Приложение. Инструкция о порядке оформления, выдачи, учета, замены, возврата и уничтожения служебных удостоверений муниципальных служащих в Администрации города Нижний Тагил

Приложение
Утверждена
распоряжением
Администрации города
от 7 сентября 2021 г. N 225-РА

Инструкция
о порядке оформления, выдачи, учета, замены, возврата и уничтожения служебных удостоверений муниципальных служащих в Администрации города Нижний Тагил

1. Общие положения

1. Настоящая инструкция устанавливает порядок изготовления бланков служебных удостоверений, оформления, выдачи, учета, замены, возврата и уничтожения служебных удостоверений муниципальных служащих в Администрации города Нижний Тагил (далее - служебное удостоверение, Администрация города).

2. Служебное удостоверение является официальным документом, подтверждающим замещение должности муниципальной службы в Администрации города.

3. Служебные удостоверения изготавливаются по единому образцу согласно приложению N 1 к настоящей инструкции.

Изготовление бланков служебных удостоверений обеспечивает организационное управление Администрации города на основании заявки отдела муниципальной службы и кадров Администрации города (далее - отдел муниципальной службы и кадров).

Расходы, связанные с выдачей удостоверений муниципальным служащим, производятся за счет сметы расходов Администрации города.

Оформление, учет, выдачу, замену и уничтожение служебных удостоверений осуществляет отдел муниципальной службы и кадров.

4. Служебные удостоверения выдаются сроком действия:

1) на период исполнения полномочий - муниципальным служащим, замещающим должности, устанавливаемые для непосредственного обеспечения исполнения полномочий Главы города;

2) до 5 лет - муниципальным служащим, замещающим должности, устанавливаемые для непосредственного обеспечения исполнения полномочий Администрации города, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города.

Служебные удостоверения с истекшим сроком действия, с помарками и подчистками считаются недействительными.

5. Служебные удостоверения подписывает представитель нанимателя (работодателя) в лице Главы города или иное лицо, уполномоченное исполнять обязанности представителя нанимателя (работодателя).

2. Описание бланков служебных удостоверений и правила их заполнения

6. Служебное удостоверение изготавливается в виде книжки в твердой обложке темно-вишневого цвета размером в развернутом виде 200 х 70 мм.

На титульной стороне обложки служебного удостоверения тиснением золотого цвета выполнен герб города Нижний Тагил, ниже по горизонтали надпись в две строки "Администрация города", "Нижний Тагил".

7. Внутренняя сторона служебного удостоверения изготавливается типографским способом на отдельных бланках имеющим фон, состоящий из трех волнистых полос: белого, синего и красного цвета.

8. Вверху левого бланка в одну строку центрированным способом размещается надпись "Администрация города Нижний Тагил" синего цвета.

На левой стороне внутреннего разворота в левой части бланка отведено место для фотографии, в правой части бланка располагается изображение полного герба города Нижний Тагил в многоцветном варианте, в нижней левой части бланка расположено место для личной подписи владельца служебного удостоверения, в нижней правой части бланка печатаются слова "Дата выдачи" и даты, оформленная словесно-цифровым способом.

Надписи на левом внутреннем развороте служебного удостоверения выполняются типографским способом синим цветом с использованием оптимальных шрифтов.

На правой стороне внутреннего разворота служебного удостоверения в верхней части размещается надпись "Служебное удостоверение N" и порядковый номер служебного удостоверения, ниже указывается фамилия (прописными буквами), имя и отчество (с прописной буквы), должность и название подразделения владельца служебного удостоверения центрированным способом. В нижней части разворота слева располагается должность лица, уполномоченного подписывать служебные удостоверения, а справа - его инициалы и фамилия, между ними оставляется место для проставления подписи должностного лица, и по центру печатается в две строки надпись "Удостоверение действительно на период исполнения полномочий Главы города" или надпись "Удостоверение действительно по" и дата, оформленная словесно-цифровым способом.

Надписи на правом внутреннем развороте служебного удостоверения выполняются с помощью компьютерной техники черным цветом с использованием оптимальных шрифтов.

9. Фотография и подпись лица, подписавшего служебное удостоверение, удостоверяется гербовой печатью Главы города.

3. Порядок оформления и выдачи служебных удостоверений

10. Основанием для оформления служебного удостоверения является распоряжение Администрации города о назначении гражданина на должность муниципальной службы.

11. Для оформления служебного удостоверения в отдел муниципальной службы и кадров посредством системы электронного делопроизводства направляется заявка руководителя органа Администрации города с указанием фамилии, имени, отчества, должности муниципального служащего, наименования подразделения, и представляется цветная фотография (анфас), выполненная на матовой бумаге размером 30х40 мм.

12. Отдел муниципальной службы и кадров в течение пяти рабочих дней оформляет служебное удостоверение и обеспечивает его подписание должностным лицом.

13. Служебные удостоверения выдаются муниципальным служащим под роспись в журнале учета служебных удостоверений, составленном по форме согласно Приложению N 2 к настоящей инструкции.

4. Порядок учета, замены, возврата и уничтожения служебных удостоверений

14. При изготовлении бланков служебных удостоверений, а также при оформлении служебных удостоверений должен быть обеспечен контроль, исключающий возможность изготовления и оформления неучтенных экземпляров.

Обложки служебных удостоверений и бланки внутренних вклеек служебных удостоверений, журналы учета служебных удостоверений, служебные удостоверения, подлежащие уничтожению, хранятся в металлическом шкафу в отделе муниципальной службы и кадров.

15. Учет служебных удостоверений муниципальным служащим ведется в журнале учета служебных удостоверений.

Нумерация служебных удостоверений ведется валовым порядком в течение пяти лет, затем служебным удостоверениям присваивается номер, начиная с цифры один.

16. Служебное удостоверение подлежит замене в случае истечения срока действия служебного удостоверения, изменения должности или фамилии, имени, отчества муниципального служащего, которому выдано служебное удостоверение, порчи служебного удостоверения или утраты служебного удостоверения.

17. В случае истечения срока действия служебного удостоверения, изменения должности или фамилии, имени, отчества муниципального служащего, которому выдано служебное удостоверение, либо порчи служебного удостоверения муниципальный служащий, в письменной форме уведомляет об этом представителя нанимателя (работодателя).

Отдел муниципальной службы и кадров в течение пяти рабочих дней оформляет служебное удостоверение и обеспечивает его подписание должностным лицом.

Выдача нового служебного удостоверения в случаях, предусмотренных абзацем первым настоящего пункта, производится только при условии одновременного возврата ранее выданного служебного удостоверения.

18. В случае утраты служебного удостоверения муниципальные служащие представляют в отдел муниципальной службы и кадров письменное объяснение на имя представителя нанимателя (работодателя) с указанием места, времени и обстоятельств утраты служебного удостоверения.

Отдел муниципальной службы и кадров в течение пяти рабочих дней оформляет служебное удостоверение и обеспечивает его подписание должностным лицом. В журнале учета служебных удостоверений проставляется отметка "Удостоверение утрачено".

19. При освобождении от замещаемой должности (увольнении) выданное служебное удостоверение подлежит возврату в отдел муниципальной службы и кадров. О возврате служебного удостоверения проставляется отметка "Сдано" в журнале учета служебных удостоверений.

20. В случае утраты служебного удостоверения, а также в случае, если при освобождении от замещаемой должности (увольнении) выданное служебное удостоверение не было возвращено в отдел муниципальной службы и кадров в соответствии с пунктом 19 настоящей инструкции, на официальном сайте города Нижний Тагил размещается информация о признании утраченного (невозвращенного) служебного удостоверения недействительным.

21. Служебные удостоверения, возвращенные в отдел муниципальной службы и кадров в связи с обстоятельствами, указанными в подпункте 16 настоящей инструкции, подлежат уничтожению не реже одного раза в год с составлением соответствующего акта, который утверждается Управляющим делами Администрации города. В журнале учета служебных удостоверений проставляется отметка об уничтожении с указанием даты и номера акта.

22. Испорченные бланки служебных удостоверений, а также в случае изменения бланков служебных удостоверений неизрасходованные бланки служебных удостоверений подлежат уничтожению не реже одного раза в год с составлением соответствующего акта, который утверждается Управляющим делами Администрации города.