Глава 12. Организация документационного обеспечения Министерства

Глава 12. Организация документационного обеспечения Министерства

93. Организация документационного обеспечения в Министерстве осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству, Регламентом Правительства Калининградской области, Административными регламентами исполнения Правительством и Министерством государственной функции по рассмотрению обращений граждан и соглашением с областным государственным казенным учреждением Калининградской области "Центр социальной поддержки населения" об обеспечении исполнения функций отдела канцелярской работы.

94. Организация и обеспечение централизованного учета документов, обращений граждан и организаций, поступивших в адрес Министерства, осуществляются сотрудниками отдела канцелярской работы подведомственного Министерству областного государственного казенного учреждения Калининградской области "Центр социальной поддержки населения" (далее - Центр).

95. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Прием, регистрация и учет документов с грифом "Для служебного пользования" (далее - "ДСП") осуществляются помощником министра.

Вся поступающая в Министерство корреспонденция "ДСП" доставляется фельдъегерской службой, службой специальной связи, курьерами учреждений и организаций. Прием и вскрытие корреспонденции осуществляются помощником министра. При обнаружении неполного комплекта документов составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй подшивается в дело.

Акт подписывается помощником министра, отвечающим за учет документов "ДСП", и утверждается министром или лицом, исполняющим обязанностей министра.

Если в конверт с грифом ограничения доступа к документу "ДСП" вложены документы без грифа ограничения доступа к документу, не содержащие сведения "ДСП", они передаются для регистрации в общем порядке.

Если входящая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП", минуя помощника министра, напрямую поступает в структурные подразделения Министерства, то данная корреспонденция немедленно передается помощнику министра для регистрации и дальнейшей работы с ней.

Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП" подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов "ДСП".

Журналы учета документов с грифом ограничения доступа "ДСП" (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены печатью.

После регистрации все поступившие документы докладываются министру или исполняющему обязанности министра для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления документы возвращаются помощнику министра. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то помощник министра, которому поручена регистрация документов с грифом ограничения доступа "ДСП", знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.

Если документ подлежит исполнению, то помощник министра передает его под роспись начальнику подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.

Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", производится согласно письменному разрешению руководителя уполномоченным государственным гражданским служащим, ведущим их учет.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом "ДСП" уполномоченный служащий должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

При получении документов на отправку работник, которому поручена регистрация документов, проверяет наличие всех экземпляров и листов отпечатанных документов.

Работник производит регистрацию документов в журнале учета исходящих документов и отправляет документы по реестру через фельдъегерскую или специальную связь адресату. При срочности документ может доставляться по разносной книге исполнителем.

Отправляемые документы с грифом "ДСП" должны быть помещены в конверты и опечатаны печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа "ДСП", адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.

При необходимости направления документов с грифом "ДСП" в несколько адресов, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" (входящие, исходящие и внутренние) после исполнения группируются в отдельные от несекретных документов дела.

Срок хранения дел с документами, имеющими гриф ограничения доступа "ДСП", устанавливается на основании номенклатуры дел Министерства.

Дела и документы "ДСП" выдаются исполнителям для работы по карточке учета выдаваемых дел и документов.

При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел с грифом ограничения доступа "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается министром или лицом, исполняющим обязанности министра.

Законченные дела "ДСП" хранятся в подразделении в течение одного года и используются для текущей справочной работы, после чего передаются на хранение в архив Министерства.

Уничтожение дел и документов с грифом ограничения доступа "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией по акту, который подписывается членами комиссии и утверждается в установленном порядке. В состав комиссии могут включаться не менее трех сотрудников структурных подразделений, имеющих непосредственное отношение к этим материалам. Материалы уничтожаются только путем сжигания. После чего в учетных формах производится отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

96. Прием, первичная обработка и регистрация в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело") документов, а также писем, заявлений, обращений граждан и организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, направленных в адрес Министерства социальной политики, осуществляются сотрудниками отдела канцелярии Центра. Регистрация обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп. В случае, если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

97. Все документы и поручения, поступившие от Губернатора, заместителей председателя Правительства, других министерств и ведомств, федеральных органов власти, подведомственных и иных учреждений, зарегистрированные начальником отдела канцелярской работы Центра, передаются помощнику министра для подготовки проекта резолюции.

98. Обращения граждан и организаций, зарегистрированные начальником отдела канцелярской работы Центра, передаются начальнику отдела информационно-аналитической работы для подготовки проекта резолюции.

99. После составления резолюции документы передаются в отдел канцелярской работы Центра для учета в программе "Дело" и регистрационных журналах, после чего выдаются ответственным Исполнителям, определенным в резолюции, для исполнения.

100. Лицами, уполномоченными министром для принятия решения по входящим документам, являются:

1) заместитель министра;

2) начальник департамента;

3) начальник отдела.

101. Документы подлежат исполнению в срок, установленный в резолюции.

102. При указании в резолюции нескольких исполнителей подготовка доклада об исполнении поручения (резолюции) осуществляется исполнителем, указанным в резолюции первым или обозначенным словами "отв.", "свод" или "сбор", если иное не предусмотрено в тексте резолюции.

103. Соисполнители до истечения срока исполнения документа согласно резолюции представляют информацию ответственному исполнителю не позднее чем за:

1) 5 дней - при установленном сроке исполнения документа 30 дней и более;

2) 3 дня - при установленном сроке исполнения документа от 11 до 30 дней;

3) 1 день - при установленном сроке исполнения документа от 4 до 11 дней.

104. При установленном сроке исполнения документа 3 дня и менее срок представления информации соисполнителем определяется по согласованию с ответственным исполнителем.

105. Если мнения (позиции) соисполнителя и ответственного исполнителя совпадают, то по согласованию с ответственным исполнителем допускается непредставление информации в его адрес.

В данном случае доклад по исполнению поручения (резолюции) ответственного исполнителя согласовывается соисполнителем. Согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Соисполнитель согласовывает доклад по исполнению поручения (резолюции) ответственного исполнителя не позднее одного рабочего дня со дня ее получения.

106. Порядок исполнения указаний, содержащихся в резолюции к документу или в самом документе, поступившем для исполнения, определяется исполнителем самостоятельно, если иное не указано в тексте резолюции или в тексте документа.

107. Исполнение резолюций министра готовятся в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

108. Исходящие документы, подписанные министром, регистрируются и рассылаются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, а их копии вместе с визовым экземпляром письма хранятся в структурном подразделении ответственного исполнителя.

109. Обращения граждан и организаций, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, перенаправляются в течение семи календарных дней со дня регистрации в соответствующие органы и организации или соответствующим должностным лицам, к компетенции которых относится решение поставленных в нем вопросов, с уведомлением граждан и организаций о переадресации.

110. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения документов, поступивших от Губернатора, первых заместителей Губернатора области и заместителей Председателя Правительства Калининградской области, Исполнитель заблаговременно готовит ходатайство о продлении срока исполнения.

111. Для продления срока рассмотрения обращения граждан и организаций Исполнитель готовит служебную записку с обоснованием такой необходимости и представляет ее Должностному лицу, по поручению которого рассматривается обращение. На основании служебной записки соответствующим Должностным лицом принимается решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении уведомления об этом гражданину.

112. В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в другие органы и организации или Должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более, чем на 30 дней.

113. Доклады по исполнению резолюций Губернатора или уполномоченного им лица с пакетом документов представляются в структурное подразделение аппарата Правительства, подготовившее резолюцию, для анализа исполнения документа, подготовки (при необходимости) резолюции по дальнейшему исполнению документа и для последующей передачи на подпись Губернатору или уполномоченному им лицу.

114. Доклады по исполнению поручений Губернатора или уполномоченного им лица, изложенных в резолюциях к федеральным документам, представляются в Контрольно-административное управление.

115. Списанию в "Дело", технически осуществляющему сотрудниками канцелярии Центра, подлежат документы, поручения по которым исполнены в полном объеме.

116. Обмен электронными документами (информацией) в Правительстве осуществляется с использованием системы "Дело" и средств электронной почты.

117. Прием письменных запросов, поступивших на электронную почту Министерства, для дальнейшей передачи через лоток "Канцелярия" в приемной министра в работу сотрудникам канцелярии Центра в течение рабочего дня осуществляет работник канцелярии Центра.

118. Исходящие документы Министерства оформляются на бланках установленной формы.

119. Должностные лица, начальники департаментов, отделов несут персональную ответственность за своевременное и полное исполнение резолюций Губернатора или уполномоченного им лица на поступивших в Министерство документах, за своевременность, объективность и полноту рассмотрения иных документов и обращений граждан.

120. Отдел семьи, материнства и детства, учета и устройства детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, являющийся Региональным оператором государственного банка данных о детях, оставшихся без попечения родителей, ведет отдельную регистрацию входящих и исходящих документов в соответствующих журналах, которые прошиты и пронумерованы. На входящих документах проставляется штамп со словами "Правительство Калининградской области, Министерство социальной политики Калининградской области, Региональный оператор государственного банка данных о детях", с указанием входящего номера и даты поступления документа.