Раздел I. Комплектование государственных и муниципальных архивов документами личного происхождения

Раздел I.
Комплектование государственных и муниципальных архивов документами личного происхождения

1.1 Выявление граждан - потенциальных источников комплектования государственных и муниципальных архивов документами личного происхождения. Подготовка документации для включения граждан в список источников комплектования, оформления приема документов на постоянное хранение

В соответствии с положениями части 1 статьи 20 Федерального закона N 125-ФЗ граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, выступают источниками комплектования государственных, муниципальных архивов архивными документами.

Правовой основой определения источников комплектования государственных, муниципальных архивов являются законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты.

Архив проводит планомерную работу по выявлению граждан*(7), в процессе жизни и деятельности которых могли образоваться документы, подлежащие возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка приема на постоянное хранение в архив документов личного происхождения осуществляется в три этапа:

- подготовительный (выявление граждан, обладающих документами, которые могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, переговоры с приглашением к сотрудничеству, обсуждение условий передачи документов);

- основной (принятие решение о начале сотрудничества, заключение соглашения о сотрудничестве (желательно), всестороннее изучение личного архива, подготовка документации для оформления приема документов в государственный или муниципальный архив и включения гражданина в список источников комплектования архива);

- заключительный (принятие решения о приеме документов, включении гражданина в список источников комплектования государственного, муниципального архива, заключение договора).

1.1.1 Подготовительный этап

На первом (подготовительном) этапе работы проводится выявление потенциальных источников комплектования архива с учетом его территориального расположения (для архивов субъектов Российской Федерации) и профиля деятельности:

- в ходе работы с организациями - источниками комплектования архива путем выявления граждан, обладающих документами, которые могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации;

- на основе мониторинга сообщений в средствах массовой информации (о проводимых публичных мероприятиях, значимых событиях, интересных людях и др.);

- с использованием информации интернет-ресурсов;

- через имеющихся фондообразователей, среди их коллег и друзей;

- путем анкетирования пользователей архивов;

- через личные контакты работников архива;

- путем непосредственного общения с гражданами при проведении выставок, научно-практических конференций и других информационных мероприятий, которые проводит архив.

Популяризация деятельности архива способствует привлечению потенциальных фондосдатчиков. Она осуществляется:

- посредством проведения организованных акций и общественных мероприятий (встреч, выставок и др.);

- путем выступлений представителей архива в средствах массовой информации;

- посредством размещения соответствующей информации на сайтах архивов;

- при взаимодействии с поисковыми группами, общественными организациями, творческими союзами и др.

Интерес в качестве потенциальных фондосдатчиков могут представлять:

- писатели, деятели культуры и искусства, представители творческих профессий;

- ученые;

- фотографы-документалисты, занимающиеся профессиональной фотосъемкой архитектурных и природных объектов, общественно-политических, культурных акций и мероприятий, известных людей;

- общественно-политические, общественно-экономические деятели;

- известные представители средств массовой информации;

- военные деятели;

- выдающиеся спортсмены и тренеры;

- ветераны войн и труженики тыла, участники военных конфликтов;

- участники ликвидации последствий стихийных бедствий и техногенных катастроф;

- архитекторы, реставраторы;

- заслуженные врачи и учителя;

- руководители знаковых для отрасли или для региона предприятий;

- герои труда, ветераны труда;

- реабилитированные лица;

- почетные граждане;

- краеведы;

- другие лица, в том числе не имеющие выдающихся заслуг:

- наследники (потомки) выдающихся людей;

- лица, имеющие иные родственные и дружеские связи с выдающимися людьми;

- участники и очевидцы выдающихся событий в жизни общества, государства, отдельного региона;

- представители профессиональных династий;

- рядовые граждане - типичные представители той или иной социальной группы, народности, профессии и др.

Установление взаимосвязи с потенциальными фондосдатчиками рекомендуется осуществлять путем предоставления представителями архива контактных сведений и разъяснения цели предлагаемого сотрудничества:

- по месту работы граждан (в органах исполнительной власти, организациях культуры, науки, образования, здравоохранения и др., общественно-политических организациях, творческих организациях и союзах; спортивных организациях и др.) или в соответствующих вышестоящих органах;

- в органах социальной защиты населения, ведущих учет граждан, имеющих особые заслуги и льготы;

- в профессиональных объединениях, союзах;

- в военкоматах, ветеранских организациях и клубах, поисковых отрядах;

- в органах средств массовой информации.

Контактные данные потенциальных фондосдатчиков можно выяснять:

- в справочниках и справочных службах;

- в интернет-ресурсах;

- в других открытых источниках.

После установления необходимых контактов архив проводит переговоры с гражданином, целью которых является оценка полноты и ценности имеющихся у гражданина документов, приглашение к сотрудничеству и подготовка соответствующих обоснований целесообразности сотрудничества, которые излагаются в дальнейшем в информационной справке. Для обеспечения успеха переговоров следует предварительно ознакомиться с биографией гражданина, составить примерное представление о его характере. Рекомендуется изучить необходимые справочники, монографии, публикации в периодической печати.

Переговоры проводятся по телефону, в рамках личных встреч, в ходе переписки.

В самом начале взаимодействия рекомендуется направить инициативное письмо со стороны архива с предложением о сотрудничестве. В письме следует предоставить сведения об архиве, объяснить причины, по каким архив заинтересован в сотрудничестве с гражданином. Ответ может быть принят как в письменной, так и в устной форме. Как правило, до окончательного решения вопроса требуется еще ряд разъяснений и консультаций со стороны архива.

При работе представителей архива с гражданами необходим гибкий подход, чувство такта, умение вести переговоры и убеждать. Следует, по мере возможности, получить дополнительные сведения о гражданине, роде его занятий, взглядах и об имеющихся документах, убедиться в целесообразности дальнейшего сотрудничества. Гражданину нужно объяснить основные задачи работы государственных и муниципальных архивов, правила организации архивного хранения, оговорить возможности ограничения доступа исследователей к документам личного фонда (коллекции). Для гражданина можно организовать экскурсию в архив с посещением архивохранилищ. Важно подчеркнуть преимущества хранения документов в архиве, значимость формирования Архивного фонда Российской Федерации и престиж роли фондообразователя. Среди аргументов, помогающих наладить сотрудничество, могут быть следующие:

- гарантия архивом физической сохранности документов, их государственного учета и научного описания;

- проведение, при необходимости, реставрации архивных документов;

- обеспечение всестороннего использования документов в архиве (наличие в архиве читального зала, возможность проведения выставок, телепередач, встреч с общественностью и др.);

- взаимодействие по вопросам авторского права: архив будет оповещать пользователей о действии авторского права на содержащиеся в документах произведения и предупреждать об ответственности за возможные нарушения.

На предварительном этапе следует оговаривать и условия приема документов, которые позже будут зафиксированы в договоре. Необходимо разъяснить, что документы Архивного фонда Российской Федерации, переданные по договору дарения или купли-продажи, включенные в учетные документы государственных и муниципальных архивов, не подлежат возврату фондосдатчику.

Рекомендуется вести учет работы с потенциальными фондосдатчиками в форме картотеки в бумажном или электронном виде (в виде базы данных) (см. также п. 1.4 Методических рекомендаций).

Инициатива передачи на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы документов личного происхождения может исходить непосредственно от фондодержателей. В таких случаях архив принимает решение о целесообразности приема документов.

1.1.2 Основной этап

На втором (основном) этапе оформляется заявление от гражданина. Заявление может начинаться с фразы:

Я, ФИО, прошу провести комплекс работ по изучению и систематизации моего личного архива с целью отбора документов на постоянное хранение в (название архива).

В заявлении рекомендуется указывать: основные виды документов, их краткое содержание или основную тематику, ориентировочные хронологические рамки, примерные количественные показатели. Там же по возможности указываются основания правообладания. В заявлении рекомендуется указать, передавались ли ранее документы на хранение в другие архивы, музеи, библиотеки, а если передавались, указать куда.

На данном этапе необходимо также получить от гражданина согласие на обработку персональных данных (они неизбежно будут присутствовать в заявлении гражданина и других документах - соглашении, договоре). Согласие может содержаться в тексте заявления или оформляться в виде отдельного документа. Такое согласие и сама обработка данных должны соответствовать требованиям Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

Сотрудник отдела комплектования, проводящий работу с гражданином, готовит информационную справку, в которой аргументирует свои выводы о целесообразности работы с данным гражданином как потенциальным фондосдатчиком. В информационной справке излагается биография фондообразователя, отношение к нему фондодержателя (если фондообразователь и фондодержатель - разные лица), дается характеристика находящихся у него документов и указывается их примерное количество.

Заявление и информационная справка рассматриваются на заседании соответствующей экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК)*(8), на котором принимается решение о том, что документы личного архива могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации и о целесообразности дальнейшей работы с гражданином как потенциальным фондосдатчиком. Рекомендуется закрепить соответствующие полномочия в положении об ЭПК. При большом объеме работы ЭПК допускается организовать рассмотрение данных вопросов на заседаниях экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) или экспертно-методического совета (далее - ЭМС) архива (при наличии). Решение фиксируется в протоколе.

В случае принятия положительного решения проводится дальнейший комплекс работ: подвергаются анализу документы личного архива, составляются сдаточные (оценочные) описи, готовится проект договора.

На этом этапе возможно заключение соглашения о сотрудничестве.

Соглашение о сотрудничестве определяет основные направления взаимодействия сторон, в том числе отражает возможность перемещения документов в здание архива в целях проведения предварительной экспертизы ценности документов, проверки физико-химического, технического и биологического состояния и первичного упорядочения (формирования условных единиц хранения) документов потенциального фондосдатчика или организации работы сотрудника архива непосредственно по месту расположения документов. В соглашении фиксируются права и обязанности сторон. Например, могут быть заложены обязанности архива оказывать консультационно-методическую помощь гражданину, провести упорядочение переданных документов, вернуть фондодержателю документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовать из переданных документов самостоятельный архивный фонд и т.д. Обязанности гражданина могут заключаться в следующем: регулярно передавать в архив документы по отдельным договорам дарения (купли-продажи) или по актам приема-передачи*(9), не передавать их в другие архивы, при необходимости забрать или разрешить уничтожить документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, и др. Такое соглашение является по сути рамочным (см. также подраздел 1.3.7 Методических рекомендаций).

Само по себе соглашение еще не является основанием для передачи права собственности на документы или интеллектуальных прав (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

Документы от потенциального фондосдатчика на данном этапе принимаются в архив по расписке или по акту приема-передачи, не предусматривающему переход права собственности.

Расписка о приеме документов в архив оформляется на бланке архива. В тексте расписки рекомендуется указать ФИО фондосдатчика, примерный перечень принимаемых материалов и их количество, цели приема документов. Количество указывается в документах, папках, коробках. Расписка должна быть подписана начальником (специалистом) отдела комплектования или специалистом, ведущим работу с фондодержателем, с расшифровкой фамилии, имени, отчества.

Акт приема-передачи содержит аналогичные положения, но подписывается двумя сторонами: архивом и фондосдатчиком, составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. В акте на данном этапе не могут присутствовать сведения о решении ЭПК, присвоенном номере фонда и др.*(10)

По результатам проведения предварительной экспертизы ценности и первичного упорядочения документов (см. также подраздел 1.5 и раздел II Методических рекомендаций) составляется сдаточная опись (образец см. в Приложении 1 к Методическим рекомендациям), в которую включаются документы, предварительно отобранные для возможного включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Остальные документы возвращаются по расписке (под подпись фондосдатчика) или акту приема-передачи. В соответствии с Правилами, в архивных учреждениях такой акт принято называть "акт возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации". В тексте расписки или акта возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации необходимо указать, что фондосдатчик получил от архива документы, подлежащие возврату, и претензий не имеет. Эти документы в дальнейшем не фигурируют в договоре.

В сдаточной описи указываются основные группы отобранных документов, количество условно сформированных единиц хранения (дел) и количество документов в делах, ориентировочные крайние даты документов, входящих в состав условной единицы хранения (см. Приложение 1 к Методическим рекомендациям). Документы, имеющие признаки особо ценных*(11), вносятся в сдаточную опись под отдельным заголовком.

Внутри условно сформированных дел проводится систематизация документов по хронологии, по алфавиту адресатов, однако нумерация листов, систематизация вариантов рукописей не проводится.

При значительном объеме документов личного происхождения и поэтапной их передаче в государственный или муниципальный архив, сдаточная опись отдельно составляется на каждый передаваемый комплекс документов. Нумерация сдаточных описей производится в пределах данного фонда в валовом порядке.

Сдаточная опись подписывается ее составителем, согласовывается руководителем отдела комплектования, иного профильного структурного подразделения или руководителем архива. В архивах, имеющих несколько структурных подразделений, сдаточная опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр отдается фондосдатчику, второй в дальнейшем передается в наблюдательное дело, а из него - в дело фонда (см. подраздел 1.4 и раздел IV Методических рекомендаций), третий - в отдел научного описания для последующего составления на ее основе описи дел, документов постоянного хранения. В небольших архивах (например, муниципальных) достаточно наличия двух экземпляров.

В случае если гражданин сам составил сдаточную опись, сотрудник архива перед передачей документов в архив проводит сверку наличия документов, внесенных в данную опись, и после этого ставит на ней свою подпись.

Если планируется купля-продажа документов, рекомендуется комиссионное принятие решения о целесообразности покупки и стоимости документов. Такое решение может быть принято ЭПК, но в силу специфичности вопроса рекомендуется предварительно создавать оценочную комиссию, которая отбирает документы, предложенные для закупки, определяет и согласовывает их стоимость. Стоимость устанавливается по взаимному согласию сторон.

После отбора документов составляется оценочная опись, в которой указываются заголовки документов или дел в порядке валовой нумерации, стоимость каждой единицы. В итоговой записи указывается общее количество документов и общая сумма. Оценочная опись в дальнейшем утверждается на заседании ЭПК, подписывается ее председателем и секретарем (см. также подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

На данном этапе осуществляется также подготовка и согласование с фондосдатчиком проекта договора (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

1.1.3 Заключительный этап

На третьем (заключительном) этапе вопрос о приеме документов в государственный или муниципальный архив и включении гражданина в список источников комплектования архива рассматривается на соответствующей экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. Принимается также решение о присвоении названия архивному фонду (коллекции) при первом приеме документов данного фондообразователя.

На рассмотрение ЭПК представляется:

- заявление гражданина (см. подраздел 1.1.2 Методических рекомендаций);

- соглашение о сотрудничестве (при наличии) (см. подраздел 1.1.2 Методических рекомендаций);

- экспертное заключение;

- сдаточная опись или оценочная опись (см. подраздел 1.1.2 Методических рекомендаций);

- проект договора дарения или купли-продажи (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций);

- проект лицензионного договора или договора об отчуждении интеллектуальных прав (при наличии) (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

Экспертное заключение готовится специалистом архива, проводившим работу с документами гражданина. Экспертное заключение может готовиться на основе ранее составленной информационной справки, уточненной и расширенной. В нем дается оценка значимости документов и рекомендации для их приема на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, включения гражданина в список источников комплектования архива.

В экспертном заключении указывается:

- ФИО фондообразователя, занимаемая должность (или должности, занимаемые ранее);

- характеристика деятельности фондообразователя (этапы жизни и деятельности, его место и роль в конкретной сфере деятельности, имеющиеся ученые и почетные звания; награды и государственные премии, опубликованные научные труды, учебники);

- данные об уже имеющихся в архиве документах этого лица с указанием фондов и количества документов;

- характеристика документов личного архива, содержание документов, их общественно-политическое, историческое, культурное, научное значение, уникальность;

- наличие коллекций, их характеристика;

- наличие предметов, печатных изданий;

- наличие документов других граждан (родственников, коллег, друзей и др.), обоснование возможности и целесообразности их приема;

- наличие официальных документов (подлинников, копий);

- характеристика физического состояния документов, видов носителей;

- наличие электронных документов, их технические характеристики;

- ФИО фондодержателя (если не совпадает с фондообразователем);

- предварительные условия сотрудничества;

- перспективы долгосрочного сотрудничества;

Экспертное заключение подписывается его составителем.

Оно составляется в двух экземплярах: один экземпляр прикладывается к протоколу ЭПК, второй включается в наблюдательное дело.

Целесообразно в уполномоченном органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела вести единый учет (на бумаге или в электронном виде) данных о гражданах, передававших свои документы в государственные и муниципальные архивы данного субъекта РФ. При ведении такого учета необходимо учитывать требования Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

При рассмотрении документов того или иного лица, проживавшего ранее или связанного иным образом с другим регионом России, рекомендуется обращаться в соответствующий субъект Российской Федерации за уточнениями, не принимались ли ранее документы данного лица на постоянное хранение. Если в силу различных обстоятельств документы одного лица оказываются в разных архивах, следует обеспечить взаимосвязь между данными документальными комплексами с помощью справочно-поисковых средств.

Решение ЭПК оформляется протоколом*(12). После принятия положительного решения ЭПК руководителем архива*(13) подписывается договор с фондосдатчиком (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

1.2 Ведение списков граждан - источников комплектования государственных и муниципальных архивов

Государственные и муниципальные архивы ведут списки источников комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде раздельно для организаций и граждан (п. 35.4 Правил).

В список рекомендуется включать, в первую очередь, граждан (фондосдатчиков), осуществляющих (планирующих осуществлять) регулярную (неоднократную) передачу документов в архив. Допускается, во избежание множественных пересмотров списка, не включать в него граждан, осуществивших разовую передачу документов, дальнейшее сотрудничество с которыми в этой области нецелесообразно.

Рекомендуется включать в список граждан только после подписания с ними договора дарения (купли-продажи) документов и приема документов в архив.

Отнесение граждан к источникам комплектования архивов производится с учетом следующих критериев:

- вклада гражданина в развитие науки и культуры и других сфер деятельности;

- его роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни государства и общества;

- состава и содержания собранных гражданином архивных документов.

Рекомендуемая форма списка граждан - источников комплектования государственного (муниципального) архива включает 6 граф:

графа 1 - порядковый номер (присваивается последовательно по всему списку);

графа 2 - фамилия, имя, отчество (при наличии);

графа 3 - адрес, контактные данные;

графа 4 - наименование и номер существующего, либо наименование предполагаемого личного фонда или коллекции*(14);

графа 5 - основание для включения в список (реквизиты заявления, договора, актов приема на хранение архивных документов личного происхождения, протокола ЭПК);

графа 6 - примечание*(15).

В список, по мере необходимости, вносятся изменения и дополнения. Исключение граждан из списка производится в случае их отказа от сотрудничества с архивом (расторжения договора); прекращения образования у гражданина документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации; завершения приема всех документов фонда; смерти фондосдатчика (в этом случае возможно заключение нового договора с его наследниками при необходимости). При включении новых граждан они вносятся в конец действующего списка. Дополнительная информация включается в графу "примечание".

Решение о согласовании списков граждан, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, изменений и дополнений к ним, в соответствии с п. 35.6 Правил, принимается на заседании соответствующей ЭПК*(16). ЭПК федерального государственного архива представляет согласованные списки граждан, выступающих источниками комплектования архива, изменения и дополнения к ним на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее - ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве*(17) в соответствии с п. 35.6 Правил.

Решение ЭПК (ЦЭПК) оформляется протоколом*(18).

Утверждение согласованного списка осуществляется руководителем соответствующего архива в соответствии с п. 35.7 Правил.

Переутверждение списков осуществляется при необходимости (по мере накопления изменений). При переутверждении список систематизируется по алфавиту фамилий фондосдатчиков.

Итоговая запись в списке пересоставляется архивом ежегодно по состоянию на 1 января последующего года. В ней указывается общее количество внесенных в список граждан.

1.3 Основания для приема документов от граждан в архив

В соответствии с п. 37.9 Правил, документы от граждан принимаются на постоянное хранение в архив:

- на основании договора купли-продажи или дарения между гражданином и архивом и акта приема-передачи, являющегося неотъемлемой частью договора;

- в порядке наследования;

- по решению суда.

После согласования вопроса о включении гражданина в список источников комплектования архива или оформлении разового приема документов заключается договор с фондосдатчиком, на основании которого осуществляется переход права собственности на документы государству или муниципальному образованию. Передача документов в собственность Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования на безвозмездной основе оформляется договором дарения, на возмездной основе - договором купли-продажи. В такой договор рекомендуется включать элементы лицензионного договора или договора об отчуждении интеллектуальных прав, если интеллектуальными правами в отношении передаваемых документов обладает фондосдатчик (Приложения 2, 3 к Методическим рекомендациям). Возможно также заключение отдельного лицензионного договора или договора об отчуждении интеллектуальных прав. Такой вариант более уместен, если интеллектуальными правами обладает не фондосдатчик, а иное лицо. В договор дарения (купли-продажи) рекомендуется включать положения, касающиеся регулирования вопросов доступа к документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности*(19) (указание видов или конкретных наименований документов, доступ к которым должен быть ограничен, условия доступа к ним и др.).

При заключении договоров обязательным является выполнение требований законодательства*(20), нормативных актов вышестоящего органа (Федерального архивного агентства, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, органа местного самоуправления), положений устава, на основании которого действует архив.

В любом договоре важно зафиксировать существенные условия, которые обеспечивают его юридическую значимость.

В соответствии с ГК РФ для всех видов договоров существенными являются:

- условия о предмете договора;

- условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида;

- условия, выдвинутые одной из сторон, по которым необходимо достигнуть соглашение*(21).

Предметом договора являются конкретные документы, характеристики которых, позволяющие их однозначно идентифицировать, должны быть указаны в договоре или в приложении к нему.

1.3.1 Договор купли-продажи

Договор купли-продажи предусматривает возмездное отчуждение документов. В договоре помимо предмета обязательно указывается цена документа (документов), подлежащая оплате покупателем. Цена определяется на основании оценочной описи (см. подраздел 1.1 Методических рекомендаций).

1.3.2 Договор дарения

Договор дарения, наиболее распространенный во взаимоотношениях архивов с фондосдатчиками - физическими лицами, предусматривает безвозмездное отчуждение документов. Существенным для такого договора является четкое указание на безвозмездность сделки*(22).

В договор дарения запрещено включать встречные обязательства для одаряемого*(23). Кроме того, в договор дарения нельзя включать условие о переходе права собственности к одаряемому после смерти дарителя*(24). Переход права собственности на документы после смерти физического лица регулируется наследственным правом*(25).

Разновидностью договора дарения является договор пожертвования. К его особенностям относится закрепление условия об использовании документов, передаваемых по такому договору, по определенному назначению*(26). В отношении таких документов должен вестись обособленный учет*(27).

1.3.3 Акт приема-передачи (акт приема на хранение архивных документов личного происхождения)

Факт передачи документов по договорам, предусматривающим их отчуждение (купля-продажа, дарение), следует фиксировать в акте приема-передачи, являющемся неотъемлемой частью такого договора. В Правилах дано название такому акту - "акт приема на хранение архивных документов личного происхождения" (Приложение 9 к Правилам). В силу того, что документы личного происхождения передаются, как правило, целыми комплексами, перечисление и описание их в самом договоре нецелесообразно. Именно в акте приема на хранение архивных документов личного происхождения необходимо указать, что фондодержатель передал, а архив принял соответствующие документы, перечислить характеристики, позволяющие их однозначно идентифицировать. В акте приема на хранение архивных документов личного происхождения целесообразно указывать позиции, перечисленные в сдаточной (оценочной) описи. Допускается указывать в акте обобщенные характеристики, но дополнительно прилагать к нему сдаточную (оценочную) опись.

1.3.4 Договор хранения
(не рекомендуется к применению)

Традиционно распространенной формой взаимодействия архива и фондодержателя является договор хранения, который предусматривает передачу документов в архив без его отчуждения в государственную или муниципальную собственность. Договор может по-разному именоваться сторонами, но в любом случае он не предусматривает перехода прав собственности на документ. Для таких договоров характерна формулировка "передается на постоянное хранение в архив", что не указывает на передачу прав собственности на документы. При заключении такого договора, если фондодержатель не готов оплачивать хранение, необходимо указывать на его безвозмездность*(28). Кроме того, в договоре хранения должны быть четко указаны все возможные формы использования*(29). При заключении таких договоров также необходимо учитывать необходимость отдельного урегулирования интеллектуальных прав в лицензионных договорах или договорах об отчуждении таких прав.

В случае использования такой формы договора, как договор хранения, нужно понимать, что даже при включении документов в Архивный фонд Российской Федерации сохраняется риск расторжения договора и предъявления обоснованных требований от фондодержателя о возврате документов.

Заключение такого договора архива с фондосдатчиком - физическим лицом, не предусматривающего переход права собственности, не рекомендуется.

1.3.5 Договоры, закрепляющие отношения сторон в сфере интеллектуальной собственности

Немаловажным аспектом, который необходимо учитывать при реализации договорной деятельности, является то, что основная часть документов, содержащихся в личных фондах и коллекциях граждан (рукописи, фотографии, письма и т.д.) относятся к объектам интеллектуальной собственности. Передача интеллектуальных прав не связана напрямую с передачей прав собственности на документы.

Необходимо иметь в виду, что обладатель вещных прав на документ не всегда является правообладателем в отношении исключительных прав на результат интеллектуальной деятельности. Так, например, в личных коллекциях и фондах могут содержаться фотографии, сделанные иными лицами. Вопросы, касающиеся определения правообладателя, освещены в Методических рекомендациях по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежного прав, доступу и порядку использования таких документов*(30).

Для обеспечения возможности правомерного использования архивами и их пользователями объектов авторского права и смежных прав необходимо заключение договоров об отчуждении исключительных прав или лицензионных договоров. Заключение таких договоров архивов с правообладателями целесообразно на этапе комплектования документами личного происхождения.

Договор об отчуждении исключительных прав на результат интеллектуальной деятельности*(31)

В договоре об отчуждении правообладателем в пользу архива исключительных прав на результат интеллектуальной деятельности должен быть четко указан предмет договора - конкретный результат интеллектуальной деятельности, названы его характеристики. Существенным условием является указание на то, что исключительное право на этот объект передается приобретателю в полном объеме*(32). При этом использование объектов авторского права и смежных прав архивами осуществляется на основании законодательства, в пределах, определенных уставными документами архива*(33).

По общему правилу, договор об отчуждении исключительного права на документ является возмездным, если стороны не закрепили в договоре безвозмездную передачу исключительного права*(34).

При заключении договора об отчуждении исключительных прав архивам необходимо уточнять у фондодержателя, не заключались ли ранее им или предшествующими правообладателями лицензионные договоры в отношении объектов авторского и смежных прав, являющихся объектом передачи. В случае если ранее заключались лицензионные договоры, необходимо получить экземпляр такого договора и соответствующую информацию внести в текст договора об отчуждении исключительных прав между архивом и фондодержателем. Так как смена правообладателя не является основанием прекращения или изменения лицензионного договора, он продолжает действовать в течение срока действия, согласованного сторонами.

Лицензионный договор*(35)

Лицензионные договоры на предоставление права использования документа*(36) как результата интеллектуальной деятельности предусматривают ограниченные по времени и по формам возможности использования документов личного происхождения.

К существенным условиям лицензионного договора помимо предмета относятся:

- территория, на которой действует договор;

- срок действия договора;

- размер и порядок выплаты вознаграждения или указание на безвозмездность*(37).

В договоре должны быть перечислены все формы возможного использования*(38). Рекомендуется использовать следующую формулировку: "Использование возможно в любой из форм, не запрещенных законодательством Российской Федерации".

В любом случае архивам стоит избегать включения в договоры неисполнимых условий, в том числе в целях исключения возможных конфликтов в дальнейшем с правообладателями.

В соответствии с требованиями пункта 3 статьи 1235 ГК РФ "в лицензионном договоре должна быть указана территория, на которой допускается использование результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации. Если территория, на которой допускается использование такого результата или такого средства, в договоре не указана, лицензиат вправе осуществлять их использование на всей территории Российской Федерации".

Неуказание территории использования документа как результата интеллектуальной деятельности ограничит его использование в сети Интернет, например, путем экспонирования на интернет-выставках. Рекомендуется включать в договор следующую формулировку: "По настоящему Договору использование Произведения возможно на территории всего мира с возможностью использования, в том числе, в сети Интернет".

При указании срока действия лицензионного договора рекомендуется исходить из оставшейся продолжительности срока действия исключительных прав на документ*(39). Возможно включение такой формулировки: "Право использования Результата интеллектуальной деятельности передается Архиву на весь срок действия исключительного права", что исключит необходимость вычисления на этом этапе остаточного срока действия интеллектуальных прав. За пределами сроков действия исключительных прав результат интеллектуальной деятельности переходит в общественное достояние и его дальнейшее использование не может быть ограничено. Согласно абзацу 2 пункта 4 статьи 1235 ГК РФ "в случае, когда в лицензионном договоре срок его действия не определен, договор считается заключенным на пять лет"*(40).

Кроме того, в силу пункта 1 статьи 1237 ГК РФ "лицензиат обязан представлять лицензиару*(41) отчеты об использовании результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации, если лицензионным договором или настоящим кодексом не предусмотрено иное. Если в лицензионном договоре, предусматривающем представление отчетов об использовании результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации, отсутствуют условия о сроке и порядке их представления, лицензиат обязан представлять такие отчеты лицензиару по его требованию"*(42).Обязанность архива об уведомлении автора (другого правообладателя) об использовании документов путем направления отчетов возникает при заключении договора на основании прямого указания закона*(43), если договором не предусмотрено иное.

Во избежание траты времени и ресурсов на подготовку и рассылку таких уведомлений архивам рекомендуется включать в лицензионные договоры следующее положение: "Лицензиат освобождается от предоставления Лицензиару отчетов об использовании результата интеллектуальной деятельности на весь период действия Договора".

Лицензионные договоры делятся на исключительные лицензионные договоры, в соответствии с которыми все права переходят к одному пользователю (лицензиату) без сохранения соответствующих прав за передающей стороной (лицензиаром), и неисключительные лицензионные договоры, которые предусматривают передачу возможности использования интеллектуальной собственности одному или нескольким пользователям (лицензиатам) с сохранением аналогичных полномочий и у первичного правообладателя (лицензиара). Если в договоре не указано, что предоставленная лицензия является исключительной, то лицензия по умолчанию считается простой (неисключительной)*(44).

Если договор с правообладателем не заключен, использование допускается в пределах, установленных ГК РФ. Случаи свободного использования установлены в статьях 1273-1280 ГК РФ*(45).

1.3.6 Установление факта правообладания

В силу специфики движимого имущества и такой особой категории, как документы, не всегда возможно проверить правомочия собственника/правообладателя и убедиться в том, что именно ему принадлежат соответствующие права. В отличие от недвижимого имущества, права на документы личного происхождения (переход прав) не подлежат государственной регистрации. То же касается и передачи прав на такое имущество в порядке наследования. В свидетельстве о праве на наследство, скорее всего, не будут отражены документы и иные предметы из личных фондов. Каждая процедура установления факта обладания правомочиями собственника или правообладателя вызывает много сложностей не только для архивиста, но даже для профессионального юриста, и может потребовать установления факта в судебном порядке.

В этих условиях рекомендуется включать в договоры с фондодержателем такие положения*(46):

"Продавец/Даритель/Правообладатель/Лицензиар гарантирует наличие у него необходимых прав в достаточном объеме для заключения настоящего Договора. Права, передаваемые по настоящему Договору, в том объеме, который согласован Сторонами, свободны от требования и иных притязаний со стороны третьих лиц, не находятся под арестом, залогом, не имеют иных ограничений.

В случае возникновения претензий со стороны третьих лиц по поводу отчуждения документов/отчуждения исключительных прав/использования результата интеллектуальной деятельности Продавец/Даритель/Правообладатель/Лицензиар разрешает их самостоятельно и за свой счет, не привлекая Покупателя/Одаряемого/Приобретателя/Лицензиата. А в случае если такие расходы понесет Покупатель/Одаряемый/Приобретатель/Лицензиат, Продавец/Даритель/Правообладатель/Лицензиар обязуется возместить их в полном объеме".

1.3.7 Рамочный договор

В случае если фондодержатель/правообладатель планирует неоднократно осуществлять передачу документов/интеллектуальных прав, возможно заключение рамочных договоров. Все перечисленные выше договорные конструкции могут быть рамочными. Общие условия таких договоров должны отражать характер правоотношений и предмет договора.

Рамочный договор носит долгосрочный характер и рассчитан на многократное применение. Указание сроков действия таких договоров не является обязательным. Сущность рамочного договора в том, что стороны на стадии заключения договора обязуются исполнить обязательства, условия которых будут согласовываться в последующем дополнительными соглашениями (приложениями, актами).

Такие дополнительные условия, как характеристика документов как физических объектов или объектов интеллектуальной собственности, позволяющая их индивидуализировать, дата осуществления передачи документов (интеллектуальных прав), определяются Сторонами после заключения рамочного договора в дополнительных соглашениях, актах, иных приложениях к договору, из которых кроме перечисленного выше должна быть понятна их принадлежность к конкретному рамочному договору.

Рамочные договоры представляют собой рекомендуемый вариант сотрудничества, упрощающий процесс дальнейшего взаимодействия с фондодержателем (или с правообладателем), позволяющий сократить время и издержки на составление отдельных договоров и согласование их условий. Так, ранее упомянутое соглашение о сотрудничестве (см. подраздел 1.1.2 Методических рекомендаций) является примером рамочного договора.

1.3.8 Смешанные формы договоров

Описанные выше договорные конструкции могут совмещаться в смешанных договорах.

Так, в случае если фондодержатель и правообладатель одно и то же лицо, рекомендуется совмещать в одном договоре условия об отчуждении (купле-продаже/дарении) документов и об отчуждении (возмездном или безвозмездном) интеллектуальных прав на них или же условия об отчуждении документов с условиями лицензионного договора.

В случае заключения смешанных договоров необходимо отражать в них все существенные условия содержащихся в них договорных конструкций.

Образцы смешанных договоров приведены в приложениях 2, 3 к Методическим рекомендациям.

К смешанным видам договоров относятся также договоры дарения (купли-продажи), в которых устанавливаются конкретные ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Также гражданин вправе отменить или конкретизировать ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения о его личной и семейной тайне, частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности*(47).

Все вышеперечисленные договорные конструкции после согласования всех условий составляются как минимум в двух экземплярах и вступают в силу только с момента их подписания сторонами.

1.3.9 Недоговорные формы перехода прав собственности на документы и интеллектуальных прав

Комплектование Архивного фонда Российской Федерации документами личного происхождения может осуществляться в порядке наследования.

Российская Федерация, субъекты Российской Федерации и муниципальные образования могут выступать в качестве наследников, если названы таковыми в завещании фондодержателя. В таком случае действуют общие правила гражданского законодательства о наследовании по завещанию, и статус государства (субъекта Российской Федерации) или муниципального образования не имеет правовых особенностей.

Государство (Российская Федерация и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, субъекты Российской Федерации) могут также принимать имущество умершего фондодержателя как выморочное в случаях, если:

- отсутствуют наследники как по закону, так и по завещанию;

- никто из наследников не имеет права наследовать или все наследники отстранены от наследования (недостойные наследники);

- никто из наследников не принял наследства;

- все наследники отказались от наследства и при этом никто из них не указал, что отказывается в пользу другого наследника*(48).

Передача документов в архив в редких случаях может осуществляться и на основании судебного решения.

1.4 Учет источников комплектования, ведение наблюдательных дел

Граждане - источники комплектования государственного (муниципального) архива или осуществившие разовую передачу документов, а также потенциальные источники комплектования подлежат учету.

Помимо обязательных учетных документов для учета документов личного происхождения могут вестись вспомогательные учетные документы. Так, на этапе комплектования такими документами являются картотека фондообразователей, наблюдательное дело на фондодержателя, сдаточная опись, книга учета и движения документов личного происхождения.

В книге учета и движения документов личного происхождения фиксируется предварительный учет поступивших в отдел комплектования документов (см. форму книги учета и движения документов в Приложении 4 к Методическим рекомендациям).

Рекомендуется вести картотеку фондообразователей. Целесообразно ведение электронной картотеки в виде базы данных.

На каждого фондообразователя заводится карточка, в которой указываются по мере комплектования архива документами личного происхождения:

- фамилия, имя, отчество, годы жизни фондообразователя;

- профессия, род деятельности;

- домашний адрес, контактные данные;

- фамилия, имя, отчество; родственные связи; контактные данные физического лица, осуществляющего передачу документов фондообразователя; сведения о правообладании (при наличии);

- проведенные конкретные виды работ с фондообразователем (в картотеке даты их проведения и результаты фиксируются на обратной стороне карточки);

- дата поступления материалов;

- количество поступивших материалов;

- номер поступления по Книге учета поступлений (см. раздел IV Методических рекомендаций);

- номер фонда;

- дата передачи документов в отдел научного описания (отдел обеспечения сохранности);

- фамилия сотрудника архива, ведущего работу с данным фондообразователем.

Рекомендуется предусмотреть в картотеке три раздела.

В первом разделе картотеки "Перспективное комплектование" откладываются карточки с данными потенциальных источников комплектования и информацией о работе с ними (ведение переговоров, переписка) (см. п. 1.1.1 Методических рекомендаций).

Во второй раздел "Текущее комплектование" включаются карточки с данными постоянных источников комплектования, от которых ведется прием документов.

В третий раздел вносятся данные о гражданах, работа с которыми завершена, в том числе осуществлен разовый прием документов.

После приема документов на государственное хранение в карточку заносится номер по книге учета поступления документов, номер фонда, количество документов и дата передачи документов в отдел научного описания либо в отдел обеспечения сохранности документов. Карточка вносится в раздел "Комплектование завершено".

Внутри каждого раздела карточки систематизируются по алфавиту фондообразователей. По итогам работы с фондосдатчиками карточки переносятся из одного раздела в другой.

Для учета и контроля за организацией работы с гражданами, в соответствии с пунктом 35.9 Правил, ведется наблюдательное дело на фондодержателя.

Наблюдательное дело является первичной формой учета и источником информации о гражданине, составе документов его личного архива, а также этапах работы с ним. Сюда вносится информация о ведении переговоров с фондодержателем (с фиксацией дат), переписка с ним, биографическая справка, его заявление(я), соглашение о сотрудничестве, проект договора дарения (купли-продажи), сдаточная (оценочная) описи, расписки (копии расписок) или акты, экспертное заключение, выписка из протокола заседания ЭМК (ЭМС), ЭПК, ЦЭПК.

В случае необходимости состав документов наблюдательного дела может быть уточнен и дополнен.

На обложке наблюдательного дела пишется наименование государственного (муниципального) архива, ФИО фондодержателя, номер архивного фонда (при наличии), крайние даты фонда (при наличии). Наблюдательные дела систематизируются по алфавиту фондодержателей.

При передаче гражданином документов на постоянное хранение часть материалов наблюдательного дела передается в дело фонда.

1.5 Экспертиза ценности документов личного происхождения

Экспертиза ценности документов личного происхождения проводится в 2 этапа:

- на стадии предварительной работы с потенциальным источником комплектования, составления сдаточной описи;

- на стадии формирования единиц хранения, научного описания документов, составления описи дел, документов постоянного хранения.

Целью экспертизы ценности является отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Отнесение документов личного происхождения к составу Архивного фонда Российской Федерации должно осуществляться в соответствии с общими принципами историзма, системности и целостности и с комплексным применением критериев экспертизы ценности документов.

Критерии экспертизы ценности документов личного происхождения объединены в три группы: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев:

- происхождения документов (значимость фондообразователя с учетом его особой роли или, напротив, типового характера, время и место создания документа);

- содержания документов (значимость информации (ее уникальность, типичность или повторяемость), вид документа, его подлинность);

- внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа, физическое состояние документов).

Общие критерии экспертизы ценности документов могут применяться для всех видов документов фондообразователя.

1.5.1 Критерии происхождения

К группе критериев происхождения относятся: критерий значения гражданина в жизни общества и критерий времени и места создания документов.

Критерий значимости лица должен применяться уже на стадии выявления потенциального фондообразователя (см. подраздел 1.1 Методических рекомендаций). Он предполагает выявление документов, связанных с именами выдающихся людей в разных отраслях (сферах) деятельности. При этом учитываются следующие факторы:

- значение служебной, научной, общественной, творческой деятельности гражданина;

- оценка деятельности лица (присуждение международных, государственных премий);

- присвоение почетных и научных званий (народный, заслуженный артист, заслуженный деятель искусства, науки, академик, член-корреспондент, доктор наук, лауреат научных, художественных, иных конкурсов);

- общественное и профессиональное признание гражданина, наличие наград.

При применении критерия "значимости гражданина" необходимо дифференцировать масштаб его деятельности на уровне страны, региона, города, района. В соответствии с этим делением, отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации может осуществляться в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъекта Российской Федерации, муниципальные архивы (с учетом также пожеланий гражданина).

Критерии времени и места создания документа должны применяться на стадии отбора документов на постоянное хранение и их описания.

Эти критерии особенно важны при отборе документов, созданных в период переломных, значимых событий в истории государства, региона, биографии личности. При отборе этих документов необходимо учитывать историю развития страны в целом, развитие ее отдельных регионов, утрате документов определенных периодов (во время Великой Отечественной войны, стихийных бедствий и др.). Даже не особенно значимый документ (например, продовольственная карточка, пропуск на работу в ночное время, справка о прописке эвакуированного лица и др.) могут стать весомым дополнением для изучения данного периода истории страны, ее отдельного региона, биографии личности.

1.5.2 Критерии содержания

К группе критериев содержания относятся:

- значимость информации документов;

- подлинность документов;

- вид документов;

- повторение информации документов в других документах.

Значимость информации документа зависит от:

- значимости события, явления;

- значимости лица, его непосредственного участия в данном событии, явлении, непосредственной связи с определенными организациями, в том числе общественными, политическими, творческими, известными людьми;

- многоаспектности комплекса документов;

- уникальности или типичности документов или комплекса документов;

- взаимосвязи информации документа с другими документами личного фонда.

Значимость содержания документа должна учитываться, в первую очередь, при отборе дневников, писем, записных книжек, интервью, содержание которых характеризуется эмоциональной насыщенностью, отражением личности их создателя. При этом политические и идеологические взгляды создателя не должны являться критерием для отбора документов.

При экспертизе черновиков, неопубликованных вариантов произведений литературы и искусства, научных, иных творческих документов необходимо исходить из оценки научной и творческой деятельности гражданина.

При экспертизе личных коллекций важно учитывать значимость составленных гражданином картотек, реестров, вспомогательных записей, которые необходимы для определения принципов формирования коллекции, отражения ее истории, могут использоваться в качестве поисковых средств.

Документы личного фонда должны дополнять информацию документов, находящихся на хранении в государственном или муниципальном архиве. В этом плане даже незначительный на первый взгляд документ может подтвердить или оспорить информацию, содержащуюся в других источниках.

Отбору на постоянное хранение подлежат, как правило, подлинники документов. Однако на хранение могут отбираться, как дополняющие фонд, копии делопроизводственных документов, созданных в организациях, где работал гражданин, политических, общественных организаций, в которых он состоял, вырезки из газет и журналов со статьями, рецензиями о фондообразователе, его творческой, научной работе, копии личных документов и др.

При применении критерия "вид документа", прежде всего, следует обращать внимание на те виды документов, которые не являются типичными для данного фонда или в целом для документов этого периода, региона и др. Например, детские рисунки, записи о войне, других событиях, свидетелем которых являлся гражданин, удостоверения, почетные дипломы, акции, фотографии и печатные издания с дарственными и иными надписями.

Рекомендуется также по возможности обеспечить видовое разнообразие документов фонда.

Повторяемость информации в творческих, научных документах может отражать различные этапы работы над произведением или вариантность его представления, что потенциально представляет интерес для исследователей.

Повторяемость в документах не творческого характера и печатных изданиях проявляется в основном в их дублетности (открытки, листовки, фотографии, газеты, заявления (письма) в официальные организации, справки, ответы из организации, финансовые, хозяйственные документы). При наличии фондов этих организаций на хранении в государственном (муниципальном) архиве соответствующие документы рекомендуется включать в фонд личного происхождения только для обеспечения целостности личного фонда.

Дублетность характерна также для электронных документов (см. п. 1.5.5 Особенности экспертизы ценности электронных документов).

1.5.3 Критерии внешних особенностей

При отборе документов на постоянное хранение важно учитывать:

- форму фиксирования информации, удостоверения и оформления документа;

- физическое состояние носителя документа, технические характеристики, возможность его прочтения (воспроизведения);

- степень автобиографичности;

- наличие на документе правок, пометок, рисунков;

- художественные особенности, наличие ценных элементов в оформлении документа.

1.5.4 Особенности экспертизы ценности предметов

Критериями экспертизы ценности предметов являются:

- мемориальность (предметы, отражающие личность фондообразователя, его жизнь и деятельность в различных сферах; а также личные медали и ордена, знаки и значки):

- внутрифондовые связи (предметы, описанные в документах или связанные с ними иным образом: фотография с рамкой, засушенные цветы в письме, свидетельство о награждении и сама награда);

- степень сохранности предмета.

Фонд можно пополнить предметами небольших форматов, представляющими отдельные характерные образцы результатов творчества и увлечений фондообразователя (фотография, вышивание, резьба и др.), а также предметами с дарственными надписями.

Коллекции предметов, собранные фондообразователем (часы, трубки, фарфор, оружие и др.), как правило, приему в архив не подлежат (если это не архив-музей).

Архивы, которые в соответствии с уставными документами имеют право на хранение музейных предметов (архивы-музеи), могут также принимать предметы, подлежащие включению в состав Музейного фонда Российской Федерации в связи с их историко-культурной, художественной и научной ценностью. Экспертиза ценности музейных предметов при этом проводится в соответствии с Едиными правилами организации комплектования, учета, хранения и использования музейных предметов и музейных коллекций*(49).

Для принятия решения о приеме предметов в составе личного фонда, при проведении экспертизы ценности настоятельно рекомендуется учитывать следующие факторы:

- наличие в архиве условий для обеспечения сохранности предметов, нормативных режимов их хранения с учетом материала, из которого они изготовлены, размера, объема и других особенностей;

- наличие в архиве условий для организации использования предметов.

Эти же факторы следует учитывать при принятии решения о приеме на хранение аудиовизуальных документов на различных носителях, отдельных результатов научно-исследовательской деятельности (например, гербариев, макетов), а также электронных документов.

1.5.5 Особенности экспертизы ценности электронных документов

Экспертиза ценности электронных документов проводится на основании общих критериев с учетом их специфики.

После применения критериев значения гражданина в жизни общества и времени и места создания документов оценивается воспроизводимость (пригодность для использования) электронных документов. При этом проверяется:

- техническое состояние носителей, отсутствие повреждений носителей, не позволяющих полностью или частично воспроизвести зафиксированную на них информацию;

- отсутствие вредоносного программного обеспечения;

- наличие технических возможностей для воспроизведения электронных документов с данного вида носителей;

- использование форматов, воспроизведение которых (в связи с устареванием или в связи с их проприетарным характером) невозможноили влечет за собой существенное искажение информации, утрату ее части, оригинального оформления и т.д.

Документы, прошедшие проверку на вопроизводимость, рассматриваются с применением критериев содержания. При этом учитываются значимость информации, подлинность (аутентичность) документа (при наличии такой возможности), повторяемость (дублетность) информации. Учитывается также, вносились ли в электронный документ какие-либо дополнения, исправления, искажающие первоначально содержащуюся в нем информацию (на основе изучения метаданных).

В случае невозможности воспроизведения электронных документов с физически обособленных носителей, при исчерпании путей считывания и восстановления информации, носители могут быть отнесены к разряду предметов, если характер их поражения не несет угрозу иным предметам и документам. В этом случае, к ним применяются те же критерии, что и при экспертизе ценности предметов.

Электронные документы, воспроизведение которых невозможно без утраты части информации, потери исходного оформления и прочих искажений, могут быть отобраны на постоянное хранение, если воспроизводимая с учетом потерь информация представляет значительный интерес с точки зрения содержания или иных критериев. Интерес может представлять и сам носитель (как предмет), например, если он является редким, а также при наличии на нем автографа, авторского оформления и др.

Необходимо обратить внимание на следующее:

- можно ли атрибутировать электронный документ: определить авторство, время и место создания конкретного документа, его взаимосвязь с иными документами фонда и др.;

- создан ли документ изначально в электронном виде или это оцифрованная копия документа, созданного на иных носителях (проводится уточнение сведений у фондосдатчика, анализируются метаданные, качество, разрешение изображения, цветность, интерлейсинг (для видеозаписей) и др.);

- если это копия, имеются ли в фонде или среди принимаемых документов соответствующие подлинники (при его отсутствии среди документов фонда, принимаемая электронная копия документа личного происхождения хранится в дальнейшем как подлинник, информация о вторичном происхождении документа отражается в его описании);

- в случае если информация, представленная в электронном документе, имеется в иных документах фонда, имеет ли электронный документ самостоятельное значение и позволяет ли он улучшить информативность фонда (например, за счет наличия дополнительных сведений, мультимедийности, агрегирования информации), или его можно отнести к фонду пользования в силу вторичности сведений.

Применительно к электронным аудиовизуальным и фотодокументам оцениваются также качество изображения (звука), форма фиксирования и передачи содержания (цветность, разрешение, частота и другие параметры, характерные для данных видов документов), влияющая на возможность их использования.

1.5.6 Применение критериев экспертизы ценности

При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения следует соблюдать следующие условия:

- комплексное применение критериев;

- индивидуальная оценка каждого документа наряду с всесторонним рассмотрением его внутрифондовых связей;

- научная атрибуция документа (установление авторства, места и времени создания документа);

- изучение биографии фондообразователя;

- знание истории региона, муниципального образования.

Практическое применение всех критериев связано с этапами проведения экспертизы ценности документов.

На стадии выявления потенциальных фондосдатчиков используются критерии первой группы - "Происхождение".

На этапе комплектования используются критерии всех групп. Однако критерии второй группы "Содержание" могут быть использованы только после атрибуции всех документов.

На этапе составления описей дел, документов постоянного хранения и научного описания документов критерии всех групп используются в полном объеме.

1.6 Прием документов личного происхождения в государственные и муниципальные архивы

1.6.1 Организация и оформление приема документов от граждан

Прием документов от гражданина в государственные и муниципальные архивы осуществляется в соответствии с условиями, указанными в договоре дарения (купли-продажи), в завещании или решении суда.

При приеме документов личного происхождения их состав проверяется по акту приема на хранение архивных документов личного происхождения или по сдаточной описи, являющейся приложением к нему.

Дальнейшее упорядочение документов личного происхождения (см. раздел II Методических рекомендаций) может производиться работниками архива. Составляется опись дел, документов постоянного хранения, после утверждения которой документы считаются включенными в состав Архивного фонда Российской Федерации (см. раздел III Методических рекомендаций).

При приеме государственных наград на постоянное хранение необходимо получить разрешение в Комиссии по государственным наградам при Президенте Российской Федерации*(50).

1.6.2 Особенности приема аудиовизуальных документов

При приеме аудиовизуальных документов личного происхождения рекомендуется, по возможности, соблюдать требования к комплектности, установленные пунктом 37.12 Правил:

- для кинодокументов - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (возможен прием особо ценных кинодокументов в неполном комплекте), монтажные листы, аннотация, разрешительное удостоверение к законченному произведению, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

- для фотодокументов - негатив, контратип (дубль-негатив) на правах оригинала, позитив на правах оригинала, контрольный фотоотпечаток и аннотация;

- для фонодокументов - два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате и сопроводительная документация;

- для видеодокументов - два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате, просмотровая копия документа и монтажный лист, аннотация, музыкальная справка, справка о длительности демонстрации, паспорт технических характеристик.

1.6.3 Особенности приема электронных документов

Прием электронных документов личного происхождения в архив осуществляется при наличии в архиве:

- технических и технологических возможностей хранения и использования этих документов;

- технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, с обеспечением контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования;

- возможностей для осуществления контроля за физическим и техническим состоянием электронных документов (п. 7.2 Правил).

Информационная система, используемая для хранения электронных документов, должна соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации*(51). При ее эксплуатации должны соблюдаться требования информационной безопасности и защиты информации*(52). Должно осуществляться резервное копирование электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертация в современные форматы (п. 7.3 Правил).

Электронные документы личного происхождения поступают в архив в два этапа.

На первом этапе электронные документы личного происхождения поступают от фондообразователя в архив для проведения экспертизы ценности, упорядочения и включения в описи электронных дел, документов:

- на физически обособленных носителях информации,

- через информационно-телекоммуникационные сети.

Фондообразователь может передавать физически обособленные носители, пересылать соответствующие файлы, предоставлять доступ и/или информировать архив о месте расположения электронных документов в информационно-телекоммуникационных сетях. Физически обособленные носители могут поступать в составе условных дел или как предметы, в том числе могут быть выявлены в ходе экспертизы ценности и составления сдаточной и архивной описей (см. также раздел IV Методических рекомендаций).

Электронные документы (в частности, электронные фото-, фоно- и видеодокументы) рекомендуется, по возможности, принимать с исходными техническими характеристиками, полученными в момент создания файла (в изначальном формате, без изменений качества и т.д.).

При приеме проверяется техническое состояние носителей, возможность воспроизведения документов, отсутствие вредоносного программного обеспечения; при необходимости проводится очистка носителей от загрязнений.

Электронные документы на физически обособленных носителях желательно принимать в двух экземплярах или создавать рабочий экземпляр непосредственно в архиве. При поступлении электронных документов на физически обособленных носителях (оптические диски, флеш-накопители, жесткие диски и др.) или электронных устройствах (электронные фоторамки и др.) архив создает рабочий экземпляр на таком же или ином носителе или копирует документы (информацию) с полученного носителя в информационную систему архива.

Архив формирует единицы хранения электронных документов из отобранных на постоянное хранение документов, включая электронные документы, в дела. Если в архиве принято хранение на физически обособленных носителях, формируется макет экземпляра носителя с документами. При иной организации хранения (на ленточных носителях, сервере и др.) архив осуществляет мероприятия по подготовке электронных документов к хранению принятым способом.

Составляется опись электронных дел, документов. Не допускается включение электронных документов в описи дел, документов на бумаге или иных носителях.

После утверждения архивной описи электронных документов, сотрудники архива создают не менее двух экземпляров (основной и рабочий) физически обособленных носителей в случае такой организации в архиве хранения электронных документов. Рекомендуется, при наличии возможности, осуществлять хранение электронных документов на трех носителях, использование не менее двух типов носителей, с хранением одного экземпляра во внешнем хранилище.

Допускается создание одного экземпляра физически обособленных носителей, если в архиве будет осуществляться хранение не менее одного экземпляра электронных дел, документов в составе информационной системы хранения электронных документов.

На втором этапе электронные дела, документы по утвержденной описи электронных дел, документов (см. также раздел IV Методических рекомендаций) передаются на хранение в архивохранилище или информационную систему архива. Как правило, в хранилище передаются уже носители, предоставленные самим архивом, предназначенные для долговременного хранения информации, документы (информация) на которые также записана архивистами с надлежащим контролем качества. Под контролем архивистов документы также записываются (переносятся) в информационную систему архива, предназначенную для архивного хранения (модуль архивного хранения) (при наличии).