Приложение 1. Правила обработки персональных данных в министерстве образования Магаданской области

Приложение 1
к приказу министерства образования
Магаданской области
от 28 сентября 2021 г. N 732/11-пр

Правила обработки персональных данных в министерстве образования Магаданской области

I. Общие положения

1.1. Основные понятия, используемые в данном документе:

- персональные данные (ПДн) - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту ПДн);

- оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку ПДн, а также определяющие цели обработки ПДн, состав ПДн, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с ПДн;

- обработка ПДн - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с ПДн, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение ПДн;

- автоматизированная обработка ПДн - обработка ПДн с помощью средств вычислительной техники;

- распространение ПДн - действия, направленные на раскрытие ПДн неопределенному кругу лиц;

- предоставление ПДн - действия, направленные на раскрытие ПДн определенному лицу или определенному кругу лиц;

- блокирование ПДн - временное прекращение обработки ПДн (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения ПДн);

- уничтожение ПДн - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание ПДн в информационной системе ПДн и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители ПДн;

- обезличивание ПДн - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность ПДн конкретному субъекту ПДн;

- информационная система ПДн (ИС) - совокупность содержащихся в базах данных ПДн и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

- трансграничная передача ПДн - передача ПДн на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

1.2. Назначение и область действия правил обработки ПДн

1.2.1. Настоящие Правила обработки ПДн (далее по тексту - правила) в министерстве образования Магаданской области (далее по тексту - министерство) устанавливают единый порядок обработки персональных данных в министерстве.

1.2.2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - 152-ФЗ), Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", ст. 86 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ, Федеральным законом от 2 сентября 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Дату Федерального Закона N 59-ФЗ следует читать как: "2 мая 2006 г."

1.2.3. Обработка персональных данных в министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

Правила действует бессрочно после утверждения и до ее замены новой редакцией.

Правила распространяется на ПДн, полученные как до, так и после подписания настоящих Правил.

1.2.4. Сведения об операторе

Полное наименование оператора - министерство образования Магаданской области (Минобр Магаданской области).

Юридический адрес оператора: 685000, г. Магадан, улица Транспортная, д. 5/23 Фактический адрес оператора: 685000, г. Магадан, улица Транспортная, д. 5/23 Телефон: 8 (4132) 623221 Адрес электронной почты: minobr@49gov.ru.

Дата внесения оператора в реестр операторов, осуществляющих обработку ПДн: 23.12.2008 г.

Дата и основание внесения записи в реестр: Приказ N 303 от 30.12.2008 г.

1.2.5. Целью настоящих Правил является обеспечение защиты персональных данных граждан от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, передачу (распространение) персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

1.2.6. Настоящие Правила устанавливают и определяют:

- процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных;

- цели обработки персональных данных;

- содержание обрабатываемых персональных данных для каждой цели обработки персональных данных;

- категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;

- сроки обработки и хранения обрабатываемых персональных данных;

- порядок уничтожения обработанных персональных данных при достижении

целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

1.2.7. Лица, допущенные к обработке персональных данных, в обязательном порядке под роспись знакомятся с настоящими Правилами и подписывают обязательство о неразглашении информации в порядке, установленном в министерстве.

II. Условия и порядок обработки персональных данных

2.1. Цели обработки ПДн

Обработка ПДн в министерстве осуществляется в целях:

- реализации государственной политики в сфере образования на территории Магаданской области, исполнения государственных функций возложенных на министерство: реализация права граждан на образование, обеспечение стабильного функционирования и инновационного развития системы образования Магаданской области, повышение качества предоставляемого образования, защита прав и интересов несовершеннолетних, нуждающихся в помощи государства, организация социальной поддержки детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;

- рассмотрения обращений граждан, заключения договорных отношений;

- ведения кадровой работы, в том числе при формировании кадрового резерва и проведении конкурса на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, обучения, должностного роста, обеспечение условий труда, гарантий и компенсаций.

2.2. Правовые основания обработки ПДн в министерстве

2.2.1. Информация о субъектах ПДн

Субъектами ПДн, обрабатываемых в министерстве являются:

- персональные данные работников министерства, находящихся на кадровом обеспечении, членов их семей и близких родственников (в т.ч. уволенные);

- персональные данные лиц, принимающих участие в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы и (или) на включение в кадровый резерв для замещения вакантных должностей государственной гражданской службы, претендующих на замещение должностей, не являющихся должностями государственной гражданской службы;

- персональные данные физических лиц, являющихся стороной договора гражданско-правового характера;

- персональные данные граждан, обратившихся в соответствии с действующим законодательством, с вопросами (просьбами), жалобами, за получением государственных и муниципальных услуг.

- персональные данные физических лиц, имеющие право на меры социальной защиты (поддержки), социальные услуги, социальные гарантии и выплаты.

- персональные данные лиц, осваивающих образовательные программы на территории Магаданской области;

- персональные данные лиц, содержащиеся в государственном банке данных о детях, оставшихся без попечения родителей.

2.2.2. Обработка ПДн осуществляется на законной и справедливой основе, правовыми основания для обработки являются:

- Конституция Российской федерации;

- Семейный кодекс Российской федерации от 29.12.1995 N 223-ФЗ;

- Трудовой кодекс Российской федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ;

- ст. 20, 42, 52 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской федерации ";

- ст. 64 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской федерации ";

- ст. 8 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской федерации";

- приказ Министерства просвещения Российской Федерации от 15.06.2020 N 300 "Об утверждении порядка формирования, ведения и использования государственного банка данных о детях, оставшихся без попечения родителей";

- Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-Фз "Об образовании в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе";

- Гражданский кодекс Российской федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (часть 1);

- Семейный кодекс Российской федерации от 29.12.1995 N 223-ФЗ;

- Положение о министерстве образования утвержденное постановлением Правительства Магаданской области N 852-пп от 12.12.2018.

Источниками получения ПДн, обрабатываемых министерством, являются:

- непосредственно субъекты ПДн указанные в п. 2.2.1. настоящих Правил;

- образовательные организации действующие на территории Магаданской области.

- иные государственные органы и уполномоченные организации в случаях, предусмотренных законодательством РФ.

2.2.3. Содержание и объем обрабатываемых министерством ПДн категорий субъектов ПДн, указанных в пункте 2.2.1 настоящих Правил, определяются в соответствии с целями обработки ПДн, указанными в пункте 2.1 настоящих Правил. Министерство не обрабатывает ПДн, которые являются избыточными по отношению к указанным целям обработки или несовместимы с такими целями. Мероприятия по обезличиванию обрабатываемых персональных данных в министерстве не проводятся.

2.2.4. Обработка ПДн осуществляется после принятия необходимых мер по защите ПДн, а именно:

- после получения согласия субъекта ПДн (ст. 9 152-ФЗ), за исключением случаев, предусмотренных пунктами 2 - 11 части 1 статьи 6 152-ФЗ.

2.2.5. Сроки обработки и хранения ПДн министерством определяются для каждой цели обработки ПДн в соответствии с установленными сроками хранения документации, образующейся в процессе деятельности министерства, в соответствии со сроком действия договора с субъектом ПДн, сроками исковой давности, сроками хранения документов бухгалтерского учета и на основании "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утвержденного приказом Министерством культуры РФ от 25.08.2010 N 558, и иных требований законодательства РФ.

Если срок хранения ПДн не установлен законодательством РФ, нормативными правовыми актами министерства или договором, стороной которого или поручителем по которому является субъект ПДн, то хранение ПДн должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, не дольше, чем этого требуют цели обработки ПДн. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3. Принципы и способы обработки ПДн, перечень действий, совершаемых с ПДн

3.1. Министерство в своей деятельности обеспечивает соблюдение принципов обработки ПДн, указанных в статье 5 152-ФЗ.

3.2. Министерство осуществляет обработку ПДн путем сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечение, использования, передачи (распространение, предоставление, доступ, обезличивания, блокирования, удаление, уничтожения.

3.3. В министерстве используется смешанный (с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации) способ обработки ПДн без передачи по внутренней сети юридического лица и с передачей информации по сети Интернет в защищенном режиме.

3.4. В министерстве обрабатываются специальные, иные и общедоступные категории ПДн. Обработка специальных категорий ПДн осуществляется министерством в соответствии с законодательством РФ, а также, в установленных случаях, по иным основаниям, указанным в части 2 и 3 статьи 10 152-ФЗ.

3.5. Министерство не осуществляет трансграничную передачу ПДн на территории иностранных государств.

3.6. Министерство передает обрабатываемые ПДн в уполномоченные организации, государственные органы, государственные внебюджетные фонды только на основаниях и в случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе:

- в рамках осуществления межведомственного информационного взаимодействия;

- для уплаты налогов на доходы физических лиц, обязательных страховых платежей и взносов;

- в целях осуществления правосудия, исполнения судебного акта;

- при ответах на официальные письменные мотивированные запросы правоохранительных органов и органов судебной власти, других уполномоченных государственных органов.

4. Министерство прекращает обработку ПДн в следующих случаях:

- достижение цели обработки ПДн;

- изменение, признание утратившими силу нормативных правовых актов, устанавливающих правовые основания обработки ПДн;

- выявление неправомерной обработки ПДн, осуществляемой министерством;

- отзыв субъектом ПДн согласия на обработку его ПДн, если в соответствии с 152-ФЗ обработка ПДн допускается только с согласия субъекта ПДн;

- уничтожение министерством ПДн осуществляется в порядке и сроки, предусмотренные 152-ФЗ.

5. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей

5.1. Права субъекта ПДн

5.1.1. Субъект ПДн имеет право на:

- получение информации, касающейся обработки его ПДн (ч. 7 ст. 14 152-ФЗ), за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами, в том числе по основаниям, установленным частью 8 статьи 14 152-ФЗ;

- обжалование действий или бездействия министерства в уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн или в судебном порядке, если субъект ПДн считает, что министерство осуществляет обработку его ПДн с нарушением требований 152-ФЗ или иным образом нарушает его права и свободы;

- защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке;

- требование от министерства уточнения его ПДн, их блокирования или уничтожения в случае, если ПДн являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также уведомления о внесенных изменениях и предпринятых мерах третьих лиц, которым ПДн, относящиеся к соответствующему субъекту, были переданы;

- отзыв своего согласия на обработку ПДн в соответствии со статьей 9 152-ФЗ (в случаях, когда обработка министерством ПДн осуществляется на основании согласия субъекта ПДн).

5.1.2. Информация, касающаяся обработки ПДн, предоставляется субъекту ПДн или его представителю в доступной форме при обращении в министерство или при получении министерством запроса субъекта ПДн или его представителя. Указанный запрос должен быть оформлен в соответствии с требованиями части 3 статьи 14 152-ФЗ и может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством РФ.

5.1.3. Министерство обязано сообщить субъекту ПДн или его представителю информацию о наличии ПДн, относящихся к соответствующему субъекту ПДн, предоставить безвозмездно возможность ознакомления с такими ПДн при обращении субъекта ПДн или его представителя либо в течение тридцати (30) дней с даты получения запроса субъекта ПДн или его представителя, а также, в установленных 152-ФЗ случаях, порядке и сроки, устранить нар