Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Утверждён
постановлением администрации
Каслинского муниципального района
от 6 декабря 2012 г. N 2022
(в редакции от 7 апреля 2021 г. N 203)
Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива"
I. Общие положения
1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива" (далее - административный регламент) определяет последовательность и сроки выполнения административных процедур архивным отделом администрации Каслинского муниципального района (далее - Архивный отдел), порядок взаимодействия между работниками Архивного отдела, а также порядок взаимодействия с заявителями (далее - пользователями) при предоставлении муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива" (далее - муниципальная услуга), в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
2. Настоящий административный регламент разработан в целях:
1) повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги;
2) упорядочение административных процедур;
3) сокращение срока предоставления муниципальной услуги, а также срока выполнения отдельных административных процедур в процессе предоставления муниципальной услуги;
4) определение должностных лиц, ответственных за выполнение отдельных административных процедур при предоставлении муниципальной услуги;
5) создания комфортных условий для получателей муниципальной услуги.
3. Административный регламент подлежит опубликованию в порядке, установленном для официального опубликования муниципальных правовых актов.
Информация об административном регламенте и предоставляемой муниципальной услуге размещается:
1) на информационном стенде в Архивном отделе по адресу: ул. Ломоносова, д. 10. г. Касли. в форме информационных (текстовых) материалов;
2) на официальном сайте администрации Каслинского муниципального района: www.kasli.org:
3) в региональной информационной системе Челябинской области "Портал государственных и муниципальных услуг Челябинской области": www.gosuskigi74.ru (далее - Региональный портал);
4) на Портале государственных услуг Российской Федерации: www.gosuslugi.ru.
4. Получателями муниципальной услуги являются:
- физические лица (граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства);
- юридические лица;
- иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени.
5. Место нахождения Архивного отдела и его почтовый адрес для направления обращений: 456830. Челябинская область, г. Касли. ул. Ломоносова, д. 10.
Справочный телефон (факс): 8 351(49) 5-54-41. Адрес электронной почты: arh_kasli@mail.ru
Страница Архивного отдела на официальном сайте администрации Каслинского муниципального района: www.kasli.org
Часы приема Архивного отдела:
Понедельник, среда: с 8.00 до 17.00 - подача пакета документов,
- получение результата муниципальной услуги. Обеденный перерыв: с 13.00 до 14.00.
Не приемные дни: вторник, четверг, пятница (работа с документами).
Выходные дни: суббота, воскресенье.
6. Информирование пользователей о предоставлении муниципальной услуги осуществляется следующими способами:
1) на первичной консультации в Архивном отделе;
2) на информационном стенде в фойе Архивного отдела;
3) по телефону Архивного отдела:
5) с использованием электронной связи: передача информации конкретному адресату по электронной почте;
6) на официальном сайте администрации Каслинского муниципального района;
7) на Региональном портале.
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги
7. Наименование муниципальной услуги: "Обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива".
8. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: администрация Каслинского муниципального района.
Непосредственным исполнителем муниципальной услуги является Архивный отдел.
9. Муниципальная услуга не является взаимосвязанной с другими муниципальными услугами.
10. Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- предоставление пользователю доступа к подлинникам и (или) копиям архивных документов и (или) предоставление пользователю доступа к справочно-поисковым средствам а информации об этих средствах:
- направление (выдача) пользователю мотивированного отказа в предоставлении доступа к архивным документам (копиям) и (или) справочно-поисковым средствам к ним с разъяснением дальнейших действий пользователя в соответствии с законодательством Российской Федерации;
11. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 1 рабочего дня с момента принятия решения о допуске пользователя для работы с архивными фондами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале Архивного отдела.
12. Нормативные правовые акты, регулирующие отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги:
1) Конституция Российской Федерации;
2) Федеральный закон от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";
3) Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления";
4) Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
5) Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
6) Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
7) Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
8) Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
9) Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
10) Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера":
11) постановление Правительства Российской Федерации от 07.07.2011 N 553 "О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов";
12) приказ Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (далее - Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации);
13) приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях" (далее - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организаций);
14) Закон Челябинской области от 22.09.2005 N 405-ЗО "Об архивном деле в Челябинской области";
15) Закон Челябинской области от 27.10.2005 N 416-ЗО "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области";
16) Решение Собрания депутатов Каслинского муниципального района от 30.08.2005 N 40 "Положение об архивном деле в Каслинском муниципальном районе";
17) Постановление главы Каслинского муниципального района от 08.07.2005 N 891 "Положение об архивном отделе администрации Каслинского муниципального района Челябинской области";
18) постановлением администрации Каслинского муниципального района от 28.02.2011 N 104 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг структурными подразделениями, отраслевыми (функциональными) органами администрации Каслинского муниципального района и муниципальными учреждениями Каслинского муниципального района (в редакции от 17.11.2020 г. N 800).
13. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги:
1) заявление (приложения N 1). в котором должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии);
- место работы (учебы) и должность (при наличии);
- ученое звание и ученая степень (при наличии);
- почтовый или электронный адрес (при направлении заявления в электронной форме);
- тема, хронологические рамки исследования;
- контактный телефон;
- дата, подпись должностного лица или личная подпись гражданина (при личном обращении или при направлении заявления почтой);
- согласие на обработку персональных данных.
2) документ, удостоверяющий личность пользователя (при личном обращении);
3) анкета пользователя, работающего в читальном зале (далее - анкета) (приложение N 2 к настоящему Административному регламенту).
Бланк анкеты может быть получен на бумажном носителе непосредственно в Архивном отделе;
4) пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, должны представить письмо направившей их организации;
5) письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов (в случае если собственник или владелец архивных документов установил условия по их использованию);
6) письменное разрешение в случае наличия ограничений, в том числе если документы ограниченного доступа (содержат сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, имеют пометку "для служебного пользования") - пользователь дополнительно представляет письменное разрешение от фондообразователя (правопреемника).
При предоставлении муниципальной услуги межведомственное взаимодействие с органами государственной власти и органами местного самоуправления не требуется.
14. В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, пользователь, дополнительно к документам, указанным в пункте 13 настоящего Административного регламента, представляет:
1) документы, подтверждающие прямые родственные связи (если является наследником по закону);
2) документы, подтверждающие право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным документам (если является наследником по завещанию);
3) доверенность от гражданина или его наследников, удостоверенную в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающую право представлять интересы доверителя (при согласии гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям).
15. В случае если запрашиваемые архивные документы (копии) содержат государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну. доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
16. Доступ пользователя к документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.
17. Запрещается требовать от пользователя:
1) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги, в том числе настоящим Административным регламентом;
2) представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальные услуги, органов местного самоуправления либо подведомственных органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении предусмотренных муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Челябинской области, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" перечень документов. Пользователь вправе представить указанные документы и информацию в муниципальный архив по собственной инициативе;
3) осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечни, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
4) представления документов и информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги, за исключением следующих случаев:
а) изменение требований нормативных правовых актов, касающихся предоставления муниципальной услуги, после первоначальной подачи заявления о предоставлении муниципальной услуги;
б) наличие ошибок в заявлении о предоставлении муниципальной услуги и документах, поданных пользователем после первоначального отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги и не включенных в представленный ранее комплект документов;
в) истечение срока действия документов или изменение информации после первоначального отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги;
г) выявление документально подтвержденного факта (признаков) ошибочного или противоправного действия (бездействия) должностного лица Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги, о чем в письменном виде за подписью начальника Архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, при первоначальном отказе в приеме документов. необходимых для предоставления муниципальной услуги, уведомляется пользователь, а также приносятся извинения за доставленные неудобства.
18. Документы, указанные в подпунктах 1, 3-6 пункта 13, пунктов 14-16 настоящего Административного регламента, пользователь представляет в Архивный отдел лично, по почте. по электронной почте, через Региональный портал, официальный сайт администрации Каслинского муниципального района.
19. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
1) заявление не поддается прочтению;
2) в заявлении не указано наименование юридического лица (для гражданина - фамилия. имя, отчество (последнее - при наличии);
3) в заявлении не указан почтовый и (или) электронный адрес пользователя;
4) в заявлении отсутствуют тема, хронологические рамки исследования;
5) отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;
6) отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц. их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет;
7) отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на работу с архивными документами, переданными собственником или владельцем архивных документов в Архивный отдел на особых условиях доступа к ним;
8) отсутствие у пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.
В случае выявления изложенных в настоящем пункте оснований, запрос возвращается заявителю без регистрации с устным разъяснением причин невозможности приема запроса для предоставления муниципальной услуги, а также последствия устранения данных обстоятельств.
В случае изменения обстоятельств, послуживших основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, пользователь имеет право на неоднократное обращение за получением муниципальной услуги в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
В случае подачи запроса о предоставлении муниципальной услуги в форме электронного документа с использованием Регионального портала запрос к рассмотрению не принимается при:
- непредставлении требуемых документов в электронной форме;
- отсутствии или неполноте обязательных сведений, необходимых для предоставления муниципальной услуги, электронной подписи заявителя.
В указанных случаях заявителю в автоматическом режиме направляется электронное сообщение с указанием причины отказа в приеме документов.
После устранения выявленных обстоятельств заявитель имеет право подать запрос повторно.
20. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги:
1) выполнение служебных заданий сотрудниками Архивного отдела с использованием затребованных заявителем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней со дня их заказа пользователем:
2) выдача дел (документов) во временное пользование юридическим и физическим лицам - фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать шести месяцев:
3) выдача дел для экспонирования, проведения физико-химической, биологической обработки вне Архивного отдела, при этом срок, в течение которого такие дела, документы не выдаются, не может превышать срока, определенного соответствующим договором;
4) выдача дел (документов) другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней со дня заказа их пользователем.
21. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
1) отсутствие в Архивном отделе архивных документов по заявленной теме исследования и соответствующих периоду исследования:
2) архивные документы не прошли научное описание и техническое оформление:
3) неудовлетворительное физическое состояние запрашиваемых архивных документов (обширные механические повреждения носителя, поражение биологическими вредителями и другие повреждения).
22. Муниципальная услуга в соответствии с настоящим Административным регламентом предоставляется без взимания государственной пошлины или платы.
23. Максимальный срок ожидания пользователя в очереди при подаче документов, необходимых для предоставлении муниципальной услуги, и при получении результата предоставления муниципальной услуги в Архивном отделе не должен превышать 15 минут.
Прием пользователей ведется в порядке живой очереди.
24. Запросы о предоставлении муниципальной услуги, поступившие до 15 часов рабочего дня. регистрируются в день его поступления, поступившие после 15 часов рабочего дня или в выходной (не рабочий) день - на следующий рабочий день.
25. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов:
- вход в помещение должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской). содержащей информацию о наименовании, местонахождении, режиме работы и графике приема пользователей;
- место ожидания и приема пользователей, а также места для заполнения заявления, анкеты должны обеспечивать:
1) комфортные условия для пользователей и оптимальные условия работы специалистов Архивного отдела;
2) возможность и удобство оформления пользователем письменного заявления, в том числе: наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4;
3) доступ к нормативным правовым актам, регулирующим предоставление муниципальной услуги.
Место предоставления муниципальной услуги оформляется с целью предоставления муниципальной услуги и должно соответствовать требованиям правил пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологическим требованиям и нормам охраны труда, а также обеспечиваться охраной правопорядка.
Текстовая информация о порядке предоставления муниципальной услуги должна размещаться на информационных стендах. Информационные стенды размещаются на видном. доступном месте в фойе Архивного отдела. Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места подчеркиваются.
Рабочее место специалистов оснащается вывеской с указанием фамилии, имени, отчества и должности, телефонной связью, персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных и печатающим устройствам, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию и организовать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.
В помещениях обеспечивается создание инвалидам условий доступности объектов, в которых осуществляется предоставление муниципальной услуги, в соответствии с требованиями, установленными законодательством о социальной защите инвалидов и иными нормативными правовыми актами, в том числе:
- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие нарушения функций зрения и самостоятельного передвижения по помещениям Архивного отдела;
- содействие инвалиду при входе в Архивный отдел и выходе из него, информирование инвалида о доступных маршрутах общественного транспорта;
- обеспечение допуска в Архивный отдел собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме и в порядке, утвержденном приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 22.06.2015 N 386н.
26. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги:
1) степень открытости информации, своевременное полное информирование о муниципальной услуге, доступность информирования пользователей по вопросам предоставления муниципальной услуги;
2) бесплатность получения муниципальной услуги;
3) возможность направления запроса в электронной форме, в том числе с использованием Регионального портала, официального сайта и электронной почты Архивного отдела, если это не запрещено законом;
4) возможность направления запроса в форме почтового отправления в Архивный отдел. а также в иных формах по выбору пользователя;
5) соблюдение времени ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги;
6) соблюдение сроков и последовательности исполнения административных процедур;
7) комфортность условий, созданных для пользователей при предоставлении муниципальной услуги;
8) отсутствие обоснованных жалоб от пользователей о ненадлежащем качестве предоставления муниципальной услуги;
9) компетентность работников Архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, наличие у них профессиональных знаний и навыков для выполнения административных действий, предусмотренных настоящим Административным регламентом;
10) отсутствие выявленных нарушений при предоставлении муниципальной услуги.
27. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональном центре и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме:
1. муниципальная услуга в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предоставляется;
2. при предоставлении муниципальной услуги в электронной форме посредством Регионального портала пользователю обеспечивается:
- получение информации о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги;
- прием и регистрация заявления и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- получение сведений о ходе предоставления муниципальной услуги;
- досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо должностного лица.
При подаче запроса в форме электронного документа с использованием Регионального портала, необходимые документы предоставляются в электронной форме с разрешением не ниже 600 dpi в формате ".jpg". Объем файла не должен превышать 300 килобайт.
При подаче запроса в электронном виде посредством Регионального портала днём получения запроса является лень его регистрации на портале.
Муниципальная услуга в электронной форме посредством официального сайта или электронной почты Архивного отдела осуществляется в части подачи запроса.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах
28. Предоставление муниципальной услуги включает в себя последовательность следующих административных процедур:
1) прием и регистрация заявления;
2) анализ тематики заявления и документов, представленных пользователем;
3) выдача разрешения на работу в читальном зале;
4) предоставление пользователю подлинников и (или) копий архивных документов, а также справочно-поисковых средств к ним для работы в читальном зале;
5) возврат архивных документов в архивохранилище.
Предоставление муниципальной услуги в электронной форме включает в себя дополнительные административные процедуры:
1) распечатка электронного запроса на бумажный носитель;
2) направление уведомления заявителю о приеме запроса. Остальные административные процедуры аналогичны личному приему. Должностным лицом, ответственным за предоставления муниципальной услуги, является работник Архивного отдела, ответственный за работу читального зала.
Муниципальная услуга предоставляется в соответствии с порядком, указанным в блок-схеме (приложение N 3 к настоящему Административному регламенту).
29. Прием и регистрация заявления.
Основанием для начала административной процедуры является обращение пользователя с документами в Архивный отдел в виде личного обращения пользователя (его законного представителя) или направление запроса другим доступным способом, указанным в пункте 18 настоящего Административного регламента.
При личном обращении пользователя работник Архивного отдела, ответственный за работу читального зала, выполняет следующие действия:
1) принимает от пользователя заявление и документы, указанные в пункте 13-16 настоящего Административного регламента:
2) устанавливает личность пользователя (представителя заявителя);
3) проверяет документы, удостоверяющие личность, полномочия пользователя, в том числе полномочия представителя пользователя действовать от его имени.
В случае наличия оснований для отказа в приеме заявления, предусмотренного в пункте 19 настоящего Административного регламента, работник Архивного отдела готовит письменное уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги, в котором указывает основания для отказа. Уведомление подписывается начальником Архивного отдела и выдается пользователю лично или направляется ему по почте (электронной почте).
В случае отсутствия оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, работник Архивного отдела осуществляет регистрацию заявления в журнале регистрации пользователей читального зала.
На заявлении пользователя проставляется штамп и вносится запись с указанием входящего регистрационного номера и даты поступления документов.
При личном обращении время регистрации документов не должно превышать 15 минут.
При поступлении заявления в электронной форме с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса, пользователю, в течение одного рабочего дня со дня поступления заявления, направляется уведомление о приеме заявления к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении заявления. Принятое к рассмотрению заявление распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменного запроса порядке.
Результатами административной процедуры являются прием или отказ в приеме к рассмотрению заявления, его регистрация в журнале регистрации пользователей читального зала, присвоение регистрационного номера заявлению.
30. Анализ тематики заявления и документов, представленных пользователем.
Основанием для начала административной процедуры является регистрация заявления в журнале регистрации пользователей читального зала работником Архивного отдела, ответственным за работу читального зала.
Работник Архивного отдела осуществляет анализ:
1) степени полноты сведений, содержащихся в заявлении, необходимых для исполнения. При необходимости обращается к пользователю с просьбой уточнения дополнительной информации по существу запрашиваемых сведений:
2) тематики поступившего заявления с учетом научно-справочного аппарата и имеющихся в Архивном отделе информационных материалов;
3) других документов, предоставленных пользователем.
В случае если запрашиваемые архивные фонды и документы отсутствуют в Архивном отделе, получателю муниципальной услуги предоставляется информация о месте их хранения или даются рекомендации по их поиску. В необходимых случаях готовится письменное уведомление об отсутствии архивных документов в Архивном отделе. Уведомление подписывается начальником Архивного отдела и выдается пользователю лично или направляется ему по почте (электронной почте).
При этом определяется наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
При наличии основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренного подпунктами 1. 2 пункта 22 настоящего Административного регламента, готовится письменное уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги, в котором указывает основание для отказа. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги подписывается начальником архивного отдела и выдается пользователю лично или направляется ему по почте (электронной почте).
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "подпунктами 1. 2 пункта 21"
При отсутствии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных подпунктами 1. 2 пункта 22 настоящего Административного регламента, работник Архивного отдела передает документы пользователя начальнику Архивного отдела для получения разрешения на работу пользователя в читальном зале.
Результатом выполнения административной процедуры является:
1) передача начальнику Архивного отдела документов, представленных пользователем для получения разрешения на работу пользователя в читальном зале;
2) направление пользователю уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
3) направление пользователю уведомления об отсутствии архивных документов в Архивном отделе.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.
31. Выдача разрешения на работу в читальном зале.
Основанием для начала административной процедуры является передача начальнику Архивного отдела документов, представленных пользователем, для получения разрешения на работу в читальном зале.
Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является работник Архивного отдела, ответственный за работу читального зала.
Разрешение на работу в читальном зале предоставляется начальником Архивного отдела в форме резолюции на заявлении пользователя.
На основании выданного разрешения пользователю предоставляется доступ к справочно-поисковым средствам, в том числе автоматизированным, и информации об этих средствах, а также предоставляются подлинники и (или) копии архивных документов.
После получения пользователем разрешения на работу в читальном зале работник Архивного отдела, ответственный за работу читального зала:
1) выдаёт пользователю для ознакомления Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации;
2) выдаёт Анкету пользователя (приложение 2 к настоящему Административному регламенту) для заполнения;
3) знакомится с заполненной Анкетой пользователя и сверяет занесенные в неё данные документа, удостоверяющего личность пользователя:
4) заводит личное дело пользователя, подшивает в него личное заявление пользователя или официальное письмо направившей его организации с разрешением начальника Архивного отдела, заполненную Анкету пользователя:
5) консультирует о составе и содержании архивных фондов и документов Архивного отдела, справочно-поисковых средств к ним в соответствии с целью работы, темой исследования;
6) выдает пользователю для заполнения бланк заказа (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования (далее - заказ) (приложение 3 к настоящему Административному регламенту).
Заказ должен быть заполнен разборчиво, без исправлений и помарок. Максимальное количество дел выдаваемых пользователю - 20 единиц хранения в день. Следующий заказ оформляется только после сдачи дел по предыдущему заказу.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.
Результатом выполнения административной процедуры является выдача разрешения на работу пользователя в читальном зале.
32. Предоставление пользователю подлинников и (или) копий архивных документов, а также справочно-поисковых средств к ним для работы в читальном зале.
Основанием для начала административной процедуры является выдача пользователю разрешения на работу в читальном зале.
Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является работник Архивного отдела, ответственный за работу читального зала.
Работник Архивного отдела проверяет правильность оформления пользователем заказа (требования) и передает его для рассмотрения начальнику Архивного отдела.
Заказ (требование) рассматривается начальником Архивного отдела в день его оформления.
После получения заказа (требования) с резолюцией начальника Архивного отдела о разрешении выдачи работник Архивного отдела осуществляет подбор документов справочно-информационного фонда, дел, документов в архивохранилище.
Архивные документы, копии фонда пользования, справочно-поисковые средства (в том числе описи дел, документов) выдаются пользователю для использования в читальном зале на основании заполненного им бланка заказа (требования) и резолюции начальника Архивного отдела о разрешении выдачи:
справочно-поисковые средства (в том числе описи дел, документов, базы данных) - не позднее 30 минут с момента передачи заказа (требования) работнику Архивного отдела;
подлинники архивных дел и документов и (или) их копии - не позднее следующего рабочего дня с момента передачи заказа (требования) работнику Архивного отдела.
Пользователь вправе получить справочно-поисковые средства к архивным документам в день обращения, а также доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам. находящимся в читальном зале Архивного отдела.
Заказы (требования), направленные по почте, электронной почте, через Региональный портал, официальный сайт администрации Каслинского муниципального района, исполняются в сроки, оговоренные в заказе (требовании), но не ранее следующего рабочего дня со дня регистрации заказа (требования) (для архивных дел и документов). Уведомление о приеме заказа (требования) и сроках его исполнения направляется пользователю не позднее одного рабочего дня с момента регистрации заказа (требования).
После получения архивных дел, документов для работы в читальном зале пользователь проставляет свою подпись за каждую единицу хранения в специальной графе заказа (требования).
Подлинники дел и (или) их копии выдаются пользователям в читальный зал на безвозмездной основе на срок до 20 рабочих дней (кроме особо ценных документов. выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней) со дня оформления заказа:
до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;
до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы подлинники дел, документов и (или) их копии, пользователь направляет обращение в Архивный отдел о продлении срока их нахождения в читальном зале (не более чем на 10 рабочих дней). Если такая просьба от пользователя не поступала, подобранные дела, документы возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя.
В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования полученных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использования). указывая дату использования, фамилию, инициалы, характер произведенной работы (просмотр. выписки).
Копирование архивных документов осуществляется:
- по заказу пользователей техническим средствами Архивного отдела;
- самостоятельно пользователями собственным техническим средством в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. Ответственность за качество копирования документов, проведенного самостоятельно пользователем. Архивный отдел не несет.
Результатом выполнения административной процедуры является предоставление пользователю подлинников и (или) копий архивных документов, а также справочно-поисковых средств к ним для работы в читальном зале
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.
33. Возврат архивных документов в архивохранилище.
Основанием для начала административной процедуры является заполнение пользователем листов использования просмотренных архивных дел, документов с указанием даты использования, фамилии, инициалов, характера произведенной работы, номеров использованных листов.
Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является работник Архивного отдела, ответственный за работу читального зала.
После окончания работы при каждом посещении читального зала пользователь сдает работнику Архивного отдела архивные документы (копии), справочно-поисковые средства к ним.
Работник Архивного отдела проверяет наличие дел и документов, проводит проверку их физического состояния (особо ценных дел - полистную проверку). При отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел и документов, расписывается в соответствующей графе заказа (требования) за возврат каждой единицы хранения.
В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации работник Архивного отдела составляет докладную записку на имя начальника Архивного отдела с изложением обстоятельств нарушения и с приложением доказательств, показаний очевидцев, объяснительной записки пользователя (при наличии). На основании докладной записки начальник Архивного отдела принимает решение о подаче заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении в правоохранительные органы и прекращении выдачи подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий пользователю с даты подачи заявления в правоохранительные органы.
После возврата всех архивных дел. документов в архивохранилище работник Архивного отдела помещает выполненные заказы (требования) в личное дело пользователя.
Результатом выполнения административной процедуры является возврат архивных дел, документов в архивохранилище и расположение их на месте постоянного хранения.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день с момента проставления подписи работника Архивного отдела в заказе (требовании), подтверждающей прием архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов от пользователя.
34. Муниципальная услуга считается предоставленной, если пользователю предоставлена запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.
IV. Формы контроля за исполнением административного регламента
35. Контроль за исполнением Административного регламента осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного предоставления муниципальной услуги.
Текущий контроль за соблюдением последовательности и сроков действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется путем проведения начальником Архивного отдела, проверок соблюдения и исполнения работниками Архивного отдела настоящего Административного регламента, иных правовых актов, регламентирующих порядок предоставления муниципальной услуги.
Периодичность осуществления текущего контроля соблюдения и исполнения положений настоящего Административного регламента осуществляется не реже 2 раз в год. Внеплановая проверка проводится но конкретному обращению пользователя или иных заинтересованных лиц.
Работники Архивного отдела, ответственные за предоставление муниципальной услуги. несут персональную ответственность за соблюдение сроков, правильность выполнения административных процедур, установленных настоящим Административным регламентом, полноту и качество оказания муниципальной услуги.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и должностными инструкциями.
36. Контроль за предоставлением муниципальной услуги может осуществляться пользователем путем получения устной или письменной информации о выполнении административных процедур, также пользователь вправе направлять замечания и предложения по улучшению качества предоставления муниципальной услуги.
V. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования пользователем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, или его работников
37. Пользователи имеют право на обжалование действий (бездействия) Архивного отдела, решений архивного отдела, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги в досудебном и судебном порядке.
Предмет досудебного (внесудебного) обжалования - решения, действия (бездействие) начальника и (или) работников Архивного отдела, которыми, по мнению пользователя, нарушаются его права и законные интересы.
38. Пользователь может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации заявления пользователя о предоставлении муниципальной услуги:
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у пользователя документов или информации либо осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Челябинской области, муниципальными правовыми актами, регулирующими предоставление муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Челябинской области, нормативными правовыми актами администрации Каслинского муниципального района для предоставления муниципальной услуги;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Челябинской области, муниципальными правовыми актами:
6) затребование с пользователя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Челябинской области, муниципальными правовыми актами;
7) отказ работников Архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений;
8) нарушение срока или порядка выдачи документов по результатам предоставления муниципальной услуги;
9) приостановление предоставления муниципальной услуги, если основания приостановления не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми Челябинской области, муниципальными правовыми актами;
10) требование у пользователя при предоставлении муниципальной услуги документов или информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги, за исключением случаев, предусмотренных подпунктами 4 пункта 17 настоящего Административного регламента.
39. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы:
1) Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме.
а) в администрацию Каслинского муниципального района:
в письменной форме на имя главы Каслинского муниципального района, первого заместителя главы Каслинского муниципального района по адресу: 456830, Челябинская область, г. Касли. ул. Ленина, д. 55;
в электронной форме по электронному адресу: admkasli@yandex.ru
б) в Архивный отдел:
в письменной форме на имя начальника Архивного отдела по адресу: 456830, Челябинская область, г. Касли, ул. Ломоносова, д. 10;
в электронной форме по электронному адресу arh_kasli@mail.ru
2) Жалоба на решения, действия (бездействие) начальника и (или) работников Архивного отдела может быть направлена по почте. с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". Регионального портала www.gosuslugi74.ru, официального сайта администрации Каслинского муниципального района www.kasli.org, а также может быть принята при личном приеме пользователя главой Каслинского муниципального района начальником Архивного отдела.
Личный прием граждан в администрации Каслинского муниципального района осуществляется главой Каслинского муниципального района по предварительной записи по адресу: 456830. Челябинская область, г. Касли. ул. Ленина, д.55 или по телефону:8(35149)2-22-42.
Личный прием граждан в Архивном отделе осуществляется начальником Архивного отдела по адресу: 456830, Челябинская область, г. Касли, ул. Ломоносова, д. 10, каб. 1, в понедельник с 09.00 до 17.00 или по телефону: 8 (35149) 5-53-41.
40. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо непосредственного исполнителя муниципальной услуги, должностного лица, участвующего в оказании муниципальной услуги, либо муниципального служащего, решения и (или) действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства пользователя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения пользователя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ пользователю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архивного отдела, его начальника и (или) работников;
4) доводы, на основании которых пользователь не согласен с решением и действием (бездействием) Архивного отдела, его работников. Пользователем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы пользователя, либо их копии. В случае, если документы, указанные в настоящем подпункте, находятся в распоряжении Архивного отдела, пользователь имеет право на получение таких документов и информации, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
41. Жалоба, поступившая в Архивный отдел, либо в администрацию Каслинского муниципального района, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Архивного отдела, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона, в приеме документов у пользователя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
42. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:
а) жалоба удовлетворяется, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата пользователю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
б) в удовлетворении жалобы отказывается.
43. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного пользователю в письменной форме и по желанию пользователя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе пользователю дается информация о действиях, осуществляемых Архивным отделом, предоставляющим муниципальную услугу, в целях незамедлительного устранения выявленных нарушений при оказании муниципальной услуги, а также приносятся извинения за доставленные неудобства и указывается информация о дальнейших действиях, которые необходимо совершить заявителю в целях получения муниципальной услуги.
В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению в ответе пользователю даются аргументированные разъяснения о причинах принятого решения, а также информация о порядке обжалования принятого решения.
44. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления начальник Архивного отдела. должностное лицо администрации Каслинского муниципального района, наделенные полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляют имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
45. Обращение (жалоба) считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.
Приложение N 1
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обеспечение доступа к архивным документам
(копиям) и справочно-поисковым средствам
к ним в читальном зале архива"
Начальнику архивного отдела
администрации Каслинского
муниципального района ________________________
(фамилия и инициалы)
от ___________________________________________
(фамилия)
______________________________________________
(имя)
______________________________________________
(отчество (при наличии))
Место работы (учебы) и должность (при наличии)
______________________________________________
______________________________________________
Ученое звание и ученая степень (при наличии)
______________________________________________
Почтовый адрес _______________________________
Электронный адрес ____________________________
Контактный телефон ___________________________
Заявление
Прошу разрешить работу в архивном отделе с архивными документами
(копиями) и справочно-поисковыми средствами к ним по теме: ____________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
(формулировка темы исследования)
Хронологические рамки исследования ____________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
___________________________
(дата)
___________________________
(подпись)
Согласие на обработку персональных данных ________________________
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 г.
N 152-ФЗ "О персональных данных" принимаю условия "Соглашения на
обработку персональных данных" и даю согласие на автоматизированную
обработку и хранение моих персональных данных, указанных в заявлении, в
документальной и электронной форме с целью предоставления муниципальной
услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и
справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива".
Настоящее согласие действует со дня его подписания до утраты
правовых оснований в соответствии с законодательством Российской
Федерации"
_______________ __________________________
(дата) (подпись)
Приложение N 2
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обеспечение доступа к архивным документам
(копиям) и справочно-поисковым средствам
к ним в читальном зале архива"
Архивный отдел администрации Каслинского муниципального района
Анкета пользователя, работающего в читальном зале
1. Фамилия ____________________________________________________________
2. Имя ________________________________________________________________
3. Отчество (при наличии) _____________________________________________
4. Дата рождения ______________________________________________________
5. Гражданство ________________________________________________________
6. Место работы (учебы) и должность (при наличии) _____________________
_______________________________________________________________________
(полное название учреждения, его почтовый адрес и адрес электронной
почты, телефон)
7. Образование, ученое звание, ученая степень (при наличии) ___________
_______________________________________________________________________
8. Основание для проведения исследования ______________________________
(направление организации или по личному заявлению)
9. Тема, хронологические рамки ________________________________________
_______________________________________________________________________
10. Цель работы _______________________________________________________
11. Адрес регистрации по месту жительства (пребывания) ________________
12. Адрес фактического проживания _____________________________________
13. Номер контактного телефона (при наличии) __________________________
14. Адрес электронной почты (при наличии) _____________________________
15. Вид. серия, номер и дата документа, удостоверяющего личность, а
также орган, выдавший документ ________________________________________
_______________________________________________________________________
16. Фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица _________
_______________________________________________________________________
Обязательство-соглашение
Я, ____________________________________________________________________
(фамилия, имя. отчество (при наличии))
ознакомлен с Порядком использования архивных документов в
государственных и муниципальных архивах Российской Федерации,
утвержденным приказом Росархива от 01.09.2017 N 143. и обязуюсь его
выполнять.
Я согласен на обработку моих персональных данных, указанных в
анкете, посредством внесения в информационную базу данных, в
соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О
персональных данных".
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей
мне известной информации, использование и распространение которой
ограничено законодательством Российской Федерации.
"____" _______________ 20___ г. _______________________
(подпись)
_______________________________ ________________ ______________________
(должность сотрудника архива) (подпись) (расшифровка подписи)
"___" _____________ 20__ г.
Приложение N 3
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обеспечение доступа к архивным документам
(копиям) и справочно-поисковым средствам
к ним в читальном зале архива"
Архивный отдел администрации Разрешаю выдачу документов
Каслинского муниципального района
Заказ (требование) на выдачу Начальник архивного отдела
архивных документов, администрации Каслинского
копий фонда пользования муниципального района
_________/ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ____________ 20__ г.
(дата)
_______________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)
_______________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, работника архива)
_______________________________________________________________________
(тема исследования, цель выдачи)
N п/п |
N фонда |
N описи |
N ед. хр. |
Заголовок ед. хр. (дела) |
Кол-во листов |
Дата и расписка пользователя в получении |
Дата и расписка работника архивного отдела |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
____________________________________________
(подпись заявителя)
____________________________________________
(дата)
Приложение N 4
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Обеспечение доступа к архивным документам
(копиям) и справочно-поисковым средствам
к ним в читальном зале архива"
<< Назад |
||
Содержание Постановление администрации Каслинского муниципального района Челябинской области от 7 апреля 2021 г. N 203 "О внесении изменений... |
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.