Приложение. Положение об архиве администрации муниципального образования - Спасский муниципальный район Рязанской области

Приложение
к Постановлению
администрации
Спасского муниципального района
Рязанской области
от 15.07.2021 г. N 366

Положение
об архиве администрации муниципального образования - Спасский муниципальный район Рязанской области

I. Общие положения

1. Положение об архиве администрации муниципального образования - Спасский муниципальный район Рязанской области (далее - Положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

2. Положение распространяется на архив администрации муниципального образования - Спасский муниципальный района администрации (далее - Архив администрации).

3. Документы администрации Спасского муниципального района Рязанской области (далее Администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют муниципальную часть Архивного фонда Рязанской области, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном секторе (муниципальном архиве) администрации Спасского муниципального района Рязанской области (далее архивный сектор (муниципальный архив)).

В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" до передачи на муниципальное хранение эти документы хранятся в Администрации.

4. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации,образующиеся в ее деятельности. В соответствии с правилами,установленными Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей архивных документов, на муниципальное хранение, производятся отделом правовой, кадровой и организационной работы администрации Спасского района (сектор архива).

5. Архив администрации осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Спасского муниципального района (далее - архивный отдел администрации), источником комплектования которого выступает администрация.

За работу архива администрации отвечает работник, ответственный заведение архива.

6. Положение об архиве администрации разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается главой администрации Спасского муниципального района Рязанской области.

7. Архив администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива администрации

8. Архив администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива администрации.

III. Задачи архива Администрации

9. К задачам архива администрации относятся:

9.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего положения.

9.2. Комплектование архива администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации.

9.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

9.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

9.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

9.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации и своевременной передачей их в архив Администрации.

IV. Функции архива Администрации

10. Архив Администрации осуществляет следующие функции:

10.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации.

10.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве администрации.

10.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

10.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации.

10.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу; г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе администрации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

10.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

10.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

10.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.

10.9. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов Архива администрации.

10.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

10.11. Организует выдачу документов и дел для работы в помещении администрации или во временное пользование.

10.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

10.13. Ведет учет использования документов Архива администрации.

10.14. Создает фонд пользования Архива администрации и организует его использование.

10.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации.

10.16. Участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

10.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам администрации в подготовке документов к передаче в Архив администрации.

V. Права Архива администрации

12. Архив администрации имеет право:

а) представлять руководству администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях Администрации сведения, необходимые для работы Архива администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива администрации;

г) информировать структурные подразделения администрации о необходимости передачи документов в Архив администрации в соответствии с установленными сроками;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК архивного учреждения.