Приложение Е (справочное). Связь между финансовой и нефинансовой деятельностью при управлении активами

Приложение Е
(справочное)

Связь между финансовой и нефинансовой деятельностью при управлении активами

Е.1 Общие положения

Организации следует понимать взаимосвязь своих финансовых и нефинансовых видов деятельности по управлению активами. Организации следует обеспечить согласованность между отдельными лицами, подразделениями, имеющими различные обязанности и полномочия, а также с основными процессами и мероприятиями. Финансовые виды деятельности относятся к таким процессам и действиям, касающимся активов, как бухгалтерский учет, бюджетирование, финансирование, оценка стоимости, налогообложение и финансовая отчетность, тогда как нефинансовые виды деятельности могут рассматриваться как все остальное, относящееся к управлению жизненным циклом активов. Такую согласованность следует установить также для одинакового понимания терминов и определений, относящихся как к техническим, так и к другим дисциплинам.

Управление активами не является исключительной деятельностью какой-либо одной части организации, напротив, ее следует рассматривать как многофункциональную и междисциплинарную деятельность. Финансовое планирование, принятие решений и отчетность имеют решающее значение для успеха управления активами, и наоборот, управление активами оказывает значительное влияние на финансовое планирование, принятие решений и отчетность.

Более тесное сотрудничество между финансовыми и нефинансовыми подразделениями может способствовать лучшему достижению целей организации на благо организации и ее заинтересованных сторон согласно ГОСТ Р 55.0.01-2014 (пункты 4.2, 6.2.1, 6.2.2, 7.5, 9.1 и 9.3). Последовательное применение этих требований объясняется в Е.2-Е.6.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо слов "ГОСТ Р 55.0.01-2014" следует читать "ГОСТ Р 55.0.02-2014"

Е.2 Взаимодействие финансовых и нефинансовых видов деятельности

Когда финансовые и нефинансовые виды деятельности организации изолированы или имеют слабое взаимодействие, общая нацеленность организации на управление активами снижается из-за отличающихся целей отдельных подразделений. Организации, которые установили связи между различными видами деятельности, например с помощью общих или тесно связанных информационных платформ для финансовых и нефинансовых данных, находятся в лучшем положении для принятия обоснованных решений, основанных на информации. Финансовые специалисты получают представление о принятии технических решений, в которых используются финансовые данные, а технические специалисты - о совокупной стоимости владения и финансовых последствиях своих технических решений. Это потенциально приносит пользу всей организации.

Результативное и эффективное взаимодействие финансовых и нефинансовых видов деятельности, как правило, приводит к улучшению внутреннего контроля, более прозрачной и полной отчетности, общепринятой терминологии, относящейся к активам, более эффективному измерению достигнутых результатов и расширению доступности информации.

Е.3 Финансовые аспекты планирования управления активами

Связанность отчетности и согласованность всех видов деятельности важны для эффективности и результативности деятельности организации. Для содействия достижению целей организации (см. 6.2.1 и 6.2.2) важно, чтобы при планировании управления активами было взаимодействие финансовых и нефинансовых подразделений. Финансовым и нефинансовым подразделениям следует работать вместе, чтобы выработать и совместно утвердить согласованные (сверху вниз и снизу вверх) бюджеты и долгосрочные финансовые планы, которые соответствуют целям организации. При этом им необходимо учитывать баланс между затратами, рисками, получаемыми результатами и создаваемой ценностью.

Одним из ключевых результатов планирования управления активами следует считать информирование о финансировании, необходимом для обеспечения требуемого уровня услуг или продукции организации, а также создаваемой активами ценности как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. В тех случаях, когда организация оказывает услуги на платной (тарифной) основе, финансовым и нефинансовым службам нужно совместно определить все связанные с оказанием услуг ежегодные затраты в качестве исходных данных для правильного установления цены на услуги с учетом всех регулирующих требований к ценообразованию. План управления активами может использовать данные об активах, хранящиеся как для финансовых, так и для нефинансовых целей в различных связанных между собой реестрах, включая стоимость замены, остаточный ресурс, оценку технического состояния и информацию о рисках. Он также может показывать "прогнозируемые" расходы, необходимые для обслуживания и модернизации существующих активов. Цель состоит в том, чтобы, основываясь на объективной информации, найти решение, позволяющее получить наибольшую выгоду при приемлемом уровне риска.

Планирование управления активами следует направить на выявление и оптимизацию мероприятий, которые обеспечат ожидаемую производительность активов в течение заданного последующего периода. Оптимально спланированные мероприятия включают в себя оценку и прогнозирование производительности активов на протяжении жизненного цикла актива, за который организация несет ответственность, в рамках различных стратегий технического обслуживания и модернизации, при различных размерах бюджетов и различных уровнях приемлемости рисков. Оптимальные решения по планированию включают предварительную оценку и прогнозирование затрат на жизненном цикле активов в течение срока службы активов. Затраты включают, не ограничиваясь ими, следующие составляющие:

- расходы на приобретение активов;

- эксплуатационные расходы;

- расходы на техническое обслуживание;

- расходы на восстановительный ремонт;

- расходы на замену;

- расходы на расширение портфеля активов;

- расходы на утилизацию.

Кроме того, могут существовать затраты, не связанные непосредственно с активами, которые следует определять в процессе планирования управления активами. Например, они включают в себя затраты на:

а) повышение коэффициента использования активов за счет обучения эксплуатационного персонала или оптимизации графика смен;

б) аспекты страхования, которые изменяют стоимость риска при владении активом;

в) различные улучшения, связанные с повышением эффективности, которые помогают снизить затраты и/или увеличить остаточный срок службы актива, такие как интегрированное планирование активов, управление спросом, оптимизация процессов и управляемые отказы.

Все эти затраты входят как в капитальные, так и в операционные расходы организации. Поэтому эти данные являются важными для подготовки годовой финансовой отчетности организации, такой как бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

В СПУА следует определить обязанности, полномочия и требования к отчетности (как к информации для отчетности, так и к порядку отчетности по подчиненности) для финансовых и нефинансовых видов деятельности для каждой области бизнеса в рамках области применения системы управления активами.

Е.4 Требования к информации

Данные об активах необходимы для ведения финансовых реестров активов, которые составляют часть плана счетов бухгалтерского учета организации. В то время как бухгалтерский учет в организации в значительной степени зависит от требований соответствующих стандартов учета и отчетности, следует обеспечить наглядную связь между данными, используемыми для учета, и данными для управления активами.

Нефинансовые виды деятельности организации часто нуждаются в данных об активах, которые являются более подробными, чем данные, необходимые для финансовых видов деятельности. Однако эти более подробные данные могут иметь отношение к процессу принятия решения о расходовании средств на обслуживание, ремонт, модернизацию или замену актива. Уровни детализации и связи между финансовыми и техническими реестрами активов позволяют агрегировать затраты для нужд бухгалтерского учета, в то время как для принятия обоснованных технических решений требуются более подробные данные.

Согласованность и прослеживаемость между финансовыми и нефинансовыми данными и требованиями к информации в рамках всей организации (см. 7.5) имеют решающее значение для обеспечения гарантий и достижения целей организации. Например, приобретенные организацией активы в течение их жизненного цикла, вероятно, подпадали под действие различных систем бухгалтерского учета, регулирующих требований и информационно-коммуникационных технологий, что, возможно, привело к потере или неточности данных об этих активах. Подход, применяемый в системе управления активами, включающий в себя согласованность финансовых и нефинансовых данных и обеспечивающий сохранение данных, может помочь избежать этих проблем.

Для всех активов, не важно, куплены ли они, построены или "переданы в управление" (см. пример ниже), обычно требуется наличие как минимум двух атрибутов: идентифицирующего кода и общего описания. Они должны быть едиными во всех базах данных организации. Наличие этих двух общих атрибутов обеспечивает уникальную идентификацию каждого актива. Основываясь на этих общих атрибутах, организация сможет связывать информацию об активах каждой базы данных. Кроме того, каждое подразделение организации может создать дополнительные атрибуты (соответствующие их деятельности), необходимые подразделению для достижения целей организации. Эти дополнительные атрибуты могут вестись в общей базе данных организации либо в отдельных базах данных, используемых подразделениями, если они связаны со всеми другими базами данных посредством общих атрибутов.

Организации следует соразмерять затраты и усилия по управлению атрибутивными данными с важностью этой информации.

Пример - Примером передачи актива в управление является ситуация, когда застройщик жилого комплекса создает всю общую инфраструктуру, такую как дороги, систему водоснабжения и т.д., а затем передает их муниципальному образованию или специализированному предприятию для дальнейшей эксплуатации, управления и модернизации,

Е.5 Ключевые показатели эффективности для управления активами

Степень участия финансовых и нефинансовых видов деятельности в системе управления активами в сравнении с тем, как планировалось, может быть измерена посредством ключевых показателей эффективности (КПЭ). Такие КПЭ следует разработать как минимум для двух измерений:

а) участие во всех требующихся действиях;

б) участие в каждом требующемся действии.

Это поможет информировать организацию о степени эффективности системы управления активами и обеспечить механизм обратной связи для выявления необходимых изменений.

При разработке показателей эффективности организации следует учитывать взаимозависимость финансовых и нефинансовых результатов (см. 9.1) и долгосрочное влияние краткосрочных показателей на всех уровнях организации. Чтобы оценить достигнутые результаты в сравнении с целями организации, следует установить соответствующие финансовые и нефинансовые показатели для активов, систем активов и для системы управления активами.

Коэффициенты финансовой устойчивости являются примером КПЭ. Для организаций, управляющих инфраструктурой, одним из таких коэффициентов является соотношение объема финансирования на модернизацию, предусмотренного в долгосрочном финансовом плане, с затратами на эту модернизацию, указанными в плане управления активами. Другие коэффициенты включают (но не ограничиваются ими) коэффициенты операционной прибыли и чистых финансовых обязательств, рентабельность инвестиций, рентабельность инвестированного капитала (ROIC) и т.д.

Поскольку организация учится на опыте, постоянном образовании и обучении, улучшение показателей эффективности следует использовать как часть процесса постоянного улучшения.

Примечание - Рентабельность инвестированного капитала (ROIC) = (чистая прибыль - дивиденды)/ совокупный капитал.

Е.6 Анализ руководством финансовой отчетности по управлению активами

Регулярно просматривая финансовую отчетность, высшее руководство может оценить пригодность, адекватность и результативность управления своими активами. Анализ финансовой отчетности на разных уровнях организации может позволить менеджерам оценить, достигаются ли цели управления активами. Этот анализ позволит высшему руководству выявить, например, любые большие отклонения между утвержденными и исполненными инвестиционными планами, что позволит им принять соответствующие меры.