Приложение N 2. Перечень документов, представляемых на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

Приложение N 2
к Регламенту работы
Экспертно-проверочной комиссии
Департамента управления делами
Губернатора и Правительства Севастополя

Перечень
документов, представляемых на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

N п/п	Основной документ	Количество экземпляров	Необходимые приложения к основному документу (представляются одновременно с основным документом)	Примечание
1	2	3	4	5
1	Опись дел (документов) постоянного хранения организации - источника комплектования	4 экз.	- историческая справка (дополнение) к фонду; - предисловие к описи; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - указатели к описи (предметный, именной, географический) (при наличии); - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации; - пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 1)	1) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить пояснение в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить пояснение
2	Опись дел по личному составу организации - источника комплектования	3 экз.	- историческая справка (дополнение) к фонду 1) - предисловие к описи; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - указатели к описи (предметный, именной, географический) (при наличии); - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации; - пояснение по вопросу организации проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 2) 3)	1) При предоставлении на рассмотрение комплекта документов: опись дел постоянного хранения, опись дел по личному составу - историческая справка составляется одна на комплект; 2) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить пояснение в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить пояснение; 3) При предоставлении на рассмотрение комплекта документов пояснение предоставляется одно на комплект
3	Опись дел по личному составу организации, не являющейся источником комплектования	3 экз.	- историческая справка к фонду; - предисловие к описи; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - указатели к описи (предметный, именной, географический) (при наличии); - копия протокола ЭК или ликвидационной комиссии организации (при наличии); - пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 1) 2)	1) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить пояснение в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить пояснение (при необходимости); 2) При предоставлении на рассмотрение комплекта документов пояснение предоставляется одно на комплект
4	Перечень проектов/объектов, проблем/тем, научно-технической документации постоянного хранения	4 экз.	- историческая справка (дополнение) к фонду 1); - предисловие к описи; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - указатели к описи (предметный, именной, географический) (при наличии); - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации; - пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 2)	1) При предоставлении на рассмотрение документа в комплекте с описью дел постоянного хранения историческая справка составляется одна на комплект; 2) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить указанное пояснение
5	Оценочная опись на документы, предложенные гражданами к приобретению ГКУ "Архив города Севастополя"	2 экз.	- заключение ГКУ "Архив города Севастополя"; - копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"
6	Сдаточная опись на документы личного происхождения	2 экз.	- заключение ГКУ "Архив города Севастополя"; - копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"
7	Опись дел (документов) постоянного хранения личного происхождения	4 экз.	- сдаточная опись на документы личного происхождения; - акт описания; - предисловие к описи; - копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"; - пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел
8	Опись постоянного хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов, прошедших упорядочение в ГКУ "Архив города Севастополя"	3 экз.	- предисловие к описи; - акт описания; - копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"; - пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 1)	1) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить пояснение в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить пояснение
9	Опись постоянного хранения, представленная организациями на кино-, фото-, фоно-, видеодокументы	4 экз.	- историческая справка (дополнение) 1); - предисловие; - копия протокола ЭК (ЦЭК) организации; - пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 2)	1) Если документы предоставлены в комплекте с описью дел постоянного хранения - историческая справка составляется одна на комплект; 2) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить пояснение в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить пояснение
10	Опись копий архивных документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя" на правах подлинника	3 экз.	- заключение ГКУ "Архив города Севастополя"; - копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"
11	Опись особо ценных дел, документов	3 экз.	- заключение ГКУ "Архив города Севастополя"; - копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"
12	Перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник)	3 экз.	- заключение ГКУ "Архив города Севастополя"; - копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"
13	Переработанная (усовершенствованная) опись дел, документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя"	3 экз.	- историческая справка фондообразователя; - список изменений в названии и подчиненности фондообразователя (при наличии); - акт описания архивных документов, переработки описей 1) - опись, которая была переработана (усовершенствована); - переводная таблица шифров дел; - справочный аппарат к описи (содержание (оглавление) (при необходимости); предисловие; список сокращений (при использовании сокращений); указатели к описи (при наличии); - копия протокола ЭК "ГКУ "Архив города Севастополя"; - пояснение по вопросу организации и осуществления работ по переработке (усовершенствованию) описи	1) Может быть представлен как отдельный основной документ для согласования ЭПК (см. пункт 14 настоящего перечня)
14	Акт описания архивных документов, переработки описей	2 экз.	- заключение ГКУ "Архив города Севастополя"; - копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"
15	Акт о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя", не подлежащих хранению	2 экз.	- заключение ГКУ "Архив города Севастополя"; - копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"
16	Список источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя"; изменения, дополнения к нему	3 экз.	- заключение специалиста Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление) или ГКУ "Архив города Севастополя"
17	Список граждан, выступающих источниками комплектования ГКУ "Архив города Севастополя"; изменений и дополнения к нему	3 экз.	- заключение специалиста Управления или ГКУ "Архив города Севастополя"
18	Примерная номенклатура дел организации	2 экз.	- методические указания по составлению или применению номенклатуры дел, примерная номенклатура дел (при наличии подобных ведомственных документов); - список сокращений (при наличии сокращений); - ведомственный перечень с указанием сроков хранения документов (в электронном виде или на бумажном носителе) (в случае использования ведомственного перечня при составлении номенклатуры дел); - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации
19	Индивидуальная номенклатура дел организации	3 экз.	- методические указания по составлению или применению номенклатуры дел, типовая (примерная) номенклатура дел (при наличии подобных ведомственных документов); - список сокращений (при наличии сокращений); - ведомственный перечень с указанием сроков хранения документов (в электронном виде или на бумажном носителе) (в случае использования ведомственного перечня при составлении номенклатуры дел); - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации
20	Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов 1)	4 экз.	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации	1) Представляется организациями - участниками системы электронного документооборота Правительства Севастополя
21	Инструкции и другие документы, разработанные источниками комплектования, определяющие ведение делопроизводства и архивного дела в организации	2 экз.	- методические указания по составлению инструкций (при наличии соответствующих ведомственных документов); - список сокращений (при наличии сокращений); - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации
22	Акт об утрате документов в источниках комплектования	2 экз.	- инициативный документ источника комплектования с описанием предпринятых мер по розыску дел (документов) и указанием возможности восполнения содержания утраченных документов; - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации
23	Акт о неисправимых повреждениях архивных документов	2 экз.	- инициативный документ источника комплектования с описанием причин повреждения архивных документов; - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации
24	Проект методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности	2 экз.	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации
25	Предложение об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) действующими перечнями документов	3 экз.	- инициативный документ с мотивированным обоснованием предлагаемых изменений сроков хранения документов; - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации
26	Предложения об отнесении документа к составу уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации	2 экз.	- мотивированное представление ГКУ "Архив города Севастополя" с обоснованием предложения об отнесении документа к составу уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; - лист учета и описания уникального документа; - копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"
27	Предложения источников комплектования о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации	2 экз.	- инициативный документ с мотивированным обоснованием необходимости продления сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации; - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации