экземпляр акта и копии приложенных к нему документов остаются в отделе ЗАГС и служат основанием для списания Бланков в Книге по учету прихода и расхода Бланков.

8. После получения от Департамента измененного (с учетом акта о выявленных несоответствиях по качеству, количеству поставленных Бланков) акта приема-передачи Бланков отдел ЗАГС осуществляет его рассмотрение и подписание в течение 5 рабочих дней со дня его получения.

9. При учете Бланков отдел ЗАГС использует формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденные в установленном законодательством Российской Федерации порядке, используя главную оценку 1 рубль за 1 Бланк, как бланков строгой отчетности.

10. Бланки учитываются в Книге по учету прихода и расхода Бланков (далее - Книга), прошнурованной, пронумерованной, завизированной подписью ответственного лица за хранение Бланков, скрепленной гербовой печатью.

Записи в Книге производятся фиолетовой или черной пастой четко и без помарок.

Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и внесения новых, о чем делается отметка "ошибочно" за подписью ответственного лица, ведущего Книгу. Подчистки в Книге не допускаются.

11. В отделе ЗАГС Бланки хранятся в отдельном сейфе, который ежедневно опечатывается и ставится на охранную сигнализацию лицом, ответственным за учет, хранение и выдачу Бланков и несущим за их сохранение персональную ответственность.

12. За хранение Бланков, их надлежащий учет, расходование и ведение отчетности об использовании Бланков приказом по отделу ЗАГС назначается ответственный сотрудник.

Сотрудники отдела ЗАГС, получившие под личную подпись Бланки и осуществляющие оформление Бланков при государственной регистрации актов гражданского состояния и совершении иных юридически значимых действий, несут за их сохранность персональную ответственность.

13. На время отсутствия лица, осуществляющего функции по учету, хранению и выдаче Бланков (отпуск, болезнь и др.), приказом заведующего отделом назначается сотрудник, временно осуществляющий эти функции.

Передача Бланков производится по акту приема-передачи, который утверждается заведующим отделом ЗАГС.

При возвращении ответственного лица, осуществляющего функции по учету, хранению и выдаче Бланков и приступившего к своим должностным обязанностям, сотрудник, временно исполняющий обязанности по