Приложение

Приложение
к распоряжению Исполнительного
комитета г. Казани
от 28 сентября 2021 г. N 5046р

Инструкция
по организации рабочих мест в Исполнительном комитете г. Казани в соответствии с системой 5С

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет подход к организации рабочего пространства во всех кабинетах структурных подразделений Исполнительного комитета г. Казани (далее - ИКМО) на основе инструмента бережливого производства - 5С: хранение документации на рабочих местах и в персональных компьютерах работников, размещение предметов и офисной техники, визуализация рабочего пространства.

1.2. Настоящая инструкция направлена на создание условий для повышения производительности и качества работы, наведения порядка и чистоты, создания безопасных условий труда с участием всего персонала во всех кабинетах подразделений ИКМО.

1.3. Настоящая инструкция носит общий рекомендательный характер и может быть использована работниками всех структурных подразделений ИКМО.

1.4. В настоящей инструкции использованы ссылки на следующие нормативные документы:

- ГОСТ Р 56906-2016 "Бережливое производство. Организация рабочего пространства (5S)";

- ГОСТ Р 56907-2016 "Бережливое производство. Визуализация".

II. Термины, сокращения и определения

Бережливое производство - концепция организации работы, ориентированная на создание привлекательной ценности для потребителя путем формирования непрерывного потока создания ценности с охватом всех процессов и их постоянного совершенствования через вовлечение персонала и устранение всех видов потерь.

Визуализация - система обмена информацией, которая обеспечивает соблюдение рабочих стандартов, обеспечивает визуальный контроль и удобство в поиске документов и вещей общего пользования. С помощью данного инструмента можно визуализировать рабочие операции, процесс документооборота и документов, составить схемы-руководства по пользованию оргтехникой, бытовыми приборами.

Самоаудит системы 5С - аудит рабочих мест в подразделении на соответствие требованиям системы 5С, проводимый работником структурного подразделения площадки.

Рабочее место - это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная всем необходимым для выполнения производственных заданий.

Организация рабочего места - оснащение и планировка рабочего места с целью наилучшим образом организовать процесс труда и повысить его эффективность.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - это реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий проверить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи (целостность), принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи (авторство), а в случае успешной проверки подтвердить факт подписания электронного документа (неотказуемость).

III. Основные положения

3.1. В соответствии с ГОСТ Р 56906-2016 задачами 5С являются:

- улучшение условий труда (повышение уровня техники безопасности, чистота и эргономика рабочего пространства и т.п.);

- повышение уровня вовлеченности персонала в процесс улучшения рабочего пространства;

- повышение качества оказания услуг;

- повышение производительности труда;

- поиск и сокращение всех видов потерь, связанных с организацией рабочего места и пространства в целом.

3.2. Объектами применения системы 5С являются рабочие места и рабочее пространство ИКМО, в т.ч. электронное пространство.

3.3. Самоаудиты и систематические аудиты. Самоаудиты проводятся по мере необходимости. Систематические аудиты проводятся совместно с ответственными один раз в полгода.

IV. Описание требований каждого шага

4.1. Система 5С включает в себя пять шагов по организации и поддержанию порядка на рабочих местах (пространствах), начиная от поиска источников беспорядка до внедрения системы постоянного совершенствования рабочего пространства:

шаг 1С: сортировка и удаление ненужного;

шаг 2С: соблюдение порядка, рациональное размещение предметов, визуализация;

шаг 3С: содержание в чистоте, проверка, устранение неисправностей;

шаг 4С: стандартизация;

шаг 5С: совершенствование.

4.2. Сортировка и удаление ненужного - это первый шаг системы 5С, в котором осуществляется разделение предметов на необходимые (нужные) и ненужные и удаление ненужных предметов.

В качестве предметов для сортировки могут выступать:

- документы и информация на столах, в шкафах, стеллажах, подоконниках и прочих поверхностях;

- документы и информация в персональном компьютере;

- литература, канцтовары и прочие офисные принадлежности;

- оргтехника, электроприборы;

- отходы, хозяйственный инвентарь.

Места, требующие особого внимания при внедрении шага 1С:

- рабочий стол, тумбочки, лотки;

- папки в персональном компьютере и пр.;

- полки и шкафы;

- подставки и стеллажи;

- полы, подоконники и места за перегородками;

- стенды и доски объявлений.

Сортировка должна проводиться по этапам:

- определение необходимых (нужных) предметов;

- разделение предметов на нужные и ненужные;

- удаление ненужных предметов;

- обеспечение персонала нужными предметами.

При сортировке работник проводит разделение предметов на нужные и ненужные по временным критериям использования:

- нужные всегда, без которых невозможно осуществление трудовой деятельности (сохраняются на рабочем месте (пространстве) и регулярно оцениваются с точки зрения их необходимости - ежечасно, ежедневно, еженедельно, ежемесячно);

- нужные периодически, реже, чем раз в месяц (располагаются вне рабочего места, хранятся централизованно в зонах складирования и хранения, кладовых);

- ненужные (удаляются в зону "Красных ярлыков", сдаются в кладовые, на склад или утилизируются, если их применение невозможно на других рабочих местах).

С предметами возможны следующие варианты действий:

- перемещение нужных предметов на новое место;

- перемещение ненужных вещей на место временного хранения ("зона карантина") для принятия дальнейших решений;

- утилизация ненужных предметов, если решение можно принять сразу;

- регистрация и визуализация ненужных предметов.

Основной задачей сортировки данных в персональном компьютере является обеспечение наличия на рабочем столе только необходимых ярлыков и папок, структурированных по темам и направлениям в соответствии с обязанностями по должностной инструкции, а также рекомендациями по системе 5С на компьютере. Наименование и расположение папок должны позволить осуществлять поиск необходимой информации максимально быстро другим работником, который заменяет отсутствующего работника.

Все файлы и папки в персональном компьютере также разделяются на три категории: нужные всегда, нужные периодически и ненужные. Ненужные файлы и папки удаляются либо перемещаются в отдельную папку, которая является своего рода архивом. В качестве временной меры папки и файлы сортируют путем добавления в начале их названий номера категории, в которую они попали.

4.3. На втором шаге работник осуществляет рациональное размещение нужных предметов на рабочем столе (рабочем пространстве) таким образом, чтобы максимально снизить потери при их поиске и использовании персоналом подразделения.

Работник визуализирует расположение предметов, места хранения документов, литературы, канцтоваров в ящиках и на полках офисной мебели в соответствии с ГОСТ Р 56907-2016. Рекомендуемые методы визуализации:

- цветовая маркировка;

- разметка;

- информационные ярлыки;

- информационные таблички, вывески;

- информационный стенд;

- сигнальная разметка, знаки безопасности;

- и другое.

Ответственный за 5С организовывает нанесение визуализации в офисе и/или разметки на элементы рабочих мест (ящики тумбочек, полки шкафов для хранения документов, полки шкафов для хранения личных вещей, шкафы общего пользования) в соответствии с рекомендациями:

- документация на бумажных носителях (а также книги, справочники) должна располагаться на полках вертикально, чтобы любой документ можно было взять, не снимая стопки других;

- могут быть использованы ложементы, силуэтное обозначение, надписи и указатели (пиктограммы) для обозначения мест хранения предметов и документации;

- надписи должны быть использованы из стандартных шаблонов;

- необходимо придерживаться правила месторасположения надписей.

Работники ИКМО самостоятельно:

- организовывают визуализацию на рабочем месте в соответствии с требованиями системы 5С;

- проводят рациональное размещение программных ярлыков, папок, файлов, архивов на рабочем столе персонального компьютера.

Архивные документы должны содержать информацию об окончании срока хранения.

4.4. Шаг 3С: содержание в чистоте.

Ответственный за систему 5С в структурном подразделении на третьем шаге:

- разрабатывает график уборки и контроля качества уборки зон, определяет работников, объекты, методы уборки, инструменты, периодичность и длительность проведения работ по уборке;

- определяет критерии контроля по системе 5С, вносит их в чек-лист контроля уборки и вывешивает документ на информационный стенд подразделения.

4.5. Шаг 4С: стандартизация.

Ответственный за систему 5С приступает к шагу 4 только после выполнения первых трех основных шагов, при этом он организует работу по стандартизации рабочего пространства, рабочих мест, при необходимости привлекая работников других подразделений ИКМО. Работник ИКМО разрабатывает стандарт рабочего места и утверждает ответственных по системе 5С. Работник размещает стандарт рабочего места в закрепленной за ним зоне ответственности.

Каждый работник в зоне своей ответственности по окончании рабочей смены удаляет все лишнее, размещает предметы рациональным способом, приводит свое рабочее место, зону в состояние, которое отображено в стандарте. При входе в кабинет на видном месте должен располагаться график уборки рабочего места.

Расстановка рабочих мест в кабинете должна обеспечить электробезопасность и безопасность от электромагнитных излучений, свободный доступ к каждому рабочему месту. Проходы между столами, к выходу и к офисному оборудованию общего пользования должны быть свободными.

Рабочие места специалистов оборудуются с учетом их функциональных обязанностей и условно состоят из двух зон:

- основная зона, где находится рабочий стол с тумбочками (приставками) и с необходимой оргтехникой;

- вспомогательная зона, где располагаются шкафы (стеллажи) для документации и одежды.

Каждый предмет должен иметь свое место нахождения (хранения), которое должно отвечать следующим условиям:

- доступность (легко взять предмет и вернуть его на место);

- наглядность (видно, находится ли предмет на своем месте);

- безопасность (предмет не мешает проведению работ).

Шкафы для документации должны обеспечить вертикальное хранение папок и быстрый их обзор. Для сокращения времени на поиск документов в шкафах (стеллажах) рекомендуется расположить папки по категориям. Дополнительно папки необходимо отсортировать по цвету и подписать согласно номенклатуре дел. Хранение архивной и проектной документации, справочной литературы и т.п. рекомендуется осуществлять в нижней части шкафа в папках и (или) вертикальных лотках.

Хранение одежды должно осуществляться в закрытых шкафах, в которых не допускается захламленность, наличие посторонних предметов и пищи. Допускается хранение личных вещей в одном из ящиков тумбочки, в котором необходимо поддерживать порядок. Все шкафы и тумбочки подписываются путем наклеивания ярлыков с надписями.

4.6. Шаг 5С: совершенствование.

Совершенствование - пятый шаг системы 5С, в котором осуществляется процесс непрерывного поддержания и развития результатов, достигнутых с помощью первых четырех шагов. Работники поддерживают чистоту и порядок на рабочих местах, на закрепленных территориях, соблюдают и совершенствуют стандарты, проводят мониторинг рабочего пространства на соответствие требованиям настоящей инструкции.

V. Стандартизация рабочего места сотрудников в части цифровизации

5.1. Актуализация ЭЦП включает в себя следующие этапы:

- сотрудник ИКМО направляет заявку на изготовление ЭЦП;

- после уведомления о готовности сотрудник получает ЭЦП;

- после получения ЭЦП сотрудник направляет в Управление информационных технологий и связи Исполнительного комитета г. Казани следующую информацию:

- наименование учреждения;

- Ф.И.О. сотрудника;

- серийный номер сертификата;

- срок действия сертификата.

В случае любого выбытия сотрудника (увольнение, уход в декретный отпуск, перемещение) ответственный сотрудник направляет заявку на аннулирование ЭЦП и уведомляет Управление информационных технологий и связи Исполнительного комитета г. Казани.

5.2. В случае любого выбытия сотрудника ИКМО (увольнение, уход в декретный отпуск, перемещение) управление кадровой политики Аппарата Исполнительного комитета г. Казани резолюцией в письме от структурных подразделений информирует Управление информационных технологий и связи Исполнительного комитета г. Казани для актуализации учетных записей.

5.3. Перемещение компьютерного оборудования в подразделениях (перемещение техники между структурными подразделениями, перемещение внутри подразделения (смена отдела, кабинета) возможно только после согласования с Управлением информационных технологий и связи Исполнительного комитета г. Казани.

В случае любого выбытия сотрудника ИКМО либо перемещения компьютерного оборудования (смена подразделения, кабинета, ответственного сотрудника, передача техники на склад управления делами Аппарата Исполнительного комитета г. Казани [устаревание, отсутствие потребности в технике, поломка]) необходимо направлять в Управление информационных технологий и связи Исполнительного комитета г. Казани информацию посредством электронного документооборота с указанием:

- наименования;

- инвентарного номера и штрихкода, который в течение года был наклеен на технику (внутри штрихкода физически находится RFID-метка);

- серийного номера;

- изменения по подразделению, кабинету, фамилии и материально ответственного лица.

5.4. Для возможности совместной работы файлы, необходимые нескольким сотрудникам, в том числе сотрудникам других подразделений, должны размещаться на выделенном сетевом ресурсе с соблюдением условий категорирования (COMMON). Наименования каталогов на сетевом ресурсе должны соответствовать наименованиям подразделений и учитывать их структуру.

На персональных компьютерах, как и на выделенном сетевом ресурсе (COMMON), не допускается хранение (размещение) файлов личного пользования (личных фотографий, видеозаписей, иных файлов, не относящихся к служебной деятельности).

Структурным подразделениям необходимо назначить ответственного за актуализацию папки подразделения на сетевом ресурсе и ежемесячно, до 25 числа, проводить контроль файлов, устаревшие и ненужные в работе файлы следует удалять с сетевого ресурса.

Управление информационных технологий и связи Исполнительного комитета г. Казани не реже одного раза в квартал проводит общий контроль на предмет наличия медиафайлов, фотографий, видео, устаревших файлов.