Раздел V. Использование документов личного происхождения

Раздел V.
Использование документов личного происхождения

5.1 Организация доступа пользователей к документам личного происхождения

Архив предоставляет пользователям по их запросам интересующие их документы личного происхождения и научно-справочный аппарат к ним, но при этом обязан ограничить доступ пользователей к документам, если это следует из условий международного договора Российской Федерации, законодательства Российской Федерации*(76).

В документах личного происхождения с большой вероятностью могут содержаться сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности*(77). В них могут также содержаться сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, указанные в статье 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"*(78) и сведения конфиденциального характера*(79).

Для документов, содержащих сведения, составляющие тот или иной вид тайны, нормы доступа определяются соответствующим федеральным законом и подзаконными нормативными правовыми актами*(80).

Для архивных документов, содержащих сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается ограничение сроком на 75 лет со дня создания документов*(81). В случае если документы личного происхождения переданы фондосдатчиком в архив на условиях открытого доступа, сроком на 75 лет со дня создания документов должны быть закрыты документы, содержащие информацию о личной и семейной тайне третьих лиц.

Фондосдатчик может также установить в договоре особые условия доступа к документам, содержащим сведения о его личной (но не семейной) тайне, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Установленные им ограничения не должны противоречить нормам федерального законодательства или распространяться на срок, превосходящий указанный в федеральном законодательстве.

Архивные документы личного происхождения, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, могут быть предоставлены до истечения срока ограничения доступа к ним:

- представителям органов государственной власти и иных государственных органов и организаций, органов местного самоуправления, судов, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве*(82);

- физическим лицам, сведения о которых содержатся в документах*(83); в случае смерти данных лиц - их наследникам*(84); а также доверенным лицам*(85). Разрешение на доступ не может распространяться на архивные документы, содержащие информацию ограниченного доступа о других лицах*(86).

Подлинники или копии соответствующих документов, дающих право на доступ, остаются в архиве и являются обоснованием законности выдачи пользователю архивных документов ограниченного доступа.

Архивные документы ограниченного доступа также могут быть предоставлены пользователям при обезличивании сведений, прямо или косвенно идентифицирующих то или иное лицо. Обезличивание сведений проводится работниками архива в процессе подготовки копий архивных документов.

Доступ к архивным документам, являющимся объектами авторского права и смежных прав, осуществляется в соответствии с частью 4 ГК РФ*(87) и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими отношения в сфере интеллектуальной собственности.

В частности, доступ к архивным документам, в отношении которых действуют авторские и смежные права, обеспечивается в читальном зале архива с исключением возможности их копирования пользователем, если у него нет соответствующего разрешения правообладателя*(88).

Необходимо уведомить пользователя о необходимости соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

Факт уведомления о необходимости соблюдении режима конфиденциальности фиксируется в обязательстве-соглашении, входящем в анкету пользователя, работающего в читальном зале архива. Подписывая его, пользователь принимает на себя ответственность за соблюдение установленных законодательством Российской Федерации ограничений на использование и распространение информации, полученной им из архивных документов.

При заключении архивом договоров с пользователями об оказании платных услуг, связанных с использованием архивных документов, в них рекомендуется предусмотреть наличие пунктов, предусматривающих ответственность пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

При этом рекомендуется заранее информировать пользователя обо всех существующих ограничениях на доступ и использование, в частности, установленных фондосдатчиком или иным правообладателем. Информация об условиях доступа и использования документов личного происхождения может быть внесена в предисловие к описи документов, а также в графу "примечания" описи.

В архиве могут также действовать ограничения на доступ к архивным документам, не связанные с их содержанием, например, в связи с неудовлетворительным физическим состоянием документа*(89). Временные ограничения могут быть связаны с тем, что запрашиваемые архивные документы уже выданы для использования (например, экспонируются на выставке, готовятся к публикации). Документы, имеющие копии фонда пользования, выдаются в виде копий.

Организация доступа к предметам, входящим в состав личных фондов/коллекций государственных и муниципальных архивов (в качестве самостоятельных единиц хранения, либо в качестве вложений в дела) и являющихся частью Архивного фонда Российской Федерации, а также их использование осуществляется в соответствии с законодательством и Правилами (главы XLV, XLVIII, XLIX, L).

Организация доступа к предметам, входящим в состав музейных коллекций личного происхождения, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, и являющихся частью Музейного фонда Российской Федерации, а также их использование осуществляется в соответствии с законодательством*(90) и требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры для Музейного фонда Российской Федерации*(91). Положение о Музейном фонде Российской Федерации определяет и регулирует организацию доступа к музейным предметам*(92).

Архив и соответствующие должностные лица архива несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, в случае:

- нарушения права пользователя свободно искать и получать для изучения архивные документы любым законным способом*(93);

- нарушения норм доступа к архивным документам, содержащим сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны*(94);

- нарушения условий доступа к архивным документам, оговоренных в договоре с фондосдатчиком.

Доступ пользователей к документам личного происхождения, являющихся объектами авторского права и смежных прав*(95), осуществляется в соответствии с условиями договора об отчуждении интеллектуальных прав или лицензионного договора с правообладателем (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

Если права на объекты авторского права и смежных прав не переданы архиву или условия доступа не оговорены в лицензионном договоре:

- архивы, не преследуя цель извлечения прибыли, могут предоставлять оригиналы произведений пользователям для работы в читальном зале архива, при этом согласие автора или иного правообладателя или выплата ему вознаграждения не требуется*(96);

- экземпляры произведений в электронной форме могут предоставляться только в помещении архива (на компьютерах, установленных в читальном зале) и при условии исключения возможности дальнейшего создания пользователем копий произведений;

- копии экземпляров произведений в электронной форме также могут предоставляться пользователям также только в помещении архива при условии исключения возможности дальнейшего создания их электронных копий и удаленного доступа к ним, а также при отсутствии у архива цели извлечения прибыли*(97).

Для предоставления иных условий доступа и использования архив должен рекомендовать пользователю обратиться к соответствующему правообладателю или самостоятельно урегулировать этот вопрос с правообладателем. При этом необходимо учитывать сроки действия исключительных прав на произведение, установленные в части 4 ГК РФ*(98).

5.2. Организация использования документов личного происхождения

Фондосдатчик вправе в договоре определить условия использования документов, содержащих сведения о его личной тайне, частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Установленные им ограничения не должны противоречить нормам федерального законодательства или распространяться на срок, превосходящий указанный в федеральном законодательстве.

Не является нарушением использование информации о частной жизни гражданина в случаях если такая информация стала общедоступной либо была раскрыта самим гражданином или по его воле*(99).

Условия использования документов, являющихся объектами авторского и смежных прав, могут быть установлены правообладателем в лицензионном договоре с архивом (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

Так, ограничения могут распространяться на использование в средствах массовой информации, размещение документов в сети Интернет, документов, на экспонирование, публикацию, копирование документов и др. Могут также устанавливаться требования об использовании документов с разрешения правообладателя. Договор может содержать указание на приоритетное использование документов фондообразователем или иным правообладателем, включая право на первую публикацию, и на согласование формы использования с правообладателем в каждом конкретном случае.

Исполнение запросов пользователей. На основании документов личного происхождения архив может исполнять запросы пользователей в соответствии с главой XLVI Правил.

В документах личного происхождения могут содержаться сведения, необходимые для исполнения запросов социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан. Например, по подтверждению трудового стажа, награждения государственными и ведомственными наградами, присвоения почетных званий, получения образования, об опекунстве, репрессиях, депортации, насильственном выселении, о подтверждении других прав, если это связано с получением льгот, выплат, компенсаций. Запросы социально-правового характера исполняются архивами на безвозмездной основе в течение 30 календарных дней со дня регистрации*(100). В ответы на социально-правовые запросы может быть включена лишь информация, не содержащая сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны*(101).

По документам личного происхождения архивом могут также исполняться тематические запросы, связанные с выявлением информации по той или иной тематике. К тематическим запросам относятся также запросы по предоставлению сведений биографического и генеалогического характера, то есть посвященные изучению жизни и деятельности конкретного человека, семьи или рода.

Тематические запросы, поступившие от юридических и физических лиц, исполняются архивом на основании договоров возмездного оказания услуг. Безвозмездно архивом исполняются тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, если информация запрашивается ими в письменной форме или форме электронного документа в пределах исполнения ими своих полномочий. Порядок и сроки исполнения такого рода запросов устанавливаются законодательством Российской Федерации*(102).

При заключении договоров на исполнение тематических запросов рекомендуется предварительно убедиться, что их исполнение не связано с использованием документов ограниченного доступа, не требует получения специальных разрешений. Кроме того, в договор следует включить положения, предусматривающие ответственность пользователя за правомерное использование предоставленной ему информации.

Архив, при отсутствии у него финансовых, технических или кадровых возможностей, может рекомендовать пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации по фондам архива в читальном зале.

Архив оформляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии (в случае если документы личного происхождения содержат общедоступную информацию или если у пользователя есть разрешение на получение информации ограниченного доступа, подтвержденное документально (подробнее см. подраздел 5.1 Методических рекомендаций), например, при генеалогическом запросе), информационного письма и других информационных документов, которые могут быть подготовлены архивом по согласованию с пользователем, например, тематический обзор архивных документов, родословное древо, генеалогическая роспись или таблицы (для генеалогических запросов)*(103).

Копирование документов личного происхождения и организация работы с ними пользователей в читальном зале архива регулируются главами XLVII-XLVIII Правил и Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее - Порядок использования)*(104).

Публикация и экспонирование архивных документов личного происхождения осуществляется в соответствии с главой XLIX Правил, организация информационных мероприятий с использованием документов личного происхождения - в соответствии с главой L Правил.

Использование музейных предметов осуществляется на основании Положения о Музейном фонде Российской Федерации. В соответствии со статьей 36 Федерального закона от 26 мая 1996 г. N 54-ФЗ "О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации", право первой публикации музейных предметов и музейных коллекций, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации и находящихся в музеях/архивах в Российской Федерации, принадлежит музею/архиву, за которым закреплены данные музейные предметы и музейные коллекции.

Организация всех видов использования (исполнение тематических запросов, выдача в читальный зал архива, копирование, публикация, экспонирование, информационные мероприятия архива) документов личного происхождения (в том числе научно-технических документов и аудиовизуальных документов), осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и условиями договора с фондосдатчиком или иным правообладателем.

Архив не вправе ограничивать условия использования пользователем информации, полученной им в результате самостоятельного изучения архивных документов или предоставленной ему архивом в порядке возмездного оказания услуг*(105). Вместе с тем, работники архива обязаны предупредить пользователя о необходимости соблюдать ограничения в использовании находящейся в его распоряжении архивной информации, если они установлены законодательством Российской Федерации или правообладателем.

Факт уведомления фиксируется в обязательстве-соглашении, входящем в анкету пользователя. Подписывая его, пользователь подтверждает тот факт, что принимает на себя ответственность за соблюдение установленных законодательством Российской Федерации ограничений на использование и распространение информации, полученной им из архивных документов.

Перед подписанием этого обязательства-соглашения работник читального зала обязан ознакомить пользователя с Порядком использования.

В текст договора архива с пользователем об оказании архивных услуг также должны быть включены условия о необходимости соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.

5.3. Особенности организации использования документов, являющихся объектами интеллектуальной собственности

Часть 6 статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ устанавливает: "Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства"*(106).

В части 4 ГК РФ оговорены специальные случаи свободного использования произведений, когда требуется получение согласия правообладателя и выплата ему вознаграждения*(107). Формы и условия свободного использования произведений установлены статьями 1273-1280 ГК РФ, в частности, особые исключения предусмотрены для архивов и библиотек статьей 1275 ГК РФ. На объекты смежного права распространяются только статьи 1273, 1274, 1277, 1278 и 1279 ГК РФ, некоторые возможности свободного использования раскрываются также в отдельных статьях главы 71 ГК РФ.

Те виды использования объектов авторского права и смежных прав, на которые не распространяются положения указанных статей, в течение сроков действия исключительных прав на данные объекты должны осуществляться только с согласия правообладателей на основании лицензионных (сублицензионных) договоров.

Разрешенные правообладателем формы использования должны быть указаны в лицензионном договоре, заключаемом между архивом и фондосдатчиком. В случаях если доступ к архивным документам, в отношении которых действуют авторские и смежные права, ограничен авторами и иными правообладателями исключительных прав на произведения, и эти ограничения зафиксированы в соответствующем лицензионном договоре, использование документов осуществляется с учетом таких ограничений (подробнее см. подраздел 5.1 Методических рекомендаций).

При отсутствии такого договора или если в нем не указаны формы использования, в которых архив заинтересован, необходимо получить письменное согласие правообладателя на использование конкретного произведения с указанием формы и цели использования и заключить дополнительное соглашение к лицензионному договору.

В лицензионном договоре также должны быть зафиксированы гарантии об отсутствии претензий со стороны третьих лиц на передаваемые документы, являющиеся объектами интеллектуальной собственности, а также обязательства лицензиара в случае возникновения таких претензий урегулировать их самостоятельно.

При необходимости пользователи могут самостоятельно обратиться к правообладателю и договориться об условиях использования произведения. Если архив сам намерен использовать произведение, ему необходимо также получить согласие правообладателя (за исключением случаев свободного использования, когда согласие правообладателя не требуется) и оформить соответствующий лицензионный договор.

Сроки действия исключительных прав определены в ГК РФ, после их истечения произведение переходит в общественное достояние и может использоваться любым не противоречащим законом способом без каких-либо ограничений*(108) (при этом продолжают охраняться право авторства, право автора на имя, право на неприкосновенность произведения).

Способы использования произведений перечислены в пункте 2 статьи 1270 ГК РФ, способы использования фонограмм - в пункте 2 статьи 1324 ГК РФ, сообщений радио- или телепередачи (вещания) - в пункте 2 статьи 1330 ГК РФ.

Исполнение тематических запросов по документам личного происхождения, являющихся объектами интеллектуальной собственности, осуществляется в соответствии со статьями 1345, 1363 части 4 ГК РФ*(109).

Организация работы пользователей в читальном зале архива с документами, являющимися объектами авторского права, регулируется статьей 1275 ГК РФ*(110).

Копирование документов личного происхождения, являющихся объектами авторского права и смежных прав, осуществляется в соответствии со статьями 1345, 1363 части 4 ГК РФ*(111).

Публикация и экспонирование документов личного происхождения, являющихся объектами авторского права и смежных прав, осуществляется в соответствии со статьей 1274 части 4 ГК РФ*(112).

При подготовке публикаций, когда планируется полное опубликование произведения или его части (помимо случаев, предусмотренных статьей 1274 ГК РФ), до истечения срока действия исключительного права на произведение, необходимо наличие письменного согласия правообладателя*(113).

При публикации и экспонировании документов личного происхождения, являющихся объектами авторского права и смежных прав, должно быть соблюдено право автора на имя и право на неприкосновенность произведения. Без разрешения правообладателя*(114) при публикации не допускается внесение в его произведение изменений, сокращений и дополнений, снабжение произведения при его использовании иллюстрациями, предисловием, послесловием, комментариями или какими бы то ни было пояснениями*(115).

Оригиналы рукописей, произведений живописи и т.д., хранящиеся в архиве и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации (за исключением документов, находящихся в частной собственности), могут демонстрироваться архивом на выставках в соответствии со статьей 1291 ГК РФ. Эта же статья разрешает воспроизводить их в каталогах выставок и в изданиях, посвященных фондам архива, а также передавать такие архивные документы для демонстрации на выставках, организуемых другими лицами*(116).

Данное положение не относится к организации электронных выставок.

При подготовке информационных мероприятий с использованием архивных документов личного происхождения, в отношении которых действуют авторские и смежные права, архиву следует руководствоваться статьей 1274 ГК РФ, регулирующей свободное использование произведений в информационных, научных, учебных или культурных целях*(117).

За исключением предусмотренных законодательством случаев свободного использования произведений любые формы использования объектов авторского права и смежных прав должны осуществляться в соответствии с условиями договоров с правообладателями.

Архив, имея соответствующие права, при организации использования документов личных фондов может заключать лицензионные (сублицензионные) договоры с пользователями*(118). В таких лицензионных договорах архив выступает лицензиаром.

Лицензионные договоры могут заключаться с пользователями, если архив реализует правомочия правообладателя в отношении исключительных прав по ранее заключенным с правообладателями договорам об отчуждении таких прав.

Сублицензионные договоры заключаются с пользователями, если такое право предоставлено архиву на основе ранее заключенного с правообладателем лицензионного договора.

Все существенные или иные важные условия лицензионных договоров (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций), необходимо отражать и в лицензионных договорах с пользователями архивов.