Раздел III. Учет документов личного происхождения

Раздел III.
Учет документов личного происхождения

3.1 Особенности учета документов личного происхождения. Основные и вспомогательные учетные документы

Организация учета документов личного происхождения обусловлена особенностями создания и передачи на архивное хранение документов личного происхождения:

- неограниченный во времени период комплектования,

- поступление документов в неупорядоченном виде,

- поступление документов в один фонд из разных источников комплектования,

- неравномерность поступлений по количеству документов,

- непостоянные объемные характеристики фондов личного происхождения,

- широкие хронологические рамки документов фондов, выходящие за пределы дат жизни фондообразователя.

Так, личный фонд может комплектоваться в течение продолжительного времени. Документы для пополнения фонда могут передаваться самим фондообразователем, членами его семьи, знакомыми и друзьями. В редких случаях документы могут поступать из организаций, в которых фондообразователь работал, или от лиц, собирающих материалы о нем (например, от почитателей творчества того или иного актера или артиста). В архивы могут поступить коллекции фотографов. Личные фонды пополняются неравномерно. Документы в них могут поступать частями, отдельными комплексами и даже в виде отдельных документов. Нередко личный фонд пополняется уже после смерти фондообразователя.

В связи с поступлением документов в неупорядоченном состоянии, часто в россыпи, возникает необходимость составления сдаточных описей, по которым документы ставятся на учет (см. подраздел 1.1 Методических рекомендаций).

Особенности формирования и состава документов фондов личного происхождения, указанные выше, обусловили специфику их государственного учета:

- совместный учет документов советского и досоветского, а также советского и постсоветского периодов в пределах одного фонда;

- учет документов, не прошедших научное описание.

Большую роль играет и оперативность ведения учетных документов для своевременной фиксации новых поступлений.

В соответствии с пунктом 22.1 Правил учетными единицами документов личного происхождения являются архивный фонд (архивная коллекция) личного происхождения (подраздел 2.1 Методических рекомендаций), единица хранения (для документов на бумажном носителе и электронных документов) и единица учета для аудиовизуальных документов на аналоговых носителях (при нефондовой организации их хранения).

Архивные документы личного происхождения, поступившие в неупорядоченном виде, учитываются в сдаточной описи по условным единицам хранения, которые могут содержать:

- один документ (альбом, рукопись);

- несколько документов:

- объединенных по тематическому принципу (переписка, стихотворения);

- записанных на одном носителе (тетрадь, микрофильм, CD и др.)

Итоговая запись сдаточной описи включает суммарный итог условных единиц хранения (документов, листов, Мб).

На этапе научного описания документов составляются:

- акт описания архивных документов, переработки описей;

- акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных;

- акт о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов;

- акт приема на хранение документов личного происхождения;

- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (при отказе фондосдатчика забрать документы, не отобранные на постоянное хранение с государственный (муниципальный) архив).

На этапе хранения документов составляются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт о неисправимых повреждениях архивных документов;

- акт о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны;

- акт проверки наличия и состояния документов.

Не допускается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.

Поступление, выбытие, наличие, состав, количество и состояние архивных дел, документов личного происхождения фиксируются в обязательных учетных документах архива:

- книге учета поступлений документов;

- списке фондов;

- листе фондов (Приложение 7 к Методическим рекомендациям) (листе учета аудиовизуальных документов - при нефондовой организации хранения аудиовизуальных документов личного происхождения);

- описях дел, документов;

- описях электронных дел, документов;

- деле фонда (деле сдатчика документов - при нефондовой организации хранения аудиовизуальных документов личного происхождения);

- паспорте архива;

- листе-заверителе дела.

Учет поступления документов личного происхождения на архивное хранение ведется по книге учета поступлений документов.

3.1.1 Книга учета поступлений документов

Основанием для внесения первичных данных о документах личного происхождения в книгу учета поступлений документов является:

- акт приема на хранение документов личного происхождения (приложение к договору дарения или купли-продажи).

В книге учета поступлений документов фиксируется каждое поступление документов личного происхождения.

В графе 1 каждой записи присваивается номер в валовой последовательности в пределах отчетного года. Каждое поступление получает один порядковый номер.

В графе 2 проставляется дата поступления документов в соответствии с актом приема на хранение архивных документов личного происхождения (актом приема-передачи).

В графе 3 необходимо указать фамилию, имя, отчество лица (или в отдельных случаях полное наименование организации) - фондосдатчика.

В графе 4 указывается наименование, номер и дата акта приема на хранение архивных документов личного происхождения (акта приема-передачи), на основании которого документы приняты в архив.

В графе 5 проставляется название фонда, присвоенное ему решением ЭПК (при нефондовой организации хранения графа не заполняется).

В графе 6 проставляют годы документов по акту приема-передачи (приема на хранение архивных документов личного происхождения).

В графе 7 указывается количество единиц хранения (единиц учета) или количество неописанных документов (листов, Мб для электронных документов) по сдаточной описи.

В графе 8 дается краткое описание физического состояния документов (неудовлетворительное, удовлетворительное). Здесь же рекомендуется отразить сведения о необходимости реставрации, переплета, дезинсекции и др.

В графе 9 проставляется номер фонда, присвоенный ему по списку фондов.

По завершении года в книге учета поступлений документов подводится суммарный итог поступивших документов, в том числе указываются номера аудиовизуальных документов при нефондовой организации их хранения.

Общая итоговая годовая запись по поступлению документов заверяется подписью работника архива, ответственного за ведение учетных документов, и датируется.

Образец заполнения книги учета поступлений документов дан в Приложении 6 к Методическим рекомендациям.

3.1.2 Список фондов
(не ведется при нефондовой организации хранения)

Номер фонда (коллекции) личного происхождения при первичном поступлении документов присваивается по списку фондов. В списке фондов фонды личного происхождения учитываются в валовом порядке с остальными фондами. Основанием для внесения изменений в список фондов является решение соответствующей ЭПК.

3.1.3 Лист фонда

Сведения о движении (поступлении, выбытии), наличии, объеме, составе и состоянии документов фонда личного происхождения фиксируются в листе фонда, составляемом на каждый архивный фонд личного происхождения. Лист фонда заводится при первом поступлении документов на архивное хранение.

Основанием для внесения данных в лист фонда является:

- акт приема на хранение документов личного происхождения;

- акт возврата собственнику (владельцу) документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к архиву, фонду, неучтенных;

- акт о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов;

- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В графе "Крайние даты каждого названия фонда" проставляются даты жизни фондообразователя (лица) или фондообразователей (семейный, родовой фонды, объединенный архивный фонд).

Например:

Ф. 139 Гоголь Николай Васильевич (1809-1852) - писатель. Крайние даты названия фонда: 1809-1852 гг.

Ф. 555 Циолковский Константин Эдуардович (1857-1935) - ученый и изобретатель (основатель теории реактивных летательных аппаратов). Крайние даты названия фонда: 1857-1935 гг.

Ф. 1542 Шаховские, княгини: Мария Анатольевна (1869-1932) и Мария Алексеевна (1855-1910), помещицы.

Крайние даты названия фонда: 1855-1932 гг.

Подобным же образом заполняют данную графу для коллекций, сформированных фондообразователем. Для коллекций, сформированных архивом, указываются годы вошедших в нее документов.

Например:

Ф. 2738 Коллекция фотографий деятелей искусства Ильина Арсения Александровича (1911-1970), театроведа, музыковеда, библиографа. Крайние даты названия фонда: 1911-1970 гг.

Ф. 1987 Коллекция рисунков, литографий, гравюр русских и советских художников (1707-1969).

Крайние даты названия фонда: 1707-1969 гг.

Название фонда устанавливается на основании решения соответствующей ЭПК.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата записи фонда в книгу учета поступлений документов.

В графу "Учет неописанных документов" вносятся данные акта приема на хранение архивных документов личного происхождения и (или) акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к архиву, фонду, неучтенных.

После проведения научного описания, на основании акта описания архивных документов, акта возврата собственнику (владельцу) документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации (оформляется при возврате документов фондосдатчику после проведения научного описания, подписывается обеими сторонами, прикладывается к договору или дополнительному соглашению к нему), акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (составляется при письменном отказе фондосдатчика принять документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации по результатам научного описания и экспертизы ценности документов), акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к архиву, фонду, неучтенных, акта о неисправимых повреждениях архивных документов, оформляется выбытие документов.

Основанием для внесения данных в раздел "Учет описанных документов" являются акт описания архивных документов, переработки описей. Раздел заполняется в соответствии с общими требованиями ведения листа фонда (пример заполнения листа фонда см. в Приложении 7 к Методическим рекомендациям).

3.1.4 Опись дел, документов

На документы составляется опись дел, документов постоянного хранения (архивная опись) по утвержденной форме. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи и научно-справочного аппарата (титульный лист, оглавление, предисловие). Опись составляют в трех экземплярах, один из которых передается лицу, ответственному за учет, другой - в отдел обеспечения сохранности, третий - в читальный зал. Допускается наличие четвертого экземпляра описи для передачи фондосдатчику, что может оговариваться в договорах о сотрудничестве, дарении, купли-продаже. Форма описи приведена в Приложении 6 к Правилам. Подробнее про составление архивной описи рассмотрено в подразделе 4.2.1 Методических рекомендаций (примеры составления описей см. в приложениях 8, 9 к Методическим рекомендациям).

3.1.5 Дело фонда

На каждый фонд (коллекцию) документов личного происхождения заводится дело фонда, в которое включаются переписка с фондосдатчиком, его заявление(я), договоры, сдаточная (оценочная) описи, акт(ы) приема на хранение архивных документов личного происхождения, выписка(и) из протокола ЭПК, заключение на материалы фонда и другая документация, отражающая историю фонда.

3.1.6 Паспорт архива

В паспорте архива документы личного происхождения (за исключением электронных документов личного происхождения) учитываются суммарно:

- в условных единицах (документах) до проведения научного описания по сдаточной описи (примечание к разделу 1 "Состав и объем архивных документов" строка 103, графа 1);

- в единицах хранения (делах) после проведения научного описания и утверждения описи дел, документов (раздел 1 "Состав и объем архивных документов" строка 103, графы 1-6).

По такому же принципу учитываются предметы, входящие в состав Архивного фонда Российской Федерации. Объем музейных предметов, находящихся на хранении в архиве, но принятых не в составе фондов личного происхождения, рекомендуется указывать в объяснительной записке к паспорту архива.

Электронные документы личного происхождения независимо от вида документации учитываются в разделе 1 "Состав и объем архивных документов" строка 110, графы 1-6. Их рекомендуется указывать в объяснительной записке к паспорту архива.

3.1.7 Лист-заверитель дела

Лист-заверитель дела фиксирует количество и особенности нумерации листов в деле, физическое состояние документов. Образец формы дан в Приложении 8 к Правилам.

3.1.8 Учет уникальных и особо ценных документов

При наличии в фонде личного происхождения уникальных и особо ценных документов их учет ведется согласно главе XXVIII Правил. Изготовленные с архивных документов страховые копии уникальных документов и особо ценных документов учитываются в соответствии с главой XXXII Правил.

3.1.9 Вспомогательные учетные документы

Помимо обязательных учетных документов могут вестись вспомогательные учетные документы (см. подраздел 1.4 Методических рекомендаций).

3.2 Особенности учета электронных документов личного происхождения

Учету подлежат электронные документы личного происхождения:

- поступившие в архив по акту приема на хранение архивных документов личного происхождения на основании сдаточных описей;

- принятые на постоянное хранение по утвержденным ЭПК описям.

Единицей хранения (учетной единицей) электронных документов является электронное дело, представляющее собой совокупность электронных документов или один электронный документ (п. 22.7 Правил). Допускается разделение дел на тома, части, если объем документов, относящихся к одному делу, превышает ограничения операционной и (или) файловой системы, возможности носителей, а также если разделение на тома повышает удобство использования документов.

Электронные документы в сдаточной описи учитываются в составе условно сформированных электронных дел, с указанием вида носителя. В случае если физически обособленные носители электронных документов являются вложениями в дела на бумаге или иных аналоговых носителях (например, фотоальбомы, книги), они могут учитываться в сдаточной описи в составе этих дел. Для электронных документов указывается условный или точно известный объем в мегабайтах. В случае если физически обособленный носитель электронных документов приложен к какому-то документу (например, фотоальбому, книге и т.д.), наличие такого носителя оговаривается в заголовке дела или в примечании.

При значительном объеме электронных дел, документов могут быть составлены отдельные акты и сдаточные описи на них.

По итогам экспертизы ценности электронные документы формируются в отдельные дела и включаются в самостоятельную опись электронных дел, документов (п. 23.3 Правил). Форма описи приведена в Приложении 7 к Правилам. В описи указываются:

В графе 1 - номер дела по порядку.

В графе 2, в связи с отсутствием у документов личного происхождения делопроизводственных индексов, как правило, ничего не указывается либо указывается номер дела по старой описи в случае ее переработки.

В графе 3 указывается заголовок дела. Заголовок содержит название документа или групповое название документов и/или вопросов, по которым отобраны документы. Названия файлов здесь не указываются.

В графе 4 указываются крайние даты документов, вошедших в дело. Даты создания или последнего изменения файлов, составляющих документы, здесь не указываются.

В графе 5 указывается объем дел в мегабайтах. Здесь указывается объем всех документов, включенных в данное дело. При переводе единиц измерения в мегабайты рекомендуется округлять полученные значения до двух знаков после запятой.

В графе 6 даются примечания. В случае наличия электронного фонда пользования на дела, включенные в данную опись (в том числе конвертированные и подготовленные для быстрого доступа версии), в данной графе напротив заголовков скопированных дел проставляется отметка "ЭФП". Если электронный фонд пользования создан на все единицы хранения, включенные в данную опись, соответствующая отметка проставляется только на ее титульном листе и обложке. Требования к учету электронного фонда пользования содержатся в главе XXXIII Правил.

Архивная опись, составленная таким образом, не будет требовать переработки при миграции (переносе на новые носители, в том числе отличающиеся от ранее использованных, или включении в состав информационной системы архива) и конвертировании в современные форматы и форматы долговременного хранения (в этом случае могут изменяться только сведения об объеме дел).

Для электронных аудиовизуальных и фотодокументов в архивной описи рекомендуется отражать специфику данных документов. При большом объеме могут составляться отдельные описи электронных фото-, фоно- и видеодокументов.

В связи с тем, что архивная опись не содержит информацию об отдельных документах (за исключением дела, состоящего из одного документа), а также файлах, составляющих документы, и их контрольных характеристиках, к описи электронных дел, документов прилагается реестр документов электронного дела (п. 30.1 Правил).

Реестры документов составляются как внутренняя опись электронных документов, включенных в дела, и как реестр файлов, составляющих электронные документы.

Внутренняя опись электронных документов включает следующие позиции:

- порядковый номер дела по описи,

- порядковый номер документа в деле,

- название документа,

- дата документа,

- объем документа в мегабайтах (до двух знаков после запятой),

- для текстовых документов также можно указывать количество листов, при возможности осуществить подсчет,

- примечания - для использования при необходимости.

Для аудиовизуальных и фотодокументов, программного обеспечения внутренняя опись будет содержать специфическую для данных видов документов информацию.

Реестр файлов содержит следующие сведения:

- порядковый номер дела по описи,

- порядковый номер документа в деле,

- заголовок файла,

- дату и время последнего изменения файла,

- объем файла в байтах,

- формат файла,

- программное обеспечение для просмотра,

- хеш-суммы,

- примечания - для использования при необходимости.

Наличие хеш-сумм (контрольных сумм) позволяет однозначно идентифицировать файлы в случае повреждений в файловой системе носителя или информационной системе, осуществляющей хранение файлов электронных документов, а также проверять целостность и неизменность файлов, в том числе в автоматизированном режиме. Кроме того, с учетом таких особенностей документов личного происхождения, как отсутствие обязательных реквизитов, в том числе электронных подписей, хеш-сумма является аналогом простой электронной подписи, проставляемой архивом. Целесообразно формировать реестры в бумажном и электронном виде, с использованием электронной версии для автоматизированного учета и контроля целостности файлов. В случае если в реестр вносится значительный объем сведений, выведение которых на бумагу не целесообразно, рекомендуется оформлять реестр только в электронном виде с удостоверением его в установленном порядке.

Для вычисления хеш-сумм рекомендуется использовать алгоритмы, включенные в действующие государственные стандарты Российской Федерации в области криптографии и защиты информации, либо широко распространенные и не имеющие известных уязвимостей на момент применения функции: SHA-256, SHA-512 и др., с указанием наименований применяемых алгоритмов в научно-справочном аппарате к описи и реестрам файлов.

К описи электронных дел, документов личного происхождения составляется предисловие, в котором описывается история создания, движения и хранения электронных документов, включенных в данную опись, а также подготовки к приему на постоянное хранение (экспертиза, описание, особенности формирования в дела, форматы файлов и др.). Предисловие должно отображать сведения, необходимые для дальнейшего использования и обеспечения сохранности электронных документов. В предисловие может быть включено описание и история фондообразователя, если отсутствует иной научно-справочный аппарат с данными сведениями.

В книге учета носителей электронных документов рекомендуется включать сведения о:

- виде, производителе, емкости носителя информации и иную техническую информацию,

- расположенных на носителе единицах хранения (фонд, опись, NN единиц хранения),

- результатах проверок наличия и физико-химического состояния носителя,

- перезаписи единиц хранения с данного носителя на другие носители или в информационную систему, записи на носитель других единиц хранения или о выведении из эксплуатации и уничтожении,

- иную информацию, имеющую оперативное значение для архива.

Архив осуществляет проверки наличия и состояния электронных дел, документов, их физически обособленных носителей, а также проверки технического состояния архивных электронных документов при их приеме, в ходе плановых проверок наличия и состояния документов и после возникновения чрезвычайных ситуаций, угрожающих их сохранности (п. 11.8 Правил). Для электронных документов на физически обособленных носителях результаты проверки учитываются в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (п. 11.9 Правил).

3.3 Особенности учета печатных изданий в составе фонда личного происхождения

Печатные издания, вошедшие в состав личного фонда, учитываются наряду с другими документами.

Печатные издания, переданные фондосдатчиком, не связанные с жизнью и творчеством фондообразователя, не имеющие каких-либо помет фондообразователя и не являющиеся редкими, могут быть возвращены фондосдатчику или переданы в научно-справочную библиотеку архива (при ее наличии) до проведения научного описания личного фонда.

Печатные издания, передаваемые в научно-справочную библиотеку архива, фиксируются в актах приема-передачи печатных изданий с указанием:

- библиографического описания издания;

- количества передаваемых изданий;

- наличия дарственных надписей;

- должности и ФИО передающего и принимающего сотрудника.

Акт составляется в трех экземплярах и утверждается руководителем архива. Первый экземпляр передается вместе с печатными изданиями в научно-справочную библиотеку, второй включается в дело фонда, третий остается в отделе комплектования.

Печатные издания, связанные с жизнью и творчеством фондообразователя, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, учитываются как единицы хранения.

3.4 Особенности учета предметов

Предмет может учитываться как вложение в дело, как отдельная единица хранения или как музейный предмет.

Вложением в дело могут считаться, например, образцы ткани в фондах художников-модельеров, работающих в театре или на киностудии; сухоцвет, приложенный к письму; макет, иллюстрирующий чертеж. Необходимо указать на наличие подобных вложений в листе-заверителе единицы хранения (дела). Например: л. 3 - образец ткани, л. 15 - самодельная композиция.

Отдельными единицами хранения рекомендуется оформлять предметы, имеющие вложения (например, рамка с изобразительным документом, именная папка с поздравительным адресом, грамотой или почетным дипломом). Подобные предметы входят в тот раздел описи, к которому относится вложение (биографические документы, изобразительные материалы).

Предметы в составе фондов личного происхождения учитываются в составе этих фондов как единицы хранения.

Если в уставе архива зафиксирована возможность комплектования музейными предметами, учет музейных предметов ведется в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации*(65), в том числе в Федеральной государственной информационной системе "Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации" (п. 34.4 Правил).

Музейные предметы рекомендуется принимать на хранение в архив отдельно от архивных документов и следует включать в состав соответствующих тематических музейных коллекций. Музейные предметы регистрируются в Книге поступлений основного фонда и получают первый учетный номер. После регистрации предметы считаются включенными в состав Музейного фонда Российской Федерации. После научного описания предметы включаются в состав соответствующей музейной коллекции и получают второй учетный номер после внесения в инвентарную книгу.

Предметы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни, в соответствие с главой XXVII Правил, подлежат отдельному учету. Все награды и иные предметы, предположительно состоящие из драгоценных металлов и камней, должны быть направлены на экспертизу в Государственную инспекцию пробирного надзора с целью выявления в их составе предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней. Предметы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни, регистрируются в специальной книге учета и получают свой особый учетный номер. Хранятся такие предметы обособленно в сейфе.

Учет документов личного происхождения в обязательном порядке ведется, в том числе, в программном комплексе "Архивный фонд". Перечень учетных реквизитов (полей) и правила их заполнения определяются в соответствии с показателями основных (обязательных) учетных документов архива и устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства*(66).