Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (подготовлены Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, 2021 г.)
- Раздел IV. Научное описание документов личного происхождения
Раздел IV. Научное описание документов личного происхождения
Раздел IV.
Научное описание документов личного происхождения
4.1 Элементы описания
Описание документов личного происхождения включает в себя следующие основные виды работ (см. также раздел II Методических рекомендаций):
- изучение биографии фондообразователя и состава документов фонда;
- проведение необходимой научно-исследовательской работы по установлению авторства, времени создания документов, их подлинности и опубликованности, используя научно-справочный аппарат архива, печатные издания, энциклопедии и справочники;
- изучение профессиональных, дружеских, родственных и творческих связей фондообразователя;
- составление схемы систематизации документов фонда;
- систематизация документов по классификационным группам;
- формирование единиц хранения (дел);
- систематизация документов внутри единицы хранения;
- описание единиц хранения;
- составление описи (описей) дел фонда;
- составление НСА к описи (описям) дел фонда;
- каталогизация единиц хранения/архивных документов;
- составление аннотации на документы описи для включения в путеводитель по фондам архива.
В процессе описания выявляются документы для проведения и других видов работ (которые могут быть осуществлены позже, в плановом порядке): выявление особо ценных и уникальных документов, выявление документов с дефектами носителя и текста, экспертиза ценности документов.
При описании сложных по составу фондов ход работы с ними может обсуждаться на ЭМК (ЭМС) архива.
После завершения описания документов фонда составляется акт описания архивных документов, который подписывается сотрудником, проводившим описание, начальником структурного подразделения, в котором проводилось научное описание, начальником отдела обеспечения сохранности документов, главным хранителем и утверждается руководителем.
Основным методом архивного (научного) описания является подокументный метод. Данный метод используется только при передаче личного архива на постоянное государственное хранение. Итоговым документом является опись дел, документов (архивная опись).
Описательные статьи описи (см. подраздел 4.2 Методических рекомендаций) включают в себя следующие элементы (п. 41.2 Правил):
- порядковый номер;
- старый инвентарный номер (при наличии);
- заголовок дела;
- способ воспроизведения;
- степень полноты документов и внешние особенности дела;
- аннотацию документов (при необходимости);
- крайние даты документов;
- количество листов в деле (объем), количество писем, телеграмм, фотографий.
Порядковый номер закрепляет систематизацию дел в описи.
Старый инвентарный номер указывается в том случае, если опись прошла усовершенствование или переработку (п. 41.3 Правил). Этот номер также может быть номером, присвоенным самим фондообразователем по сдаточной описи.
Заголовок дела включает в себя: обозначение вида находящихся в деле документов, фамилию, инициалы автора или название учреждения, которым составлен документ, изложение содержания документа, а также указание на копийность (подлинность документов в заголовке не указывается). Заголовок должен в сжатой форме, но в полной мере раскрывать содержание документов дела.
Описание производится по современной орфографии на государственном языке Российской Федерации (п. 40.2 Правил). Все слова в заголовке пишутся полностью, допускаются только общепринятые сокращения*(67). При составлении заголовка необходимо соблюдать единообразие приемов описания, избегать употребления устаревших и шаблонных выражений.
Вид документов, название учреждений, имена лиц, названия должностей, населенных пунктов, бытовые, юридические, профессиональные термины пишутся так, как они приведены в самих документах (жалованная грамота, статейный список, окладные листы, ревизская сказка, Адриан, Ортемий, Святая Пасха, прогимназия, совпартшкола и т.п.).
Если единица хранения содержит различные документы, сброшюрованные самим фондообразователем, то при составлении заголовка допускается перечисление наиболее важных из них с указанием на наличие в единице хранения ряда документов по другим вопросам.
Заголовок, данный документу автором, редактором, собирателем, как правило, переносится в заголовок единицы хранения. Название художественного, научного, публицистического произведения пишется в кавычках. В случае его неполноты и несоответствия содержанию документа заголовок может быть дополнен.
При составлении заголовка фамилии, даты и другие данные, установленные путем специального исследования и не являющиеся бесспорными, заключаются в квадратные скобки.
Последовательность расположения элементов заголовка может меняться в зависимости от характера описываемого документа.
Вид документа - это принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Вид документа в заголовке выносится на первое место и указывается на основе словаря-справочника "Государственность России"*(68), перечней типовых архивных документов и локальных словарей.
Исключение составляют: заголовки печатных изданий, заголовки письменных художественных литературных произведений, заголовки дел с видом документа, включенного в его название, заголовки дел с дополнительной информацией о виде документа.
Заголовки печатных изданий описываются в соответствии с нормативными документами по информации, библиотечному и издательскому делу (см. далее в этом же подразделе). Заголовки письменных художественных литературных произведений начинаются с автора.
Если при описании документа его вид поглощается названием, то автор документа ставится на первое место.
Например:
Романов Н.С. "Дневник библиотекаря". Тетрадь 3. 19 мая 1931 г. - 7 июля 1932 г. Автограф.
Вид документа в заголовке может быть указан после заглавия в случаях, когда требуется дополнительная информация о нем.
Например:
Железняк С.И. "К вопросу об учительницах для женских гимназий". Ответ преподавателя математики Иркутской женской гимназии на запрос Министерства народного просвещения о женских гимназиях. Рукопись.
При составлении заголовков на единицы хранения, сформированные из разнородных документов, объединенных общностью содержания, могут применяться термины "материалы" и "документы". Термин "материалы" применяется для описания дел личного происхождения, которые в своем составе имеют не только письменные документы, но и документы на разных носителях или содержат нетипичные архивные материалы, например, гербарии, образцы изделий и т.п.
Например:
Материалы, собранные Фалинским В.В., для книги-монографии "Художники Иркутской области - ветераны Великой Отечественной войны". Том 1. Автобиографии, фотопортреты, фотокопии художественных работ, вырезки из газет, переписка и др.
Термин "документы", как правило, применяется при описании нескольких разновидностей делопроизводственных документов, входящих в дело. Виды (разновидности) документов, включенных в дело, перечисляются в заголовке по степени их значимости и заключаются в скобки в конце заголовка. Перечисление видов документов может быть выполнено в краткой форме (с простым перечислением наименований видов документов) или в расширенном виде (с введением дополнительной информации).
Например:
Документы об участии Золоткова А.А. в конференциях на экологическую тему в городах Мурманской области (доклады, программы, информационные листки и др.).
Автор документа - это физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Если автором документа является учреждение или его официальное должностное лицо, то в заголовке дела название учреждения, организации, предприятия или должность (звание, чин) официального лица даются полностью на период написания документа.
Если автором документа является отдельное лицо, то в заголовке пишется фамилия, имя, отчество (инициалы).
Документальные материалы лиц, публиковавших свои произведения под псевдонимом, описываются в заголовке с указанием псевдонима, настоящая фамилия указывается в скобках. Если писатель известен под настоящей фамилией, то его псевдоним оговаривается в заголовке после жанра произведения.
Например:
Маслов А.Ф. "850 стихотворных набросков". Сборник стихов. За подписью "Александр Берлов". Машинопись.
Авторство документа помимо фамилии, имени и отчества (инициалов) может включать: наименование титула царских фамилий, дворянского титула, военного или гражданского чина, должности или профессии, научного звания, духовного звания, указание рода деятельности, которые ставятся перед фамилией.
Например:
Письмо княгини Палей Ольги Валериановны императрице Александре Федоровне с копиями писем великого князя Павла Александровича великому князю Кириллу Владимировичу и к Родзянко М.В. об отречении императора Николая II. Автограф.
Письмо епископа Варнавы императрице Александре Федоровне о сборе им пожертвований для больных и раненых. Автограф.
Описание документов лиц, имевших несколько фамилий (например, у замужних женщин и др.), дается под фамилией, которая стоит в документе или под основной фамилией данного лица. Если замужняя женщина, имела предыдущие браки, то в скобках после девичьей фамилии указываются также ее фамилии по первому и последующим бракам.
Например:
Письма Кутузовой Веры Сергеевны (урожд. Оболенской, в первом браке - Трубецкой) Свербеевой З.С. из Берлина (Германия), Ниццы (Франция), Рима (Италия), Петербурга, Киева и др. в Москву, имение Сетуха Новосильского уезда Тульской губернии, имение Солнышково Серпуховского уезда Московской губернии и др.
Иностранные имена и фамилии даются в русской транскрипции, а в скобках на языке оригинала.
Например:
Письмо испанского посла в С.-Петербурге графа де Картагена (de Cartagena) великому князю Павлу Александровичу о розысках Карнович. На фр. яз.
Содержание документов должно быть изложено современным языком независимо от времени их происхождения. Не допускается механическое перенесение из текста документов в заголовки единиц хранения архаических выражений, политизированных формулировок, содержащих предвзятые оценки фактов и событий.
Документы к биографии. В заголовках этой категории документов указывается вид документа, автор документа, название учреждения, выдавшего их, инициалы и фамилии лиц, которым выданы или адресованы документы, их краткое содержание.
Например:
Свидетельство за N 205 о праве Ульянова В.И. на диплом первой степени по юридическому факультету Петербургского университета.
Почетные грамоты, благодарственные письма ЦК ВЛКСМ, Министерства юстиции СССР, Московского городского отделения общества по распространению политических и научных знаний среди трудящихся Аюевой Е.И. 1962-1979.
Документы служебной, производственной, общественной деятельности. В заголовках этой категории документов указывается вид документа, автор документа, название учреждения, выдавшего их, инициалы и фамилии лиц, которым выданы или адресованы документы, их краткое содержание, копийность, способ воспроизведения.
Например:
Ходатайство Института марксизма-ленинизма при ЦК КПСС о назначении персональной пенсии Самедову В.Ю. Копия. Машинопись.
Документы научной, творческой деятельности. В заголовках дел, содержащих рукописи, указывается фамилия, имя, отчество автора, заглавие произведения, жанр, вид, стадия работы над ней (используются при этом термины: "набросок", "черновик", "ранняя редакция", "окончательный вариант", "варианты рукописи").
В процессе работы автора название документа может изменяться несколько раз. В таких случаях в заголовке на первое место ставится общеизвестное название (как правило, это последнее название произведения), а остальные варианты перечисляются через знак равенства.
Например:
Бессонов Ю.П. "Восстание" = "Подвиг" = "Победители" = "Сыны и дочери народа" = "Бессмертие". Роман. Часть 1. Первый вариант. Машинопись с правкой автора.
При отсутствии названия в рукописи опубликованных произведений оно устанавливается по печатным источникам и заключается в квадратные скобки и кавычки. Для неопубликованных научных, художественных и публицистических произведений условное название устанавливается по содержанию, а заголовок может начинаться с указания жанра произведения, за которым следует краткая характеристика его содержания. Для стихотворений в качестве названия берется первая строчка текста и заключается в кавычки.
Например:
Халфина М.Л. ["Мачеха"]. Повесть. Без начала. Машинопись
Семенов А.Н. Статья об освоении нефтяных месторождений. Машинопись с авторской правкой.
Иванов В.Ф. "И погасшие звезды светят...". Стихотворение. Автограф
В заголовке единицы хранения, сформированной из нескольких произведений одного автора, указываются названия всех произведений. Если количество произведений значительно, то указывается два-три основных произведения, либо обобщенно указываются жанры произведений и названия периодических изданий, в которых они были опубликованы.
Например:
Касаткина Л.И. "Мой Пушкин", "Нам предстоит борьба", "Не ройте котлованы под Кремлем" и др. Статьи, заметки, интервью. Вырезки из газет и журналов, ксерокопии.
При описании научных трудов, представляемых на соискание ученых степеней, в заголовке единицы хранения кроме основных элементов (фамилия имя, отчество автора, название научного труда и т.д.) указывается ученая степень, на соискание которой выдвинута работа.
Например:
Ушаков И.Ф. "История Кольского Севера с древнейших времен до 1917 года". Диссертация на соискание ученой степени доктора исторических наук. Мурманск, 1977. Машинопись.
В заголовке единицы хранения, содержащей лекции, выступления, сообщения, доклады, указывается автор, название, вид документа, место выступления (если оно известно). При отсутствии названия - последнее дается по содержанию документа.
В заголовках единиц хранения, содержащих опубликованные тексты выступлений, сообщений, докладов на симпозиумах, конференциях, встречах на высшем уровне и т.п., проходящих в течение нескольких дней, могут указываться крайние даты проведения мероприятий.
Например:
Корельский В.Ф. "Инвестиционная активность на макро- и микроуровнях". Доклад на Всероссийской конференции "Пути решения проблем изучения, освоения и сохранения биоресурсов Мирового океана в свете Морской доктрины РФ на период до 2020 года" (г. Москва, 20-22 марта 2002 г.). Оттиск.
При описании публикаций из газет и журналов рекомендуется указывать их содержание.
Например:
Обичкин Г.Д. Статьи по ленинской тематике: "Большевик", 1947, N 22, "Вестник Академии наук СССР", 1949, N 1 - о 4-м издании Сочинений В.И. Ленина; "Коммунист", 1965, N 5 - о Полном собрании сочинений Ленина; "Вопросы истории КПСС", 1968, N 12, "Коммунист, 1970, N 6, 1974, N 1, 1977, N 11 - о 100-летии со дня рождения В.И. Ленина, о ленинских работах и о влиянии ленинского наследия на международное коммунистическое движение; "Вопросы истории КПСС", 1965, N 4 - о ленинской переписке и ее значении для изучения истории КПСС, 1980, N 2 - о Краковско-Поронинском архиве, о найденных новых и уже опубликованных ленинских работах; "Вестник АН СССР", 1955, N 4, "Политическое самообразование", 1969, N 1 - о создании Лениным пролетарской партии нового типа. Вырезки из журналов.
При описании рабочих материалов (черновых и рабочих записей, заметок, конспектов) указывается автор, вид документа, название работы или темы, к которой они относятся, способ воспроизведения.
Например:
Лисянская И.Л. "Музыка "Поэмы без героя" Анны Ахматовой". Исследование. Черновые наброски и выписки. Автограф.
В заголовках единиц хранения, содержащих выписки, указывается, кем они сделаны, вид документа, из каких они книг и на какую тему. В заголовках единиц хранения, содержащих копии и выписки из архивных документов, следует указывать название архива.
Например:
Даревская Е.М. Выписки из архивных документов Центрального Государственного архива Октябрьской революции (ЦГАОР) по теме "Русско-монгольские отношения в период конца XIX - начала XX вв.". Рабочие тетради.
При описании единиц хранения, содержащих переводы, указываются автор, название произведения, жанр, автор перевода, с какого или на какой язык сделан перевод.
Например:
Маяковский В.В. "Кем быть?" Стихотворение. Перевод на удмуртский язык П.М. Чайникова. Рукопись.
В заголовке единицы хранения, сформированной из переведенного на иностранный язык произведения, указывается автор, название произведения на языке перевода, русское название произведения (в квадратных скобках), жанр, язык, на котором сделан перевод.
Например:
Дворкина М.Д. "Herausgabe und Verbreitung des von Friedrich Engels im
" ["Публикация и распространение "Анти-Дюринга" Фридриха Энгельса в предреволюционной России"]. Статья. На нем. яз. Оттиск.
Названия иностранных газет и журналов не переводятся, а пишутся в русской транскрипции ("Унита", "Фигаро", "Юманите", "Таймс", "Нью-Йорк Таймс" и др.). Написание названия иностранного периодического издания на языке подлинника допускается в затруднительных случаях.
Название статей и официальных документов переводятся на русский язык, а художественных произведений - только в том случае, если они хорошо известны в литературе.
В заголовках дел с записными книжками, блокнотами, тетрадями необходимо раскрыть их содержание. Если записи не носят творческий характер, автора можно указать после вида документа.
Например:
Алперс Б.В. Блокнот с заметками о А.П. Чехове, В.Э. Мейерхольде, выписками из речи Ф.М. Достоевского о А.С. Пушкине, из книг и статей В.Г. Короленко, М.М. Пришвина, А.А. Блока, Л.Н. Толстого, Р. Риса, Л. Маллори и др.
Заголовки мемуарных материалов и дневников описываются так же, как и рукописи.
В заголовках единиц хранения, содержащих альбомы, указывается фамилия владельца альбома, для фотоальбомов - автор (Правила, п. 41.2), дается краткое описание содержащихся в нем записей, фотографий или других документов и его внешних особенностей. К альбомам составляются внутренние описи.
Например:
Спорышев Б.М. Альбом фотографий эскизов декораций к спектаклям Горьковского ТЮЗа им. Н.К. Крупской.
Имущественно-хозяйственные документы. В заголовке единиц хранения имущественно-хозяйственного и бытового характера, сформированных по номинальному признаку, указываются: вид документа, название владения, его местоположение, владелец. При описании юридических документов называются: вид документа, его содержание, перечисляются лица или учреждения - участники юридического акта.
Например:
Купчие на крестьян и земли в Вологодской губернии, купленные Шушериным Федором Яковлевичем у помещиков Евдокимова Д.Е., Кудаева А.О., Сахаровой А.В. и др.
Переписка. В заголовках единиц хранения, содержащих переписку, фамилия, имя, отчество корреспондентов и адресатов указываются полностью (если они известны). Может также указываться род деятельности адресатов и корреспондентов, место создания письма корреспондентом (географический объект), а также язык документа и способ воспроизведения. Если адресатом или корреспондентом является фондообразователь, указываются лишь его инициалы. В переписке с учреждениями и организациями рекомендуется также указывать краткое содержание документов.
Например:
Письмо Главной государственной санитарной инспекции СССР (г. Москва) с предложением Смирнову В.П. должности начальника Рижской наблюдательной противочумной станции.
В письмах родственников указываются родственные связи, обозначение которых в письмах фондообразователя дается в скобках около фамилии адресата, в письмах к фондообразователю - около фамилии корреспондента. В заголовках единиц хранения, содержащих письма и телеграммы фондообразователя к однофамильцам или родственникам, носящим такую же фамилию, имена, отчества указываются следующим образом: у фондообразователя указываются лишь инициалы, у однофамильцев и родственников - полностью.
Например:
Письма Петрова И.Ф. Петрову Сергею Федоровичу (брату), Петровой Евдокии Георгиевне (матери).
При описании коллективных писем в заголовок выносятся три-пять фамилий наиболее известных лиц или первых по порядку. Если подписавшиеся лица могут быть определены каким-либо обобщающим понятием, то оно указывается в заголовке.
Например:
Письмо ветеранов Великой Отечественной войны Пономарева И.В., Мокрецова И.А., Езерского Ф.С. и других Зубареву С.П. об организации работы Совета ветеранов.
При описании писем без подписей, с неразборчивыми подписями, подписанных именами и инициалами в заголовке единицы хранения указываются эти особенности. Неразборчивые подписи обозначаются начальными буквами, которые удалось установить.
При описании писем к неустановленным адресатам указываются обращения; в случае отсутствия обращений - в заголовке единицы хранения указывается "без обращения".
Например:
Письма Пучковской Г.П. к неустановленным лицам с обращениями "Мария Ивановна", "Оля", "Саша". Черновики, копии
В заголовках дел, содержащих письма разных лиц, объединенных по тематическому признаку, указывается группа корреспондентов и вопросы, затронутые в письмах.
Например:
Письма комсомольцев московских школ Торхову З.И. о сборе воспоминаний.
В заголовках дел оговаривается наличие приписок к письмам других лиц.
Например:
Письма ветеранов Великой Отечественной войны Попову Н.В. с приписками Юхнина В.М.
При описании документов с дарственными надписями (книги, фотографии и др.) указывается: вид документа, автор надписи, кому адресована надпись, ее расположение (на титульном листе, на конверте и пр.).
Например:
Книга "Памятники материальной культуры Пензенской области". Дарственная надпись Полесских Михаила Романовича Суворовой Юлии Ильиничне на титульном листе.
При описании единиц хранения даются указания на имеющиеся приложения, вклейки, фотографии. Если единица хранения состоит из нескольких документов, то указывается, к каким конкретно документам относятся приложения.
Например:
Переписка Орешеты М.Г. с редактором Мурманского книжного издательства об издании своих рукописей.
К письму от 17.03.1987 приложен договор с научно-издательским центром "Пазори" об издании книги "О чем молчат скалы". Л. 20.
Материалы о фондообразователе. В заголовке единиц хранения, сформированных по номинальному и тематическому принципам, указываются виды документов и раскрывается их содержание. Единицы хранения, сформированные по авторскому принципу, описываются по схеме творческих материалов.
Например:
Документы о постановке народным музыкальным драматическим театром Мурманского Дворца культуры им. С.М. Кирова оперетты "Племянница - одна на весь Кавказ" (сценарий, афиша, программа, фото, статьи). В главной роли - Яковенко В.В.
Печатные и периодические издания. Заголовки печатных изданий описываются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.100-2018 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления".
Книги, изданные за рубежом, описываются на языке издания. Если книга автора переведена с русского на иностранный язык, то ее библиографическое описание производится на языке издания.
Изобразительные материалы. При описании произведений изобразительного искусства указываются: автор, название произведения, жанр, при необходимости завершенность (эскиз, набросок, вариант), материал, на котором он исполнен (холст, картон, бумага и т.п.) и техника исполнения (масло, акварель, тушь, карандаш).
Например:
Писарев А.И. "Лето". Пейзаж. Картон, акварель.
При описании рисунков, иллюстраций указываются: художник (автор), название (тема), жанр и автор иллюстрируемого произведения.
Например:
Блинов Н.Н. "На полубаке". Иллюстрации к книге Хрусталевой А.С. Бумага, акварель.
При описании эскизов, набросков и чертежей памятников, обелисков, скульптур указывается автор работы, вид изобразительного произведения, объект изображения, его местоположение, материал и техника исполнения.
Например:
Орешета М.Г. Чертежи, проекты памятников, обелисков жителям сел Мурманской области, погибшим в годы Великой Отечественной войны. Бумага, тушь.
При описании единицы хранения, содержащей топографическую карту, напечатанную типографским способом, в заголовок переносятся сведения с карты: о ее названии, издании и масштабе. Если известны фамилия и инициалы составителя карты, его должность или звание, то эти данные также указываются в заголовке.
Например:
Карта Австралии с западным и восточным полушариями. Составлена Шевелевым А., полковником Генерального штаба. С.-Петербург, 1887. Масштаб: 104,3 версты = 1 градусу экватора.
Политическая карта Европы с показанием путей сообщения. С рукописными пометами Сталина И.В. 1930. Геокартпром. Масштаб 1:4 000 000.
Аудиовизуальные документы в составе фонда рекомендуется описывать в отдельной описи, так как для хранения аудиовизуальных документов на аналоговых носителях необходимо соблюдать особые условия хранения.
Заголовок единицы учета кино-, видеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства или дату съемки, фамилию и инициалы режиссера или оператора съемки.
Например:
Празднование 50-летнего юбилея доктора медицинских наук М.Ф. Муравьева, г. Ижевск, ИГМИ. Видеокассета.
Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и пр. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение; фамилии и инициалы авторов или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов; язык фонодокумента.
Например:
Записи песен на слова В.Я. Тяптина. Музыка и исполнение В. Шацкого. Аудиокассета, магнитная лента.
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии, указывается фамилия, имя, отчество изображенного лица, его место на фотографии, по возможности дается краткое содержание (указывается событие, место съемки, дополнительные сведения об изображенных лицах и др.).
Заголовок единицы хранения фотодокумента начинается с вида документа. При описании позитивов для документов личного происхождения в заголовке вместо слова "позитив" употребляется слово "фотография".
Например:
Фотография Орджоникидзе Г.К. во время учебы в фельдшерской школе (1901-1905). Портрет.
При описании негатива, стеклонегатива и слайда в личных фондах к виду документа добавляются слова "с изображением".
Например:
Стеклонегатив с изображением члена Юго-Восточного бюро ЦК РКП(б) Ворошилова К.Е. на трибуне [во время совещания в Баку]. Копия.
При описании фотоальбома, в заголовке указывается вид документа (фотоальбом), фамилия и инициалы владельца, название фотоальбома (если оно имеется) и дается общая характеристика содержания фотографий альбома.
Например:
Фотоальбом Маркевича О.В. "По дорогам войны, 1944-1945 годы". О боевом пути 302-го гвардейского полка 2-й Гвардейской орденов Кутузова и Александра Невского Барановичской зенитно-артиллерийской дивизии. Оригиналы и копии с аннотациями автора.
Альбом с фотоснимками Петровско-Полтавского кадетского корпуса, преподнесенный великому князю Игорю Константиновичу. Переплет кожаный с надписью из металлических накладных букв.
При описании фотографий, сделанных с картин, рисунков, чертежей и т.п., заголовок фотодокумента начинается со слова "фотокопия".
Например:
Фотокопия картины Бойко И. "Вступление 5-й Армии в Иркутск".
По возможности (если целесообразно) следует указывать всех лиц, изображенных на фотографии. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз, с указанием фамилии, инициалов, должности каждого конкретного лица, изображенного на снимке. При наличии сведений не обо всех лицах, проставляется порядковый номер расположения лиц на документе в круглых скобках после фамилии и должности.
Например:
Фотография участников встречи в г. Иркутске в честь 20-летия треста "Востокэнергомонтаж". Верхний ряд, слева направо: Чистяков - начальник отдела снабжения треста, Мухин - директор проектного института "Энергомонтажпроект", Измайлов Н.П. - инженер по комплектации, Соковец Л.П. - старший прораб наладочного отдела, фамилия пятого лица не установлена. Нижний ряд, слева направо: Моисеев - начальник Читинского монтажного участка (первый), Кугушев И.И. - начальник технического отдела (второй), Лобов М.Г. - главный инженер Братского монтажного участка (третий), Соколов В.А. - начальник Иркутского монтажного участка (четвертый), Венков Б.Н. - начальник Норильского монтажного участка (шестой), Тимофеев Д.Л. - главный инженер Нерюнгринского монтажного участка (седьмой), Семенов - главный технолог по турбинам (девятый), Лохмаев В. - начальник наладочного отдела (десятый), Бондаренко В.В. - старший прораб наладочного отдела (двенадцатый), Потепалов Ю.А. - старший прораб Ангарского монтажного участка (пятнадцатый), Таранов - главный специалист по турбинам треста (семнадцатый).
Если фондообразователь снят с группой лиц, фамилии которых не установлены, то местоположение фондообразователя определяется при помощи слов "второй слева", "третий справа", "в центре" и т.п.
Например:
Фотография члена Революционного военного совета Кавказского фронта Орджоникидзе Г.К. (2-й справа), идущего вдоль вагонов агитпоезда "Советский Кавказ" с группой сотрудников поезда.
Если из содержания заголовка фотографии можно определить место съемки (станция, деревня, село, город, уезд, район, губерния, область и т.п.), то оно указывается под заголовком, с новой строки, перед указанием на цветность и размер изображения.
Например:
Фотография Ножикова Ю.А. на строительстве Харанорской ГЭС. Ножиков Ю.А. (в центре) около главного корпуса.
Пос. Ясногорск, Оловянинский район, Читинская область.
При описании фотографии с дарственными надписями сначала дается описание фотографии, затем дарственной надписи. Крайними датами дела являются даты изображения, а даты дарственной надписи оговариваются в заголовке.
Например:
Фотография Шостаковича Д.Д. с дарственной надписью Бирюкову В.Г. от 25 августа 1969 г.
Фотография Маркса (Marx) К. с дарственной надписью Танееву В.И. от 23 декабря 1871 г. На нем. яз.
Составление аннотации, указание на подлинность и копийность, степень полноты документа, способ воспроизведения, опубликованность, язык документа, внешние особенности документов производится в необходимых случаях и не является обязательным для всех сформированных единиц хранения.
Аннотация документов дела - это краткая характеристика отдельных документов или групп документов.
Излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и другие важные элементы, упоминаемые в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения"). В аннотациях отражаются сведения о важнейших исторических событиях, упоминаниях выдающихся деятелей революционного движения, науки и техники, литературы и искусства.
При описании заголовка дела аннотация составляется:
- на особо ценные и уникальные документы в деле;
- на автографы выдающихся и известных личностей, занимавших видное место в мировой истории, истории страны и региона;
- в случае наличия дарственных надписей;
- на документы, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку (воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии и т.п.);
- при наличии в печатных и периодических изданиях статей, докладов и др. фондообразователя или о нем;
- на документы, имеющие справочные сведения;
- на документы-приложения к основному документу дела.
При описании подлинность документов не указывается, оговаривается только комплектность и черновой характер, за исключением редких документов, имеющих особую историческую и научную ценность. В этом случае после заголовка с большой буквы указывается "Подлинник" или "Оригинал".
Например:
Дневник императора Николая II. Подлинник. Автограф. 18 сентября 1917 г. - 30 июня 1918 г. Кожаный переплет.
Наряду с подлинниками в составе архивного фонда отлагаются и копийные материалы, при их описании применяются термины: копия, факсимильная копия, заверенная копия, копия с копии и архивная копия, характеризующие степень близости их к подлиннику. Если в одной единице хранения помещены вместе с подлинниками их копии, оговаривается наличие и подлинников, и копий.
Например:
Письма советских граждан (без подписи) Ленину В.И. и в СНК по разным вопросам. 11 ноября 1917 г. - 17 апреля 1921 г. Подлинники, машинописные копии.
Степень полноты документов указывается в том случае, если документ сохранился не полностью. Например: "отрывок", "разрозненные листы", "без начала", "без конца", "отсутствуют такие-то листы". При описании рукописей допускаются также следующие определения: "Полные и неполные тексты", "Полный и неполные тексты", "Полные и неполный тексты". Полный текст не оговаривается.
Например:
Салтыков-Щедрин М.Е. "Чижиково горе". Сказка. Без начала. Подлинник. Черновой автограф. 1880-1885.
Способ воспроизведения письменного документа - это способ закрепления информации на материальном носителе*(69).
Для описания способа воспроизведения документов на бумажном носителе используются следующие термины: черновой автограф, автограф, авторизованная машинопись или рукопись переписчика с подписью автора (если имеются только подпись и дата), машинопись, машинопись с авторской правкой, машинопись с правкой редактора, переводчика, рукопись (во всех случаях, когда автор текста не установлен), машинописная или рукописная копия (копия рукой такого-то), рукописный список (употребляется только для произведений, которые имели рукописное распространение и имеют в тексте разночтения с печатным изданием), заполненный типографский экземпляр, фотокопия, ксерокопия, электронная копия, сканированная копия, компьютерная распечатка, факсимиле, гранки, верстка, оттиск, брошюра, книга, вырезка из книги, журнала, газеты.
Например:
Островский А.Н. "Доходное место". Комедия в 5-ти действиях. Подлинник. Черновой автограф. 8 ноября - 20 декабря 1856 г.
На титульном листе - посвящение Эдельсону Е.М. Рукопись черновая, на отдельных листах, двусторонняя, много исправлений, в т.ч. на полях. На л. 1 - рукой А.Н. Островского написано: "Начата 8 ноября, закончена 20 декабря, переписана 28 декабря 1856 г.". На последней странице - подпись Островского А.Н.
Если в состав дела одновременно входят документы, имеющие разные способы воспроизведения, то в описательной статье все они перечисляются, при этом рукопись всегда ставится на первое место.
Например:
Пропуск, выданный Сидоренко С.М., на право свободного прохода в помещение Временного рабочего и крестьянского правительства в Смольном институте. 17 (30) января 1918 г. Рукопись, машинопись. Подпись - автограф Бонч-Бруевича В.Д.
Для описания способа воспроизведения документов на носителях, отличных от бумажного, указывается тип материального носителя информации (дагерротип, магнитная лента, оптический диск и т.д.).
Например:
"Ой, да уже ходила девчонка". Русская народная песня. Фомина М.И., Пятницкий М.Е. 1910 - начало 1920-х гг. Восковой валик.
Шелест П.Е. Беседа с Юдинковой Г.А. о Н.С. Хрущеве (как человеке и государственном деятеле), о XX съезде КПСС, о работе Шелеста в комиссии Президиума Верховного Совета СССР по реабилитации жертв политических репрессий (по Киевской и Винницкой областям) в 1956 г., об ошибках Хрущева, о Хрущеве и украинской интеллигенции, о наградах Хрущева и Л.И. Брежнева. 31 января 1992 г. Магнитная лента.
Информация об издании рукописей содержится в списке опубликованных работ фондообразователя, который составляется на стадии описания документов личного происхождения или переработки личных фондов. В этом случае список опубликованных работ прилагается к исторической справке, составленной к фонду. Сведения об опубликованности рукописей или отдельных документов, как правило, в описательную статью не выносятся. Неопубликованность документов не оговаривается.
Указание на опубликованность дается для рукописей и писем выдающихся государственных деятелей, деятелей литературы и искусства, выявление ее производится по наиболее полному, научному собранию сочинений.
Например:
Ленин (Ульянов) В.И. "Тезисы о задачах Советской власти в настоящий момент". 1918. Автограф.
Опубликовано: Ленин (Ульянов) В.И. Очередные задачи Советской власти//Полное собрание сочинений. Изд. 5-е. Т. 36. М.: Изд-во политической литературы, 1969. С. 165-208.
Указание на язык документов дается, если они написаны на языке, отличном от языка описания. Язык документа указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков.
Например: древнерусский, старославянский, церковно-славянский, русский, латинский и др. Названия языков даются на основании "Определителя языков"*(70). Также указываются вкрапления других языков (при их наличии).
Если документы написаны на нескольких языках, перечисляются все языки, в том числе и русский. Если в деле имеется перевод, то ссылка на него приводится в скобках.
Например:
Собственноручная записка императрицы Екатерины II "Мемуары, начатые в 1790 г.". Дневник с изложением событий с 1748 по 1751 гг. Подлинник. Автограф. Черновые наброски. [Не ранее 1784 г. - не позднее 1796 г.] На фр. яз.
При описании оговариваются все внешние особенности документов: отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр, маргиналий и других элементов, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета, вложения, наличие оригинальных печатей (указывается вид печатей, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи*(71)) и т.д.
Например:
Личный семейный альбом Александра II. Фотографы: Александровский, Бергамаско, Бергнер, Деньер, Левицкий С.Л., Ностиц. 1860-1870 гг. Фотобумага. Снимки N 166, 176-178 художественно раскрашены.
Маркс (Marx) К. Записная книжка с "Тезисами о Фейербахе", с библиографическими заметками, записью адресов и набросками. Автограф. [1844-1847]. На нем., фр., англ., лат. яз. Твердый составной переплет (картон и дермантин с тиснением в виде ромбов) светло-коричневого цвета с кашированным корешком. Форзац из голубой глянцевой плотной бумаги. На обложке бумажный ярлык с названием, отражающим содержание записной книжки, написанным рукой Л. Лафарг черными чернилами с отчеркиванием под нижней строкой карандашом синего цвета.
Дата (время создания документа) указывается в последовательности - день месяца, месяц, год - одним из двух способов*(72):
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
- словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
Если известны только месяц и год, то месяц пишется буквами: май 1999 г. Двойные даты старого и нового стиля пишутся через дробь: 12/24.12.1895; 12/25 декабря 1902 г.
Если дата на документе отсутствует, то она устанавливается по содержанию, почерку, бумаге, справочникам, печатным изданиям и т.п.
При невозможности точного определения даты приблизительные даты заключаются в квадратные скобки: [1895]. Если какой-либо элемент даты установлен неточно, то он берется в квадратные скобки: [19].04.200[2]. Если даты устанавливаются лишь с некоторой степенью точности, то они пишутся в квадратных скобках с вопросительным знаком. Приблизительная дата может даваться с указанием пределов точности: "ранее", "не ранее", "позднее", "не позднее", "около", "не ранее - не позднее": [не ранее 1919 г.], [не позднее 1927 г.]. Допускается ориентировочная датировка десятилетием: [1970-е гг.].
При обозначении столетий применяются римские цифры. Столетие может датироваться четвертью или половиной века, его началом и концом.
Например: перв. четв. XIX в., втор. пол. XVIII в., нач. XX в., кон. XX в.
При невозможности определения дат на обложке делается соответствующая оговорка: "без даты" (в сокращенном варианте "б.д.").
Крайними датами единицы хранения из одного документа является дата написания, из нескольких документов - дата написания самого раннего и самого позднего документов. При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо учитывать:
- дело с выписками, сделанными фондообразователем из архивных документов или печатных работ, датируется временем выписок;
- указы, постановления или приказы, датируются датой их подписания или опубликования;
- крайними датами протоколов, дневников, журналов экспедиций, записных книжек, формулярных списков (личных дел) и т.п. документов с продолжающимися в хронологической последовательности записями, являются даты первой и последней записи в них;
- личные документы: свидетельства о рождении, браке, смерти, дипломы, военные билеты, удостоверения, справки и т.п. датируются по дате их выдачи;
- крайними датами копийных документов в деле будут являться даты первой и последней копии, а даты подлинников указываются в заголовке;
- даты приложений, не совпадающие с датами основных документов дела, в крайних датах не отмечаются, а аннотируются или указываются в заголовках, а в крайних датах не отмечаются;
- письмо, как правило, датируется автором письма, а при отсутствии даты - по почтовому штемпелю отправления или получения (при наличии конвертов со штемпелями). Дата единицы хранения с письмами, установленная по почтовому штемпелю места отправления или получения, в заголовке берется в квадратные скобки;
- печатные издания датируются годом издания;
- датой фотографии является дата съемки, датой вырезок из периодических изданий - даты номеров этих изданий;
- крайними датами для аудиовизуальных документов являются даты записи и перезаписи.
Объем документа - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело, альбом и др. Для архивных документов на бумажной основе указывается количество листов; для аудиодокументов (в зависимости от вида) - количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов - количество позитивов, фотоотпечатков (для альбомов, фотоальбомов), а также, при наличии, негативов, диапозитивов, составляющих единицу хранения.
Все документы в единице хранения нумеруются валовой нумерацией, кроме чистых листов, внутренних обложек, заверительных листов и внутренних описей. Кроме количества листовв единицах хранения в фондах личного происхождения указывается количество документов (для фотографий, писем, телеграмм).
4.2 Составление архивных справочников
4.2.1 Опись дел, документов постоянного хранения
Опись дел, документов постоянного хранения (архивная опись) состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата (титульный лист, оглавление, предисловие, указатели).
Описательная статья описи - это совокупность кратких сведений о деле. Она составляется на каждое дело, включенное в фонд.
В составе описательной статьи различают обязательные и дополнительные элементы. К обязательным, постоянным ее элементам относятся: порядковый номер дела в описи, заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов в деле (объем документа). К дополнительным элементам относятся: аннотация, указание на подлинность и копийность, степень полноты документа, обозначение томов, вариантов, указание на опубликованность, язык документа, способ воспроизведения, внешние особенности документов.
В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество включенных в описи единиц хранения, их крайние номера, а также литерные, пропущенные номера (при их наличии). Опись подписывается составителем с указанием его должности, инициалов и фамилии.
Если в опись включены аудиовизуальные документы, их количество оговаривается в итоговой записи.
Например:
В опись внесено 22 (двадцать две) ед. хр., с N 1 по N 22, в том числе 5 (пять) фотодокументов (цветных позитивов).
В самом конце описи располагается лист-заверитель.
В архивной коллекции, включающей значительные комплексы документов разных фондообразователей, в семейных, родовых фондах составляются отдельные описи на дела каждого фондообразователя с самостоятельной валовой нумерацией.
К делам, содержащим уникальные документы, особо ценным делам, а также фотоальбомам составляют внутренние описи, в которые вносятся все документы в порядке их расположения.
Если к фонду, на который уже составлены описи, поступили дополнительные документы, то в зависимости от характера и объема этих документов они могут включаться путем:
- внесения их в опись под литерными номерами (до 5-10 дел);
- внесения их в конец имеющейся описи (дополнение к описи);
- составления на них самостоятельной описи;
- пересоставления новой описи на весь фонд (если поступление было последним и работа с фондосдатчиком на этом завершена).
Для более эффективного использования документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат, который включает: титульный лист, содержание (оглавление), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращенных слов; переводные таблицы шифров (в случае переработки описей); указатели. Каждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов. Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а также способствует поиску необходимой информации (указатели); уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). При составлении справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его элементы.
Титульный лист к описи является обязательным элементом справочного аппарата для описей всех фондов архива. Правильное обозначение указанных реквизитов титульного листа имеет большое значение при пользовании описью.
Титульный лист архивной описи включает: полное название архива; название фонда; номер фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи. Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени и отчества фондообразователя с указанием дат рождений и смерти, рода деятельности, профессии или должности, ученых степеней и почетных званий.
В наименовании сформированной в архиве коллекции отражается признак объединения документов: коллекция рукописей разных авторов (номинальный признак), коллекция документов о патриотическом движении на фронте и в тылу в годы Великой Отечественной войны (тематический признак). В наименовании коллекции, поступившей в архив от частного лица, указывается характер и общее содержание коллекции, фамилия, имя, отчество коллекционера, даты его жизни и сведения о нем.
Например:
Коллекция документов о нижегородских художниках, собранная Крайновым Леонидом Леонидовичем (р. 1946), членом Союза журналистов, краеведом.
В оглавлении указываются все элементы справочного аппарата, составленного к описи (исключая титульный лист): предисловие, названия разделов, подразделов и групп единиц хранения, содержащих письма и фотографии. Против каждого из указанных подразделений ставится номера соответствующих листов описи. Названия разделов и других классификационных делений описи даются в оглавлении в соответствии с классификационной схемой описи.
Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами, четко обозначая заголовки первого (1, 2, 3 и т.д.), второго (1.1, 1.2 и т.д.) и третьего уровней (например: 1.1.1, 1.1.2 и т.д.).
Если схема систематизации, положенная в основу оглавления, включает в себя большое количество структурных подразделений, то допускается сокращение оглавления за счет групп документов, включенных в подразделы. Для удобства пользования в оглавлении отмечаются номера единиц хранения, образующих тот или иной раздел, подраздел, группу, и номера листов описи, на которых они зафиксированы.
Например:
ОГЛАВЛЕНИЕ
К описи N 3 фонда N 400 Суетнова М.И., писателя
Если объем архивного фонда документов личного происхождения невелик (менее 30 единиц хранения), то оглавление к фонду не составляется.
Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Оно включает: биографию фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава и содержания документов описи; состав справочного аппарата к описям.
Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников, оформляемые как самостоятельные структурные части предисловия. Для объединенного архивного фонда составляется общее предисловие (историческая справка), в котором указываются сведения о времени, условиях, причинах создания объединенного фонда, коллекции; принципы формирования.
При написании предисловия используются законодательные источники, справочная и научная историческая литература; дело фонда, документы фонда, учетные документы, научно-справочный аппарат архива; а также историческая справка к конкретному фонду.
Историко-биографические сведения включают в себя сведения о рождении фондообразователя (дата, место рождения, краткие сведения о родителях - социальное положение, род занятий), об образовании, профессиональной, творческой деятельности, общественной работе, наградах, дату смерти или сведения о месте проживания и занятиях фондообразователя на момент научного описания фонда. Составителю предисловия необходимо избегать личных оценок деятельности и творчества фондообразователя, собранных им материалов и коллекций.
Сведения по истории фонда включают:
- информацию о поступлении документов в государственный архив (дата поступления, основание, от кого поступили; краткая характеристика состава и содержания документов; крайние даты документов; при необходимости - сведения об отдельных наиболее интересных документах или группах документов, поступивших в составе фонда);
- сведения о научном описании документов фонда (дата проведения научного описания; результаты экспертизы ценности документов; количество сформированных дел, крайние даты документов, номер составленной описи и ее название; принципы формирования дел и составления заголовков дел);
- особенности систематизации, обусловленные составом документов данного фонда (выбор схемы систематизации, систематизация заголовков единиц хранения внутри разделов и подразделов описи);
- информация об элементах справочного аппарата к описи, принципах его составления и о порядке пользования им.
Предисловие подписывается составителем и помещается в начале описи, после содержания (оглавления). Если структуру личного фонда составляют несколько описей, составленных с учетом специфики носителей документов, то общее предисловие прилагается к первой описи (дела на бумажной основе).
Необходимость составления дополнительных элементов справочного аппарата к описи (списка сокращенных слов, указателей, перечней и др.) устанавливается индивидуально для каждого фонда.
Основное назначение списка сокращенных слов - сократить объем и провести унификацию приемов описания как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней.
В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций и предприятий, кроме хорошо известных*(73). Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью и в круглых скобках дается их сокращенное название, а при повторном внесении их в опись они приводятся только в сокращении.
Список сокращенных слов помещается после предисловия к описи. В нем в алфавитном порядке слева располагаются сокращенные слова и понятия, а справа дается их полное обозначение.
Например:
ВСНХ - Высший совет народного хозяйства
ГОСТ - государственный стандарт
ГЭС - гидроэлектростанция
Переводная таблица шифров составляется к описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при ее перешифровке. Переводная таблица шифров составляется как ко всем описям фонда, если его документы пересистематизированы и количество описей изменилось, так и к каждой описи, если систематизация проводилась только внутри каждой описи.
Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме:
|
Старая опись |
Новая опись |
Примечание |
||
|
NN описи |
NN ед. хр. |
NN описи |
NN ед. хр. |
|
|
1 |
1б |
1 |
1 |
|
Переводная таблица помещается в конце описи. Уничтожение старых описей дел после их переработки не допускается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком.
Из указателей к фондам личного происхождения наиболее распространенным является именной указатель. К фондам деятелей науки и культуры могут составляться указатели их произведений и научных трудов, к фондам актеров и режиссеров - указатели сыгранных ими ролей или осуществленных постановок. Возможны и другие указатели: учреждений, периодических изданий, географические и другие. Ссылки во всех указателях делаются на номера дел.
Именной указатель может быть глухим и развернутым. Пояснения в развернутом указателе содержат краткие биографические сведения, характеристики лиц и ссылочные данные (номера дел, листов).
Лицо в указателе обозначается фамилией, именем и отчеством или фамилией и инициалами. При наличии в тексте документов одинаковых фамилий с инициалами и без инициалов в указателе сначала пишутся фамилии с инициалами, а потом без них. Если лицо в тексте документа обозначено не полностью (только по имени или псевдониму и т.д.) и не может быть определено, в указателе оно обозначается так же, как в документе. При наличии в тексте документов разных лиц с одной и той же фамилией и одними и теми же инициалами, имена и отчества этих лиц даются полностью.
Иностранные имена передаются в указателе в транскрипции государственного языка Российской Федерации. Частицы, имеющиеся в иностранных фамилиях (фон, дер, ван, ле, де и др.), приводятся после фамилии и инициалов. Написание на языке оригинала приводится рядом в скобках.
Например:
Тельман Эрнст
Ланжерон (Langeron) Луи-Александр Андро, де
Справочный аппарат к описи дел может быть основой информации для различных каталогов, которые ведутся в архиве в бумажной или электронной формах (базы данных)*(74). Информация о содержании документов личного происхождения отбирается, как правило, для систематического и именного каталогов.
Примеры составления описей представлены в Приложениях 8, 9 к Методическим рекомендациям.
Описательная статья каталожной карточки (базы данных) состоит из названия архива, индекса, рубрики, подрубрики, даты события, места события, содержания, поисковых данных (название и номер фонда, номера описи, дела, листов), языка документа, способа воспроизведения, фамилии составителя, даты составления карточки.
4.2.2 Путеводители
Сведения об описанном и каталогизированном фонде личного происхождения могут быть включены в любой вид архивного справочника, составляемого на уровне фонда: путеводитель по фондам архива, краткий справочник по фондам архива, тематический путеводитель по фондам архива*(75).
Основой любого этого справочника является описательная статья, включающая следующую информацию (п. 42.2 Правил): название архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о составе и содержании архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.
Справочные данные об архивном фонде личного происхождения состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения или единицах учета по видам документов; крайних дат архивных документов по каждому виду документов; перечня имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата.
Историческая справка к фонду личного происхождения состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда (см. предисловие к описи дел).
Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда личного происхождения включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.
Условия доступа к архивным документам фонда личного происхождения и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством РФ или фондообразователем (фондосдатчиком), а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; о наличии фонда пользования.
Библиография к архивному фонду личного происхождения включает список опубликованных справочников по данному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.
Например:
Эммери Жан-Луи Клод (Emmery Jean-Louis Claude) (1742-1823) - общественный деятель Франции.
РГАСПИ. Ф. 318. 758 ед. хр. 1762-1849 гг. 1 оп.
Жан-Луи Клод Эммери - адвокат в городе Мец, участник Французской революции (1789-1799). После переворота 18 брюмера (1799) Наполеон Бонапарт назначил Эммери членом Государственного совета, где он принял активное участие в разработке Гражданского кодекса, а в 1803 г. - членом Сената. Кавалер Ордена почетного легиона в 1803 г. (с 1804 г. - командор). В 1808 г. Эммери получил титул графа, а в 1815 г. - титул пэра.
Документы были куплены Институтом К. Маркса и Ф. Энгельса в 1920-е гг. через своих представителей во Франции (Л. Бернштейна, Б. Суварина, А. Гийен). Документы в подавляющем большинстве - рукописные подлинники на французском языке, принадлежащие самому Ж.-Л. Эммери, его родственникам, корреспондентам (организациям, институтам и частным лицам, с которыми он состоял в переписке). Незначительная часть документов - печатные издания: декреты, постановления администрации департаментов и коммун (прежде всего департамента Мозель).
Документы поступили в архив как исторически сложившийся комплекс, за основу систематизации которого была взята схема систематизации фондообразователя (по основным этапам деятельности). Раздел 1 включает документы семьи Эммери (1762-1831): о наследовании разделе имущества, хозяйственные счета, описи имущества и продажа недвижимости, о предпринимательской деятельности Эммери. Раздел 2 состоит из документов законодательной и административной деятельности Эммери на первом этапе Французской революции (1789-1791): рукописные копии записок, приходивших в комитеты Национального собрания для обсуждения или для сведения, переписка, рекомендации, судебные документы, петиции и обращения по разным вопросам. Раздел 3 - наиболее насыщенный по количеству документов и связан с вопросами организации и снабжения армии (1791-1823).
Документы на французском языке.