Приложение. Инструкция по делопроизводству Постоянного представительства Красноярского края при Правительстве Российской Федерации

Приложение

Утверждено

приказом Постоянного

Представительства Красноярского края

при Правительстве

Российской Федерации

от 22 сентября 2021 года N 23-од

Инструкция
по делопроизводству Постоянного представительства Красноярского края при Правительстве Российской Федерации

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Постоянного представительства Красноярского края при Правительстве Российской Федерации (далее - Инструкция, Представительство) разработана в соответствии с указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 N 106-уг "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству" в целях соблюдения единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Представительства документов, совершенствования делопроизводства, повышения эффективности деятельности Представительства и обеспечения межведомственного электронного документооборота.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан.

1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.4. В Представительстве при работе с документами используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота Правительства края и иных органов исполнительной власти края "Енисей-СЭД" (далее - Енисей-СЭД).

2. Организация делопроизводства

2.1. Общие положения

2.1.1. Движение документов в Представительстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

2.1.2. В документообороте Представительства выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется государственным гражданским служащим Представительства, ответственным за делопроизводство (далее - ответственный за делопроизводство).

2.2. Основные понятия

2.2.1. В Инструкции используются следующие основные понятия:

адресант - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

адресат - реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот, в том числе электронный документ;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

исполнитель - государственный гражданский служащий Представительства, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее);

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых Представительством, с указанием сроков их хранения;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководитель - руководитель Представительства Красноярского края (далее - руководитель) или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями руководителя, иными государственными гражданскими служащими Представительства, которым переданы отдельные полномочия соответствующим приказом Представительства;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - изготовленная с использованием специализированных программно-технических средств аутентичная электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (аутентичность обеспечивается при оформлении копий правовых актов и регистрации входящего и исходящего документа, изготовленного на бумажном носителе).

Иные понятия используются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и края.

2.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

2.3.1. Документы доставляются в Представительство:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи (факсимильной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД);

нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы при личном приеме.

2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется ответственным за делопроизводство.

2.3.3. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется с факсимильного аппарата.

2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать для документов.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.

2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется ответственным за делопроизводство.

Передача телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями, осуществляется в день их приема (передачи).

2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении документ возвращается курьеру, если он был доставлен нарочно или составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.

Документ возвращается отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем Представительства. Срок согласования возврата документа составляет 1 рабочий день.

В случае если такой документ не возвращается, в течение 3 дней со дня поступления документа составляется акт приема и первичной обработки документов в трех экземплярах, один из которых остается в Представительстве, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.

В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в течение 3 дней со дня поступления документа в 2 экземплярах, один из которых хранится в Представительстве, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.

Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением N 1.

Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

При поступлении документа на электронный адрес: office@krasmis.ru документ распечатывается, в правом верхнем углу проставляется штамп "Электронное сообщение".

Ошибочно поступившие документы по электронной почте не распечатываются, отправителю направляется уведомление об ошибке на электронный адрес, с которого поступило сообщение.

Электронные сообщения, содержащие рекламу, спам, удаляются.

2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.

2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

2.3.10. Предварительное рассмотрение поступающих документов проводится ответственным за делопроизводство, с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения и исполнителям.

Оригиналы документов, поступающих из подведомственных Представительству учреждений и (или) по вопросам, относящимся к исключительной компетенции одного из структурных подразделений Представительства, связанным с работой, которая носит регулярный характер, после регистрации направляются в структурные подразделения Представительства без рассмотрения руководителем.

Входящая документация, требующая принятия управленческих решений, относящаяся в силу своей значимости к исключительной компетенции руководителя или заместителей руководителя, после регистрации передается для рассмотрения руководителю в день регистрации (до 17:00, срочные документы - незамедлительно):

письма Губернатора края;

письма полномочных представителей Президента Российской Федерации;

письма председателя Законодательного Собрания края, заместителей председателя Законодательного Собрания края, председателей комитетов Законодательного Собрания края;

письма членов Правительства края (первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, заместителей председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, министров края);

письма руководителей государственных органов края (Избирательной комиссии края, Счетной палаты края), Уполномоченного по правам человека в крае;

письма надзорных органов (прокурора края и его заместителей, начальника Главного управления внутренних дел по краю и его заместителей, начальника Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по краю и его заместителей, руководителя Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по краю и его заместителей).

Входящая корреспонденция, зарегистрированная ответственным за делопроизводство, сканируется. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в Енисей-СЭД.

Документы и (или) приложения к ним, которые не могут быть отсканированы, направляются на бумажном носителе, о чем в Енисей-СЭД делается соответствующая отметка.

Документы, в том числе проекты нормативных правовых актов, направляются на рассмотрение руководителю в Енисей-СЭД.

Оригинал документа, направляемого на рассмотрение руководителю, остается у ответственного за делопроизводство.

К поступившим документам руководителем в Енисей-СЭД даются указания по исполнению документов (резолюции) в соответствии с пунктом 3.3.1.21 Инструкции, после чего документы поступают исполнителям.

Подготовка проектов резолюций к документам, направляемым на рассмотрение руководителю, осуществляется ответственным за делопроизводство.

Документы, подлежащие контролю в соответствии с пунктом 8.1.3 Инструкции, ставятся на контроль в Енисей-СЭД.

Заявления и служебные (докладные) записки сотрудников Представительства и руководителей подведомственных Представительству учреждений после регистрации передаются для рассмотрения руководителю.

Документы информативного характера, не требующие исполнения, после ознакомления с ними лиц, указанных в резолюции, направляются в дело.

2.3.11. Письменные обращения граждан, поступающие в Представительство, подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней со дня поступления независимо от способа их доставки (факс, электронная почта или иные информационные системы общего пользования).

После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководству.

Обращения граждан (заявления, жалобы), в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должен быть направлен ответ, и обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, незамедлительно передаются руководителю.

Прочие обращения граждан передаются для рассмотрения заместителям руководителя в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Обращения сканируются. Отсканированное обращение прикрепляется к электронной регистрационной карточке в Енисей-СЭД.

Обращения направляются на рассмотрение руководителя в Енисей-СЭД.

Оригинал обращения, направляемого на рассмотрение руководителю, остается у ответственного за делопроизводство.

К поступившим обращениям руководителем в системе Енисей СЭД даются указания по исполнению документов (резолюции) в соответствии с пунктом 3.3.1.21 Инструкции, после чего обращения поступают исполнителям.

Подготовка проектов резолюций к обращениям, направляемым на рассмотрение руководителю, осуществляется ответственным за делопроизводство.

Все обращения граждан, поступившие в Представительство, подлежат обязательному рассмотрению.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Исполнитель информирует руководителя о результатах рассмотрения обращения служебной запиской. Обращение снимается с контроля и направляется в дело в соответствии с резолюцией руководителя, проставляемой на служебной записке.

Письменное обращение, поступившее в Представительство в соответствии с компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам руководитель вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Информация о продлении срока вносится в электронную регистрационную карточку обращения.

Ответ на обращение подписывается руководителем.

После подписания ответ на обращение регистрируется. После регистрации ответ направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Ответ на обращение, поступившее в Представительство в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

По электронной почте направляется сканированный вариант ответа, подписанного руководителем и зарегистрированного в установленном порядке. Отправка ответа на обращение по электронной почте осуществляется исполнителем в день регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

2.3.12. Поступающие на согласование в Представительство проекты нормативных правовых актов (иных документов) направляются на рассмотрение руководителя в соответствии с пунктом 2.3.10 Инструкции в день поступления в Представительство.

К поступившему на согласование документу руководителем структурного подразделения в системе Енисей-СЭД даются указания по рассмотрению документа, после чего документ поступает указанным должностным лицам.

Указанные документы рассматриваются соответствующими структурными подразделениями Представительства в 5-дневный срок (при этом срок согласования проекта документа одним должностным лицом не должен превышать 2 дней), если меньший срок не установлен руководителем или его заместителями, в системе Енисей-СЭД.

Контроль за соблюдением срока согласования осуществляет ответственный за делопроизводство.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.3.14. Внесение замечаний (предложений) по проектам нормативных правовых актов оформляется в листе согласования при визировании. Отметка о наличии замечания (предложения) проставляется в электронной карточке листа согласования проекта правового акта и включает в себя слова "Согласен с замечаниями".

Замечания (предложения) по проектам нормативных правовых актов должны быть мотивированы. Замечания (предложения) по проектам нормативных правовых актов размещаются в электронной карточке листа согласования проекта нормативного правового акта в виде электронного образа документа с собственноручной подписью, либо электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо текстового комментария.

2.3.15. Поступающие документы, содержащие поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Губернатора края, Председателя Правительства края передаются на рассмотрение руководителя в день их поступления в Представительство, а имеющие срочный характер - незамедлительно.

Руководитель определяет исполнителей из числа своих заместителей, а также сроки исполнения поручений.

Документы, содержащие поручения, доводятся до сведения исполнителей не позднее чем в первый рабочий день, следующий за днем выдачи руководителем указаний по исполнению документа (резолюции), а имеющие срочный характер - незамедлительно.

Все документы, содержащие поручения, ставятся на контроль, о чем делается соответствующая отметка в системе Енисей-СЭД. Подлинник документа (при наличии), содержащего поручения, остается у ответственного за делопроизводство.

Направление документов, содержащих поручения, на рассмотрение руководителя, подготовка резолюций и направление на исполнение осуществляется в системе Енисей-СЭД в соответствии с пунктом 2.3.10 Инструкции.

2.4. Регистрация документов

2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации:

пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки;

приглашения на встречи, конференции и другие мероприятия (без сопроводительных писем);

книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и другие издания;

рекламные материалы, проспекты;

документы на иностранных языках без перевода;

пакеты с пометкой "лично";

судебные повестки;

статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, информационные и справочные материалы (без сопроводительных писем);

счета, квитанции, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем);

прогнозы погоды.

Обмен документами между участниками Енисей-СЭД осуществляется посредством Енисей-СЭД, без досылки на бумажном носителе.

2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:

распределения обязанностей между заместителями руководителя;

положений о структурных подразделениях Представительства;

авторства;

срочности исполнения.

2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении ответственному за делопроизводство. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.

2.4.4. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки в системе Енисей-СЭД.

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Внутренние документы, созданные участниками Енисей-СЭД, на регистрацию принимаются только посредством Енисей-СЭД без досылки на бумажном носителе.

В случае поступления документа на бумажном носителе в электронную регистрационную карточку прикрепляется электронный образ копии документа, за исключением документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

Внутренние документы, поступившие от участников Енисей-СЭД либо направленные участникам Енисей-СЭД, регистрируются однократно в органе, создавшем документ.

Документы, поступившие от участников Енисей-СЭД, регистрируются в системе в базе данных "Внутренние документы".

При регистрации в СЭД внутренних документов в электронную регистрационную карточку вносятся следующие сведения о документе:

наименование подразделения, подготовившего проект документа;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

гриф ограничения доступа к документу;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

индекс дела по номенклатуре дел;

резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

отметка о контроле;

ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются в системе в базе данных "Входящие документы".

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

дата поступления документа;

входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

срок исполнения документа;

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа к документу;

сведения об электронной подписи;

результат проверки электронной подписи;

электронный адрес корреспондента;

ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, создаются исполнителем документа и регистрируются ответственным за делопроизводство в системе Енисей-СЭД в базе данных "Внутренние документы".

Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, создаются исполнителем документа и регистрируются ответственным за делопроизводство в системе Енисей-СЭД в базе данных "Исходящие документы".

При регистрации исходящей документации ответственным за делопроизводство проверяются следующие основные реквизиты регистрации в электронной регистрационной карточке:

наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации - адресата;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

индекс дела по номенклатуре дел;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

гриф ограничения доступа к документу;

подразделение - ответственный исполнитель документа;

сведения об электронной подписи;

ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

электронный адрес корреспондента;

способ доставки документа адресату.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.

При регистрации в системе "Енисей-СЭД" обращений граждан, организаций и ответов на обращения в электронно-регистрационную карточку документа вносятся следующие данные:

фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

наименование организации - адресата;

дата обращения гражданина, организации;

регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

дата поступления обращения гражданина, организации;

входящий регистрационный номер;

краткое содержание обращения гражданина, организации;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

срок исполнения документа;

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации;

отметка о контроле;

сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

результат проверки электронной подписи;

электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

вопрос по тематическому классификатору;

ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

Ответственным за делопроизводство документу присваивается регистрационный номер.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.

2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Представительство.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование Представительства;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

Форма регистрационного штампа приведена в приложении N 2.

2.4.6. Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Входящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс);

порядковый номер в пределах календарного года.

Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Исходящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс);

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.

2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);

зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем Представительства по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

2.4.8. В случае поступления документа, идентичного зарегистрированному ранее документу, в электронную регистрационную карточку вносятся дополнения, изменения, отражающие наличие двух идентичных по содержанию документов. При этом номером вновь поступившего документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа.

2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются ответственному за делопроизводство для регистрации.

2.5. Отправка исходящей документации

2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые Представительством за подписью руководителя.

Документы, не связанные с деятельностью Представительства, к отправке не принимаются.

Исходящей документацией не являются и не подлежат регистрации в системе Енисей-СЭД справки и иные документы, направляемые без сопроводительного письма.

Документы отправляются:

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи (факсимильной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД);

фельдъегерской связью;

нарочно.

2.5.2. До приема исходящих документов на регистрацию осуществляется предварительная проверка правильности их оформления.

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

2.5.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

заполненной электронной регистрационной карточки проекта исходящего документа в соответствии с пунктом 2.4.4 Инструкции;

точных адресов отправки (при отправке документа на бумажном носителе) с обязательным указанием индексов;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки (при отправке документа на бумажном носителе);

необходимого количества экземпляров приложений к документу (при отправке документа на бумажном носителе);

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа, в случае, если документ рассылается более чем 5 адресатам;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ (при наличии), на бланке документа и в соответствующем поле электронной регистрационной карточки документа, за исключением инициативных документов.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, направляются средствами электросвязи без дублирования на бумажном носителе.

2.5.4. Исходящие документы на бумажном носителе отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов на бумажном носителе осуществляется в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа на бумажном носителе с приложениями, указанными в тексте документа, остается у ответственного за делопроизводство и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Представительства, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке.

2.5.6. Обработка отправляемых документов включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте;

определение стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.5.7. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам нарочно (в пределах города Москвы) или передаются для отправки фельдъегерской связью. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

2.5.8. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем.

2.5.9. Выдача документов на бумажных носителях на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах или просьбой заявителя. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.5.10. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, в том числе доставляемых нарочно.

Форма реестра приведена в приложении N 3.

2.5.11. Исходящая корреспонденция сканируется ответственным за делопроизводство перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе Енисей-СЭД.

Приложение к письму, содержащее более 40 листов, не сканируется, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в Енисей-СЭД в электронном виде.

2.5.12. Исходящие документы на бумажных носителях направляются посредством электронной почты, факсимильной связи при наличии соответствующего запроса о направлении ответа (представлении информации) по электронной почте (факсу). Такие документы передаются исполнителю для отправки в день регистрации.

Исходящие документы на бумажных носителях, которые в соответствии со списком рассылки подлежат направлению посредством электронной почты или факсимильной связи, передаются исполнителю в день регистрации.

Отправка исходящих документов на бумажных носителях посредством электронной почты, факсимильной связи осуществляется исполнителем в день регистрации документа или не позднее следующего рабочего дня.

По электронной почте направляется сканированный вариант документа, подписанного руководителем и зарегистрированного в установленном порядке.

Запрещается направлять по электронной почте файл документа в текстовом формате, содержащий бланк Представительства и (или) подпись руководителя.

Подлинники исходящих документов на бумажном носителе после их передачи по факсу (электронной почте) передаются исполнителями ответственному за делопроизводство для досылки адресатам (в случае необходимости).

При передаче текстов документов на бумажных носителях по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в Енисей-СЭД;

передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ

Запрещается передавать посредством электронной почты, факсимильной связи тексты документов, содержащих служебную информацию, с грифом "Для служебного пользования".

2.6. Порядок прохождения внутренних документов

2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.6.2. Входящие документы передаются на подпись руководителю Представительства в соответствии с распределением обязанностей в Представительстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов.

Документы передаются на подпись или рассмотрение руководителю в день поступления к ответственному за делопроизводство после проверки правильности их оформления.

Документы, подготовленные с нарушением требований к их оформлению, порядку подготовки и согласования, возвращаются на доработку исполнителю в день поступления документов к ответственному за делопроизводство.

После подписания документы передаются на регистрацию.

2.6.3. Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.4.4-2.4.6 Инструкции.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных (белых) листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или создаются в виде электронного шаблона. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения и шрифтам.

3.1.2. При подготовке документов Представительства используются бланки документов:

бланк приказа Представительства (приложение N 4);

бланк письма Представительства (приложение N 5).

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010/XP либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт(1) - для оформления текста;

с использованием 1-1,5 межстрочных интервалов(2).

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа.

-------------------

(1) Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.

(2) Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:

герб края;

наименование Представительства;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

отметка об электронной подписи;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные о Представительстве;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

резолюция;

отметка о контроле документа;

отметка о направлении документа в дело;

гриф ограничения доступа к документу.

3.3.1.1. Герб края.

Изображение герба края помещают на бланках писем Представительства в соответствии с Законом края от 12.02.1999 N 5-296 "О гербе Красноярского края", которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.

3.3.1.2. Наименование Представительства.

Наименование Представительства - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о Постоянном представительстве Красноярского края при Правительстве Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Красноярского края от 27.08.2014 N 368-п.

3.3.1.3. Подпись должностного лица.

Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную или в электронном формате подпись должностного лица (усиленная электронная цифровая подпись). В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и ее расшифровка (инициалы имени, отчества и фамилия), например:

Руководитель                       Подпись                    И.О.Фамилия

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами.

При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность", например:

Временно замещающий                Подпись И.О.                   Фамилия

должность руководителя

При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу Представительства подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени, отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не допускается.

Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке (приложение к Инструкции N 6).

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Министр строительства и архитектуры Красноярского края Подпись И.О. Фамилия

Министр культуры Красноярского края Подпись И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель

архивного агентства

Красноярского края                 Подпись                   И.О. Фамилия

Главный бухгалтер -

начальник отдела                   Подпись                   И.О. Фамилия

В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель комиссии              Подпись                   И.О. Фамилия

Секретарь комиссии                 Подпись                   И.О. Фамилия

Реквизит "подпись" должен размещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этого реквизита документа на отдельный лист.

3.3.1.4. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи - реквизит документа, который используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью. В состав отметки об электронной подписи входят: фраза "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилия, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, изображение герба Красноярского края.

Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере. Они не должны перекрываться или накладываться друг на друга и не должны перекрывать элементы текста документа.

Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе, например:

	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.12.2020 по 01.12.2021
Министр		Н.Н. Николаев

Реквизит "отметка об электронной подписи" должна размещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этого реквизита документа на отдельный лист.";

3.3.1.5. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (например, "ПРИКАЗ", "ПРОТОКОЛ", "АКТ") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.1.6. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (г. Москва) указывается на бланках документов Представительства, в том числе на приказе, за исключением бланков писем.

3.3.1.7. Справочные данные о Представительстве.

Справочные данные о Представительстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Представительства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты.

3.3.1.8. Адресат.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, гражданам.

Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы на уровне не выше реквизита "герб края". Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через один межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

Правительство Красноярского края

наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:

ООО "Центр расчетов и инвестиций Красноярск 2020"

Отдел финансового контроля

указания должности получателя (в дательном падеже);

фамилии и инициалов имени и отчества (в дательном падеже), например:

Первому заместителю Губернатора Красноярского края - председателю Правительства Красноярского края Фамилия И.О.

почтового адреса.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления муниципальных образований края.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии, например:

Иванову И.И. Ленина ул., д. 125, кв. 12 г. Минусинск Красноярский край, 662600

или

Министру здравоохранения Российской Федерации Фамилия И.О.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

Руководителям органов исполнительной власти края (по списку)

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга одним интервалом.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, на каждом письме указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

3.3.1.9. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например:

01.01.2021.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например:

01 января 2012 года или 01 января 2012 г.

Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся Представительством совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.10. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной Инструкцией.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, за исключением правового акта Представительства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N" и цифры номера разделяются пробелом.

3.3.1.11. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание документа составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк);

телеграмм;

приказов органов исполнительной власти края индивидуального характера.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства образования и науки Красноярского края".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах нормативных правовых актов в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом).

3.3.1.12. Текст документа.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

В случае необходимости составления документа на иностранном языке проект документа составляется в двух экземплярах: один экземпляр на соответствующем иностранном языке, второй - на русском.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через один межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы, графика, карты, схемы, графического изображения или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире и иных символов, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных (деловых) письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы. Возможно написание заключительной формулы вежливости руководителем от руки.

Таблица - форма представления информации (текста), характеризующей несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N "). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах центрируются относительно всей ячейки.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.14. Отметка о наличии приложений.

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В служебных (деловых) письмах отметка о приложении (слово "Приложение") печатается без кавычек от левой границы текстового поля под текстом письма. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, N 17-дсп, на 4 л. в 1 экз.

Приложением может быть обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка будет выглядеть следующим образом: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: письмо Роструда от 24.08.2020 N 3770-ТЗ и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например:

Приложение N 1 к письму Постоянного Представительства Красноярского края при Правительстве Российской Федерации от 01.02.2021 N ПП-2012/15

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Если приложений несколько, они нумеруются (например, "Приложение N 1", "Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2 к приказу Постоянного Представительства Красноярского края при Правительстве Российской Федерации от 01.02.2021 N 14-од

Если приложением к приказу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным приказом, то на первом листе приложения проставляется отметка о приложении и гриф утверждения, в котором указываются данные приказа, которым утвержден документ-приложение, например:

Приложение УТВЕРЖДЕНО приказом Постоянного Представительства Красноярского края при Правительстве Российской Федерации от 01.02.2021 N 15-од

3.3.1.15. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющимся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов имени и отчества, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения

Красноярского края

подпись И.О. Фамилия

дата

Решение о согласовании проекта документа может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа. Например:

СОГЛАСОВАНО

письмом министерства образования

Красноярского края

от 26.08.2020 N 75-1355

СОГЛАСОВАНО

Антитеррористической комиссией

Красноярского края

(протокол от _____ N ______)

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

"Лист согласования прилагается"

3.3.1.16. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Руководитель Постоянного Представительства Красноярского края при Правительстве Российской Федерации Подпись И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДЕНО протоколом конкурсной комиссии от _________ N ___________

Слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правым полем.

3.3.1.17. Виза.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза проектов документов руководителя, заместителей руководителя включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который (ые) подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.

Лица, не согласные с текстом документа, не имеют права отказываться от визирования.

Согласование может проводиться посредством Енисей-СЭД.

В случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из Енисей-СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью ответственного за делопроизводство, с указанием даты его формирования.

Визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа документа.

На документе, подлинник которого остается в Представительстве (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из Представительства, визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.

По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается руководителем или исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.

Проставление виз согласования документа (например, приказа органа исполнительной власти края) осуществляется в следующей последовательности:

исполнителем (создателем) документа;

начальником отдела Представительства, ответственным за подготовку документа;

заместителем руководителя Представительства.

3.3.1.18. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.1.19. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под реквизитом "подпись" оформляется реквизит "отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать.

Если копия (выписка из документа) выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, например:

Подлинник документа находится

в (наименование органа исполнительной власти края)

в деле N ... за ... год

Верно

Должность

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются или скрепляются иным образом и нумеруются. Отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа).

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа под реквизитом "подпись".

Для заверения копии (выписки из документа), изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

3.3.1.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона и оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева шрифтом размером 10 пт. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и электронным адресом, например:

Фамилия Имя Отчество, ведущий специалист

(495) 268-00-00, name@krskstate.ru

3.3.1.21. Резолюция.

Резолюция содержит указание по исполнению документа.

Резолюция оформляется на документе (в заголовочной части документа), на бланке резолюции (приложение N 7) или вносится непосредственно в Енисей-СЭД.

Резолюция включает: фамилию, инициалы имени и отчества исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя, дату, регистрационный номер документа, например:

Петрову Н.В., Сидорову Н.А. Прошу подготовить проект ответа к 25.03.2021. Дата Подпись Номер документа

При направлении документа на бумажном носителе с длительным сроком хранения (свыше 10 лет) в дело резолюция, оформленная в Енисей-СЭД, распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

3.3.1.22. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле на документах, поставленных на контроль, проставляет ответственный за делопроизводство в системе Енисей-СЭД или с помощью штампа "Контроль" справа на верхнем поле документа на бумажном носителе.

3.3.1.23. Отметка о направлении документа в дело.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в электронной регистрационной карточке.

3.3.1.24. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Гриф проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает ограничительную надпись, например "Для служебного пользования", и номер экземпляра документа.

4. Подготовка, оформление и согласование проектов правовых актов представительства

4.1. Подготовка, регистрация и оформление проектов правовых актов Представительства

4.1.1. Представительство в пределах своей компетенции осуществляет правовое регулирование посредством издания в установленном порядке приказов, а также иных правовых актов в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Красноярского края.

4.1.2. Подготовка и согласование проектов правовых актов Представительства осуществляется в соответствии с Указом Губернатора края от 01.03.2006 N 24-уг "О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края".

4.1.3. Представительство обеспечивает регистрацию приказов, а также иных правовых актов Представительства.

Приказы нормативного характера регистрируются отдельно от приказов индивидуального характера.

Приказам, издаваемым по основной деятельности, присваиваются номера в течение календарного года с присвоением буквенного индекса "-од".

Приказам по кадровой деятельности и личному составу, носящим индивидуальный характер, присваиваются номера в течение календарного года с присвоением буквенного индекса "-лс".

Приказам о командировании работников Представительства присваиваются номера в течение календарного года с присвоением буквенного индекса "-к".

Приказам о предоставлении отпусков работникам Представительства присваиваются номера в течение календарного года с присвоением буквенного индекса "-о".

Регистрация приказов ведется сплошной нумерацией в журналах (реестрах), включаемых в номенклатуру дел Представительства. Допускается ведение таких журналов (реестров) в электронном формате.

4.1.4. При регистрации приказов заполняется журнал (реестр) регистрации на бумажном носителе либо в электронном виде, в который вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

регистрационный номер;

дата;

заголовок приказа (краткое содержание для приказов индивидуального характера);

фамилия руководителя, подписавшего приказ;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку проекта приказа.

4.1.5. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем.

4.1.6. Регистрационный номер приказа включает в себя порядковый номер в пределах одного календарного года. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение, отделяемое дефисом.

4.1.7. Проект приказа Представительства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата А4.

4.1.8. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование Представительства;

вид документа (приказ).

Реквизиты бланка приказа печатаются при изготовлении бланка.

4.1.9. Проект приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см. Страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

4.1.10. Реквизиты "место издания документа", "дата документа", "регистрационный номер документа" в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита "вид документа" 2 интервалами.

Место издания в приказах размещается центрованным способом.

Дата документа размещается у левой границы текстового поля.

Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

4.1.11. Реквизит "наименование документа" (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отделяется от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 7,5 см, размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк он продлевается до границы правого поля.

Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется.

4.1.12. Текст отделяется в приказах нормативного характера от реквизита "заголовок", а в приказах индивидуального характера от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "место издания документа", "наименование документа", "текст документа" и "подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте приказов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не допускается.

Преамбула в приказах нормативного характера завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается основная часть приказа.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

При наличии приложений к приказу в соответствующих пунктах текста проекта приказа на них делаются ссылки "согласно приложению", "приложение N ...".

4.1.13. Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами.

4.1.14. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер на первой странице приложения не проставляется.

4.1.15. При указании в тексте приказа ссылки "согласно приложению" на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается, например:

Приложение к приказу Постоянного представительства Красноярского края при Правительстве Российской Федерации от _____ N __________

Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение N 2 к приказу Постоянного представительства Красноярского края при Правительстве Российской Федерации от _____ N __________

4.1.16. Заголовок приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал, отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами, первое слово заголовка приложения печатается с прописной буквы.

Заголовок приложения непосредственно к приказу (приложения первого уровня) выделяется полужирным шрифтом, заголовок приложения к приложению к приказу (приложения второго и последующих уровней) не выделяются полужирным шрифтом.

Текст от реквизита "заголовок приложения" отделяется 2-3 интервалами.

Заголовок приложения, как правило, должен соответствовать заголовку, указанному в тексте приказа (для приложений первого уровня), либо заголовку, указанному в приложениях первого и последующих уровней, в которых имеется ссылка на приложение (для приложений второго и последующих уровней).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом, от текста раздела отделяются 1 интервалом. Точки в конце заголовков разделов не ставятся. Заголовки не выделяются полужирным шрифтом.

4.1.17. Приложения к приказам, имеющим гриф "Для служебного пользования", визируются должностным лицом, ответственным за подготовку проекта приказа.

4.1.18. Приказ подписывается в единственном экземпляре, который является подлинником.

4.1.19. Образцы оформления приказов Представительства приведены в приложении N 8.

4.2. Согласование проектов приказов

4.2.1. Проекты приказов Представительства нормативного характера проходят процедуру согласования.

Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

4.2.2. Последовательное согласование предусматривает поочередное направление проекта приказа должностным лицам, участвующим в согласовании.

4.2.3. Параллельное согласование предусматривает направление идентичных экземпляров проекта приказа одновременно всем должностным лицам, участвующим в согласовании.

4.2.4. Проект приказа может иметь несколько листов согласования.

4.2.5. Согласование проекта приказа руководителями, членами Правительства края, должностными лицами органов исполнительной власти края осуществляется путем проставления визы в листе согласования в системе Енисей-СЭД.

Согласование проекта руководителями органов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, организаций, учреждений осуществляется в форме отдельного документа, изготовленного на бумажном носителе

4.2.6. Лист согласования заполняется должностным лицом, непосредственно осуществляющим подготовку проекта приказа, в системе Енисей-СЭД.

Образец формы листа согласования приведен в приложении N 9 к Инструкции.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4.2.11. Внесение замечания (предложения) по проекту приказа оформляется в листе согласования при визировании. Отметка о наличии замечания (предложения) проставляется в электронной карточке листа согласования проекта правового акта и включает в себя слова "Согласен с замечаниями".

Замечание (предложение) по проекту приказа должно быть мотивировано. Замечание (предложение) по проекту приказа размещается в электронной карточке листа согласования проекта приказа в виде электронного образа документа с собственноручной подписью, либо электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо текстового комментария.

4.2.12. Должностное лицо, ответственное за подготовку приказа, либо учитывает замечания (предложения) по проекту приказа и вносит соответствующие изменения в проект приказа, либо оформляет возражения в виде протокола (таблицы) разногласий и представляет их для ознакомления должностному лицу, внесшему замечания (предложения) в течение 3 рабочих дней со дня получения замечаний (предложений).

Протокол (таблица) разногласий на бумажном носителе подписывается должностным лицом, ответственным за подготовку приказа. Электронный образ протокола (таблицы) разногласий размещается в электронной регистрационной карточке проекта приказа и направляется для ознакомления и повторного согласования должностному лицу, внесшему замечания по проекту приказа.

В случае учета (снятия) замечаний (предложений) по проекту приказа должностное лицо, внесшее замечания (предложения), в электронной карточке листа согласования проекта приказа делает отметку о том что замечания (предложения) учтены (сняты).

Образец формы протокола (таблицы) разногласий по проекту приказа приведен в приложении N 10 к Инструкции.

4.2.13. Должностное лицо, ответственное за подготовку приказа, обеспечивает:

1) согласование проекта приказа со всеми должностными лицами, в ведении которых находится координация вопросов в соответствующей области (сфере) государственного управления, а также с руководителями органов, организаций, учреждений в случае если такое согласование обязательно;

2) полноту и точность внесения в единый (итоговый) экземпляр проекта приказа изменений по замечаниям (предложениям);

3) направление проектов приказов в прокуратуру края в течение 2 рабочих дней после их согласования в Администрации Губернатора и Правительстве Красноярского края;

4) размещение текста проекта приказа в виде единого файла в формате MS Word, а также электронных образов документов, прилагаемых к проекту приказа, в электронной регистрационной карточке проекта приказа;

5) размещение списка рассылки приказа в формате MS Word в электронной регистрационной карточке проекта приказа;

6) направление проектов приказов на официальный сайт края - единый краевой портал "Красноярский край" с адресом в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в домене krskstate.ru (далее - официальный сайт края - единый краевой портал "Красноярский край") в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и края;

7) создание электронной регистрационной карточки проекта приказа с заполнением следующих реквизитов:

наименование приказа;

фамилия должностного лица, уполномоченного на подписание приказа;

наименование органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку приказа;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку текста приказа.

4.2.14. В целях обеспечения соответствия представленного текста проекта приказа нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов, устранения грамматических, орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, оформления проектов приказов в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией, исполнителем, непосредственно осуществляющим подготовку проекта приказа, проводится корректорская правка текстов проектов приказов.

4.3. Регистрация правовых актов и направление копий приказов

4.3.1. При регистрации приказов заполняется электронная регистрационная карточка, в которую вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

дата;

регистрационный номер;

наименование приказа (краткое содержание для приказов индивидуального характера);

фамилия руководителя, подписавшего приказ;

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти края, осуществлявшего подготовку приказа;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку проекта приказа;

срок исполнения (при наличии в тексте приказа предписаний индивидуального характера);

источник опубликования (наименование СМИ, дата, номер), если приказ подлежит опубликованию;

количество листов приказа.

В электронную регистрационную карточку могут быть внесены также иные данные, предусмотренные настоящей Инструкцией.

4.3.2. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем.

При регистрации приказа порядковый номер и дата проставляются в электронной регистрационной карточке в системе Енисей-СЭД в автоматическом режиме и переносятся в установленное место на правовой акт.

4.3.3. Копии приказов нормативного характера направляются:

В соответствии с законодательством Российской Федерации и края, соглашениями и договорами, одной из сторон которых является Правительство края, исполнитель непосредственно осуществлявший подготовку проекта приказа обеспечивает направление копий приказа:

1) на бумажном носителе:

а) адресатам, не являющимся участниками информационного взаимодействия, определенным исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку проекта приказа;

б) в прокуратуру края, Западно-Сибирскую транспортную прокуратуру в соответствии с соглашениями, одной из сторон которых является Правительство края, в срок до 5 рабочих дней со дня их регистрации;

2) на бумажном носителе и в электронном виде:

а) в газету "Наш Красноярский край" для официального опубликования - в срок не позднее 3 дней со дня их подписания;

б) отобранных правовым управлением Губернатора края в соответствии с договорами и соглашениями, одной из сторон которых является Правительство края, для размещения в информационно-правовых системах;

3) в электронном виде:

а) в управление пресс-службы Губернатора и Правительства края для:

официального опубликования на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru) в день их принятия;

официального опубликования на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru);

размещения информации о деятельности органов государственной власти края и государственных органов края на официальном сайте края - едином краевом портале "Красноярский край";

б) в Законодательное Собрание края в срок не позднее 3 дней со дня их подписания;

в) участникам Енисей-СЭД, определенным исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку проекта приказа, в соответствии со списком рассылки;

г) в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по краю с направлением сведений об источниках их официального опубликования - в 7-дневный срок после дня первого официального опубликования.

Направление копий принятых приказов в иные федеральные органы государственной власти, не указанные в настоящем пункте, осуществляется в случаях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, и в соответствии с Порядком подготовки и издания правовых актов.

4.3.4. Копии правовых актов на бумажном носителе рассылаются адресатам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, в единственном экземпляре, если в листе рассылки не указано иное.

Дополнительная выдача копий приказов на бумажном носителе и электронных образов копий приказов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью, осуществляется по письменному запросу, в том числе в форме электронного документа.

4.3.5. Размещение электронного образа копии приказа и электронной версии текста приказа осуществляется посредством прикрепления электронного образа копии приказа и электронной версии текста приказа к соответствующей электронной регистрационной карточке в системе Енисей-СЭД.

4.3.6. Электронный образ копии приказа Представительства, размещаемый в Енисей-СЭД, должен быть идентичен тексту приказа на бумажном носителе.

Электронная версия текста проекта приказа должна соответствовать требованиям, предъявляемым к его оформлению.

5. Подготовка и оформление служебных писем

5.1. Подготовка служебных писем

5.1.1. Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

5.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством Российской Федерации и края, и продлеваются в порядке, установленном пунктом 8.3.3 Инструкции.

Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в резолюции.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку "Срочно", "Незамедлительно" (или аналогичное) - в 3-дневный срок;

имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Проекты служебных писем, подготовленные по поручению руководителя, за исключением документов, имеющих пометку "Срочно", "Незамедлительно", представляются руководителю на подписание за 5 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.

5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Представительство Красноярского края не возражает...", "Постоянное представительство Красноярского края при Правительстве Российской Федерации предлагает...").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем...", "Решили...").

5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.1.7. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

5.1.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма на бумажном носителе, который оформляется без бланка, либо в электронной карточке листа согласования документа.

Согласование проектов писем осуществляется в срок не более 2 рабочих дней со дня их поступления, а проектов писем об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации - не более 1 рабочего дня со дня их поступления.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование.

Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта служебного (делового) письма, обеспечивает согласование проекта документа с руководителями, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в проекте служебного (делового) письма.

Согласование с иными должностными лицами, государственными органами, учреждениями, органами местного самоуправления, организациями осуществляется в форме служебных (деловых) писем, протоколов совещательных органов.

В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма на бумажном носителе проставляются слова, например: "Замечания прилагаются". При согласовании документа посредством системы Енисей-СЭД замечания (предложения) излагаются в краткой форме непосредственно в электронной карточке листа согласования документа или в развернутом виде в форме вложения с прикреплением рассмотренной версии документа.

Замечания (предложения) по тексту служебного (делового) письма должны быть мотивированы. Замечания (предложения) оформляются на отдельном листе бумаги и прилагаются к служебному (деловому) письму.

5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

5.1.10. Письма, оформленные на бланках писем Представительства, подписываются руководителем Представительства или другими должностными лицами на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем.

5.1.11. Письма, направляемые в адрес федеральных министерств, служб, агентств подписываются руководителем Представительства.

5.1.12. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), в случае оформления и согласования письма на бумажном носителе;

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.

5.1.13. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

5.1.14. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), на котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований края", "По списку" и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

5.1.15. При принятии руководителем решения о подписании собственноручной подписью каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;

список рассылки.

5.1.16. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, их почтовые адреса и адреса электронной почты. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.

Образец оформления списка рассылки приведен в приложении N 11.

5.1.17. Подготовка, согласование и подписание проектов писем, направляемых в адрес других органов исполнительной власти края, осуществляются исполнителями в системе Енисей-СЭД.

Исполнитель создает проект электронной регистрационной карточки и присоединяет файл, содержащий проект письма.

Если письмо создается в ответ на входящий документ или логически связано с другими документами, исполнитель отражает эти связи в электронной регистрационной карточке документа и направляет документ на согласование.

После окончания процедуры согласования документа исполнитель направляет его на подпись руководителю.

Проекты писем, поступающие на подпись руководителю, проверяются ответственным за делопроизводство и направляются для подписания руководителю Представительства или возвращаются исполнителям на доработку.

В случае отказа от подписания, при наличии замечаний руководителя исполнитель устраняет замечания, повторно согласовывает документ и направляет его на подпись руководителю.

5.1.18. При подготовке служебных писем в форме электронного документа в реквизиты письма необходимо включать метки для размещения элементов визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи).

Метка для размещения элемента визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) оформляется в месте размещения реквизитов "дата документа" и "регистрационный номер документа".

Метка для размещения элемента визуализации электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи) оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.4. Инструкции.

5.2. Оформление служебных писем

5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт через 1 межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с пунктом 3.3 Инструкции.

5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении N 6.

6. Подготовка и оформление протоколов

6.1. Подготовка протоколов

6.1.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее - заседания).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в Представительстве, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает руководитель Представительства или иное должностное лицо, которое назначает и проводит заседание.

6.1.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и другое).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола.

6.1.3. Текст протокола содержит вводную и основную часть.

Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

6.1.4. Утвержденные на заседаниях документы, за исключением правовых актов, а также стенограммы заседаний прилагаются к протоколу заседания.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется в виде приложения к протоколу.

6.1.5. Протокол заседания может быть завизирован:

выступавшим на заседании лицом, если такой порядок предусмотрен положением о совещательном органе, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания;

иным лицом по решению председательствующего.

Визы проставляются на последней странице протокола заседания в нижней части листа ниже реквизита "подпись должностного лица".

6.1.6. Протокол оформляется в полной или краткой форме (образцы оформления протоколов приведены в приложении N 12).

Протокол заседания, как правило, оформляется в полной форме, за исключением случаев, когда председательствующий дает указание об оформлении протокола в краткой форме.

Краткая форма протокола отличается от полной отсутствием в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса и высказанных мнений.

6.1.7. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания.

6.1.8. Датой протокола является дата события (заседания, совещания).

6.1.9. Подписанный протокол заседания подлежит регистрации. Протоколы заседаний совещательных органов регистрируются секретарем совещательного органа или иным должностным лицом по поручению председателя совещательного органа.

Регистрация протоколов заседаний ведется раздельно для каждого вида протокола.

При регистрации протокола заседания в Енисей-СЭД порядковый номер проставляется в электронной регистрационной карточке в системе в автоматическом режиме и переносится в установленное место на протокол.

6.1.10. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде.

Допускается согласование поручений с исполнителями посредством факсимильной связи, электронной почты.

6.1.11. Принятые решения рассылаются в виде копии протокола заседания либо выписки из протокола заседания (в случаях, установленных в правовых актах, определяющих порядок работы совещательного органа) в течение 5 рабочих дней с даты проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа.

Рассылка осуществляется на основании списка рассылки, сформированного ответственным за подготовку протокола.

В обязательном порядке в список рассылки протокола заседания включаются должностные лица - ответственные исполнители отдельных пунктов поручений.

6.1.12. Информация о принятых решениях может представляться по указанию председательствующего в организации и должностным лицам в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола подписывает ответственный за подготовку протокола.

6.1.13. Контроль за исполнением протокола осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет ответственное должностное лицо или иное должностное лицо, на которое руководитель возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов.

6.2. Оформление протоколов

6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

"наименование Представительства края" - полное официальное и (или) сокращенное (в скобках) наименование, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид документа" ("ПРОТОКОЛ") - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид заседания" - наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата документа" - печатается у левой границы текстового поля через 1-2 интервала после реквизита "вид заседания";

"место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата документа", и располагается по центру;

"регистрационный номер документа" (протокола) - печатается на уровне реквизита "дата документа" и "место проведения заседания" и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака N и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется уполномоченным лицом, регистрирующим (оформляющим) протокол. Номера протоколов заседаний могут включать буквенные индексы в зависимости от вида протокола;

6.2.3. Вводная часть протокола начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита 1-2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего.

Слово "Присутствовали" печатается через 1 интервал от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заседания заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов.

Слова "Повестка заседания" печатаются через 1-2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее с абзацного отступа печатается формулировка рассматриваемых вопросов. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") и печатаются с прописной буквы. Также приводятся фамилия, инициалы имени и отчества, должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

6.2.4. Текст основной части протокола заседания отделяется от вводной части 1-2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме (за исключением текста основной части протокола рабочего совещания, который начинается со слова "РЕШИЛИ:"):

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Слово "СЛУШАЛИ" печатается у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N ...)".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся фамилия и инициалы имени и отчества выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N ...)".

Слово "РЕШИЛИ" печатается через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее). Затем с абзацного отступа указываются фамилия и инициалы имени и отчества ответственного за исполнение поручения протокола и срок исполнения. Затем с абзацного отступа указываются ответственный (ые) за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

6.2.5. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правой границей текстового поля.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на оборотной стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

7. Особенности оформления и регистрации отдельных видов документов

7.1. Оформление и регистрация договоров и соглашений

7.1.1. Договоры и соглашения, заключаемые Представительством края, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

7.1.2. Обязательными реквизитами договора и соглашения, если иное не установлено нормативными правовыми актами Российской Федерации и края, являются:

вид документа;

наименование документа;

дата документа;

место составления (издания) документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

оттиск печати.

7.1.3. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции, если иное не установлено в нормативных правовых актах Российской Федерации.

7.1.4. Проекты договоров, соглашений проходят процедуру согласования на бумажном носителе.

Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

Последовательное согласование предусматривает поочередное направление проекта договора, соглашения должностным лицам, участвующим в согласовании.

Параллельное согласование предусматривает направление идентичных экземпляров проекта договора, соглашения одновременно всем должностным лицам, участвующим в согласовании.

Согласование проекта договора, соглашения должностными лицами Представительства осуществляется путем проставления визы в листе согласования.

Должностное лицо, непосредственно осуществляющее подготовку договора, соглашения, согласовывает его путем проставления визы в листе согласования.

Указание в листе согласования даты поступления проекта договора, соглашения должностному лицу на согласование и даты согласования проекта договора, соглашения должностным лицом является обязательным.

Внесение замечания (предложения) по проекту договора, соглашения оформляется в листе согласования при визировании. Отметка о наличии замечания (предложения) включает в себя слова, например, "Согласен с замечаниями".

Замечание (предложение) по проекту договора, соглашения должно быть мотивировано. Замечание (предложение) по проекту договора, соглашения оформляется в виде отдельного документа и прилагается к проекту договора, соглашения.

Должностное лицо, ответственное за подготовку договора, соглашения, либо учитывает замечания (предложения) по проекту договора, соглашения и вносит соответствующие изменения в проект договора, соглашения, либо оформляет письменные возражения в виде протокола (таблицы) разногласий и представляет их для ознакомления должностному лицу, внесшему замечания (предложения), в течение 3 рабочих дней со дня получения замечаний (предложений).

В протоколе (таблице) разногласий обязательным является указание спорных точек зрения должностного лица, ответственного за подготовку договора, соглашения, и должностного лица, внесшего замечания (предложения).

Протокол (таблица) разногласий подписывается должностным лицом, ответственным за подготовку договора, соглашения, и передается для ознакомления и повторного согласования должностному лицу, внесшему замечания (предложения).

В случае учета (снятия) замечаний (предложений) по проекту договора, соглашения должностное лицо, внесшее замечания (предложения), в листе согласования делает отметку о том, что замечания (предложения) учтены (сняты).

Образец формы протокола (таблицы) разногласий приведен в приложении N 10 к Инструкции.

7.1.5. Договоры и соглашения, заключаемые Представительством края, подписываются соответственно руководителем Представительства, в соответствии с федеральными законами, законами и иными нормативными правовыми актами края.

7.1.6. Для подписания договоры, соглашения передают в количестве экземпляров, соответствующих числу сторон (участников).

7.1.7. Все договоры и соглашения, заключенные Представительством края, подлежат регистрации.

Регистрацию договоров, соглашений осуществляет ответственный за делопроизводство.

Подписанные всеми участвующими сторонами и заверенные печатями договоры и соглашения передаются на регистрацию вместе с листом согласования, замечаниями (предложениями), протоколом (таблицей) разногласий, а также визовым экземпляром в случае его наличия.

7.1.8. Регистрация договоров, соглашений предусматривает заполнение электронной регистрационной карточки в системе Енисей-СЭД.

В электронную регистрационную карточку вносятся основные реквизиты регистрации:

дата регистрации;

дата подписания;

регистрационный номер;

срок действия (при наличии);

наименование договора, соглашения;

фамилия, инициалы имени и отчества должностного лица, подписавшего договор, соглашение;

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за подготовку и согласование текста договора, соглашения;

наименование других сторон договора, соглашения (субъект Российской Федерации, федеральный орган государственной власти, организация, иное).

В зависимости от характера договора, соглашения и использования информации в электронную регистрационную карточку ответственным за делопроизводство вносятся также иные данные.

7.1.9. Договор, соглашение имеет одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания одной из сторон.

7.1.10. Регистрационным номером договора, соглашения является порядковый номер в пределах календарного года, проставляемый ответственным за делопроизводство, и номер, проставляемый иными сторонами договора, соглашения.

Регистрация договоров, соглашений происходит с использованием порядковой нумерации отдельно по видам документов (договор или соглашение) в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке регистрационный номер и дата регистрации проставляются в автоматическом режиме, после чего регистрационный номер переносится в установленное место на договор, соглашение.

7.1.11. Подлинный экземпляр договора, соглашения хранится у ответственного за делопроизводство. Порядок и сроки хранения договоров, соглашений устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел с учетом сроков действия договоров, соглашений, предусмотренных соответствующими пунктами договоров, соглашений.

7.1.12. Изменения и дополнения к договору, соглашению оформляются, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для договоров и соглашений.

7.2. Оформление и регистрация доверенности

7.2.1. Доверенность оформляется для представления интересов и совершения действий от имени Представительства края, руководителя Представительства, в том числе действий, связанных с ведением дел в судах, антимонопольном органе, взаимодействием с федеральными органами исполнительной власти.

7.2.2. Доверенность оформляется на бланках писем Представительства.

7.2.3. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа прописными буквами, выделяется полужирном шрифтом и выравнивается по центру.

7.2.4. Обязательными реквизитами доверенности являются:

дата документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

оттиск печати.

7.2.5. Подпись должностного лица заверяется гербовой печатью.

7.2.6. Доверенность оформляется и согласовывается в порядке, установленном для исходящей документации в соответствии с подразделами 5.1, 5.2 Инструкции.

7.2.7. Доверенности, выданные от имени Представительства края, руководителя Представительства, регистрируются как исходящее письмо в Енисей-СЭД и имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года.

Регистрация доверенностей осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся основные реквизиты регистрации в соответствии с пунктом 2.4.4 Инструкции.

7.2.8. Оригинал доверенности выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя.

Визовый экземпляр хранится у ответственного за делопроизводство.

7.2.9. В случае расторжения служебного контракта с государственным гражданским служащим края, указанным в доверенности в качестве представителя Представительства края, руководителя Представительства, до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату ответственному за делопроизводство.

7.3. Оформление и регистрация телеграмм

7.3.1. Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

7.3.2. Отправка телеграмм осуществляется на бланках телеграмм:

"правительственная" - в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти;

"простая" - во все остальные органы, учреждения, организации, физическим лицам.

Бланки телеграмм "правительственная" и "простая" размещены в системе Енисей-СЭД.

7.3.3. Телеграммы подписываются руководителем Представительства или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между ними.

Телеграммы, представляемые на подпись руководителю, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных писем.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части.

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

7.3.4. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы с использованием шрифта Arial размером 12 пт.

Оформление телеграмм осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оказанию услуг телеграфной связи в части приема, передачи, обработки, хранения и доставки телеграмм, утвержденными приказом Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации.

Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.

7.3.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: "дата документа", "адресат", "ссылка на регистрационные номер и дату документа адресанта", "текст документа", "регистрационный номер документа", "подпись должностного лица", "отметка об исполнителе".

7.3.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В состав адреса входит полный телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.

Полный телеграфный адрес включает в себя наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, фамилию, инициалы имени и отчества получателя, например:

КИСЕЛЕВСК КЕМЕРОВСКОЙ УЛ КОРОЛЕНКО 8 КВ 12 ПЕТРОВУ П.П.

или

МОСКВА ПЕР РАХМАНОВСКИЙ Д 3 МИНИСТРУ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФАМИЛИЯ И.О.

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

РУКОВОДИТЕЛЯМ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ И ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РФ

или

ПО СПИСКУ

или

СХЕМА ТРИСТА ШЕСТЬДЕСЯТ ДВА

При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

7.3.7. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами и печатается через полуторный межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается прописными буквами, излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц.

Цифры в телеграмме указываются знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка", "вопросительный знак", "плюс", "минус" ("тире"), "дробная черта", "двоеточие" оформляются в телеграмме соответствующими символьными знаками ".", ",", "(...)", "?", "+", "-", "/", ":".

Знаки "номер" и "восклицательный знак" указываются сокращенно ("нр", "вскл" соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала.

Символьный знак "+" (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.

7.3.8. Подпись должностного лица отделяется от текста 2-3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.3 Инструкции.

7.3.9. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации телеграмм с начала года.

7.3.10. Дата проставляется при регистрации в правом верхнем углу телеграммы.

7.3.11. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на последнем листе телеграммы шрифтом Times New Roman размером 10 пт.

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.

7.3.12. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

7.3.13. Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 13 к Инструкции.

8. Контроль за исполнением документов

8.1. Организация контроля за исполнением документов

8.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций).

8.1.2. Контроль за исполнением документов включает:

постановку на контроль;

доведение до исполнителя поручения (документа);

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

Контроль за исполнением документов осуществляет ответственный за делопроизводство Представительства.

8.1.3. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, в том числе:

поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, первого заместителя председателя Правительства края, заместителей председателя Правительства края, заместителей Губернатора края;

поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора края, Правительства края;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Президиума Правительства края, Правительства края и иных органов, образованных правовыми актами;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителем Представительства;

поручений, содержащихся в поручениях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры;

поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по письмам федеральных органов государственной власти, требующих ответа;

поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное.

8.2. Организация контроля за исполнением документов

8.2.1. Рассмотрение документов руководителем осуществляется, как правило, в день их поступления.

Документы исполнителю передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителем.

Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.

8.2.2. Если электронная регистрационная карточка содержит электронный документ либо электронный образ копии документа, на исполнение документ передается только посредством Енисей-СЭД. В иных случаях документ на исполнение передается на бумажном носителе.

Подлинник документа на бумажном носителе передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.

8.2.3. В случае когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы и так далее), руководитель либо исполнитель обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы другому руководителю или исполнителю.

8.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции.

Бланки, применяемые руководителями для написания резолюций, приведены в приложении N 7.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Ответственный исполнитель обеспечивает исполнение документа в целом, для чего проводит совещания, осуществляет сбор предложений и материалов от соисполнителей.

Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее).

8.2.5. Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств, имеющих значение для исполнения документа. О рассмотрении документа докладывается руководителю, подписавшему резолюцию, и руководитель имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

8.2.6. Исполнение поручения завершается в форме:

подготовки проекта документа (правового акта, служебного (делового) письма, телеграммы и тому подобное);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа;

иной формы по решению руководителя.

8.2.7. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.

Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя, которому представляется на подпись документ.

Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа.

Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, иными правовыми актами, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные руководителем или действующим законодательством сроки.

Проект документа прилагается к подлиннику документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение, и передается для принятия окончательного решения руководителю.

8.2.8. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа либо в отчете об исполнении поручения в Енисей-СЭД исполнителем делается отметка, например:

Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 10 декабря 2021 года N 5 (прилагается). В дело.

Дата                               Подпись                   И.О. Фамилия

8.2.9. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа либо в отчете об исполнении поручения в Енисей-СЭД исполнителем делается отметка, например:

О ситуации по долгам заработной платы доложено 05 июля 2021 года первому заместителю Губернатора края - председателю Правительства края И.О. Фамилия устно. В дело.

Дата                               Подпись                   И.О. Фамилия

8.2.10. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, на отдельном листе либо в отчете об исполнении поручения в Енисей-СЭД исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

Вопрос решен в результате разговора по телефону (495) 685-00-00 с начальником отдела по организационным вопросам Купцовым С.Н. На совещании будет присутствовать Сидоров К.М., заместитель начальника отдела. Сидоров К.М. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.

Дата                               Подпись                   И.О. Фамилия

или

Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме. Прошу документ направить в дело.

Дата                               Подпись                   И.О. Фамилия

8.2.11. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе либо в отчете об исполнении поручения в Енисей-СЭД:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа в Представительство и временем его получения);

о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

о дате и результатах окончательного исполнения.

8.2.12. Проверка хода исполнения осуществляется руководителем до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

поручения, срок исполнения которых наступает на следующий год, - не реже одного раза в год;

поручения, срок исполнения которых наступает в последующие месяцы текущего года, - не реже одного раза в месяц;

поручения текущего месяца - каждые десять дней и за семь дней до истечения срока.

Организация дополнительного контроля осуществляется руководителем.

8.2.13. Документ считается исполненным:

после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.

Исполнитель в электронной регистрационной карточке документа заполняет отчет об исполнении документа.

8.2.14. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 8.2.6-8.2.10 Инструкции;

слова "В дело";

подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Рекомендуется проставление отметки о списании в дело на первом листе документа в левом нижнем углу.

8.2.15. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, требующим ответа, по депутатским обращениям и запросам, представлениям, предостережениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля должностным лицом, давшим поручение.

Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля руководителем, на которого возложен контроль за выполнением правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта).

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний совещательных органов, иных совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании.

Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

8.3. Сроки исполнения документов

8.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

8.3.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (письма, протокола, правового акта и так далее). Индивидуальный срок исполнения документа (поручения) может быть обозначен:

конкретной датой;

пометкой "весьма срочно" (документ должен быть исполнен в течение одного-двух дней); "срочно" - в 3-дневный срок; "оперативно" - в 10-дневный срок;

если срок исполнения документа не установлен, документ должен быть исполнен в срок не более 30 дней;

дата исполнения документа (поручения) фиксируется в электронной регистрационной карточке "Енисей-СЭД".

Исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 года N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".

Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.

Сроки исполнения протокольных поручений, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию) может приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его исполнение.

8.3.3. Продление срока исполнения документа возможно по решению руководителя, установившего срок исполнения документа, либо по решению уполномоченного им лица на основании обоснованного письменного обращения исполнителя, в том числе в форме электронного документа.

Основанием для продления срока исполнения документа является в том числе направление запросов в государственный орган, орган местного самоуправления, организациям, должностным лицам, а также объективная невозможность исполнения документа в срок.

Срок исполнения документов может быть продлен по решению руководителя, установившего срок исполнения документа, либо по решению уполномоченного им лица не более чем на 60 календарных дней от первоначальной даты исполнения. Продление срока исполнения документа более чем на 60 календарных дней от первоначальной даты исполнения возможно только по решению руководителя, установившего срок исполнения документа.

В случае продления срока исполнения документов, поступивших из федеральных органов власти, в обосновании продления указывается информация о согласовании срока исполнения с данными органами.

Ответственный исполнитель обязан проинформировать ответственного за Делопроизводство, либо иное должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа об изменении срока исполнения документа (поручения).

Ответственный исполнитель не позднее чем за пять рабочих дней до истечения срока исполнения документа представляет должностному лицу, выдавшему поручение, служебную записку, содержащую сведения о причинах, препятствующих своевременному исполнению документа, о мероприятиях, которые осуществлялись в целях исполнения документа, а также предложения о продлении срока исполнения документа.

В случае принятия решения о продлении срока исполнения документа указанное изменение отражается в системе Енисей-СЭД путем проставления нового срока исполнения, подписи руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, и даты принятия решения об изменении срока исполнения.

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения(4)

9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

9.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

Запрещается разглашение служебной информации ограниченного распространения любым способом. Лица, получившие доступ к документу, содержащему служебную информацию ограниченного распространения, обязаны исключить возможность доступа к нему посторонних лиц и хранить документы с грифом "Для служебного пользования" в сейфах или надежно запираемых шкафах.

9.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "гриф ограничения доступа к документу" "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Гриф "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, подписанного или утвержденного руководителем, с грифом "Для служебного пользования" шрифтом размером 10 пт проставляются (приложение N 14 к Инструкции):

количество отпечатанных экземпляров с указанием списка рассылки;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона.

9.4. Решение о проставлении на документе грифа "Для служебного пользования" и о снятии с документа грифа "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

Проект ответа на документ, поступивший с грифом "Для служебного пользования", оформляется с грифом "Для служебного пользования". Руководитель может принять решение о снятии грифа "Для служебного пользования" путем зачеркивания указанного грифа на проекте документа с проставлением подписи руководителя, даты, а также указанием должности, фамилии и инициалов.

9.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с отметкой "Для служебного пользования".

Регистрация документов с отметкой "Для служебного пользования" ведется совместно с другими несекретными документами. При этом в электронной регистрационной карточке проставляется отметка "ДСП".

9.6. Движение документов и проектов документов с грифом "Для служебного пользования" должно быть отражено в Енисей-СЭД и журнале учета движения документов с грифом "Для служебного пользования" (далее в настоящем разделе - журнал учета) с проставлением личной подписи получателя документа. Образец формы журнала учета приведен в приложении N 15 к Инструкции. Журнал учета ведется ответственным государственным гражданским служащим Представительства.

Руководитель определяет государственного гражданского служащего Представительства края, ответственного за получение и передачу документов с грифом "Для служебного пользования" и ведение журнала учета. Государственный гражданский служащий, ответственный за получение документов, лично передает документ руководителю.

9.7. Резолюции на документы с грифом "Для служебного пользования" оформляются на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А4 либо А6 и должны содержать указание об изготовлении копии документа с грифом "Для служебного пользования" путем проставления в резолюции номера экземпляра около каждого исполнителя начиная с N 1 (приложение N 15.1 к Инструкции).

На последующих резолюциях номер поступившего экземпляра не меняется, в случае необходимости изготовления копии документа с грифом "Для служебного пользования" новый экземпляр нумеруется на резолюции с добавлением к номеру поступившего экземпляра индекса 1, 2, 3 и т.д. через точку.

Все экземпляры входящих и внутренних документов с грифом "Для служебного пользования", в том числе их копии в соответствии с количеством экземпляров, указанным в резолюции, передаются руководителю под личную подпись в журнале учета. По окончании работы с входящими и внутренними документами с грифом "Для служебного пользования" все экземпляры подлежат передаче ответственному государственному гражданскому служащему Представительства, за исключением документов, направленных в органы, учреждения, организации.

Запрещается копировать документы с грифом "Для служебного пользования" для передачи служащим внутри одного структурного подразделения.

9.8. Отправка документа, подписанного или утвержденного руководителем, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется фельдъегерской службой, заказным письмом через почтовое отделение связи, нарочным.

Отправка документа, подписанного или утвержденного руководителем, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам осуществляется при наличии списка рассылки, подписанного руководителем, ответственным за подготовку этого документа, либо самим руководителем, подписавшим или утвердившим этот документ, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.

9.9. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" формируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел. При включении документа с грифом "Для служебного пользования" в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф "Для служебного пользования" и хранится в деле с документами, имеющими грифы "ДСП".

9.10. Ознакомление с документами и делами, имеющими грифы "Для служебного пользования" и находящимися на текущем хранении, осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором хранятся документы и дела.

9.11. Снятие грифа "Для служебного пользования" на документах осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанного грифа с проставлением подписи руководителя и даты, а также с указанием должности, фамилии и инициалов.

При снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, а также в электронных регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

--------------------------------

(4) Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и другое).

10. Документальный фонд представительства

10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

10.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в краевое государственное учреждение в сфере архивного дела (далее - краевое учреждение).

10.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в Представительстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности Представительства.

10.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение N 16).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения Представительства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая переписка" и тому подобных.

Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов являются обязательными, и располагаются они в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);

название адресата (для исходящей корреспонденции) или адресанта (для входящей корреспонденции);

краткое содержание документов дела.

При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования:

в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать, с кем и по какому вопросу она ведется;

в заголовках дел, начинающихся с термина "документы", в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее);

в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

10.1.4. В последнем квартале текущего года номенклатура дел уточняется и утверждается руководителем Представительства, вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти края в области архивного дела не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и структуры Представительства.

Номенклатура дел включается в "Енисей-СЭД" в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.

В декабре текущего года ответственный за Делопроизводство составляет итоговую запись о количестве и категориях дел, сформированных в Представительством в течение года.

10.2. Формирование дел

10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется соответствующим структурным подразделением, а также ответственным за делопроизводство Представительства, в соответствии с разделами номенклатуры дел, закрепленными за данными подразделениями.

10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

10.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

10.2.4. Правовые акты Представительства группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.

При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности, по отпускам и краткосрочным командировкам.

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.

Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

В течение календарного года документы хранятся в структурном подразделении, ответственном за их исполнение.

Исполненные документы передаются ответственным исполнителем в срок не более 10 календарных дней ответственному за Делопроизводство.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Представительства не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив Представительства проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив Представительства не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении сроков их хранения.

Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в Представительстве, а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в краевое учреждение в сфере архивного дела.

Подготовка документов к передаче предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей на оформленные дела.

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

10.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем делается отметка в заголовке дела или в графе "Примечание".

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе Енисей-СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению в соответствии с пунктами 10.4.1-10.4.4 Инструкции.

10.3. Оформление и учет дел

10.3.1. В зависимости от сроков хранения документов Представительства проводится полное или частичное оформление дел.

10.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку и переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

10.3.2.1. Подшивка и переплет дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм.

Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

10.3.2.2. Нумерация листов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (формат А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, табуляграммы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.

10.3.2.3. Внутренняя опись документов дела.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 17).

Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые не могут быть подшиты.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

10.3.2.4. Заверительная надпись дела.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 18). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и прочее;

номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и прочее;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и прочее) и количество вложенных в них листов;

номера поврежденных листов и тому подобное.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

10.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена в приложении N 19.

На обложке дела указываются: наименование Представительства, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Представительства указывается полностью в именительном падеже;

индекс дела - проставляется по номенклатуре дел Представительства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Представительства (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другое). В случаях когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Дата дела - указываются крайние годы заведения и окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив Представительства.

На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

Реквизит "срок хранения дела": на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 50 лет".

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Представительства, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в архиве Представительства, только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, документов, утвержденных ЭПК архивного агентства Красноярского края.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

10.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.3.5. Учет дел в текущем делопроизводстве ведется по номенклатуре дел. Количество дел подсчитывается по окончанию делопроизводственного года заполнением графы 3 в номенклатуре дел и итоговой записи к номенклатуре дел.

10.3.6. После описания дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения учет дел ведется по описям.

10.3.7. Составление описей дел.

Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 20) и представляются в краевое учреждение через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).

В опись дел постоянного хранения включаются также дела, сформированные из дел, имеющих отметку "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия).

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела (для описи по личному составу).

Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.

В опись электронных дел, документов дополнительно включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

При составлении описи соблюдаются следующие требования:

систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: распорядительные акты по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела (уволенных), лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел нескольких дел с одинаковыми заголовками обозначение дел словами "то же" не допускается; одинаковые заголовки дел вносятся в опись полностью;

для дел, состоящих из нескольких томов, каждому тому составляется уточняющий заголовок.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи.

Представительство осуществляет временное хранение документов постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в краевое учреждение в сфере архивного дела. Документы передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

10.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

10.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (далее также - акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению) (приложение N 21 к Инструкции).

10.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2017 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2021 года).

10.4.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании комиссии по экспертизе ценности документов одновременно).

10.4.4. Рассмотренные комиссией по экспертизе ценности документов акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Представительства.

10.4.5. После утверждения руководителем Представительства актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

10.5. Хранение и использование архивных документов

10.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности Представительства, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в краевое учреждение в сфере архивного дела.

Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и Красноярского края в сфере архивного дела.

Передача документов на постоянное хранение в краевое учреждение оформляется актом приема-передачи дел.

10.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.

Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

10.5.3. Подлинники приказов и иных правовых актов Представительства для работы вне помещения их хранения не выдаются.

10.5.4. Ознакомление специалистов с архивными документами и делами, имеющими гриф "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.

10.5.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.

10.5.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

11. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

11.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее.

11.2. Представительство в своей деятельности применяет печать с изображением герба края.

Кроме печати с изображением герба края в Представительстве используются различные печати и штампы, металлические выжимные печати, потребность в которых определяется в процессе деятельности Представительства.

11.3. Учет имеющихся в Представительстве печатей и штампов ведется в журнале учета печатей и штампов (приложение N 22) с проставлением их оттисков. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются.

11.4. Выдача печатей и штампов специалистам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

11.5. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Представительством, не допускается.

11.6. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.