Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение Б
(справочное)
Область применения системы управления активами
Б.1 Общие положения
Б.1.1 Область применения системы управления активами определяет структуру, функции, виды деятельности и другие элементы системы управления активами, необходимые для выполнения требований ГОСТ Р 55.0.02, в том числе способствуя установлению целей управления активами. Поэтому определение области применения системы является одним из первых действий, выполняемых при внедрении системы менеджмента в соответствии с ГОСТ Р 55.0.02.
Б.1.2 Границы и применимость системы управления активами организации отражаются в описании области применения, которое включается как часть документированной информации в стратегический план управления активами. Описание области применения следует надлежащим образом довести до сведения соответствующих заинтересованных сторон, как внутренних, так и внешних по отношению к организации, чтобы они могли понять масштабы, границы и предназначение системы управления активами.
Б.1.3 Организации следует обеспечить, чтобы были описаны обоснование и допущения для установления области применения и был установлен порядок управления областью применения (включая изменения), с тем чтобы обеспечить целостность и устойчивость системы управления, а также предоставить возможность проверить, выполняет ли система управления активами свое предназначение.
Б.1.4 На область применения влияют размер организации, критичность и/или степень влияния активов на организацию, а также особенности и степень сложности:
а) организационной структуры и применяемого аутсорсинга;
б) выполняемых видов деятельности и мероприятий:
в) портфеля активов.
Организации следует указать в документированной информации, как управлять системой управления активами и соответствующими процессами и процедурами (и кто несет за это ответственность). Некоторые из процессов и процедур могут управляться в рамках системы управления активами, а другие - как в рамках иных внутренних систем менеджмента, так и внешними поставщиками услуг. Там, где управление предусмотрено силами поставщиков услуг, оговоренные рамки оказания услуг (например, область распространения контракта) являются частью всей области применения системы управления активами, обеспечивая адекватные контроль, управление рисками и гарантии выполнения требований.
Б.1.5 В тех случаях, когда существуют некие активы, системы, процессы или области деятельности, которые могут считаться критическими для функционирования организации, но они не включены в область применения, следует описать граничные условия в виде документированной информации, которые описывают:
а) цели системы управления активами, потребности и требования к ее результатам;
б) требуемые взаимодействия;
в) относящиеся к ним протоколы.
Примечание - В данном случае "протокол" описывает, например, как складские подразделения получают распоряжение от менеджера по управлению активами или менеджера по техническому обслуживанию на утилизацию запасов запасных частей. Инструментом, используемым для организации такого взаимодействия, может быть матрица распределения ответственности. В ней описывается участие различных ролей в выполнении заданий или получаемые результаты в ходе проекта или бизнес-процесса.
Б.2 Установка границ области применения
Б.2.1 Общие положения
Существует несколько аспектов, в отношении которых требуется определить рамки области применения системы управления активами, в том числе:
а) ответственность и структура организации;
б) интерфейсы взаимоотношений с обеспечивающими видами;
в) особенности применения аутсорсинга;
г) виды деятельности и мероприятия;
д) географические факторы;
е) полномочия по принятию решений или руководство видами деятельности и мероприятиями;
ж) связь структуры портфеля активов с организационной структурой управления ими;
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
и) взаимодействие с другими системами менеджмента;
к) влияние факторов, действующих извне области применения системы управления;
л) гарантирование и подтверждение выполнения требований;
м) управление изменениями.
Эти вопросы обсуждаются более подробно в Б.2.2-Б.2.12.
Б.2.2 Ответственность и структура организации
Область применения системы управления активами следует устанавливать с учетом следующих особенностей, описанных в ГОСТ Р 55.0.02:
а) организация определена как лицо или группа лиц, которые имеют свои собственные виды деятельности с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений для достижения своих целей согласно ГОСТ Р 55.0.01-2014 (пункт 3.1.13);
б) организация может разработать систему управления активами, отвечающую всем требованиям ГОСТ Р 55.0.02, для актива вне зависимости от прав собственности на этот актив;
в) ГОСТ Р 55.0.01-2014 (пункт 3.4.2, примечание 3) гласит: "Область применения системы менеджмента может включать всю организацию, некоторые определенные виды деятельности организации, некоторые определенные структурные подразделения организации или одну, или несколько видов деятельности, выполняемых группой организаций". Следовательно, каждая организация имеет определенную идентичность, ряд своих целей и способность определять и извлекать ценность, организационную структуру и функции, проводимые мероприятия, которые полностью или частично составляют способы, с помощью которых она управляет активами, определенными в области применения его системы управления активами.
Таким образом, любой организации следует распределить ответственность за достижение результатов в отношении одной или нескольких целей управления активами, а также за эффективный контроль и руководство осуществляемыми ею видами деятельности и мероприятиями, связанными с управлением активами, с целью создания ценности, исходящей от активов, входящих в область применения ее системы управления активами. Причем несколько организаций одновременно могут извлекать свою ценность из одних и тех же активов, имея свои системы управления активами и соответствующие области применения.
Организациям также следует выделять ресурсы, необходимые для достижения своих целей управления активами и для осуществления мероприятий, установленных в их планах управления активами. Как выделяемые ресурсы, так и ценность, которую организации могут извлечь из активов, могут быть разных типов. Например, собственник актива может предоставить деньги для поддержания актива в состоянии, соответствующем его требованиям к производительности и получению ценности (доходов) от потребителей продукции или услуг, производимых активом. Используя эти деньги, поставщик услуг в свою очередь может предоставить оборудование и людей для проведения технического обслуживания. Поставщик услуг извлекает ценность, получая прибыль от предоставления оборудования и людей и от выполнения технического обслуживания. В Б.2.3-Б.2.12 поясняется, что может влиять на область применения системы управления активами.
Б.2.3 Взаимосвязь различных видов деятельности
Существует много видов деятельности и мероприятий, осуществляемых организацией, которые необходимы для функционирования системы управления активами, однако их не всегда включают в систему управления активами или управляют ими с помощью системы управления активами. К ним относятся такие виды деятельности, как управление человеческими ресурсами, информационные и коммуникационные технологии, закупки и управление поставками (хотя управление логистикой часто включают в область применения системы управления активами).
Система управления активами требует, чтобы эти, способствующие управлению активами, виды деятельности и мероприятия соответствовали ее потребностям, которые следует сформулировать; и наоборот, этим видам деятельности могут понадобиться выходные данные из системы управления активами для обеспечения именно того, что ей требуется.
Некоторые виды деятельности организации (или функции организации), такие как финансовая деятельность, управление персоналом и использование информационных технологий, также могут предписывать свои процедуры и устанавливать не допускающие изменений внутренние директивы, которым должна соответствовать деятельность по управлению активами. Такие внутренние обязательные процедуры могут рассматриваться как требования внутренних заинтересованных сторон, например финансовые (отчетные) процедуры, кадровые процедуры найма или развития компетенций, процедуры обеспечения безопасности информационных технологий и защиты данных. Невозможность изменить эти требования может стать ограничивающими факторами для разработчиков системы управления активами, процессов и процедур управления активами.
Б.2.4 Особенности применения аутсорсинга
Отношения между поставщиком услуг и их заказчиком (клиентской организацией, которая может быть владельцем актива или основным поставщиком услуг для владельца активов) следует определить с помощью ряда "граничных условий". Например, для поставщика услуг содержание контракта может определять роли, обязанности, права, полномочия по принятию решений и порядок обмена информацией согласно ГОСТ Р 55.0.02-2014 (пункт 8.3). Поэтому безотносительно к приверженности владельца активов требованиям ГОСТ Р 55.0.02 поставщик услуг может иметь свой сертификат соответствия ГОСТ Р 55.0.02 или стремиться к сертификации. Это будет косвенным образом развивать такие элементы системы управления активами поставщика услуг, как цели управления активами, осведомленность о рисках, мониторинг достигаемых результатов и отчетность, информационные технологии, анализ со стороны высшего руководства и процессы постоянного улучшения.
Отношения между клиентской организацией и организацией поставщика услуг, установленные такими "граничными условиями", будут определять, на какую из организаций (или на обе) может быть возложена обязанность демонстрировать свое соответствие всем требованиям ГОСТ Р 55.0.02.
Взаимоотношения, определяемые договором о "приобретении результатов", т.е. когда достижение требуемых результатов находится полностью под контролем поставщика услуг, являются моделью, при которой, вероятнее всего, поставщик услуг может быть обязан демонстрировать, что он отвечает всем требованиям ГОСТ Р 55.0.02.
Взаимоотношения, при которых клиентская организация "приобретает ресурсы" (например, сервисный контракт, устанавливающий тариф или фиксированную цену), предполагают, что на аутсорсинг не передается деятельность по планированию, полномочия по принятию решений или по руководству видами деятельности и мероприятиями в системе управления активами, поэтому маловероятно, что поставщик услуг будет обязан демонстрировать соответствие всем требованиям ГОСТ Р 55.0.02.
Говоря о системе управления активами организации - поставщика услуг, следует учитывать, что поставщик услуг имеет свои собственные цели организации и цели управления активами (заказчика), свои потребности в создании ценностей и управлении рисками. Требования, потребности, цели организации, цели управления активами, а также создание ценности для клиентской организации становятся требованиями и потребностями заинтересованной стороны - заказчика (клиентской организации).
Поставщик услуг может иметь иной период ответственности за актив, чем владелец актива или клиентская организация. Период ответственности владельца актива начинается с планирования приобретения актива и заканчивается погашением обязательств, связанных с владением или эксплуатацией актива. Поставщик услуг может получить возможность извлечь ценность от актива заказчика, включившись в тендер и вступив в контрактные отношения, и может прекратить извлекать ценность от этого актива путем расторжения контракта.
Б.2.5 Полномочия по принятию решений или руководство видами деятельности и мероприятиями
Объем обязанностей, ответственности, полномочий и прав принимать решения, возложенных клиентской/материнской организацией на поставщика услуг/дочернее предприятие, определяет, кто из них будет отвечать за все требования ГОСТ Р 55.0.02.
Клиентская организация может управлять своими рисками или демонстрировать надлежащий контроль за ними, осуществляя виды деятельности и мероприятия самостоятельно или установив соответствующие требования по гарантированию и подтверждению соблюдения требований в условиях контракта со своим поставщиком услуг.
В случае организации, представляющей собой совместное предприятие или ассоциацию, предоставление материнскими организациями общих средств и возможностей для управления активами совместного предприятия или ассоциации может означать, что совместное предприятия или ассоциация удовлетворяет всем требованиям ГОСТ Р 55.0.02.
Однако материнские организации по отдельности могут быть не в состоянии отвечать всем требованиям ГОСТ Р 55.0.02. В такой ситуации область применения системы управления активами может быть ограничена действием только в рамках совместного предприятия или ассоциации.
Использование системы управления активами является частью деятельности по управлению активами; существует несколько способов, с помощью которых несколько организаций (или частей одной организации) могут вносить свой вклад в управление как одним активом, так и группой типовых активов, нескольких активов, входящих в сеть, систему или портфель активов, путем создания индивидуальных, но скоординированных систем управления активами.
При рассмотрении вопроса о том, как объединить и скоординировать несколько систем управления активами, следует разделить и распределить конкретные обязанности и виды деятельности. Например, клиентская организация может иметь систему управления активами для управления своей сетью активов, сложной системой или вспомогательными объектами, в то время как отдельные бизнес-единицы или поставщики услуг могут иметь системы управления активами для управления отдельными активами, видами деятельности или мероприятиями в рамках сети активов.
Б.2.6 Актив и относящиеся к нему виды деятельности и мероприятия
Привязка видов деятельности и мероприятий к идентифицируемым активу, типу актива или группе активов является важной задачей для организации. ГОСТ Р 55.0.02 содержит ряд требований, применяемых к планированию, управлению, мониторингу, отчетности и анализу производительности активов (или создаваемой ценности), наряду с требованиями по применению предупреждающих действий и постоянных улучшений. Без указания на конкретные активы эти требования не могут быть выполнены.
Согласно определениям системы менеджмента и системы управления активами, указанным в ГОСТ Р 55.0.01-2014 (пункты 3.4.2 и 3.4.3), допускается одновременное существование или совместная работа различных систем управления активами для различных видов деятельности. Эти системы сосуществуют независимо от того, действуют ли они внутри одной организации или в разных организациях, применяются ли они к разным активам или к одному и тому же активу.
Например, на специализированного поставщика услуг может быть возложена ответственность за конкретную деятельность для достижения цели управления активами, которая зависит от услуги, которую он предоставляет. В частности, с поставщиком услуг, который предоставляет услуги, связанные с защитой от коррозии, может быть заключен единовременный контракт на работы по борьбе с коррозией актива с условием, чтобы актив достиг своего требуемого срока службы. Контракт предоставляет право использовать разные варианты защиты от коррозии на усмотрение поставщика услуг и действует до достижения планируемого срока службы актива клиента.
Б.2.7 Географический фактор
Менеджерам по управлению активами может потребоваться разработать взаимосвязанные планы управления активами, например для активов одного типа (что, с одной стороны, подразумевает типовое управление), расположенных в разных местах (что, с другой стороны, требует учесть различную критичность, местные требования законодательства и регулирования, требуемую производительность и т.д.).
Например, транснациональная организация, которая владеет и управляет ветряными электростанциями, может иметь различные планы управления активами в каждой стране, в которой она работает.
Наоборот, для предприятия водоснабжения ввиду отличающейся друг от друга критичности его водоочистных сооружений, которые совместно питают систему распределения воды, может быть принято решение об обслуживании каждого очистного сооружения по-разному. Их типовые компоненты следует обслуживать так, чтобы обеспечить целостность и рабочее состояние каждого из этих очистных сооружений.
Способ управления типовым активом определяется комбинацией критичности самого актива, специфическими требованиями к обслуживанию типа актива и критичности сооружения, предприятия или системы, частью которой он является.
Б.2.8 Портфель активов и структура управления активами
При установлении ответственности в системе управления активами следует учесть, что менеджеры, управляющие активами, могут управлять различными группами активов - однотипными активами или семействами активов (например, распределительной электросетью или производственной линией, рассматриваемыми в целом как "актив") и могут взаимодействовать при этом с различными поставщиками услуг, которые обслуживают отдельные активы, входящие в эти группы.
Б.2.9 Взаимодействие с другими системами менеджмента
Система управления активами может взаимодействовать с другими системами менеджмента самой организации, такими как система социальной ответственности, система менеджмента качества, система управления охраной труда, система экологического менеджмента, или системами управления активами поставщиков услуг.
Описание того, как системы менеджмента интегрированы друг с другом, также является вопросом области применения системы управления активами. Распределение ролей, обязанностей и ответственности между системами и то, как различные системы поддерживают друг друга, рекомендуется подробно описать в документированной информации (см. Б.2.3).
Ключевым вопросом для рассмотрения является то, что ГОСТ Р 55.0.02 требует установления набора критериев принятия решений. Во всех системах менеджмента (финансового, бухгалтерского, экологического, промышленной безопасности, качества и других) необходимо проведение мероприятий по улучшению. Поскольку решения по улучшениям могут относиться к активам, это может привести к конкуренции между различными системами относительно финансирования и обеспечения ресурсами. То, как организация определяет приоритетность этих мероприятий в сочетании со специфическими мероприятиями, вытекающими из требований ГОСТ Р 55.0.02 (например, модернизация активов), потребует соответствующих инструментов принятия решений, позволяющих проводить должную комплексную оценку всех вариантов решений (более подробно см. приложение Г).
Б.2.10 Влияние факторов, действующих извне области применения системы управления
Существует ряд характеристик организации, управляемых как изнутри, так и извне системы управления активами; следовательно, системе управления активами следует иметь четкое описание того, что ей нужно от этих характеристик. Внутренние характеристики включают лидерство и культуру, мотивацию, поведение, схемы стимулирования, сотрудничество. Внешние характеристики включают окружающий контекст, государство, общество, а также политические, экономические, социальные, технологические, экологические и правовые факторы.
Б.2.11 Гарантирование и валидация
В тех случаях, когда система управления активами организации зависит от результатов выполнения видов деятельности, осуществляемых другими лицами (в частности, ГОСТ Р 55.0.02-2014 (пункт 8.3) требует: "...организация должна обеспечить условия, при которых осуществлялся бы мониторинг результатов деятельности, переданной на аутсорсинг в соответствии с 9.1), область действия следует описать исходя из потребности организации в гарантированном обеспечении выполнения всех требований системы управления активами и ее результативности.
Б.2.12 Управление изменениями
Если несколько организаций или частей организации отвечают за определенную деятельность, которая может привести к изменениям в работе активов, изменениям в результативности системы управления активами или изменениям результатов управления активами, следует обеспечить целостность системы, требуемую производительность активов и обеспечить допустимый уровень рисков. Правильное установление области действия позволит эффективно обмениваться нужной информацией и соответствующим образом координировать и корректировать изменяемые деятельность и активы.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.