Приложение 3. Порядок и сроки передачи документов и отчетности

Приложение 3
к Соглашению о передаче
централизуемых полномочий (функций)
субъектов централизованного учета
в централизованную бухгалтерию
от _____________ N ________

Порядок
и сроки передачи документов и отчетности

При обмене документами между субъектом централизованного учета и централизованной бухгалтерией предусматриваются следующие формы предоставления документов: электронный документ, сканированная копия бумажного документа-основания, оригинал. ⁷

------------------------------

⁷_{Определения указанных документов приведены в приложении N 12 "Термины и определения, перечень принятых сокращений" к настоящему Соглашению}

------------------------------

Передача ЭД от субъекта централизованного учета в централизованную бухгалтерию осуществляется путем перевода документа посредством УАИС Бюджетный учет в требуемый статус. Данное действие выполняется ответственным работником субъекта централизованного учета не позднее срока, указанного в графике передачи документов и отчетности, утвержденном настоящим Соглашением. Срок указывается в рабочих днях, начиная со дня, следующего за днем получения ПД ответственным работником субъекта централизованного учета от контрагента (либо иного лица), либо днем оформления ПД ответственным работником субъекта централизованного учета.

При оформлении ЭД ответственный работник субъекта централизованного учета должен приложить к нему электронные копии всех ПД, являющихся основанием для регистрации ЭД.

Принятие документа к учету осуществляется путем дозаполнения ответственным работником централизованной бухгалтерии реквизитов ЭД и перевода его в соответствующий статус.

В случае обнаружения ошибок в оформлении ЭД, либо одного из ПД, являющихся основанием ЭД, ответственный работник централизованной бухгалтерии возвращает ЭД на доработку ответственному работнику субъекта централизованного учета, указывая причину возврата и перевод документа в соответствующий статус (ошибка или черновик). Данное действие осуществляется не позднее срока, указанного в графике передачи первичных документов и отчетности. Срок указывается в рабочих днях, начиная со дня, следующего за днем передачи субъектом централизованного учета документа в централизованную бухгалтерию.

В график передачи документов и отчетности включены формы, установленные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению", приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н "Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению", а также формы, утвержденные учетной политикой.

График
передачи первичных документов и отчетности

N п/п	Наименование документа, вид документа, предоставляемого субъектом централизованного учета в Централизованную бухгалтерию	Форма представления	Срок предоставления документа, в том числе после исправления допущенных ошибок	Срок принятия к учету документа	Срок возврата отправленного документа на исправление допущенных ошибок	Срок возврата оригинала в субъект централизованного учета	Требование для принятия к учету
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Указываются первичные учетные документы, отражающие факт хозяйственной жизни субъекта централизованного учета
2.	...

Представление субъекту централизованного учета отчетности в соответствии с настоящим Соглашением может выполняться в следующих формах:

- Оригинал-документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с него копий. Подлежат передаче оригиналы документов, подписанных ответственным работником централизованной бухгалтерии (данная форма используется при передаче отчетности в соответствии с настоящим Соглашением).

- Отчет - электронная форма (отчет), которая распечатывается ответственным работником субъекта централизованного учета с указанием данных ответственного работника централизованной бухгалтерии (данная форма используется для внутренней аналитической отчетности).

Централизованная бухгалтерия представляет субъекту централизованного учета отчетность в следующих случаях:

- Регламентированная отчетность - представляется после наступления установленной Департаментом финансов города Москвы даты представления данного вида отчетности;

- Отчетность по запросу - представляется не позднее указанного срока после получения запроса;

- Внутренняя регламентированная отчетность - представляется в соответствии с регламентом работы централизованной бухгалтерии, соответствующим учетной политике и иным документам субъекта централизованного учета.

Для отчетности срок передачи указывается в рабочих днях, начиная со дня, следующего за датой представления данного вида отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации и требованиями Департамента финансов города Москвы.

Для иных видов отчетов, представляемых централизованной бухгалтерией по запросу субъекта централизованного учета, срок представления указывается в рабочих днях, начиная со дня, следующего за днем получения запроса на представление отчета.

N п/п	Наименование документа, вид документа, предоставляемого централизованной бухгалтерией в субъект централизованного учета	Форма предоставления	Срок предоставления документа
1	2	3	4
1.	Указываются первичные учетные документы, отражающие факт хозяйственной жизни субъекта централизованного учета
2.	...
3.

В случае если в ПД предусмотрены поля для отражения решения комиссии по поступлению и выбытию активов и подписей ее членов, то такое решение фиксируется непосредственно в данном документе (например, Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)). К такому документу должны прилагаться документы, являющиеся основанием принятого решения:

- расчет справедливой цены актива с приложением скриншотов предложений с рыночными ценами;

- выявленные факты хищения, злоупотребления или порчи имущества (с приложением Актов о результатах инвентаризации) и определением виновного лица;

- претензии контролирующих органов и определение виновного лица;

- решение о списании дебиторской задолженности, признание к безнадежной (нереальной к взысканию), признание сомнительной или просроченной задолженностью (с приложением документов);

- решение о списании кредиторской задолженности, признание просроченной или невостребованной задолженностью (с приложением документов);

- превышение норм расхода горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) и определением отсутствия виновных лиц (перерасход топлива обусловлен объективными причинами: эксплуатацией в определенных условиях, в определенной местности; неисправностью, возникшей в пути и т.п.) или наличие виновных лиц (например, перерасход ГСМ может быть обусловлен ненадлежащей эксплуатацией автомобиля водителем, недобросовестными действиями работников);

- принятие к учету неучтенных объектов нефинансовых активов, выявленных при инвентаризации (с приложением Актов о результатах инвентаризации).

В случае если в ПД не предусмотрены поля для отражения решения комиссии по поступлению и выбытию активов, составляется протокол. К протоколу также должны прилагаться документы, являющиеся основанием приятого решения (при необходимости). Срок представления не должен превышать двух рабочих дней с момента подписания протокола (решения) комиссией по поступлению и выбытию активов.

На суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иного ущерба, не признанного виновными лицами к возмещению, материалы, оформленные в надлежащем порядке, передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела. При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно законодательству Российской Федерации. Срок представления не должен превышать одного рабочего дня с момента получения уведомления.

При получении уведомления о поступлении исполнительного документа или уведомления о поступлении решения налогового органа централизованной бухгалтерии необходимо сформировать платежный документ на перечисление средств для полного либо частичного исполнения исполнительного документа или решения налогового органа в пределах общего остатка средств, учтенных на лицевом счете субъекта централизованного учета. В целях недопущения приостановления операций по лицевому счету субъекта централизованного учета и своевременного начисления кредиторской задолженности, срок представления документа, подтверждающего поступление исполнительного документа или уведомления о поступлении решения налогового органа не должен превышать одного рабочего дня с момента получения уведомления.