Глава 2. Формирование персонального дела

Глава 2. Формирование персонального дела

2. Персональное дело формируется с момента поступления заявления гражданина о предоставлении субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг с указанием всех членов семьи и степени родства, и прилагаемых к заявлению документов (сведений) в Муниципальное казенное учреждение Артемовского городского округа "Центр по расчету и выплате субсидий" (далее - учреждение) или через Государственное бюджетное учреждение Свердловской области "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - МФЦ), в том числе через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал), а так же почтовым отправлением или иными средствами информационно-телекоммуникационных технологий с использованием простой электронной подписи или усиленной квалифицированной электронной подписи.

3. Заявления граждан, обратившихся за предоставлением субсидий, и прилагаемые к заявлению документы (сведения), поступившие в учреждение на бумажных носителях, брошюруются в персональные дела получателей субсидий на бумажных носителях, а также одновременно формируются электронные персональные дела.

В случае обращения гражданина за назначением субсидии в электронном виде через Единый портал, а так же иными средствами информационно-телекоммуникационных технологий с использованием простой электронной подписи или усиленной квалифицированной электронной подписи, в учреждении формируется только электронное персональное дело.

В электронном персональном деле хранятся документы (сведения), необходимые в соответствии с законодательством Российской Федерации для предоставления субсидии.

При несоответствии записей на бумажных носителях информации записям на электронных носителях информации приоритет имеют записи на бумажных носителях.

4. Электронное персональное дело - набор электронных образов документов (сведений), созданных в электронной форме, в том числе без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанных электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Электронная подпись создается средствами криптографической защиты КриптоПро на основе утвержденных стандартов.

5. База электронных персональных дел ведется учреждением с использованием программного комплекса по предоставлению субсидий и компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг (далее - база электронных персональных дел).

Сведения о гражданах, обратившихся за предоставлением субсидии, и членах их семьи вносятся в базу электронных персональных дел граждан.

6. Специалисты учреждения, ответственные за внесение сведений в персональные дела, формируют электронное персональное дело в отношении каждого гражданина, обратившегося за предоставлением субсидии.

7. В персональном деле гражданина, обратившегося за предоставлением субсидии с заявлением на бумажном носителе, могут содержаться следующие документы (сведения):

заявление о предоставлении субсидии с указанием всех членов семьи и степени родства;

сведения о документах, подтверждающих правовые основания владения и пользования заявителем жилым помещением, в котором он зарегистрирован по месту постоянного жительства;

документы или их копии, содержащие сведения о платежах за жилое помещение и коммунальные услуги, начисленных за последний перед подачей заявления о предоставлении субсидии месяц;

сведения, подтверждающие право заявителя и (или) членов его семьи на льготы, меры социальной поддержки и компенсации по оплате жилого помещения и коммунальных услуг в случае невозможности их получения в рамках системы межведомственного электронного взаимодействия;

копии документов, удостоверяющих принадлежность заявителя - иностранного гражданина и членов его семьи к гражданству государства, с которым Российской Федерацией заключен международный договор, в соответствии с которым предусмотрено предоставление субсидий (с предъявлением оригинала, если копия нотариально не заверена);

сведения о доходах заявителя и членов его семьи, учитываемых при решении вопроса о предоставлении субсидии;

решения о предоставлении, приостановлении или прекращении предоставления субсидии;

заявления гражданина по изменению способа получения субсидии;

результаты перерасчета размера субсидии;

и иные документы (сведения), полученные на бумажном носителе.

8. В случае получения учреждением документов (сведений), указанных в пункте 7 настоящих Правил, в порядке межведомственного электронного взаимодействия либо в случае обращения гражданина за предоставлением субсидии в электронном виде через Единый портал, а так же иными средствами информационно-телекоммуникационных технологий с использованием простой электронной подписи или усиленной квалифицированной электронной подписи, такие документы (сведения) хранятся только в электронном персональном деле.

9. В электронном персональном деле гражданина, обратившегося за предоставлением субсидии, могут содержаться следующие документы (сведения):

фамилия, имя, отчество (при наличии), год рождения, адрес проживания заявителя и всех членов его семьи с указанием степени родства;

реквизиты документа, удостоверяющего личность;

сведения о документах, подтверждающих правовые основания владения и пользования заявителем жилым помещением, в котором он зарегистрирован по месту постоянного жительства;

сведения о платежах за жилое помещение и коммунальные услуги, начисленных за последний перед подачей заявления о предоставлении субсидии месяц;

сведения о доходах заявителя и членов его семьи, учитываемых при решении вопроса о предоставлении субсидии;

сведения, подтверждающие право заявителя и (или) членов его семьи на льготы, меры социальной поддержки и компенсации по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;

сведения об организации, начисляющей плату за жилое помещение и коммунальные услуги;

сведения о начислениях и перерасчетах размера субсидии, а также информация о потребленных объемах жилищно-коммунальных услуг и начисленной плате за их потребление, на основе которой произведен расчет субсидии;

сведения о суммах и датах перечисленных денежных средств гражданину, обратившемуся за назначением субсидии;

сведения о предоставлении, приостановлении или прекращении предоставления выплаты субсидии;

сведения о заявлениях гражданина по изменению способа получения субсидий;

и иные документы (сведения).

10. Документы (сведения) в персональном деле как на бумажном носителе, так и в электронном виде должны располагаться в хронологической последовательности поступления. Любые исправления в принимаемых документах должны быть заверены специалистом учреждения, принявшим документ.

11. После приобщения документа (сведений) в персональное дело, запрещается изъятие или внесение в него каких - либо изменений.

12. Каждое персональное дело на бумажном носителе формируется отдельно, персональные дела комплектуются по месту постоянного проживания заявителей, в алфавитном порядке наименования улиц, затем по возрастанию номеров домов, затем по возрастанию номеров квартир.

13. При предоставлении субсидий в качестве источников получения документов (сведений), в том числе новых и (или) дополнительных, могут принимать участие в рамках информационного, в том числе межведомственного взаимодействия:

1) территориальные исполнительные органы государственной власти Свердловской области - управления социальной политики Министерства социальной политики Свердловской области (далее - управления социальной политики);

2) органы записи актов гражданского состояния и (или) оператор федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС);

3) территориальные органы Главного управления по вопросам миграции Министерства внутренних дел Российской Федерации по Свердловской области или лица, ответственные в соответствии с действующим законодательством за прием и передачу в органы регистрационного учета документов для регистрации и снятия с регистрационного учета граждан Российской Федерации по месту жительства в пределах Российской Федерации;

4) территориальный орган Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр);

5) Пенсионный фонд Российской Федерации;

6) государственные учреждения службы занятости населения (Центр занятости);

7) бюро технической инвентаризации;

8) военные комиссариаты;

9) организации, начисляющие плату за жилое помещение и коммунальные услуги;

10) государственная информационная система жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ);

11) единая государственная информационная система социального обеспечения (ЕГИССО);

12) федеральная государственная информационная система "Федеральный реестр инвалидов" (ФГИС ФРИ);

13) организации-работодатели;

14) гражданин, являющийся получателем субсидии, и (или) члены его семьи, направившие в учреждение заявление с приложением документов (сведений), подтверждающих обстоятельства, влекущие прекращение либо перерасчет субсидии;

15) иные источники получения документов (сведений).

14. Основаниями для актуализации сведений, содержащихся в персональном деле, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, являются:

1) вынесение решения о предоставлении субсидии, об отказе в предоставлении субсидии или о приостановлении рассмотрения заявления о предоставлении субсидии, а также в случае прекращения или возобновления предоставления субсидии;

2) поступление в учреждение новых и (или) дополнительных сведений о гражданине, обратившемся за предоставлением субсидии, и (или) о членах его семьи.

15. Специалисты учреждения актуализируют сведения, содержащиеся в персональных делах, как на бумажном носителе, так и в электронном виде в случае получения новых и (или) дополнительных сведений о гражданине, являющемся получателем субсидии.

Контроль за внесением сведений в базу электронных персональных дел осуществляют начальник отдела субсидий учреждения и ответственные специалисты учреждения.

16. Специалисты учреждения осуществляют следующие действия:

1) сопоставляют поступившие сведения о гражданине, обратившемся за предоставлением субсидии, и (или) о членах его семьи со сведениями, содержащимися в персональном деле как на бумажном носителе, так и в электронном виде;

2) вносят новые сведения о гражданине, обратившемся за предоставлением субсидии, и (или) о членах его семьи в персональное дело, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.