Постановление председателя Волгоградской городской Думы от 12 октября 2021 г. N 15-п "Об утверждении Положения об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе" (с изменениями и дополнениями)

Постановление председателя Волгоградской городской Думы от 12 октября 2021 г. N 15-п
"Об утверждении Положения об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе"

В соответствии со статьями 7, 29.2 Устава города - героя Волгограда постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе.

2. Признать утратившими силу постановления главы Волгограда:

от 23.12.2015 N 205-п "Об утверждении Положения об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе";

от 21.03.2017 N 46-п "О внесении изменения в Положение об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе, утвержденное постановлением главы Волгограда от 23.12.2015 N 205-п "Об утверждении Положения об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе".

3. Управляющему делами Волгоградской городской Думы:

3.1. Привести распоряжения (постановления) председателя Волгоградской городской Думы, приказы управляющего делами Волгоградской городской Думы в соответствие с настоящим постановлением.

3.2. Ознакомить работников Волгоградской городской Думы с настоящим постановлением.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

В.В. Колесников

Утверждено
постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

Положение
об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе (далее - Положение) разработано в целях установления единых требований к созданию, оформлению, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Волгоградской городской Думы (далее - городская Дума), создания единой основы ведения делопроизводства в городской Думе и повышения его эффективности.

Настоящее Положение определяет систему ведения делопроизводства, устанавливает общие требования к функционированию органов и структурных подразделений городской Думы, занимающихся документационным обеспечением городской Думы и организацией работы с документами в городской Думе.

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы", Регламентом городской Думы, иными муниципальными правовыми актами Волгограда.

1.2. Требования настоящего Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая создание, оформление, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Требования настоящего Положения не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования настоящего Положения к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы работы с документами, методическое руководство, контроль за соблюдением установленного настоящим Положением порядка работы с документами, состоянием делопроизводства, правил и порядка работы со служебными документами и обращениями граждан, организаций осуществляются руководителями структурных подразделений городской Думы в соответствии с возложенными на них функциями по документационному обеспечению городской Думы.

1.4. Передача документов, их копий гражданам, работникам сторонних организаций допускается только с письменного разрешения председателя городской Думы или управляющего делами городской Думы.

Передача документов городской Думы в средства массовой информации для опубликования осуществляется через структурное подразделение администрации Волгограда, ответственное за официальное опубликование, по поручению председателя городской Думы или по решению городской Думы. Муниципальные правовые акты Волгограда, подлежащие официальному опубликованию (обнародованию), в соответствии с Положением об опубликовании муниципальных правовых актов Волгограда направляются в структурное подразделение администрации Волгограда, ответственное за официальное опубликование.

В целях сохранности и своевременного исполнения документов работник городской Думы при уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении документы передает другому лицу по указанию руководителя структурного подразделения городской Думы.

1.5. Выполнение требований настоящего Положения обязательно для председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителя председателя городской Думы, председателей и заместителей председателей комитетов городской Думы (далее - должностные лица городской Думы), депутатов, работников городской Думы.

Должностные лица, депутаты, работники городской Думы независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Положения, сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

Работники городской Думы немедленно сообщают об утрате документов должностному лицу, руководителю соответствующего структурного подразделения городской Думы, которые по поручению председателя городской Думы организуют проведение служебного расследования и письменно информируют председателя городской Думы о результатах служебного расследования.

1.6. Регистрация и учет служебных документов, обращений граждан и организаций, контроль за сроками их исполнения, контроль за исполнением муниципальных правовых актов городской Думы и председателя городской Думы, рекомендаций, содержащихся в решениях городской Думы, протокольных поручений городской Думы, поручений председателя городской Думы производятся в системе автоматизации делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" (далее - САДД "ДЕЛО").

Работа в САДД "ДЕЛО" осуществляется только под собственным идентификатором и паролем пользователя.

Работник городской Думы, ответственный за делопроизводство, является уполномоченным пользователем САДД "ДЕЛО" и ведет работу с поступающими документами в виртуальном рабочем месте "Кабинет руководителя подразделения" (по фамилии должностного лица - владельца виртуального рабочего места "Кабинет руководителя подразделения").

Работник городской Думы, ответственный за делопроизводство, обязан отражать в САДД "ДЕЛО" все этапы прохождения и результаты исполнения документов с момента поступления документа в орган или структурное подразделение городской Думы до списания его в дело путем внесения сведений в соответствующие поля регистрационной карточки (далее - РК) документа в САДД "ДЕЛО".

1.7. В целях учета и поиска документов в САДД "ДЕЛО" используются обязательные сведения о документах в соответствии с приложением 1 к настоящему Положению. В САДД "ДЕЛО" могут использоваться дополнительные сведения о документах.

2. Основные понятия и термины

2.1. Адресант - реквизит, содержащий информацию об отправителе документа.

2.2. Адресат - реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

2.3. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

2.4. Аутентичность (электронного документа) - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

2.5. Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

2.6. Виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

2.7. Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.

2.8. Гриф согласования - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

2.9. Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

2.10. Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности городской Думы.

2.11. Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в городской Думе.

2.12. Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот городской Думы.

2.13. Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

2.14. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

2.15. Достоверность (электронного документа) - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

2.16. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом городской Думы или резолюцией.

2.17. Квалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с федеральным законодательством.

2.18. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

2.19. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

2.20. Ксерокопия документа - копия, полученная при ксерокопировании подлинника документа на любом копировально-множительном устройстве, использующем метод ксерографии.

2.21. Лист согласования (визирования) документа - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

2.22. Неквалифицированная электронная подпись - электронная подпись, которая:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

создается с использованием средств электронной подписи.

2.23. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в городской Думе, с указанием сроков их хранения.

2.24. Носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

2.25. Оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов.

2.26. Первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов) - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

2.27. Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

2.28. Подписание (документа) - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

2.29. Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

2.30. Предварительное рассмотрение документа - изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

2.31. Простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

2.32. Разработчик проекта муниципального правового акта городской Думы, председателя городской Думы - субъект правотворческой инициативы в соответствии с Уставом города-героя Волгограда, подготовивший проект муниципального правового акта городской Думы, председателя городской Думы, либо иное лицо, подготовившее проект муниципального правового акта городской Думы, председателя городской Думы по поручению субъекта правотворческой инициативы.

2.33. Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

2.34. Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

2.35. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

2.36. Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

2.37. Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

2.38. Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

2.39. Сканирование документа - получение электронного образа документа.

2.40. Согласование документа (визирование) - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

2.41. Текст документа - основная содержательная часть документа.

2.42. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

2.43. Утверждение документа - способ придания документу правового статуса.

2.44. Целостность (электронного документа) - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

2.45. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

2.46. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

2.47. Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы автоматизации электронного документооборота).

2.48. Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

3. Документы и бланки документов в городской Думе

3.1. Основными нормативными документами, регламентирующими правила создания и оформления документов, являются ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы".

3.2. Документы, создаваемые в городской Думе, оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленные состав реквизитов, их расположение и оформление.

При создании и оформлении документов в городской Думе должны соблюдаться требования и правила юридико-технического оформления, способствующие выработке единых правил, приемов, методов разработки, оформления и систематизации документов.

3.3. Основными документами городской Думы являются:

решение городской Думы;

постановление председателя городской Думы по вопросам организации деятельности городской Думы;

распоряжение председателя городской Думы по основной деятельности городской Думы;

распоряжение председателя городской Думы по личному составу городской Думы;

приказ управляющего делами городской Думы;

письмо.

3.4. Иными документами городской Думы являются:

проект решения городской Думы;

проект постановления (распоряжения) председателя городской Думы;

протокол заседания городской Думы;

выписка из протокола заседания городской Думы;

стенограмма заседания городской Думы;

выписка из стенограммы заседания городской Думы;

стенограмма публичных слушаний, проводимых городской Думой;

протокол заседания комитета (рабочей группы, комиссии) городской Думы;

выписка из протокола заседания комитета (рабочей группы, комиссии) городской Думы;

протокол заседания Совета городской Думы;

выписка из протокола заседания Совета городской Думы;

план работы комитета городской Думы;

график личного приема граждан председателем городской Думы и его заместителями;

контракт (договор);

акт;

перечень проектов решений городской Думы, внесенных в городскую Думу на рассмотрение;

пояснительная записка;

проект повестки дня заседания городской Думы;

заявление;

справка (служебная записка, заключение, отчет, представление).

3.5. Бланки документов городской Думы (далее - бланк) разрабатываются на основе углового или продольного расположения реквизитов на бланке. При угловом расположении реквизитов реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном расположении реквизитов реквизиты бланка располагаются по центру листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в городской Думе используются электронные шаблоны бланков.

3.6. Устанавливаются следующие виды бланков:

бланк решения городской Думы с продольным расположением реквизитов;

бланк постановления председателя городской Думы с продольным расположением реквизитов;

бланк распоряжения председателя городской Думы с продольным расположением реквизитов;

бланк приказа управляющего делами городской Думы с продольным расположением реквизитов;

бланк письма председателя городской Думы с угловым расположением реквизитов;

бланк письма городской Думы с угловым расположением реквизитов;

бланк письма комитета городской Думы с угловым расположением реквизитов;

бланк письма депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы с угловым расположением реквизитов.

3.7. Разработка бланков производится по поручению управляющего делами городской Думы.

Образцы бланков, указанных в пункте 3.6 настоящего раздела, утверждаются приказом управляющего делами городской Думы.

Образцы бланков в электронном виде размещаются в папке "Бланки" в локальной сети городской Думы.

Допускается в городской Думе использование утвержденных образцов бланков, воспроизводимых с помощью персональных компьютеров должностных лиц, работников городской Думы непосредственно при создании конкретного документа.

Не допускается самостоятельное изменение параметров бланков, указанных в пункте 3.6 настоящего раздела.

3.8. На каждом листе документа, оформленном как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должны соблюдаться следующие параметры:

30 мм - левое поле (в бланках с угловым расположением реквизитов, установленных пунктом 3.6 настоящего раздела, - 20 мм);

10 мм - правое поле;

20 мм - верхнее поле;

20 мм - нижнее поле;

документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм;

шрифт "Times New Roman", размер шрифта 14 пунктов;

абзацный отступ первой строки - 1,25 см от границы левого поля;

междустрочный интервал - одинарный, выравнивание - по ширине.

Допускается иной размер шрифта, междустрочный интервал и выравнивание в зависимости от вида реквизита, установленного настоящим Положением, и формата листа бумаги.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа размером шрифта 10 пунктов.

3.9. В состав реквизитов бланков и документов городской Думы в соответствии с приложениями 2 и 3 к настоящему Положению включаются:

изображение герба города-героя Волгограда (01);

наименование органа местного самоуправления Волгограда (02);

вид документа (03);

справочные данные об органе местного самоуправления Волгограда (04);

дата документа (05);

регистрационный номер документа (06);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (07);

место составления (издания) документа (08);

адресат (09);

заголовок документа (10);

текст документа (11);

отметка о наличии приложений (12);

подпись должностного лица (13);

гриф согласования (14);

гриф утверждения (15);

указания по исполнению документа (16);

оттиск печати (17);

отметка о заверении копии (18);

отметка об исполнителе (19);

отметка о поступлении документа в городскую Думу (20);

отметка о контроле документа (21);

отметка об исполнении документа и направлении его в дело (22).

3.10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

В состав реквизитов бланков, указанных в пункте 3.6 настоящего раздела, обязательно включаются:

изображение герба города-героя Волгограда;

наименование органа местного самоуправления Волгограда;

вид документа;

справочные данные об органе местного самоуправления Волгограда (почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты и т.д.).

3.11. Все реквизиты должны располагаться в документе в определенной последовательности согласно схеме расположения реквизитов и границ зон расположения реквизитов в соответствии с приложениями 2 и 3 к настоящему Положению.

4. Требования к оформлению реквизитов документов городской Думы

4.1. Изображение герба города-героя Волгограда (реквизит 01) воспроизводится на документах городской Думы в соответствии с муниципальным правовым актом городской Думы о символике города-героя Волгограда и порядке ее использования.

Изображение герба города-героя Волгограда допускается в виде цветного или одноцветного варианта, печатается в верхнем поле бланка на расстоянии 10 мм от верхнего края листа и центрируется относительно реквизита "Наименование органа местного самоуправления Волгограда".

Размеры изображения герба города-героя Волгограда для печати на бланках:

высота - 17 мм;

ширина - 15,1 мм.

4.2. Наименование органа местного самоуправления Волгограда (реквизит 02) должно соответствовать наименованию, определенному Уставом города-героя Волгограда, муниципальными правовыми актами городской Думы.

Наименование органа местного самоуправления Волгограда печатается с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируется относительно границ текста документа. Размер шрифта реквизита "Наименование органа местного самоуправления Волгограда" при угловом расположении реквизитов на бланке - 12 пунктов, при продольном - 16 пунктов. Примеры:

при продольном расположении реквизитов - без выделения шрифта:

                       ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

при угловом расположении реквизитов:

для письма городской Думы - выделяется полужирным шрифтом:

     ВОЛГОГРАДСКАЯ

     ГОРОДСКАЯ ДУМА

для письма должностного лица - без выделения шрифта, центрируется относительно наименования должности лица, выделенного полужирным шрифтом:

      ВОЛГОГРАДСКАЯ

     ГОРОДСКАЯ ДУМА

      ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

для письма комитета городской Думы - без выделения шрифта, центрируется относительно наименования комитета городской Думы, выделенного полужирным шрифтом:

        ВОЛГОГРАДСКАЯ

        ГОРОДСКАЯ ДУМА

     Комитет по экономике,

     предпринимательству и

           торговле

для письма депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы - без выделения шрифта, центрируется относительно наименования депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы, выделенного полужирным шрифтом:

         ВОЛГОГРАДСКАЯ

        ГОРОДСКАЯ ДУМА

     Фракция Всероссийской

      политической партии

        "ЕДИНАЯ РОССИЯ"

4.3. Вид документа (реквизит 03) проставляется на всех видах документов, кроме писем.

Вид документа печатается с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек, полужирным шрифтом, размер шрифта 16 пунктов, точка в конце не ставится, центрируется относительно границ текста документа.

Вид муниципального правового акта Волгограда - решения городской Думы размещается под реквизитом "Наименование органа местного самоуправления Волгограда" с междустрочным интервалом в 6 пунктов, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы - под наименованием должности лица, выделенным полужирным шрифтом, с междустрочным интервалом в 3 пункта.

Примеры:

                         ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

                                   РЕШЕНИЕ

                        ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

                                 ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

                                ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                        ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

                                 ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

                                 РАСПОРЯЖЕНИЕ

                        ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

                             УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ

                                    ПРИКАЗ

4.4. Справочные данные об органе местного самоуправления Волгограда (реквизит 04) в решениях городской Думы, постановлениях (распоряжениях) председателя городской Думы, приказах управляющего делами городской Думы размещаются под реквизитом "Вид документа" с междустрочным интервалом в 6 пунктов, включают в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, которые печатаются с новой строки, без абзацного отступа, строчными буквами, через запятую, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируются относительно границ текста документа, размер шрифта 8 пунктов.

Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления Волгограда" в письмах включает в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), которые печатаются строчными буквами, через запятую, без кавычек, точка в конце не ставится, центрируются относительно реквизита "Наименование органа местного самоуправления Волгограда", размер шрифта 8 пунктов.

Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления Волгограда" в письмах председателя городской Думы, городской Думы отделяется от реквизита "Наименование органа местного самоуправления Волгограда" междустрочным интервалом в 6 пунктов.

Реквизит "Справочные данные об органе местного самоуправления Волгограда" в письмах комитета городской Думы, депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы печатается с новой строки, без абзацного отступа.

4.5. Дата документа (реквизит 05) - дата подписания (утверждения) или принятия документа, дата протокола - дата заседания (принятия решения), дата акта - дата события.

Размер шрифта реквизита "Дата документа" - 12 пунктов.

Дату документа на решениях городской Думы, постановлениях (распоряжениях) председателя городской Думы, приказах управляющего делами городской Думы, письмах оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, буква "г." не ставится, например, дату 01 января 2014 г. следует оформлять 01.01.2014. На других документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца указывается парой арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами с буквой "г.", например: 08 января 2013 г.

Дата документа проставляется должностным лицом или руководителем структурного подразделения городской Думы, подписывающим (утверждающим) документ, или работниками городской Думы, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях городской Думы, после подписания (утверждения) или принятия документа.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами местного самоуправления Волгограда, является дата более поздней подписи.

4.6. Регистрационный номер документа (реквизит 06) состоит из его порядкового номера в соответствии с системой регистрации, установленной муниципальным правовым актом председателя городской Думы.

Размер шрифта реквизита "Регистрационный номер документа" - 12 пунктов.

Регистрационный номер проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, ответственным за делопроизводство или непосредственно исполнителем при его регистрации.

4.7. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 07) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и располагается под реквизитом "Регистрационный номер документа".

Размер шрифта реквизита "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" - 10 пунктов.

Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" проставляется исполнителем при подготовке письма.

Наличие ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

4.8. Место составления (издания) документа (реквизит 08) используется при оформлении протоколов.

Реквизит "Место составления (издания) документа" выравнивается по левой границе текста реквизита.

Размер шрифта реквизита "Место составления (издания) документа" должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа".

4.9. Адресат (реквизит 09) выравнивается по левой границе текста реквизита.

Размер шрифта реквизита "Адресат" должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа".

Адресатом могут быть органы власти, их структурные подразделения, должностные лица, граждане или организации.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае реквизит "Адресат" оформляется следующим образом:

                                        Главе Волгограда

                                        Фамилия И.О. (в дательном падеже)

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся после фамилии.

Документ может быть адресован в органы государственной власти или органы местного самоуправления Волгограда (их территориальные органы, структурные подразделения), другим организациям (без указания должностного лица).

Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже. Пример:

                                               Администрация Волгограда

                                               Департамент муниципального

                                               имущества администрации

                                               Волгограда

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то адресат указывается обобщенно. Пример:

                                             Главам администраций районов

                                             Волгоградской области

                                             Структурным подразделениям

                                             администрации Волгограда

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При наличии более четырех адресатов составляется реестр рассылки, подготавливается один экземпляр письма с обобщенным наименованием адресатов и по одному экземпляру письма с полным наименованием адресата в каждый адрес. В случае невозможности обобщения наименований адресатов в поле расположения реквизита "Адресат" вписываются слова "Реестр рассылки".

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывается ее наименование (полное или сокращенное (при наличии), затем почтовый адрес. Пример:

                                               Государственное учреждение

                                               Всероссийский

                                               научно-исследовательский

                                               институт документоведения

                                               и архивного дела

                                               ул. Профсоюзная, д. 82,

                                               Москва, 117393

Обозначение города ("г.") не проставляется перед наименованиями городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь), а также перед наименованиями, образованными с использованием слова "город" (Новгород), "град" (Волгоград) и "бург" (Екатеринбург).

Если корреспонденция направляется в столицы республик, краевые и областные центры, в адресе указывается только наименование городов без каких-либо иных уточняющих данных.

На почтовых отправлениях, которые направляются в города областного или краевого подчинения или в города, которые являются районными центрами, после наименования города указывается наименование области или края.

При адресовании документа гражданину указываются фамилия и инициалы адресата, затем почтовый адрес. Пример:

                                      Фамилия И.О. (в дательном падеже)

                                      ул. им. А.С. Пушкина, д. 5, кв. 12,

                                      г. Подольск,

                                      Московская обл., 142100

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, их территориальные органы (подразделения), органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, постоянным корреспондентам.

Для рассылки решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы ниже реквизита "Подпись должностного лица" в нижней части листа или на оборотной стороне последнего листа решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы указывается список организаций и должностных лиц с обязательным указанием почтовых реквизитов и электронных адресов (при необходимости) для сторонних организаций и граждан.

4.10. Заголовок документа (реквизит 10) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок документа может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

Реквизит "Заголовок документа" должен носить нейтральный информационный характер, быть максимально кратким, емким, точно передавать смысл текста документа, формулироваться с предлогом "О" ("Об") и отвечать на вопрос: о чем? Примеры:

приказ (о чем?)

О создании аттестационной комиссии

письмо (о чем?)

О предоставлении информации

Реквизит "Заголовок документа" оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля, размер шрифта для решений городской Думы, постановлений (распоряжений) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы - 14 пунктов, для писем - 12 пунктов. Заголовок документа не заключается в кавычки и отделяется от реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" либо "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" одним одинарным междустрочным интервалом, точка в конце заголовка документа не ставится.

В решениях городской Думы, постановлениях (распоряжениях) председателя городской Думы, приказах управляющего делами городской Думы реквизит "Заголовок документа" может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и выравниваться по ширине текста документа (при большом объеме текста заголовка документа).

4.11. Текст документа (реквизит 11) составляется в соответствии с требованиями раздела 5 настоящего Положения.

4.12. Отметка о наличии приложений (реквизит 12) предназначена для фиксации внимания адресата и адресанта на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.

Документы-приложения могут быть трех видов:

направляемые с письмом;

утверждаемые или вводимые в действие муниципальным правовым актом Волгограда;

поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется словом "Приложение", которое печатается с прописной буквы, без кавычек, без абзацного отступа, через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита. Размер шрифта должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа". Пример:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. Пример:

Приложение: 1. Письмо департамента финансов администрации Волгограда на 5

            л. в 1 экз.

            2. Правила оформления документов  в  Волгоградской  городской

            Думе на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается. Пример:

Приложение: отчет о работе комитета Волгоградской городской Думы по _____

            ____________ в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет несколько приложений с самостоятельной нумерацией страниц, ссылка на приложение оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива  от 05.06.2015  N 02-6/172  и  приложения  к

            нему, всего на 5 л.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), ссылка на приложение оформляется следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается обособленный электронный носитель, указываются наименования документов, записанных на обособленный электронный носитель, имена файлов.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложения к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) председателя городской Думы, приказу управляющего делами городской Думы являются их неотъемлемой частью и обладают такой же юридической силой, как и само решение городской Думы, постановление (распоряжение) председателя городской Думы, приказ управляющего делами городской Думы. Приложения к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) председателя городской Думы, приказу управляющего делами городской Думы печатаются на отдельных листах бумаги.

В качестве приложения к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) председателя городской Думы, приказу управляющего делами городской Думы оформляются документы, которые ими утверждаются (положение, порядок, правила, структура и т.д.) или дополняют, поясняют его содержание (таблица, справка и т.д.). При этом в тексте решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы дается ссылка:

"согласно приложению" - если приложение одно;

"согласно приложению 1" или "согласно приложению 2" - если приложений несколько.

Если приложений несколько, они нумеруются, например, "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д.

При наличии нескольких листов в приложении листы нумеруются арабскими цифрами и, начиная со второго листа, делается пометка "Продолжение приложения" или "Продолжение приложения 1" и т.д. размером шрифта 10 пунктов.

Приложение к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) председателя городской Думы, приказу управляющего делами городской Думы оформляется на отдельном листе с расположением грифа приложения в правом верхнем углу. Примеры:

                                               Приложение

                                               к постановлению

                                               председателя Волгоградской

                                               городской Думы

                                               от _____________ N _______

                                               Приложение 2

                                               к распоряжению

                                               председателя Волгоградской

                                               городской Думы

                                               от _____________ N _______

Слово "Приложение" печатается с прописной буквы.

Приложение к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) председателя городской Думы, приказу управляющего делами городской Думы подписывается должностным лицом, подписавшим решение городской Думы, постановление (распоряжение) председателя городской Думы, приказ управляющего делами городской Думы, с указанием должности и наименования органа местного самоуправления Волгограда.

Если к решению городской Думы, постановлению (распоряжению) председателя городской Думы, приказу управляющего делами городской Думы прилагаются документы, которые ими утверждаются (положение, порядок, правила, инструкция, структура и штатное расписание, план мероприятий, график и т.п.), то в тексте решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы используется формулировка "Утвердить прилагаемый(-ое, - ую, - ые)", а на первом (отдельном) листе документа (положения, порядка, правил, инструкции, структуры и штатного расписания, плана мероприятий, графика и т.п.) в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения "Утвержден(-а, - ы, - о)". Примеры:

                                                   Утверждена

                                                   решением Волгоградской

                                                   городской Думы

                                                   от _________ N _______

                                               Утвержден

                                               постановлением

                                               председателя Волгоградской

                                               городской Думы

                                               от _____________ N _______

Слово "Утвержден" печатается с прописной буквы, без кавычек и согласуется в роде и числе с первым словом наименования документа: программа - утверждена, состав - утвержден и т.п.

На последнем листе утверждаемого документа в правом нижнем углу указывается полное официальное наименование разработчика проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы.

Приложение к письму (служебной записке) подписывает лицо, подписавшее письмо (служебную записку).

На приложении к письму проставляется реквизит "Отметка об исполнителе".

4.13. Подпись должностного лица (реквизит 13) включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Реквизит "Подпись должностного лица" допускается располагать в двух или трех междустрочных интервалах от реквизита "Текст документа" или реквизита "Отметка о наличии приложений".

Размер шрифта реквизита "Подпись должностного лица" должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа".

Наименование должности реквизита "Подпись должностного лица" печатается от границы левого поля без абзацного отступа и выравнивается по ширине текста.

Инициалы лица, подписавшего документ, ставятся перед фамилией и не разделяются пробелом.

Написание на официальных документах только буквы имени подписавшего документ не допускается, кроме писем, направляемых зарубежным партнерам.

При оформлении документа на бланке решения городской Думы указываются наименования должности лица, подписывающего документ, и органа местного самоуправления Волгограда. Примеры:

Председатель

Волгоградской городской Думы                                 И.О. Фамилия

Председатель                                 Глава Волгограда

Волгоградской городской Думы

     И.О. Фамилия                                            И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке письма городской Думы наименование должности лица, подписывающего документ, указывается без указания наименования органа местного самоуправления Волгограда. Примеры:

Исполняющий полномочия председателя                          И.О. Фамилия

Управляющий делами                                           И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке письма комитета городской Думы должность председателя комитета городской Думы, подписывающего документ, указывается без указания наименования комитета городской Думы. Пример:

Председатель комитета                                        И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке письма депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы должность руководителя депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы, подписывающего документ, указывается без указания наименования депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы. Пример:

Руководитель фракции                                         И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке (например, приложение), в наименование должности включается наименование органа местного самоуправления Волгограда, комитета городской Думы, депутатского объединения (фракции, группы) городской Думы и т.п. Пример:

Председатель

Волгоградской городской Думы                                 И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке постановления (распоряжения) председателя городской Думы, письма председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы (далее - бланк должностного лица) должность этого лица в подписи не указывается. Пример:

                                       подпись               И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает исполняющий полномочия (обязанности) руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя. Примеры:

Исполняющий полномочия

председателя                                подпись          И.О. Фамилия

(на бланке письма городской Думы)

Исполняющий обязанности                     подпись          И.О. Фамилия

(на бланке должностного лица)

Исполняющий полномочия                      подпись          И.О. Фамилия

(на бланке должностного лица)

Исполняющий обязанности

начальника общего отдела

Волгоградской городской Думы                подпись          И.О. Фамилия

При подписании документа исполняющим полномочия председателя городской Думы не допускается использование бланка письма председателя городской Думы.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Пример:

Председатель                            подпись              И.О. Фамилия

Заместитель председателя                подпись              И.О. Фамилия

Председатель комитета                   подпись              И.О. Фамилия

Управляющий делами                      подпись              И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Пример:

Начальник общего отдела                  Начальник отдела кадров

Волгоградской городской Думы             Волгоградской городской Думы

подпись          И.О. Фамилия            подпись             И.О. Фамилия

Если невозможно расположить подписи на одном уровне, их располагают друг под другом, упорядочивая фамилии в алфавитном порядке. Пример:

СОГЛАСОВАНО

Председатель комитета

Волгоградской городской Думы

по бюджету и налогам                   подпись      И.О. Фамилия     дата

Председатель комитета

Волгоградской городской Думы

по экологии и благоустройству          подпись      И.О. Фамилия     дата

В документах, составленных комиссией (рабочей группой) городской Думы, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии (рабочей группы) городской Думы в соответствии с распределением обязанностей в составе комиссии (рабочей группы) городской Думы либо упорядочивают их фамилии в алфавитном порядке. Пример:

Председатель комиссии              подпись                   И.О. Фамилия

Члены комиссии                     подпись                   И.О. Фамилия

                                   подпись                   И.О. Фамилия

                                   подпись                   И.О. Фамилия

Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, их территориальные органы (подразделения), органы государственной власти Волгоградской области и иные субъекты Российской Федерации, подписываются председателем городской Думы либо лицом, временно исполняющим полномочия председателя городской Думы.

При создании и оформлении документа не допускается отрывать подпись от текста документа и переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должны быть перенесены 3 - 4 строки текста документа.

Внесение каких-либо исправлений или дополнений в подписанные документы не допускается.

Подписание принятого решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы осуществляется в порядке, определенном Уставом города-героя Волгограда, настоящим Положением, муниципальными правовыми актами городской Думы, председателя городской Думы.

Допускается при подписании документа использование факсимильного воспроизведения подписи.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи председателя городской Думы разрешается использовать по прямому указанию председателя городской Думы, в том числе проставлять:

на поручениях председателя городской Думы, оформленных на бумажных носителях и содержащих резолюцию об исполнении официальных документов, в том числе обращений граждан, поступающих в городскую Думу;

на графике личного приема граждан председателем городской Думы и его заместителями;

на Почетных грамотах городской Думы, Благодарственных письмах председателя городской Думы, Приветственных адресах городской Думы, Поздравительных телеграммах городской Думы, поздравительных открытках, приветственных письмах.

Обеспечение правильности хранения и использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи председателя городской Думы возлагается на управляющего делами городской Думы.

Порядок использования факсимильного воспроизведения подписи председателя городской Думы утверждается муниципальным правовым актом председателя городской Думы.

4.14. Гриф согласования (реквизит 14) используется при согласовании документа с органами местного самоуправления Волгограда, организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Размер шрифта грифа согласования - от 12 до 14 пунктов.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Пример:

                                             СОГЛАСОВАНО

                                             Председатель

                                             Волгоградской городской Думы

                                             подпись         И.О. Фамилия

                                             дата

Документ может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом комитета городской Думы (рабочей группы, комиссии) или письмом. Пример:

                                                СОГЛАСОВАНО

                                                письмо Контрольно-счетной

                                                палаты Волгограда

                                                от __________ N ________

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись должностного лица" в левом нижнем углу документа (печатается прописными буквами, без кавычек, без абзацного отступа) в случае согласования служебной, аналитической или иной записки, заключений, замечаний, предложений и т.п.

При согласовании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, согласования располагают на одном уровне. Пример:

Начальник                              Начальник

протокольно-редакционного отдела       консультационно-организационного

Волгоградской городской Думы           отдела Волгоградской

                                       городской Думы

подпись             И.О. Фамилия       подпись               И.О. Фамилия

Если невозможно расположить согласования на одном уровне, их располагают друг под другом, упорядочивая фамилии в алфавитном порядке. Пример:

СОГЛАСОВАНО

Начальник

протокольно-редакционного отдела

Волгоградской городской Думы            подпись     И.О. Фамилия     дата

Начальник

консультационно-организационного

отдела Волгоградской городской Думы     подпись     И.О. Фамилия     дата

На документах, один экземпляр которых помещается в дело, допускается проставлять согласующие подписи на оборотной стороне последнего листа документа.

Допускается полистное согласование документа и его приложений.

При согласовании планов работ, отчетов, планов проведения мероприятий и т.п. гриф согласования располагается в правом верхнем углу.

Согласование (визирование) проекта документа с должностными лицами и работниками городской Думы оформляется визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и наименование должности визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Пример:

Начальник правового отдела

Волгоградской городской Думы         подпись      И.О. Фамилия       дата

При наличии замечаний к проекту документа виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового отдела

Волгоградской городской Думы         подпись      И.О. Фамилия       дата

Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (формат А4, размер шрифта 14 пунктов), подписываются и прилагаются к проекту документа или при согласовании (визировании) в САДД "ДЕЛО" правки вносятся красным цветом непосредственно в проект документа, файл которого прикрепляется к регистрационной карточке проекта документа (далее - РКПД).

В случае невозможности устранения замечаний исполнитель проекта документа подготавливает лист разногласий, содержащий обоснованную позицию на указанные замечания, который подписывается (утверждается) руководителем структурного подразделения городской Думы.

Для документа, подлинник которого остается в городской Думе, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из городской Думы, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Согласование закупочной документации и контрактов осуществляется в соответствии с требованиями уполномоченного органа Волгограда в сфере закупок товаров, работ и услуг.

Согласование (визирование) разработанного в городской Думе проекта муниципального правового акта городской Думы, председателя городской Думы осуществляется следующими должностными лицами:

разработчиком документа (за исключением согласования (визирования) проекта постановления (распоряжения) председателя городской Думы или приказа управляющего делами городской Думы);

руководителем структурного подразделения городской Думы, в котором работает разработчик документа;

начальником правового отдела городской Думы;

заместителем управляющего делами городской Думы;

начальником протокольно-редакционного отдела городской Думы;

управляющим делами городской Думы;

председателем комитета городской Думы (в соответствии с вопросами ведения комитета городской Думы);

заместителем председателя городской Думы (в соответствии с распределением обязанностей);

руководителями иных структурных подразделений городской Думы (при необходимости);

руководителями структурных подразделений администрации Волгограда, Контрольно-счетной палаты Волгограда (при необходимости).

Заместитель управляющего делами городской Думы, начальник протокольно-редакционного отдела городской Думы согласовывают (визируют) проект распоряжения председателя городской Думы, если проект распоряжения председателя городской Думы является локальным нормативным правовым актом.

Начальник финансово-экономического отдела городской Думы согласовывает (визирует) проекты решений городской Думы, постановлений (распоряжений) председателя городской Думы, если они предусматривают расходы из сметы расходов городской Думы.

Необходимость согласования (визирования) документа руководителями иных структурных подразделений городской Думы, руководителями структурных подразделений администрации Волгограда и Контрольно-счетной палаты Волгограда определяется субъектом правотворческой инициативы, если иное не предусмотрено муниципальными правовыми актами Волгограда.

Согласование (визирование) производится на оборотной стороне последнего листа проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы или приказа управляющего делами городской Думы. При этом подписи должностных лиц располагают одну под другой в последовательности, указанной в настоящем пункте, с учетом иерархии должностей и очередности визирующих лиц.

Допускается согласование (визирование) посредством применения простой электронно-цифровой подписи или квалифицированной электронно-цифровой подписи, которая распечатывается из РКПД ответственным за регистрацию постановления (распоряжения) председателя городской Думы или приказа управляющего делами городской Думы.

Срок согласования (визирования) проекта документа не должен превышать 5 рабочих дней со дня получения документа визирующим лицом. В исключительных случаях срок согласования (визирования) проекта документа может быть продлен разработчиком, но не более чем на 3 рабочих дня.

Срок согласования (визирования) проекта письма составляет 2 рабочих дня.

В заявлении работника городской Думы визы проставляются на лицевой стороне последнего листа под подписью работника городской Думы, ближе к нижнему полю, собственноручно визирующими лицами и включают в себя наименование должности лица, с которым согласовывается заявление работника городской Думы, резолюцию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования (визирования).

Согласование (визирование) заявления работника городской Думы осуществляется непосредственно работником городской Думы в следующей последовательности:

начальник (работник) отдела кадров городской Думы;

начальник (работник) финансово-экономического отдела городской Думы - если заявление касается денежных выплат работнику городской Думы либо при увольнении работника городской Думы, являющегося материально-ответственным лицом;

начальник общего отдела городской Думы - при увольнении работника городской Думы, являющегося материально-ответственным лицом;

начальник структурного подразделения городской Думы, в котором работает работник городской Думы, - при приеме, увольнении, предоставлении отпуска не в соответствии с утвержденным графиком отпусков и пр. (не подлежат согласованию заявления об оказании материальной помощи и других выплатах);

управляющий делами городской Думы.

Срок согласования (визирования) заявления работника городской Думы не может превышать 2 рабочих дней.

4.15. Гриф утверждения (реквизит 15) при утверждении документа должностным лицом состоит из слова "Утверждаю" (с прописной буквы, без кавычек, располагается в правом верхнем углу, с выравниванием по левой границе текста реквизита, размер шрифта должен соответствовать размеру шрифта реквизита "Текст документа"), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты утверждения. Пример:

                                             Утверждаю

                                             Председатель

                                             Волгоградской городской Думы

                                             подпись         И.О. Фамилия

                                             дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

4.16. Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 16), написанные соответствующим должностным лицом, должны содержать сведения об исполнителе (фамилия и инициалы должностного лица, работника городской Думы, лица, которому дается поручение), предписываемое действие (поручение), срок исполнения с указанием конкретной даты (при необходимости), подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается ответственному исполнителю, остальные получают копию документа через САДД "ДЕЛО".

Ответственный исполнитель координирует деятельность соисполнителей, контролирует своевременное представление ему необходимых материалов, обобщает информацию, организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

Соисполнители отвечают за качество проработки поручения и своевременность представления информации о выполнении ими поручения.

В случае несвоевременного представления информации соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц городской Думы), которые соответствуют этапам исполнения документа.

При этом последующие указания по исполнению документа должны конкретизировать предыдущие (порядок, срок исполнения, исполнителей и т.д.), а не дублировать их.

Указания по исполнению документа могут оформляться на листе формата А6, или непосредственно на документе в верхней его части на свободном от текста месте, или в РК документа в САДД "ДЕЛО". При оформлении указаний по исполнению документа на листе формата А6 указываются регистрационный номер и дата документа.

Указания по исполнению документа, оформленные на листе формата А6 и непосредственно на документе, подписанные должностными лицами (в соответствии с их полномочиями), руководителем структурного подразделения городской Думы, вносятся в РК документа в САДД "ДЕЛО" должностными лицами, руководителями структурных подразделений или работниками городской Думы, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях городской Думы.

4.17. Оттиск печати (реквизит 17) с изображением герба города-героя Волгограда проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения герба города-героя Волгограда) проставляются на копиях документов для подтверждения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым.

Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица городской Думы, но должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется на специально отведенном для этого месте, которое обозначается символом "МП".

Письма, оформленные на бланках, кроме финансовых и гарантийных писем, не требуют удостоверения печатью.

Порядок изготовления, использования и хранения печатей в городской Думе, оттиска факсимиле председателя городской Думы утверждается распоряжением председателя городской Думы.

4.18. Отметка о заверении копии (реквизит 18) используется при заверении соответствия копии документа либо выписки из документа подлиннику документа.

При заверении копии документа (выписки из документа) ниже реквизита "Подпись должностного лица" проставляют (от руки или штампом) заверительную надпись:

слово "Верно" с указанием количества листов копии документа (выписки из документа);

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату заверения;

печать (при представлении копии документа (выписки из документа) в другую организацию). Пример:

     Верно на ______ листе (ах)

     Управляющий делами

     Волгоградской городской Думы

     подпись         И.О. Фамилия

     дата

     МП

При необходимости отметка о заверении копии может содержать указание на место нахождения подлинника документа. Пример:

     Подлинник документа находится

     в Волгоградской городской Думе

     в деле N ______ за ______ год.

Листы многостраничной копии документа (выписки из документа) нумеруются, прошиваются и на оборотной стороне последнего листа на месте прошивки размещается надпись: "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью на ______________ листах." с указанием наименования должности подписавшего, личной подписи и расшифровки подписи (инициалов, фамилии).

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа (выписки из документа). В таком случае заверительная надпись проставляется на свободном от текста месте листа.

Допускается проставлять отметку о заверении копии на оборотной стороне листа копии документа (выписки из документа).

Копии документов (выписки из документа) заверяются управляющим делами городской Думы или по месту хранения подлинников документов руководителями соответствующих структурных подразделений городской Думы (лицами, временно исполняющими их обязанности).

Ксерокопия документа заверяется печатью для определенного вида документов в соответствии с установленным порядком или при представлении документа в другую организацию с проставлением заверительной надписи:

слов "Копия верна";

наименования должности лица, заверившего копию;

личной подписи;

расшифровки подписи (инициалов, фамилии); даты заверения;

печати. Пример:

     Копия верна

     Управляющий делами

     Волгоградской городской Думы

     подпись         И.О. Фамилия

     дата

     МП

4.19. Отметка об исполнителе (реквизит 19) при оформлении как внутренних, так и внешних исходящих документов включает в себя указание фамилии, полного имени, отчества и номера телефона исполнителя. Пример:

Иванова Анна Алексеевна

38 38 38

При направлении документа в другой город указывается телефонный код Волгограда. Пример:

Иванова Анна Алексеевна

(8442) 24 56 88

При необходимости на внешних исходящих документах отметка об исполнителе дополняется наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя:

Иванова Анна Алексеевна

контрольное управление, ведущий специалист,

(8442) 24 56 88, ivanova-aa@volgsovet.ru

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на экземпляре письма зарубежному адресату не проставляются, но указываются на экземпляре письма, остающегося в деле.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, проставляется без абзацного отступа, размер шрифта - от 10 до 12 пунктов.

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные основного исполнителя.

4.20. Отметка о поступлении документа в городскую Думу (реквизит 20) проставляется в виде штампа, как правило, в нижнем правом углу документа отделом документационного обеспечения городской Думы при регистрации.

Реквизит "Отметка о поступлении документа в городскую Думу" содержит:

наименование организации;

очередной порядковый номер в соответствии с системой регистрации, принятой в городской Думе;

дату поступления документа.

4.21. Отметка о контроле документа (реквизит 21) обозначает, что документ поставлен на контроль для исполнения в установленные сроки (на бумажном носителе не проставляется).

Отметка о контроле, а также направлении документа в дело проставляется в САДД "ДЕЛО":

при регистрации документов, поступающих в городскую Думу от граждан и организаций, проектов муниципальных правовых актов городской Думы и председателя городской Думы - работником отдела документационного обеспечения городской Думы в соответствии с распределением должностных обязанностей;

после принятия решений городской Думы, протокольных поручений городской Думы - работником консультационно-организационного отдела городской Думы, ответственным за учет, систематизацию и обработку документов контрольного характера, в соответствии с распределением должностных обязанностей.

4.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 22) содержит:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

слова "В дело";

индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;

электронно-цифровую подпись должностного лица городской Думы или руководителя структурного подразделения городской Думы, списавшего документ в дело;

дату.

Информация об исполнении документа фиксируется в САДД "ДЕЛО" и на бумажном носителе не проставляется.

5. Требования к составлению текста документа

5.1. Текст документа составляется на русском языке в официально-деловом стиле в соответствии с правилами орфографии и пунктуации, должен содержать достоверную, точную, аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.

Текст документа печатается без переносов слов с одной строки на другую по слогам, за исключением документа, в тексте которого информация представляется в виде таблицы.

При составлении текста документа соблюдаются следующие параметры: размер шрифта 14 пунктов, междустрочный интервал - одинарный, выравнивание - по ширине, абзацный отступ - 1,25 см. При подготовке распоряжений председателя городской Думы по личному составу, писем, служебных записок допускается применять размер шрифта 12 пунктов.

Терминология, употребляемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной законодательством. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

5.2. Текст документа рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указываются основание, цели составления документа. Во второй (заключительной) части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст документа может содержать одну заключительную часть (заявления, справки, служебные записки).

5.3. Текст решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы, как правило, состоит из двух частей: вступительной (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

5.4. В преамбуле указываются основания, причины, цели составления решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы, ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается решение городской Думы, постановление (распоряжение) председателя городской Думы, приказ управляющего делами городской Думы, с указанием вида документа, органа, который его издал, даты издания, регистрационного номера и точного наименования.

Преамбула не содержит самостоятельные нормативные предписания и не нумеруется.

Ссылки на положения нормативного характера в преамбуле не делаются.

Преамбула не заключается в кавычки и отделяется от предыдущего реквизита "Заголовок документа" одним одинарным междустрочным интервалом.

5.5. В решении городской Думы преамбула оканчивается словом "решила:" (с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, без пробелов и кавычек, в конце ставится двоеточие). Пример:

     В  соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ

"Об  общих  принципах  организации  местного  самоуправления в Российской

Федерации",      руководствуясь    Уставом    города-героя    Волгограда,

Волгоградская городская Дума

решила:

5.6. В постановлении председателя городской Думы преамбула оканчивается словом "постановляю:" (с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, без пробелов и кавычек, в конце ставится двоеточие). Пример:

     В  соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ

"Об  общих  принципах  организации  местного  самоуправления в Российской

Федерации", руководствуясь Уставом города-героя Волгограда,

постановляю:

5.7. В распоряжении председателя городской Думы преамбула оканчивается двоеточием. Пример:

     В  целях приведения в соответствие с муниципальными правовыми актами

Волгограда:

5.8. В приказах управляющего делами городской Думы преамбула оканчивается словом "приказываю:" (с новой строки, без абзацного отступа, прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, без пробелов и кавычек, в конце ставится двоеточие). Пример:

     В   целях  совершенствования  организации  работы  с  документами  в

Волгоградской    городской    Думе,    ее    структурных  подразделениях,

руководствуясь Уставом города-героя Волгограда,

приказываю:

5.9. Постановляющая часть решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы, как правило, состоит из пунктов и подпунктов и включает в себя:

нормативные предписания по сути решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы. Примеры:

1. Создать рабочую группу Волгоградской городской Думы по вопросу благоустройства городских территорий Волгограда.

1. Назначить 30 апреля 2015 г. в 18.00 часов публичные слушания по проекту планировки территории.

указание на действующие муниципальные правовые акты Волгограда, подлежащие изменению, признанию утратившими силу либо отмене в связи с принятием решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы. Пример:

2. Признать утратившим силу распоряжение председателя Волгоградской городской Думы от 06.03.2015 N 37-р "О награждении Благодарственным письмом председателя Волгоградской городской Думы".

указание об опубликовании решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы в случаях, установленных законодательством, Уставом города-героя Волгограда. Пример:

3. Администрации Волгограда опубликовать настоящее решение в официальных средствах массовой информации в установленном порядке не позднее 30 ноября 2014 г.

порядок вступления в силу решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы. Порядок вступления в силу вводится, если необходимо установить особый порядок вступления в силу решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы. Примеры:

4. Настоящее распоряжение вступает в силу с 01 января 2015 г.

4. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.

норму о возложении на должностное лицо контроля за исполнением принятого решения городской Думы, изданного постановления (распоряжения) председателя городской Думы, приказа управляющего делами городской Думы. Пример:

5. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на первого заместителя председателя Волгоградской городской Думы Фамилия И.О. (в родительном падеже).

5.10. Текст документа, как правило, делится на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Раздел и подраздел имеют порядковые номера, обозначаемые арабскими цифрами с точкой, и наименования, которые печатаются с прописной буквы по центру страницы. Точка после наименования не ставится. Примеры:

                             1. Общие положения

                            1.1. Общие требования

                         2. Требования к оформлению

                муниципальных  правовых  актов  председателя

                        Волгоградской городской Думы

                   2.1. Требования к оформлению проекта

            постановления председателя Волгоградской городской Думы

Пункт имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, и не имеет наименования, печатается с прописной буквы с абзацным отступом.

Подпункт имеет порядковый номер, обозначаемый или арабскими цифрами с точкой, или арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой, или строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

5.11. Многостраничные тексты документов, объемные по содержанию, содержащие несколько вопросов, выводов, допускается делить на разделы, главы, статьи, части, пункты, подпункты.

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами с точкой, и наименование, которые печатаются с прописной буквы по центру страницы. Точка после наименования не ставится. Пример:

Раздел I. Оформление прав на земельные участки

Глава имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, и наименование, которые печатаются с прописной буквы по центру. Точка после наименования не ставится. Пример:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, и наименование, которые печатаются с прописной буквы с абзацным отступом. Точка после наименования не ставится. Пример:

Статья 33. Заключительные положения

Статья может не иметь наименования. В таком случае точка после порядкового номера статьи не ставится. Пример:

Статья 33

Часть имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, и не имеет наименования, печатается с прописной буквы с абзацным отступом.

5.12. Возможно деление разделов, подразделов, статей, частей, пунктов, подпунктов на абзацы. Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами, например, "абзац второй изложить в следующей редакции:", "дополнить абзацем шестым следующего содержания:", "в соответствии с абзацем первым пункта 3 статьи 6" и т.п. При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.

В рамках одного документа применяется единое деление текста на его структурные единицы и единое оформление структурных единиц текста.

Нумерация разделов, глав, статей текста документа должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация статей каждой главы или отдельная нумерация глав каждого раздела.

Недопустимо изменять нумерацию разделов, подразделов, глав, статей, частей, пунктов, подпунктов документа при внесении в него изменений и признании утратившими силу его структурных единиц. Если документ дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями, например, глава 5.1, статья 7.1, часть 2.1, пункт 3.1, подпункт "а.1".

Ссылки в статьях на другие статьи, а также на ранее принятые законодательные акты применяются только в случае, если необходимо показать взаимную связь правовых норм или избежать повторений.

Ссылки можно делать только на вступившие в силу (введенные в действие) законодательные акты. Ссылки на утратившие силу законодательные акты и законопроекты недопустимы.

Ссылки на структурные единицы одного и того же документа оформляются следующим образом: "содержащиеся в главе 3 настоящего Порядка", "в связи с положениями настоящей главы", "в соответствии с пунктом 1 статьи 5 настоящего Положения", "в соответствии с пунктом 3.4 настоящего раздела".

Ссылки в документе могут даваться на законодательные акты высшей или равной юридической силы.

В тексте документа недопустимы ссылки на нормативные предписания других законодательных актов, муниципальных правовых актов Волгограда, которые, в свою очередь, являются отсылочными.

Наименования указанных в документе органов, организаций всех форм собственности и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием.

Если в документе требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов), а также когда в документе неоднократно употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов) или понятии приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме "(далее - ...)", а далее в тексте употребляется только его сокращенное наименование.

При внесении изменений в документ в обобщенной форме использование формулировки "по тексту" не допускается. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы документа, которая изменяется.

5.13. Если в тексте документа информация представлена в виде таблицы, то в таком тексте делается ссылка на таблицу, например, "на основании данных, указанных в таблице" или "согласно таблице", а сама таблица оформляется с указанием слова "Таблица" и с указанием ее наименования.

Если таблиц несколько, то они нумеруются в порядке их упоминания в тексте. Пример:

5. Порядок определения класса пожарной опасности строительных конструкций приведен в таблице 6.

Таблица 6

Порядок определения класса пожарной опасности строительных конструкций

N п/п	Класс пожарной опасности строительных конструкций	Допускаемый размер повреждения строительных конструкций, сантиметры		Наличие
		вертикальных	горизонтальных	теплового эффекта	горения
1.	К0	0	0	отсутствует	отсутствует
2.	К1	не более 40	не более 25	не регламентируется	отсутствует

Таблица имеет два уровня деления текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже либо в единственном числе, либо во множественном числе. Подзаголовки граф и строк таблицы должны быть согласованы грамматически с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, подзаголовки - со строчных. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Нумерация строк таблицы указывается в первой графе.

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные сокращения. Основной используемый размер шрифта 14 пунктов, допускается использовать меньший размер шрифта.

При наличии нумерации строк таблицы они именуются соответственно разделами, подразделами, пунктами, подпунктами, в конце которых ставится точка.

Текст в таблице печатается по ширине, центру или левому краю текстового поля, при необходимости - с использованием переносов слов.

5.14. Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия.

Трафареты разрабатываются по поручению управляющего делами городской Думы и утверждаются приказом управляющего делами городской Думы.

5.15. Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержать один вопрос) и сложными (содержать несколько вопросов). Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

5.16. Сноски в тексте документа должны быть оформлены одинаково - в виде звездочки * или арабскими цифрами , , и т.д., если предполагается большое количество сносок. Сноски располагаются с абзацного отступа в конце страницы, на которой обозначены, и отделяются от текста короткой тонкой горизонтальной линией. После знака сноски ее текст печатается через одинарный междустрочный интервал, с прописной буквы и заканчивается точкой.

5.17. При наличии примечания к тексту документа слово "Примечание" печатается ниже текста документа, после него ставится точка. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечания", после него ставится двоеточие, пункты примечания в этом случае нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки текста примечания располагаются справа от точки или двоеточия. Размер шрифта примечания - 12 пунктов.

5.18. Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в распорядительных документах, а также в документах, адресованных должностным лицам городской Думы, - от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "прошу", "считаю");

в решениях городской Думы и органов городской Думы - от третьего лица единственного числа ("решила");

в протоколах - от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ГОЛОСОВАЛИ", "РЕШИЛИ"), содержание выступлений - от третьего лица единственного числа ("ВЫСТУПИЛ", "предложил", "довел до сведения" и т.п.);

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и т.д. - от третьего лица единственного или множественного числа.

5.19. В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

от третьего лица единственного числа ("комиссия не возражает...", "общество считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

При употреблении в тексте письма фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются;

заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

6. Порядок прохождения документов в городской Думе

6.1. В документообороте городской Думы выделяются следующие документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

6.2. В организации документооборота выделяются следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов;

регистрация документов;

предварительное рассмотрение документов и подготовка проектов резолюций;

рассмотрение документов должностными лицами городской Думы;

направление документов на исполнение;

исполнение документов;

контроль за исполнением документов;

отправка документов;

формирование документов в дела, учет и хранение дел.

6.3. Прием и первичная обработка поступающих в городскую Думу документов осуществляются отделом документационного обеспечения городской Думы.

В городскую Думу документы доставляются почтовой связью, фельдъегерской связью, курьером, нарочно, электронной почтой, факсом или передаются на личном приеме.

Документы, поступившие непосредственно должностным лицам, депутатам городской Думы, минуя отдел документационного обеспечения городской Думы, передаются в обязательном порядке для первичной обработки и регистрации в отдел документационного обеспечения городской Думы.

При приеме и первичной обработке документов в отделе документационного обеспечения городской Думы производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки (конвертов), наличия указанных вложений.

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, другие ошибки в оформлении документов, работниками отдела документационного обеспечения городской Думы составляется акт в двух экземплярах, который подписывается двумя работниками отдела документационного обеспечения городской Думы в соответствии с приложением 4 к настоящему Положению.

Один экземпляр акта хранится в отделе документационного обеспечения городской Думы, второй экземпляр акта вместе с документом возвращается отправителю документа сопроводительным письмом за подписью управляющего делами городской Думы.

Документы, доставленные ошибочно, возвращаются отделом документационного обеспечения городской Думы отправителю сопроводительным письмом за подписью управляющего делами городской Думы.

Корреспонденция на иностранных языках, адресованная председателю городской Думы, первому заместителю председателя городской Думы, заместителю председателя городской Думы, направляется отделом секретариата городской Думы сопроводительным письмом за подписью председателя городской Думы в администрацию Волгограда для перевода на русский язык.

После получения перевода документ регистрируется и направляется на рассмотрение председателю городской Думы.

Документы в конверте (пакете) с пометкой "Лично" не вскрываются и регистрируются по реквизитам, имеющимся на конверте (пакете).

Если конверт (пакет) с пометкой "Лично" получен вскрытым, вскрыт ошибочно или поступил в городскую Думу в поврежденном виде, отделом документационного обеспечения городской Думы составляется акт, который вместе с документом направляется адресату.

Работник отдела документационного обеспечения городской Думы, занимающийся приемом документов, имеет право вскрыть полученные конверты (пакеты) с надписью "Лично", в случае если:

неточно или неверно указан адресат в городской Думе;

конверты (пакеты) от одного отправителя одновременно поступили большому числу адресатов, в том числе должностным лицам, депутатам, руководителям депутатских объединений (фракций, групп) городской Думы (в этом случае вскрываются выборочно один или два конверта (пакета).

О вскрытии конверта (пакета) составляется акт, который подписывается двумя работниками отдела документационного обеспечения городской Думы, с указанием причины вскрытия.

Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, если:

только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа;

документы поступили из иностранных государств, судов, следственных органов, содержат договоры или иные документы договорного характера, а также претензии, жалобы, исковые заявления граждан и организаций.

Передаются без предварительного рассмотрения по назначению документы, адресованные лично работникам городской Думы.

6.4. Регистрация поступивших в городскую Думу документов, в том числе обращений граждан и организаций, осуществляется работниками отдела документационного обеспечения городской Думы через САДД "ДЕЛО".

Регистрация внутренних документов (заявления работников городской Думы) осуществляется работниками отдела кадров городской Думы.

Регистрации подлежат документы, имеющие реквизиты, установленные настоящим Положением, в том числе наименование организации, направившей документ, дату и исходящий номер документа, указание адресата, подпись.

Обращения граждан регистрируются в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Не подлежат регистрации документы:

без подписи должностного лица;

не требующие исполнения и содержащие информацию, используемую в справочных целях: поздравительные письма и телеграммы;

билеты;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, за исключением документов, требующих размещения в единой информационной системе в сфере закупок (товарные накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета на оплату поставленных товаров, оказанных работ, услуг);

рекламные документы, коммерческие предложения, за исключением коммерческих предложений, необходимых для подготовки закупок в соответствии с Федеральным законом от 05 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

Регистрация поступающих документов включает в себя:

внесение информации о документе в РК документа в САДД "ДЕЛО";

проставление регистрационного штампа с указанием даты поступления и входящего номера документа;

сканирование документа и прикрепление полученного файла (электронного образа документа) в РК документа в САДД "ДЕЛО".

Несканируемые документы при внесении в САДД "ДЕЛО" передаются на рассмотрение на бумажном носителе.

На лицевой стороне первого листа документа, регистрируемого в отделе документационного обеспечения городской Думы, в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп с датой и номером поступившего в городскую Думу документа.

На документах, поступивших в городскую Думу в количестве, превышающем 5 экземпляров, регистрационный штамп проставляется только на первом экземпляре.

При регистрации проекта решения городской Думы регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа сопроводительного письма.

После регистрации документы направляются соответствующим должностным лицам, депутатам городской Думы.

Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметкой "Срочно", "Оперативно", подлежат регистрации незамедлительно независимо от времени поступления.

Документы, поступающие в городскую Думу после 16.00 часов (с понедельника по четверг) и после 14.00 часов (в пятницу), регистрируются следующим рабочим днем.

Заявление работника городской Думы, доставленное в городскую Думу почтовой связью, передается в день его поступления отделом документационного обеспечения городской Думы в отдел кадров городской Думы для регистрации.

Документы, зарегистрированные в САДД "ДЕЛО" и направленные должностным лицам, комитетам, депутатам и структурным подразделениям городской Думы, повторно не регистрируются.

6.5. Для документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеющих ограничительную пометку доступа "Для служебного пользования", (далее - документы ДСП) устанавливается отдельный порядок регистрации.

Прием и регистрация документов ДСП осуществляются работниками, ответственными за прием и учет несекретной документации в отделе документационного обеспечения городской Думы.

Документы ДСП учитываются отдельно от прочей документации.

Регистрация документов ДСП осуществляется в САДД "ДЕЛО" в отдельной группе документов. На каждом зарегистрированном документе ДСП, а также на сопроводительном письме к документам ДСП проставляется регистрационный штамп с указанием номера и даты его поступления. В составе регистрационного номера будет указана аббревиатура "ДСП".

Документы ДСП не сканируются и не копируются.

Передача документов ДСП должна осуществляться под роспись в журнале учета документов с пометкой "Для служебного пользования" в соответствии с приложением 5 к настоящему Положению.

Передача документов ДСП на исполнение в органы исполнительной власти (администрацию Волгограда) должна осуществляться с разрешения органов государственной власти Волгоградской области.

Проект письма-запроса на указанное разрешение прилагается к поступившему документу и направляется на рассмотрение и подписание председателю городской Думы.

После рассмотрения и подписания председателем городской Думы письмо-запрос на указанное разрешение направляется факсом в органы государственной власти Волгоградской области.

После получения указанного разрешения документы ДСП направляются на исполнение в соответствии с резолюцией председателя городской Думы.

6.6. Поручения должностных лиц городской Думы, рассмотревших документы, оформляются резолюцией в порядке, определенном разделом 4 настоящего Положения.

Резолюции председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителя председателя городской Думы адресуются органам или структурным подразделениям городской Думы в соответствии с направлениями их деятельности.

Ошибочно адресованные документы с резолюциями подлежат переадресации соответствующим органам или структурным подразделениям городской Думы в соответствии с их компетенцией.

Возврат указанных документов осуществляется должностному лицу городской Думы, подписавшему резолюцию.

Должностные лица городской Думы рассматривают поступившие документы в течение 2 дней со дня поступления.

Срочность исполнения документа определяется должностным лицом городской Думы, если не указан иной срок в тексте поступившего документа.

6.7. Исполнение документа осуществляется в соответствии с резолюцией должностных лиц, руководителей структурных подразделений городской Думы.

Комитеты, депутаты, структурные подразделения городской Думы организуют работу с поступившими документами:

адресованными непосредственно председателю комитета, депутату или руководителю структурного подразделения городской Думы;

полученными в соответствии с резолюцией должностных лиц городской Думы.

Председатели комитетов, депутаты, руководители структурных подразделений городской Думы организуют работу с поступившими документами, обеспечивают контроль за качеством и сроками исполнения документов по существу вопроса.

Исполнение документа предусматривает сбор, обработку, анализ необходимой информации, подготовку проекта итогового документа; оформление, согласование, представление документа на подписание (утверждение) должностным лицам, депутатам, руководителям структурных подразделений городской Думы, подготовку документа к отправке или доставке.

Комитеты, депутаты, структурные подразделения городской Думы, являющиеся соисполнителями, обязаны представить ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока (если не определен другой срок), отведенного на исполнение документа.

Все исполнители отвечают за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа. До представления документа на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, наличие необходимых виз, приложений к нему, а также несет персональную ответственность за качество подготовленного документа.

После выполнения поручения, данного в резолюции, исполнение документа фиксируется исполнителем в САДД "ДЕЛО". В поле "Отчет исполнителя" вводятся отчет об исполнении документа с краткой записью о решении вопроса, дата фактического исполнения, осуществляются все необходимые связки по исполнению документа.

При необходимости (отсутствие документов в электронной базе) документы, подтверждающие исполнение, сканируются, их электронный образ прикрепляется к карточке контрольного документа.

По требованию лица, давшего поручение, о результатах исполнения поручения подготавливается развернутая письменная справка в виде отдельного документа с приложением соответствующих документов и материалов или их копий.

Если лицо, давшее поручение, сочтет представленную исполнителем информацию недостаточно полной, исполнитель обязан доработать представленный материал в соответствии с установленными требованиями.

6.8. Организация в городской Думе контроля за соблюдением сроков исполнения:

обращений граждан - осуществляется отделом документационного обеспечения городской Думы;

служебных писем, телеграмм организациям и внутренних документов (при необходимости) - осуществляется соответствующим должностным лицом, депутатом, руководителем структурного подразделения городской Думы;

решений (пунктов решений) и протокольных поручений городской Думы - осуществляется комитетами городской Думы, а также иными должностными лицами городской Думы в соответствии с Положением о порядке осуществления городской Думой контрольных полномочий.

Организация контроля в городской Думе включает:

постановку документа на контроль в САДД "ДЕЛО";

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

снятие документа с контроля в САДД "ДЕЛО";

направление исполненного документа в дело;

анализ состояния исполнительской дисциплины, информирование должностных лиц городской Думы о прохождении документа.

Контролю в городской Думе подлежат документы, требующие исполнения, ответа, принятия решения или представления отчета (информации). Сроки исполнения служебных писем могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательством. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются должностными лицами, руководителями структурных подразделений городской Думы (конечная дата исполнения документа указывается в резолюции).

При постановке на контроль документов плановая дата исполнения в САДД "ДЕЛО" проставляется вручную работниками структурного подразделения городской Думы, ответственными за делопроизводство председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителя председателя городской Думы, депутатом, работниками соответствующего структурного подразделения городской Думы. Изменение срока исполнения документа также фиксируется в САДД "ДЕЛО".

Контроль за сроками исполнения документов в структурных подразделениях городской Думы осуществляет руководитель структурного подразделения, работник городской Думы по поручению руководителя структурного подразделения городской Думы.

Обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Служебные письма подлежат исполнению в следующие сроки:

с указанием конкретной даты исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения:

с пометкой "Срочно" исполняются не более 3 рабочих дней;

с пометкой "Оперативно" - не более 10 рабочих дней;

остальные - не более 30 календарных дней.

Отметка об исполнении решений (пунктов решений) и протокольных поручений городской Думы, как и отметка о продлении сроков контроля данных документов, о промежуточных ответах, проставляется работниками консультационно-организационного отдела городской Думы, ответственными за учет, систематизацию и обработку документов контрольного характера, в САДД "ДЕЛО" в соответствии с Положением о порядке осуществления городской Думой контрольных полномочий.

Продление (изменение) срока исполнения документа производится должностным лицом городской Думы, установившим срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в служебной записке, письме, представленных на имя данного должностного лица, не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения документа. Заявителю в данном случае направляется промежуточный ответ, в котором сообщается о причинах продления срока исполнения и указываются сроки представления окончательного ответа.

Срок исполнения документа может быть продлен не более чем на 30 календарных дней.

Продление срока исполнения документа также может быть осуществлено на основании обращения самого заявителя.

Продление срока исполнения решений и протокольных поручений городской Думы осуществляется в соответствии с Положением о порядке осуществления городской Думой контрольных полномочий, принятым городской Думой.

Сроки исполнения документов с пометкой "Срочно" и "Оперативно" не подлежат продлению.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

В случае если исполнитель представил информацию в соответствии с резолюцией должностного лица городской Думы (то есть резолюция исполнена), но ответ заявителю не дан или не представлена окончательная информация, а срок исполнения документа истекает, документ направляется на исполнение повторно этому же или другому исполнителю для последующей работы в соответствии с новой резолюцией должностного лица городской Думы.

В резолюции должен быть указан новый срок исполнения документа. Исполнитель в свою очередь обязан уведомить заявителя о продлении срока исполнения документа (письменно).

Если последний день срока исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, то сроком исполнения документа считается первый рабочий день после выходного или праздничного дня.

Документ снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам.

Должностное лицо или руководитель структурного подразделения городской Думы принимают решение о снятии документа с контроля после изучения всех представленных документов (ответа заявителю, протокола совещания, если таковое проводилось, служебной записки и т.д.).

Если по представленным материалам должностным лицом городской Думы даны новые указания, то на их основании осуществляется дальнейший контроль. Срок исполнения новых поручений исчисляется со дня их получения.

Промежуточный ответ не является основанием для снятия документа с контроля.

6.9. В случае отправки почтой документы передаются подписанными, оформленными в соответствии с требованиями, установленными настоящим Положением, со всеми приложениями в отдел документационного обеспечения городской Думы.

Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его реквизитов, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, списка организаций и должностных лиц для рассылки документа.

Некомплектные документы и документы, оформленные с нарушением установленных требований, подлежат возврату на доработку исполнителю.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Документы с пометкой "Срочно" доставляются незамедлительно.

Проекты исходящих документов готовятся на бланках (с использованием электронных шаблонов бланков) установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части (повестка дня заседания комитета городской Думы, план работы комитета городской Думы и т.д.), готовятся сопроводительные письма.

Проект исходящего документа создается исполнителем документа и при необходимости согласовывается (визируется) должностными лицами, депутатами, руководителями структурных подразделений городской Думы.

На подпись представляется первый экземпляр исходящего документа и второй - экземпляр документа с приложением (при необходимости) поясняющих справочных материалов или документов. В случае когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от 2 до 4 включительно), количество экземпляров исходящего документа, оформленного с использованием официального бланка, должно соответствовать количеству адресатов.

Исходящие внутренние документы регистрируются в САДД "ДЕЛО" по месту издания документов. При регистрации отправляемого документа создается РК документа работниками структурного подразделения городской Думы, ответственными за делопроизводство, или иными работниками структурного подразделения городской Думы по поручению руководителя структурного подразделения городской Думы.

После заполнения и сохранения РК отправляемого документа работник соответствующего структурного подразделения городской Думы проставляет на подлиннике документа, исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка регистрационный номер документа и дату регистрации.

Исходящие документы городской Думы, подписанные председателем городской Думы, первым заместителем председателя городской Думы, заместителем председателя городской Думы, управляющим делами городской Думы, председателем комитета городской Думы, депутатом городской Думы, регистрируются в САДД "ДЕЛО":

работниками отдела документационного обеспечения городской Думы (документы председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителя председателя городской Думы, управляющего делами городской Думы);

работниками консультационно-организационного отдела городской Думы, ответственными за делопроизводство в комитетах городской Думы, (документы комитетов городской Думы);

депутатами городской Думы или по поручению депутатов - помощниками депутатов городской Думы по работе в избирательных округах (далее - помощник депутата) (документы депутатов городской Думы).

Согласование (визирование) и подписание проектов исходящих документов за подписью председателя городской Думы, первого заместителя председателя городской Думы, заместителя председателя городской Думы и управляющего делами городской Думы осуществляются в САДД "ДЕЛО" посредством применения простой электронно-цифровой подписи или квалифицированной электронно-цифровой подписи. После подписания в САДД "ДЕЛО" проект исходящего документа направляется исполнителем документа на регистрацию. После регистрации распечатанный на бумажном носителе исходящий документ с приложениями (при наличии) с присвоенным ему номером передается на подпись председателю городской Думы, первому заместителю председателя городской Думы, заместителю председателя городской Думы, управляющему делами городской Думы. После подписания исходящий документ передается в отдел документационного обеспечения городской Думы для отправки почтовой связью.

На документы, отправляемые с отметкой "Заказное", составляется отдельный реестр.

Сдавать документы для почтовой отправки в отдел документационного обеспечения городской Думы необходимо не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения документа.

Рассылка документа, за исключением проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы, по электронной почте и в САДД "ДЕЛО", а также при необходимости иным способом осуществляется лицом, ответственным за регистрацию документа.

Рассылка внутренних документов осуществляется в САДД "ДЕЛО". При необходимости подтверждения юридической силы документа (ходатайства о награждении, предложения и поправки по проекту решения городской Думы, заявления о вхождении в состав рабочих групп и т.д.), направленного в САДД "ДЕЛО", подлинник документа на бумажном носителе передается адресату.

7. Особенности регистрации проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы

7.1. Подготовка проекта решения городской Думы и постановления (распоряжения) председателя городской Думы осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Положения и иными муниципальными правовыми актами Волгограда.

Согласование (визирование) проекта решения городской Думы и проекта постановления (распоряжения) председателя городской Думы, инициативно разработанных в городской Думе, осуществляются в порядке, определенном пунктом 4.14 раздела 4 настоящего Положения, посредством САДД "ДЕЛО".

7.2. Разработчик проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы создает РКПД в САДД "ДЕЛО" и направляет его на согласование (визирование).

При создании РКПД разработчик проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы в обязательном порядке заполняет поля основных и дополнительных реквизитов РКПД и прикрепляет файлы проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы в формате Microsoft Office Word с приложениями в случае их наличия, каждое приложение отдельным файлом.

После получения всех замечаний разработчик проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы создает новую версию РКПД с учетом замечаний и направляет на повторное согласование (визирование) всем должностным лицам, участвующим в согласовании (визировании) данного проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы.

7.3. После согласования (визирования) проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы разработчик проекта решения городской Думы, постановления (распоряжения) председателя городской Думы последовательно направляет:

РКПД проекта решения городской Думы:

на подпись (утверждение) председателю комитета городской Думы, руководителю депутатского объединения (фракции, группы), депутату городской Думы в САДД "ДЕЛО";

на регистрацию в САДД "ДЕЛО" - после подписания субъектом правотворческой инициативы;

РКПД постановления (распоряжения) председателя городской Думы:

на подпись (утверждение) председателю городской Думы (либо лицу, исполняющему полномочия председателя городской Думы) в САДД "ДЕЛО";

на регистрацию в САДД "ДЕЛО" - после подписания (утверждения) председателем городской Думы (либо лицом, исполняющим полномочия председателя городской Думы).

7.4. Проект решения городской Думы оформляется на бумажном носителе, согласования (визы) проставляются собственноручно согласующими (визирующими) лицами после завершения его согласования (визирования) со всеми согласующими (визирующими) лицами городской Думы в САДД "ДЕЛО".

Подлинник проекта решения городской Думы со всеми документами, установленными решением городской Думы о Порядке внесения проектов решений городской Думы в городскую Думу, передается в отдел документационного обеспечения городской Думы для регистрации в САДД "ДЕЛО".

Отдел документационного обеспечения городской Думы производит регистрацию проекта решения городской Думы в САДД "ДЕЛО" и направляет председателю городской Думы на рассмотрение и для наложения резолюции.

Подлинники проектов решений городской Думы и поступающих к ним дополнений, заключений с резолюциями руководства передаются в протокольно-редакционный отдел городской Думы.

В случае передачи должностным лицом права согласования (визирования) документов в САДД "ДЕЛО" ответственному за делопроизводство на бумажном носителе подпись должностного лица проставляется собственноручно.

7.5. Структурное подразделение городской Думы, ответственное за регистрацию постановления (распоряжения) председателя городской Думы, производит регистрацию постановления (распоряжения) председателя городской Думы, распечатывает на оборотной стороне последнего листа постановления (распоряжения) председателя городской Думы или на отдельном листе лист согласования (визирования) из РКПД (электронные подписи визирующих) и передает зарегистрированные постановления (распоряжения) председателя городской Думы на подпись председателю городской Думы в течение 3 рабочих дней со дня регистрации соответствующего постановления (распоряжения) председателя городской Думы в САДД "ДЕЛО".

7.6. Протокольно-редакционный отдел городской Думы, ответственный за регистрацию решений городской Думы, постановлений председателя городской Думы, осуществляет рассылку документа в САДД "ДЕЛО", по электронной почте, при необходимости копии решения городской Думы, постановления председателя городской Думы рассылаются на бумажном носителе через отдел документационного обеспечения городской Думы согласно реестру рассылки.

7.7. Решения городской Думы, носящие нормативный характер, подписываются председателем городской Думы и направляются главе Волгограда для подписания и опубликования (обнародования) в течение 10 дней со дня их принятия.

7.8. Структурное подразделение городской Думы, ответственное за регистрацию распоряжений председателя городской Думы, осуществляет рассылку документа в САДД "ДЕЛО", по электронной почте, при необходимости копии распоряжения председателя городской Думы рассылаются на бумажном носителе через отдел документационного обеспечения городской Думы согласно реестру рассылки.

8. Оформление протокола заседания Совета городской Думы

8.1. Протокол заседания Совета городской Думы (далее - протокол Совета) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов на заседании Совета городской Думы и принятия решений и рекомендаций Совета городской Думы по ним.

8.2. Протокол Совета составляется на основании аудио-, видеозаписи, записей, произведенных во время заседания Совета городской Думы, списков членов Совета городской Думы и приглашенных, перечня проектов решений городской Думы, внесенных на рассмотрение городской Думе, и других материалов.

Протокол Совета оформляется в краткой форме, в которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним рекомендации и решения с результатами голосования.

8.3. Протокол Совета печатается на стандартных листах бумаги формата А4.

8.4. Текст протокола Совета состоит из двух частей: вводной и основной.

8.5. Вводная часть протокола Совета начинается без абзацного отступа, от верхней границы поля надписью ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА без выделения шрифта, прописными буквами, размер шрифта 14 пунктов, выравненной по центру.

Через одинарный междустрочный интервал ниже прописными буквами размером шрифта 14 пунктов располагается надпись ПРОТОКОЛ N ____, выравненная по центру. Ниже через одинарный междустрочный интервал располагается надпись "заседания Совета Волгоградской городской Думы", выравненная по центру, ниже через один одинарный междустрочный интервал и от границы правого поля - дата протокола Совета.

Датой протокола Совета является дата проведения заседания Совета городской Думы. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер протокола Совета обозначается арабскими цифрами; протоколы Совета нумеруются порядковыми номерами заседаний Совета городской Думы в пределах календарного года.

Ниже через один одинарный междустрочный интервал, без абзацного отступа, строчными буквами, размером шрифта 14 пунктов располагается надпись с указанием места, а от границы правового поля - адреса проведения заседания Совета городской Думы, ниже через один одинарный междустрочный интервал, без абзацного отступа - времени начала заседания Совета городской Думы.

8.6. В вводной части протокола Совета указываются фамилия и инициалы, наименование должности председательствующего, секретаря (без указания наименования должности), членов Совета городской Думы, депутатов городской Думы, лиц, приглашенных на заседание Совета городской Думы:

Председательствующий -                           Фамилия И.О. - должность

Секретарь -                                                  Фамилия И.О.

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

члены Совета Волгоградской городской Думы:

Фамилия И.О.               - должность

Фамилия И.О.               - должность

депутаты Волгоградской городской Думы:

Фамилия И.О.               - депутат Волгоградской городской Думы

Фамилия И.О.               - депутат Волгоградской городской Думы

приглашенные (фамилии указываются в алфавитном порядке):

Фамилия И.О.               - должность

Фамилия И.О.               - должность

8.7. Основная часть протокола Совета содержит рекомендации по проектам решений городской Думы на основании перечня проектов решений городской Думы, внесенных на рассмотрение городской Думе, в целях формирования проекта повестки дня очередного (внеочередного) заседания городской Думы, а также фиксирует результаты снятия с контроля и продления сроков контроля протокольных поручений городской Думы.

Текст протокола Совета оформляется по следующей схеме:

СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. (в родительном падеже).

РЕКОМЕНДОВАЛИ:

1. Контрольно-счетной палате Волгограда, правовому  отделу  Волгоградской

городской Думы подготовить заключения ...

2. Фамилия И.О. (в дательном падеже)

8.8. В случае принятия решения Совета городской Думы (о продлении или снятии с контроля исполненных протокольных поручений городской Думы) текст протокола Совета оформляется следующим образом:

СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. (в родительном падеже).

РЕШИЛИ:

1. Снять с контроля ... .

2. Продлить срок контроля ... .

3. Фамилия И.О. (в дательном падеже) направить решение Совета ... .

ГОЛОСОВАЛИ: за - __, против - __, возд. - __.

8.9. Протокол Совета подписывается председательствующим и секретарем. Подпись председательствующего отделяется от текста протокола Совета тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Наименование должности печатается от границы левого поля и выравнивается по границе левого поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля. Подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего тремя междустрочными интервалами и включает его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Протокол Совета ведет и оформляет секретарь. Юридическую силу протокол Совета приобретает только при наличии двух подписей - председательствующего и секретаря. Протокол Совета подписывается в единственном экземпляре, который переплетается в архивную книгу и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

8.10. Протокол Совета направляется членам Совета городской Думы, ответственным исполнителям рекомендаций Совета городской Думы, депутатам городской Думы в порядке, установленном Регламентом городской Думы.

8.11. Ведение, оформление и хранение протоколов Совета до сдачи в архив городской Думы возлагается на протокольно-редакционный отдел городской Думы.

9. Оформление протокола заседания городской Думы

9.1. Протокол заседания городской Думы (далее - протокол Думы) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов повестки дня заседания городской Думы и принятия решений на заседании городской Думы.

9.2. Протокол Думы составляется на основании текста расшифровки аудио-, видеозаписи заседания городской Думы, записей, произведенных во время заседания городской Думы, списка приглашенных, повестки дня заседания городской Думы, решений городской Думы и других материалов.

Протокол Думы оформляется в краткой форме, в которой опускается ход обсуждения вопросов повестки дня заседания городской Думы и фиксируются только принятые по ним решения и результаты голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения вопроса повестки дня заседания городской Думы, в том числе протокольного поручения городской Думы и т.д., включаются в текст протокола Думы.

9.3. Протокол Думы печатается на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

титульный лист:

наименование органа местного самоуправления Волгограда - ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА (печатается без выделения шрифта, прописными буквами, размер шрифта 14 пунктов, без абзацного отступа, от верхней границы поля и выравнивается по центру);

вид документа - ПРОТОКОЛ (печатается прописными буквами, размер шрифта 14 пунктов и отделяется от предыдущего реквизита тринадцатью полуторными междустрочными интервалами и выравнивается по центру);

вид заседания городской Думы - очередное или внеочередное (печатается размером шрифта 14 пунктов через одинарный междустрочный интервал, отделяется от предыдущего реквизита одинарным междустрочным интервалом и выравнивается по центру);

дату и номер протокола Думы (датой протокола Думы является дата проведения заседания городской Думы; дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через полуторный междустрочный интервал ниже предыдущего реквизита; номер протокола Думы обозначается арабскими цифрами; протоколы Думы нумеруются порядковыми номерами заседаний городской Думы в пределах одного созыва городской Думы);

номера первого и последнего решений городской Думы, принятых на соответствующем заседании городской Думы, оформленных следующим образом: "(решения N 46/1362 - N 46/1396)" (печатаются через полуторный междустрочный интервал ниже предыдущего реквизита и выравниваются по центру);

надпись ВОЛГОГРАД, которая отделяется от предыдущего реквизита двадцатью двумя полуторными междустрочными интервалами, выравнивается по центру и печатается прописными буквами размером шрифта 14 пунктов внизу титульного листа.

9.4. На второй странице протокола Думы указывается содержание протокола Думы по следующему образцу:

СОДЕРЖАНИЕ

N п/п	N решения	Наименование	Страница
1	2	3	4
1.	-	Содержание
2.	-	Протокол очередного заседания Волгоградской городской Думы от 05 февраля 2019 г. N 10
3.	10/216	Об отчете начальника Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по городу Волгограду о деятельности Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по городу Волгограду за 2018 год

9.5. Текст протокола Думы состоит из двух частей: вводной и основной.

9.6. Вводная часть протокола Думы начинается без абзацного отступа, от верхней границы поля надписью ВОЛГОГРАДСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА без выделения шрифта, прописными буквами, размером шрифта 14 пунктов, выравненной по центру.

Через одинарный междустрочный интервал ниже прописными буквами размером шрифта 14 пунктов располагается надпись ПРОТОКОЛ, выравненная по центру. Ниже через одинарный междустрочный интервал, без абзацного отступа располагается надпись "очередного (внеочередного) заседания Волгоградской городской Думы" с указанием через один одинарный междустрочный интервал, от границы левого поля даты протокола Думы и от границы правого поля - номера протокола Думы.

Ниже через один одинарный междустрочный интервал, без абзацного отступа, строчными буквами, размером шрифта 14 пунктов, от границы левого поля располагается надпись с указанием места и адреса проведения заседания городской Думы и от границы правого поля - время начала заседания городской Думы.

9.7. В вводной части протокола Думы указываются инициалы, фамилия и наименование должности председательствующего, секретаря (без указания на должность), депутатов городской Думы с указанием избирательного округа и лиц, приглашенных на заседание городской Думы по вопросам повестки дня заседания городской Думы:

Председательствующий -                           Фамилия И.О. - должность

Секретарь -                                                  Фамилия И.О.

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

депутаты Волгоградской городской Думы:

Фамилия И.О.                    - депутат Волгоградской городской Думы по

                                избирательному округу N 1

Фамилия И.О.                    - депутат Волгоградской городской Думы по

                                единому избирательному округу

ПРИГЛАШЕННЫЕ:

                              на все вопросы

Фамилия И.О. - должность

                                по вопросу

       (наименование вопроса повестки дня заседания городской Думы).

Фамилия И.О. - должность

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через одинарный междустрочный интервал, например:

Фамилия И.О. -   руководитель     департамента     городского   хозяйства

               администрации Волгограда

Фамилия И.О. -   руководитель    департамента    финансов   администрации

               Волгограда

9.8. Вводная часть протокола Думы заканчивается указанием на установленное число депутатов городской Думы согласно Уставу города-героя Волгограда и количество присутствующих на заседании городской Думы депутатов городской Думы:

"Установленное число депутатов - 36.

Присутствовали - ___ депутатов.".

9.9. Основная часть протокола Думы содержит проект повестки дня заседания городской Думы, содержащий перечень рассматриваемых вопросов проекта повестки дня заседания городской Думы, с указанием докладчика и содокладчика (при наличии) по каждому рассматриваемому вопросу проекта повестки дня заседания городской Думы, процедуру изменения проекта повестки дня заседания городской Думы с указанием результатов голосования и повестку дня заседания городской Думы, принятую с учетом изменений, содержащую перечень рассматриваемых вопросов повестки дня заседания городской Думы с указанием докладчика и содокладчика (при наличии) по каждому рассматриваемому вопросу повестки дня заседания городской Думы. Вопросы повестки дня заседания городской Думы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола Думы состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания городской Думы.

В случае принятия решения городской Думы в тексте протокола Думы указывается номер принятого решения городской Думы.

В основной части протокола Думы указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня заседания городской Думы, наименование вопроса повестки дня заседания городской Думы, голосование ("за - ___, против - __, возд. - __, не голосовали __.") и результаты принятия решения ("решение принято", "решение не принято").

Вопросы нумеруются арабскими цифрами. Наименование вопроса повестки дня заседания городской Думы начинается с предлога "О" ("Об"), печатается без абзацного отступа и подчеркивается одной чертой. Под чертой указываются фамилии докладчика, содокладчика (при наличии) и должностных лиц, выступивших при обсуждении вопроса повестки дня заседания городской Думы (фамилии печатаются через один междустрочный интервал), указываются результаты голосования и соответствующий результат принятия решения по вопросу повестки дня заседания городской Думы.

По каждому вопросу повестки дня заседания городской Думы, а также по внесенным предложениям, поправкам, протокольным поручениям городской Думы, процедурным вопросам, замечаниям, лишению или предоставлению слова и др. приводятся итоги голосования: за - __, против - __, возд. - __, не голосовали - __.

Текст каждого раздела основной части протокола Думы оформляется по схеме:

Вопрос N 1 повестки дня:

Наименование вопроса повестки дня заседания  городской Думы.  (N 18/535).

(Номер принятого решения указывается в случае принятия решения).

СЛУШАЛИ (Фамилия И.О. докладчика в родительном падеже).

ВЫСТУПИЛИ: (Фамилии И.О. выступающих в именительном падеже).

ГОЛОСОВАЛИ: за - __, против - __, возд. - __, не голосовали - __.

РЕШИЛИ: решение принято.

или

РЕШИЛИ: решение не принято.

В случае принятия нескольких вопросов повестки дня заседания городской Думы без обсуждения пакетом одним голосованием текст основной части протокола Думы оформляется по схеме:

Фамилия И.О. внес предложение вопросы N 3, N 6, N 8 повестки дня принять пакетом без обсуждения.

Фамилия И.О. (председательствующий на заседании городской Думы) поставил на голосование принятие вопросов N 3, N 6, N 8 повестки дня пакетом.

ГОЛОСОВАЛИ: за - 36, против - 0, возд. - 0, не голосовали - 3.

РЕШИЛИ: решение принято.

Вопросы N 3, N 6, N 8 повестки дня, принятые пакетом без обсуждения:

Вопрос N 3 повестки дня:

О     внесении   изменения   в   Правила   землепользования  и  застройки

городского    округа    город-герой    Волгоград,  утвержденные  решением

Волгоградской  городской  Думы  от  15.09.2010  N 36/1087 "Об утверждении

Правил    землепользования  и  застройки  городского  округа  город-герой

Волгоград". (N 27/832) (прилагается).

Вопрос N 6 повестки дня:

О     внесении    изменения  в   Правила   землепользования  и  застройки

городского    округа    город-герой    Волгоград,  утвержденные  решением

Волгоградской  городской  Думы  от  15.09.2010  N 36/1087 "Об утверждении

Правил    землепользования  и  застройки  городского  округа  город-герой

Волгоград". (N 27/833) (прилагается).

Вопрос N 8 повестки дня:

О    внесении   изменения   в   Правила   землепользования   и  застройки

городского    округа    город-герой    Волгоград,  утвержденные  решением

Волгоградской  городской  Думы  от  15.09.2010  N 36/1087 "Об утверждении

Правил    землепользования  и  застройки  городского  округа  город-герой

Волгоград". (N 27/834) (прилагается).

9.10. Протокол Думы подписывается председателем городской Думы и секретарем. Подпись председателя городской Думы отделяется от текста протокола Думы тремя или двумя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Наименование должности печатается от границы левого поля и выравнивается по границе левого поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля. Подпись секретаря отделяется от подписи председателя городской Думы тремя междустрочными интервалами и включает его подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Протокол Думы ведет и оформляет секретарь. Юридическую силу протокол Думы приобретает только при наличии двух подписей - председателя городской Думы и секретаря. Протокол Думы подписывается в единственном экземпляре, который переплетается в архивную книгу и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

По мере необходимости, по поручению председателя городской Думы либо лица, исполняющего полномочия председателя городской Думы, оформляется выписка из протокола Думы и заверяется в установленном порядке.

Выписка из протокола Думы представляет собой точную копию части текста подлинного протокола Думы, относящегося к тому вопросу повестки дня заседания городской Думы, по которому готовится выписка из протокола Думы. При этом воспроизводятся все реквизиты титульного листа, вводная часть протокола Думы, вопрос повестки дня заседания городской Думы, по которому готовится выписка из протокола Думы, текст протокола Думы, отражающий обсуждение вопроса повестки дня заседания городской Думы и принятое решение. В этом случае наименование документа оформляется как "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА".

В отдельных случаях выписка из протокола Думы подписывается председателем городской Думы и секретарем.

9.11. Протокол Думы оформляется работником протокольно-редакционного отдела городской Думы не позднее чем через 14 дней со дня проведения заседания городской Думы. Конкретный срок подготовки протокола Думы может определить председатель городской Думы.

Ведение, оформление и хранение протоколов Думы до сдачи в архив городской Думы возлагаются на протокольно-редакционный отдел городской Думы.

10. Оформление стенограммы заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой)

10.1. Стенограмма заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) - расшифровка аудио-, видеозаписи заседаний городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) с использованием звукозаписывающей техники, печатание и распечатывание стенограммы заседаний городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) осуществляются работником протокольно-редакционного отдела городской Думы после проведения заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой).

10.2. Не допускаются внесение изменений в текст стенограммы заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой), а также передиктовка напечатанного текста стенограммы заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) и диктовка другой информации по телефону.

10.3. Стенограмма заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) печатается с использованием компьютерной техники с соблюдением правил орфографии и пунктуации размером шрифта 14 пунктов через одинарный междустрочный интервал с указанием необходимых реквизитов. Пример:

                                СТЕНОГРАММА

 ____________________________ заседания Волгоградской городской Думы

  (очередного (внеочередного)

                              от 29.10.2014

     Зал заседаний

     Волгоградской городской Думы                              10.00 час.

     Фамилия И.О.  говорящего  печатается  прописными  буквами, текст его

речи - в соответствии с требованиями настоящего пункта. Пример:

     ФАМИЛИЯ И.О.

     Уважаемые  коллеги,  в  зале  заседания  кворум.  Перед  вами проект

повестки дня. Какие будут предложения?

     ФАМИЛИЯ И.О.

     Принять за основу.

10.4. Стенограмма заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) оформляется работником протокольно-редакционного отдела городской Думы.

Стенограмма заседания городской Думы оформляется в течение 10 рабочих дней со дня проведения заседания городской Думы.

Стенограмма публичных слушаний, проводимых городской Думой, оформляется в течение 2 рабочих дней со дня проведения публичных слушаний, проводимых городской Думой.

10.5. Стенограмма заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой) подписывается работником протокольно-редакционного отдела городской Думы, осуществившим расшифровку аудио-, видеозаписи, печатание и распечатывание стенограммы заседания городской Думы (публичных слушаний, проводимых городской Думой).

11. Порядок оформления протокола заседания комитета городской Думы (рабочей группы, комиссии)

11.1. Протокол заседания комитета городской Думы (рабочей группы, комиссии) составляется на основании тезисов докладов, выступлений и записей, озвученных и произведенных во время совещаний, заседаний комитетов городской Думы, рабочих групп, комиссий или публичных слушаний.

11.2. Ведение и оформление протокола заседания комитета городской Думы (далее - протокол комитета) осуществляются по поручению председателя комитета городской Думы работником консультационно-организационного отдела городской Думы, закрепленным в установленном порядке за комитетом городской Думы, или иным лицом по поручению председателя комитета городской Думы.

Ведение и оформление протоколов заседаний рабочих групп, комиссий возлагаются на секретарей рабочих групп, комиссий.

11.3. Протокол комитета оформляется в полной форме.

Кратко протоколируются только оперативные совещания в случае необходимости.

11.4. Протокол комитета оформляется в сроки, определенные Положением о комитете городской Думы, утвержденным городской Думой, в соответствии с настоящим Положением и с указанием обязательных реквизитов:

наименования документа - ПРОТОКОЛ (печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, размер шрифта 14 пунктов и выравнивается по центру);

наименования мероприятия (отделяется от предыдущего реквизита одним междустрочным интервалом и выравнивается по центру);

даты проведения мероприятия (отделяется от предыдущего реквизита одним междустрочным интервалом, располагается в верхнем правом углу ниже предыдущего реквизита и выравнивается по ширине реквизита, дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 05 декабря 2014 г.);

места проведения мероприятия (располагается в верхнем правом углу ниже предыдущего реквизита и выравнивается по ширине реквизита);

номера (выделяется полужирным шрифтом, размер шрифта 14 пунктов, располагается справа от наименования документа с интервалом в один пробел, например: N 123);

подписи председателя комитета городской Думы либо председательствующего на заседании комитета городской Думы (отделяется от последней строки текстовой части документа тремя междустрочными интервалами, выравнивается по границе левого поля и оформляется в соответствии с требованиями пункта 4.13 раздела 4 настоящего Положения);

подписи работника консультационно-организационного отдела городской Думы, ведущего протокол комитета, либо секретаря рабочей группы, комиссии (отделяется от подписи председательствующего двумя междустрочными интервалами, выравнивается по границе левого поля и оформляется в соответствии с требованиями пункта 4.13 раздела 4 настоящего Положения).

11.5. При регистрации протоколов комитета специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому протоколу комитета присваивается очередной порядковый номер заседания комитета городской Думы в течение созыва городской Думы.

11.6. Текст протокола комитета, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

список присутствовавших на заседании комитета городской Думы с указанием количества, фамилии, имени, отчества и наименования должности, занимаемой в комитете городской Думы, присутствовавших на заседании комитета городской Думы депутатов городской Думы - членов комитета городской Думы и работник консультационно-организационного отдела городской Думы, закрепленный в установленном порядке за комитетом городской Думы, осуществляющий ведение протокола комитета (фамилия, инициалы и наименование должности которого отделяются от членов комитета городской Думы одним междустрочным интервалом). Слово "ПРИСУТСТВОВАЛИ:" печатается без абзацного отступа, прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, размер шрифта 14 пунктов, выравнивается по границе левого поля);

список приглашенных с указанием фамилии, инициалов, наименования должности приглашенных на заседание комитета городской Думы или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, а также количество приглашенных на заседание комитета городской Думы (слово "ПРИГЛАШЕННЫЕ:" печатается без абзацного отступа, прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, размер шрифта 14 пунктов, выравнивается по границе левого поля, размещается с новой строки непосредственно под последней строкой предыдущего раздела);

повестка дня заседания комитета городской Думы, содержащая перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных и пронумерованных в порядке их рассмотрения на заседании комитета городской Думы. Наименование вопросов указывается в предложном падеже с предлогом "О" ("Об") (о чем?). Отделяется от предыдущего реквизита одним междустрочным интервалом.

Основная часть протокола комитета состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания комитета городской Думы, и обозначается следующим образом: "По первому вопросу:" (печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом, размер шрифта 14 пунктов, с абзацным отступом). Отделяется от предыдущего реквизита одним междустрочным интервалом.

В протоколе комитета используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ - ГОЛОСОВАЛИ (печатаются прописными буквами, выделяются полужирным шрифтом, размер шрифта 14 пунктов).

После слова "СЛУШАЛИ:" указываются в винительном падеже фамилия и инициалы докладчика, полное наименование должности, после чего излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии и инициалов докладчика делается отметка "Текст доклада прилагается". Слово "СЛУШАЛИ:" печатается без абзацного отступа, через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита.

После слова "ВЫСТУПИЛИ:" указывают в именительном падеже фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения, имеющие непосредственное отношение к сути рассматриваемого вопроса. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола комитета. Слово "ВЫСТУПИЛИ:" печатается без абзацного отступа, через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита.

В этом же разделе протокола комитета фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

Постановляющая часть протокола комитета содержит рекомендации и поручения должностным лицам и т.п. Слово "РЕШИЛИ:" печатается без абзацного отступа, через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита и выравнивается по центру.

Решение в тексте протокола комитета печатается полностью, а также приводятся итоги голосования: количество голосов "за" и "против", количество воздержавшихся (в случае необходимости указывается количество не принявших участие в голосовании: "не принимал участие в голосовании - 1"), с результатом голосования: "Решение принято" либо "Решение не принято" (печатается с прописной буквы, выравнивается по центру, выделяется полужирным шрифтом, размер шрифта 14 пунктов).

Слово "ГОЛОСОВАЛИ:" печатается без абзацного отступа, через один междустрочный интервал от предыдущего реквизита.

Содержание любого мнения, высказанного во время обсуждения, содержащего сформулированные предложения, рекомендации, поручения либо поправки к проектам муниципальных правовых актов Волгограда и поставленное на голосование, записывается в тексте протокола комитета.

Участник заседания комитета городской Думы может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе в печатном виде, подписывается соответствующим участником заседания комитета городской Думы и передается работнику консультационно-организационного отдела городской Думы, закрепленному в установленном порядке за комитетом городской Думы и ответственному за ведение протокола комитета, в день проведения заседания комитета городской Думы. Особое мнение, оформленное в соответствии с настоящим Положением, присоединяется к протоколу комитета.

Если протоколом комитета утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу комитета и иметь гриф утверждения, оформленный в соответствии с настоящим Положением.

11.7. Протокол комитета оформляется в соответствии с приложением 6 к настоящему Положению.

11.8. Решения, принятые на заседании комитета городской Думы, доводятся до заинтересованных лиц в виде выписок из протокола комитета.

Выписка из протокола комитета подписывается председателем комитета городской Думы либо председательствующим на заседании комитета городской Думы.

Выписка из протокола комитета оформляется в соответствии с приложением 7 к настоящему Положению.

11.9. Протоколы комитета до сдачи в архив городской Думы хранятся в комитете городской Думы. Ответственность за сохранность протоколов комитета несет работник консультационно-организационного отдела городской Думы, на которого распоряжением председателя городской Думы возложены обязанности по ведению делопроизводства комитета городской Думы.

11.10. Протокол заседания рабочей группы, комиссии оформляется в аналогичном порядке и в сроки, определенные для оформления протокола комитета.

11.11. Протокол публичных слушаний оформляется в соответствии с решением городской Думы, регламентирующим порядок организации и проведения публичных слушаний на территории Волгограда.

12. Оформление таблицы поправок к проекту решения городской Думы

12.1. Таблица поправок к проекту решения городской Думы формируется на основании предложений и замечаний, поступивших в соответствии с Регламентом городской Думы в профильный комитет городской Думы при рассмотрении проекта решения городской Думы.

Замечания и предложения к проекту решения городской Думы оформляются в соответствии с настоящим Положением и Регламентом городской Думы.

12.2. Наименование таблицы поправок к проекту решения городской Думы размещается по центру (указываются наименование проекта решения городской Думы, дата регистрации и его регистрационный номер).

Слова "Таблица поправок" печатаются с прописной буквы, без выделения шрифта и выравниваются по центру.

Таблица поправок к проекту решения городской Думы оформляется в виде таблицы в соответствии с настоящим Положением и приложением 8 к настоящему Положению.

12.3. Таблица поправок к проекту решения городской Думы в обязательном порядке согласовывается (визируется):

исполнителем;

начальником структурного подразделения городской Думы, в котором работает исполнитель;

начальником правового отдела городской Думы;

заместителем управляющего делами городской Думы;

председателем комитета городской Думы (в соответствии с вопросами ведения комитета городской Думы).

13. Оформление служебной (докладной, объяснительной, аналитической) записки

13.1. Для информационного обмена между должностными лицами, структурными подразделениями, работниками городской Думы используются служебные (докладные, объяснительные, аналитические) записки.

13.2. Служебные (докладные, объяснительные, аналитические) записки должностных лиц оформляются внутренним документом без использования бланка, служебные (докладные, объяснительные, аналитические) записки депутатов городской Думы оформляются на бланке письма городской Думы установленного образца.

13.3. Служебная (докладная, объяснительная, аналитическая) записка должна содержать следующие реквизиты:

дату;

регистрационный номер;

адресат (размещается в верхнем правом углу);

ссылку на дату и номер входящего документа, содержащего поручение должностного лица городской Думы (при необходимости);

наименование вида служебной записки (докладная, объяснительная, аналитическая и т.д.) размещается по центру в круглых скобках после слов "служебная записка" и отделяется двумя междустрочными интервалами от фамилии и инициалов адресата);

текст;

отметку о наличии приложений (при необходимости);

наименование должности;

подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

13.4. Подготовка служебных (докладных, объяснительных, аналитических) записок осуществляется как по инициативе работника городской Думы, так и по поручению должностного лица или руководителя структурного подразделения городской Думы.

13.5. Служебная записка оформляется в произвольной форме: излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением функций конкретных структурных подразделений и работников городской Думы.

13.6. Докладная записка состоит из двух частей. В первой части указываются основание или причина составления докладной записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена докладная записка, содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части докладной записки формулируются выводы, предложения и рекомендации.

13.7. Объяснительная записка поясняет причины какого-либо события, факта, поступка, подписывается исполнителем объяснительной записки.

13.8. Аналитическая записка готовится на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации, дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

Аналитическая записка служит цели информирования должностных лиц о проблемах, требующих принятия управленческих решений.

Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:

в первой части дается характеристика проблемы;

во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, вызвавших ее, рассматриваются возможные варианты разрешения проблемы;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

13.9. В служебных (докладных, объяснительных, аналитических) записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

13.10. Служебные (докладные, объяснительные, аналитические) записки регистрируются должностными лицами, структурными подразделениями городской Думы в САДД "ДЕЛО" с присвоением им регистрационного номера и даты и отправляются адресату по САДД "ДЕЛО". При необходимости оригинал служебной (докладной, объяснительной, аналитической) записки передается адресату.

Служебная (докладная, объяснительная, аналитическая) записка оформляется в соответствии с приложением 9 к настоящему Положению.

14. Оформление плана работы городской Думы, плана работы комитета городской Думы и отчета об их исполнении

14.1. Работа городской Думы строится на основе полугодовых планов работы городской Думы, утверждаемых решением городской Думы в порядке, установленном Регламентом городской Думы.

14.2. Предложения комитетов городской Думы и лиц, обладающих правом внесения предложений в план работы городской Думы в соответствии с Регламентом городской Думы, оформляются в соответствии с пунктом 14.3 настоящего раздела.

Предложения, оформленные в нарушение настоящего Положения, возвращаются первым заместителем председателя городской Думы соответствующему комитету городской Думы с указанием причин возврата.

14.3. План работы городской Думы оформляется в виде таблицы в соответствии с настоящим Положением и приложением 10 к настоящему Положению.

Текст плана работы городской Думы должен содержать следующие разделы:

вопросы для рассмотрения на заседаниях городской Думы (нормотворческая деятельность);

мероприятия, проводимые комитетами городской Думы в рамках исполнения контрольных полномочий.

Каждый раздел плана работы городской Думы подлежит делению на подразделы с указанием периода проведения соответствующего мероприятия (квартал, месяц).

В плане работы городской Думы в обязательном порядке указываются комитет городской Думы и иной орган местного самоуправления, ответственные за исполнение (рассмотрение) указанных мероприятий.

14.4. Планирование работы городской Думы не исключает возможности подготовки и внесения в городскую Думу проектов муниципальных правовых актов городской Думы вне плана.

14.5. Заместители председателя городской Думы осуществляют общее руководство по контролю за исполнением плана работы городской Думы комитетами городской Думы.

14.6. Комитеты городской Думы представляют на имя первого заместителя председателя городской Думы отчет об исполнении плана работы городской Думы в части плановых мероприятий и внеплановых мероприятий (далее - отчет комитета городской Думы), оформленный в соответствии с приложением 11 к настоящему Положению, утвержденный на заседании комитета городской Думы и согласованный с курирующим заместителем председателя городской Думы, в сроки, установленные Регламентом городской Думы.

В отчете комитета городской Думы в обязательном порядке указываются:

мероприятия, проведенные комитетом городской Думы по каждому пункту плана работы городской Думы (дата проведения, количество мероприятий и т.д.);

решения, принятые комитетом городской Думы по пунктам, включенным в план работы городской Думы;

внеплановые мероприятия, проведенные комитетом городской Думы (дата проведения, количество мероприятий и т.д.).

В случае неисполнения мероприятий, указанных в плане работы городской Думы, в отчете комитета городской Думы указываются причины неисполнения мероприятия и меры, принятые комитетом городской Думы.

14.7. Внесение изменений в план работы городской Думы осуществляется на основании предложений комитетов городской Думы, направленных на имя первого заместителя председателя городской Думы, (с четким обоснованием необходимости внесения изменений) и принимается решением городской Думы.

14.8. План работы комитета городской Думы формируется один раз в полугодие и утверждается на заседании комитета городской Думы в порядке и сроки, установленные решением городской Думы.

14.9. План работы комитета городской Думы оформляется в порядке, установленном настоящим Положением, в соответствии с приложением 12 к настоящему Положению.

14.10. Планы работы комитета городской Думы хранятся в комитете городской Думы. Ответственность за сохранность планов работы комитета городской Думы несет работник консультационно-организационного отдела городской Думы, на которого распоряжением председателя городской Думы возложены обязанности по ведению делопроизводства комитета городской Думы.

15. Организация работы с документами депутатов городской Думы

15.1. Непосредственное ведение делопроизводства депутатов городской Думы возлагается на депутата городской Думы. Депутат городской Думы вправе поручить ведение делопроизводства своему помощнику.

15.2. Депутат городской Думы либо по его поручению помощник депутата обеспечивает:

своевременное получение либо представление депутату городской Думы поступающих на его имя документов;

регистрацию внутренних и исходящих документов через САДД "ДЕЛО";

исполнение поручений по документам;

составление и оформление документов за подписью депутата городской Думы в соответствии с требованиями настоящего Положения;

контроль за прохождением документов за подписью депутата городской Думы и направление их адресатам в установленные законом сроки;

формирование документов в дела, сохранность дел.

15.3. Для оформления документов за подписью депутата городской Думы используются образцы бланков, утвержденные приказом управляющего делами городской Думы.

15.4. Регистрация внутренних исходящих документов депутатов городской Думы производится в САДД "ДЕЛО" депутатом городской Думы либо по его поручению - помощником депутата путем создания РК документа, в которую заносятся сведения о регистрируемом документе, и РК документа пересылается адресату. Дополнительно к РК документа прикрепляется электронный образ документа, поступившего на бумажном носителе.

15.5. Документы депутата городской Думы, направляемые адресатам на их обращения, в обязательном порядке связываются в САДД "ДЕЛО" с входящим документом, на который дается ответ, и подлежат отправке через отдел документационного обеспечения городской Думы.

15.6. Обращения граждан и организаций, переданные депутату городской Думы на личном приеме или иным способом, передаются в отдел документационного обеспечения городской Думы для регистрации в течение 3 дней соответственно со дня даты, указанной в обращении.

16. Заключительное положение

Изменения в настоящее Положение вносятся постановлением председателя городской Думы.

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 1
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Волгоградской городской Думы

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Заголовок документа.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 2
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

Схема
расположения реквизитов и границ зон расположения реквизитов (на формате А4 углового бланка)

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 3
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

Схема
расположения реквизитов и границ зон расположения реквизитов (на формате А4 продольного бланка)

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 4
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

                              Акт N __________

Волгоград                                            от _________________

     Мы, нижеподписавшиеся работники

________________________________________________________________________,

составили акт о том, что при вскрытии почтового отправления:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

в нем не оказались: _____________________________________________________

_________________________________________________________________________

           (деньги, другие ценные вложения, недостающие документы)

________________________________________________________________________.

Подписи:

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 5
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

                               Журнал

          учета документов с пометкой "Для служебного пользования" 

Дата выдачи	Кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя)	Номера листов документа (дела), с которым ознакомился исполнитель	Расписка в получении или ознакомлении, дата	Расписка о приеме документа обратно, дата

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 6
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

                             ПРОТОКОЛ N ____

           заседания комитета Волгоградской городской Думы по

_________________________________________________________________________

   (наименование комитета Волгоградской городской Думы (далее - комитет)

                                          от ____________ 20___ г. ______

                                                 (дата)           (время)

                                          _______________________________

                                                 (место проведения)

ПРИСУТСТВОВАЛИ: члены комитета - ____ человек.

1.	Фамилия Имя Отчество	-	председатель комитета.
2.	Фамилия Имя Отчество	-	член комитета.
	Фамилия И.О.	-	наименование должности работника консультационно-организационного отдела Волгоградской городской Думы, закрепленного за комитетом, осуществляющего ведение протокола заседания комитета.

ПРИГЛАШЕННЫЕ: ___ человек.

1.	Фамилия И.О.	-	полное наименование должности.
2.	Фамилия И.О.	-	полное наименование должности.

                                Повестка дня:

     1. О (Об) _________________________________________________________.

                               (наименование вопроса)

     2. О (Об) _________________________________________________________.

                               (наименование вопроса)

     3. ...

     4. ...

     По первому вопросу:

СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. - полное наименование должности.

     Текст доклада.

ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. - полное наименование должности.

     Текст выступления.

     Фамилия И.О. - полное наименование должности.

     Текст выступления.

                                РЕШИЛИ:

     Одобрить  проект  решения  Волгоградской городской Думы (представить

информацию, утвердить план работы комитета и т.п.).

ГОЛОСОВАЛИ: "за" - ___, "против" - ___, "воздержалось" - ___, не принимал

участие в голосовании - __.

                            Решение принято.

     По второму вопросу:

СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. - полное наименование должности.

     Текст доклада.

ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. - полное наименование должности.

     Текст выступления.

     Фамилия И.О. - полное наименование должности.

     Текст выступления.

                                 РЕШИЛИ:

     Одобрить  проект  решения  Волгоградской городской Думы (представить

информацию, утвердить план работы комитета и т.п.).

ГОЛОСОВАЛИ: "за" - ___, "против" - ___, "воздержалось" - ___, не принимал

участие в голосовании - __.

                            Решение не принято.

Председатель комитета                    (подпись)           И.О. Фамилия

Протокол вел                             (подпись)           И.О. Фамилия

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 7
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

                        ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА N ___

          заседания комитета Волгоградской городской Думы по

_________________________________________________________________________

  (наименование комитета Волгоградской городской Думы (далее - комитет)

                                         от ___________ 20___ г. ________

                                               (дата)             (время)

                                         ________________________________

                                                 (место проведения)

ПРИСУТСТВОВАЛИ: члены комитета - ___ человек.

1.	Фамилия Имя Отчество	-	председатель комитета.
2.	Фамилия Имя Отчество	-	член комитета.
	Фамилия И.О.	-	наименование должности работника консультационно-организационного отдела Волгоградской городской Думы, закрепленного за комитетом, осуществляющего ведение протокола заседания комитета.

ПРИГЛАШЕННЫЕ: __ человек.

1.

Фамилия И.О.

-

полное наименование должности.

                                Повестка дня:

     1. О (Об) _________________________________________________________.

                                 (наименование вопроса)

СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. - полное наименование должности.

     Текст доклада.

ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. - полное наименование должности.

     Текст выступления.

                                 РЕШИЛИ:

     Одобрить  проект  решения  Волгоградской городской Думы (представить

информацию, утвердить план работы комитета и т.п.).

ГОЛОСОВАЛИ: "за" - ___, "против" - ___, "воздержалось" - ___, не принимал

участие в голосовании - __.

                            Решение принято.

Председатель комитета                 (подпись)              И.О. Фамилия

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 8
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

                             Таблица поправок

              к проекту решения Волгоградской городской Думы

"_________________________________________" (от _____________ N ________)

       (наименование проекта решения            (дата и регистрационный

       Волгоградской городской Думы)                      номер)

N п/п	Автор поправки	Существующая редакция	Предлагаемая поправка, редакция	Решение комитета Волгоградской городской Думы
1	2	3	4	5
1.	Глава Волгограда, комитет Волгоградской городской Думы, депутат Волгоградской городской Думы, КСП Волгограда, правовой отдел Волгоградской городской Думы, прокурор Волгограда	заголовок проекта решения: "Текст, существующий в проекте решения"	заголовок проекта решения изложить в следующей редакции: "Текст предлагаемой редакции"	рекомендовать принять
2.		пункт 1 проекта решения: "1. _______________________________." (текст пункта 1 проекта решения)	в пункте 1 проекта решения слова "_______" заменить словами "_________"	рекомендовать принять
3.		абзац второй подпункта 1.2 пункта 1 проекта решения: "__________________________________" (текст абзаца второго подпункта 1.2 пункта 1)	абзац второй подпункта 1.2 пункта 1 проекта решения исключить	рекомендовать отклонить
4.		(в случае введения нового пункта, подпункта и т.п. поле не заполняется)	проект решения дополнить пунктом 4 следующего содержания: "4. Текст предлагаемой редакции"	решение не принято

                                  Комитет Волгоградской городской Думы по

                                  _______________________________________

                                   (наименование комитета Волгоградской

                                             городской Думы)

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 9
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

от ______________ N _______

от ______________ N ______*

                                               __________________________

                                                        (адресат)

        Служебная (докладная, объяснительная, аналитическая) записка

     Текст служебной записки.

     Констатирующая часть (описательная или аналитическая).

     Изложение  фактов  (событий, ситуаций, причин, информирование о ходе

работ или исполнении документов).

     Анализ    (возможные    варианты  развития  событий  или  выхода  из

сложившейся ситуации).

     Выводы, предложения, рекомендации или просьбы.

Отметка о наличии приложений, например:

Приложение: на __ л. в __ экз.

_________________________           ________________         И.О. Фамилия

 (наименование должности)               (подпись)

СОГЛАСОВАНО**

Руководитель

структурного подразделения

Волгоградской городской Думы

_______________ И.О. Фамилия

    (подпись)

"___" _________ 20 ___

_______________________

* В случае направления служебной записки во исполнение поручения.

** В случае необходимости согласования служебной записки.

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 10
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

                                             Утвержден

                                             решением

                                             Волгоградской городской Думы

                                             от _____________ N _________

                                План работы

         Волгоградской городской Думы на ________ полугодие 20 ___ г.

N п/п	Наименование вопроса, мероприятие	Ответственный за подготовку
1	2	3
	Заседание Волгоградской городской Думы (не реже одного раза в три месяца)	председатель Волгоградской городской Думы
	Совет Волгоградской городской Думы (еженедельно, по понедельникам)	председатель Волгоградской городской Думы
1. Вопросы для рассмотрения на заседаниях Волгоградской городской Думы (нормотворческая деятельность Волгоградской городской Думы)
месяц (период)
1.1.	О внесении изменений в решение Волгоградской городской Думы от _________N _____ "Об утверждении Положения..."	комитет Волгоградской городской Думы (далее - комитет) по __________________________________
1.2.	Об утверждении Порядка ...	комитет по _________________________________
2. Мероприятия, проводимые комитетами в рамках исполнения контрольных полномочий
месяц (период)
2.1.	Рассмотрение информации департамента муниципального имущества администрации Волгограда о текущем исполнении бюджета Волгограда на текущий финансовый год по доходам, администратором которых является департамент муниципального имущества	комитет по __________________________________
2.2.	Рассмотрение информации департамента земельных ресурсов администрации Волгограда об исполнении протокольных поручений Волгоградской городской Думы	комитет по __________________________________

Комитет Волгоградской городской
Думы по местному самоуправлению

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 11
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

                                            Утвержден

                                            протоколом заседания комитета

                                            Волгоградской городской Думы

                                            по __________________________

                                                (наименование комитета

                                                Волгоградской городской

                                                        Думы)

                                            от ____________ N ___________

                                             СОГЛАСОВАНО

                                             Заместитель председателя

                                             Волгоградской городской Думы

                                             _______________ И.О. Фамилия

                                             "____" _____________________

                                 Отчет

          об исполнении плана работы Волгоградской городской Думы

         в части мероприятий комитета Волгоградской городской Думы

     по ____________________________________________________________ и

            (наименование комитета Волгоградской городской Думы)

             внеплановых мероприятий на ___ полугодие 20 ___ г.

N п/п	Наименование пункта плана работы	Дата	Мероприятие комитета Волгоградской городской Думы	Результат	Исполнено/ не исполнено
1	2	3	4	5	6
1. Вопросы для рассмотрения на заседаниях Волгоградской городской Думы (нормотворческая деятельность Волгоградской городской Думы)
месяц (период)
1.1.
1.2.
2. Мероприятия, проводимые комитетами Волгоградской городской Думы в рамках исполнения контрольных полномочий
месяц (период)
2.1.
2.2.

Председатель комитета

Волгоградской городской Думы

по ______________________________________                    И.О. Фамилия

    (наименование комитета Волгоградской

              городской Думы)

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы

Приложение 12
к Положению
об организации работы
с документами в Волгоградской
городской Думе,
утвержденному постановлением
председателя Волгоградской
городской Думы
от 12 октября 2021 г. N 15-п

                                            Утвержден

                                            протоколом заседания комитета

                                            Волгоградской городской Думы

                                            по __________________________

                                                 (наименование комитета

                                                 Волгоградской городской

                                                           Думы)

                                            от _____________ N __________

                                План

            работы комитета Волгоградской городской Думы

      по ________________________________________________________

           (наименование комитета Волгоградской городской Думы)

                       на ___ полугодие 20 ____ г.

N п/п	Мероприятие	Дата	Отметка об исполнении
1	2	3	4
1. Нормотворческая деятельность комитета Волгоградской городской Думы
месяц (период)
1.1.
1.2.
2. Мероприятия, проводимые комитетами Волгоградской городской Думы в рамках исполнения контрольных полномочий
месяц (период)
2.1.
1	2	3	4
2.2.
3. Общие мероприятия
месяц (период)
3.1.
3.2.

Председатель комитета

Волгоградской городской Думы

по ______________________________________                    И.О. Фамилия

    (наименование комитета Волгоградской

              городской Думы)

Консультационно-организационный отдел
Волгоградской городской Думы