Приложение. Порядок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в органах ЗАГС Челябинской области

Приложение
к приказу Государственного комитета
по делам ЗАГС Челябинской области
от 30 июля 2021 г. N 88

Порядок
хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в органах ЗАГС Челябинской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в органах записи актов гражданского состояния Челябинской области (далее - Порядок) разработан Государственным комитетом по делам ЗАГС Челябинской области (далее - Государственный комитет) в соответствии с Федеральным законом от 15.11.1997 N 143 "Об актах гражданского состояния" в целях обеспечения создания надлежащих условий хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в органах ЗАГС Челябинской области.

1.2. Органами записи актов гражданского состояния Челябинской области являются Государственный комитет по делам ЗАГС Челябинской области и органы местного самоуправления городских округов и муниципальных районов Челябинской области, наделенные полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния в соответствии с Законом Челябинской области от 22 сентября 2005 N 402-ЗО "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния".

2. Место хранения и учет актовых книг

2.1. Записи актов гражданского состояния подбираются и переплетаются в актовые книги в хронологическом порядке тем органом записи актов гражданского состояния, на хранении которого находятся эти записи актов гражданского состояния.

2.2. Актовые книги формируются из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния и напечатанных на бумажном носителе в единственном экземпляре.

2.3. В каждой из актовых книг сосредоточиваются от 250 до 300 листов, записи актов гражданского состояния одного вида актов в пределах календарного года. Если в течение года записей одного вида окажется мало, допускается объединение книг регистрации актов за несколько лет.

2.4. Актовые книги в обязательном порядке переплетаются и пронумеровываются простым черным карандашом. Нумерация начинается с заглавного листа.

2.5. Каждая актовая книга начинается соответствующим заглавным листом по приложенной форме (приложение 1).

2.6. В случае, если актовая книга сформирована за несколько лет, после заглавного листа оформляется опись актовой книги (Приложение 2).

2.7. На корешке книги вверху указывается номер книги по порядку в соответствии с журналом актовых книг, условный знак вида записи акта гражданского состояния, начальные и конечные даты составления записей.

2.8. В конце книги на отдельном листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов актовой книги (Приложение 3). Лист, на котором оформляется заверительная надпись, не нумеруется.

Заверительная надпись подписывается руководителем отдела ЗАГС или уполномоченным лицом и скрепляется гербовой печатью органа записи актов гражданского состояния.

2.9. После окончательного оформления актовой книги она вносится в журнал учета книг регистрации актов гражданского состояния (Приложение 4).

2.10. Журнал учета книг регистрации актов гражданского состояния имеет свой номенклатурный номер, ведется на бумажном носителе и в электронном виде, срок хранения журнала - постоянно.

III. Сроки хранения книг регистрации актов гражданского состояния, а также порядок их передачи в государственный архив

3.1. Актовые книги, хранятся в органах записи актов гражданского состояния в сроки, установленные законодательством.

3.2. По истечении установленного срока хранения органы записи актов гражданского состояния передают в государственные архивы актовые книги, собранные из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях в соответствии с Приказом Минюста России N 233, Росархива N 181 от 29.11.2018 "Об утверждении Порядка передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях".

3.3. При обращении заявителей в орган записи актов гражданского состояния по вопросу выдачи повторного свидетельства или иного документа, подтверждающего факт государственной регистрации акта гражданского состояния на основании записи акта гражданского состояния, составленной до 1926 года, у органа за записи актов гражданского состояния отсутствуют основания для выдачи данных документов.

IV. Условия хранения книг регистрации актов гражданского состояния

4.1. Для обеспечения сохранности книг регистрации актов гражданского состояния и создания необходимых условий для работы с ними, актовые книги размещаются в охраняемом помещении, предназначенном для размещения органа записи актов гражданского состояния. Если в помещении, в котором хранятся актовые книги имеются окна, они оснащаются металлическими решетками.

Помещение должно обеспечивать хранение актовых книг в течение срока, установленного законодательством, в надлежащем состоянии.

4.2. В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.

4.3. Помещение, отведенное под хранение актовых книг, должно отвечать действующим противопожарным нормам.

4.4. При отсутствии отдельного помещения для актовых книг, они должны храниться в металлических шкафах.

4.5. Помещение, в котором находятся на хранении актовые книги, оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен; если торцы стеллажей примыкают к стенам, устанавливаются ограничители, не допускающие укладку актовых книг к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно быть 10-15 см. Высота стеллажа - 2 - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 -1,2 м, остальных проходов - 70 - 80 см. Для уменьшения влияния света на архивные книги стеллажи рекомендуется устанавливать перпендикулярно стенам в простенках между оконными проемами.

Для экономии площади архивохранилищ рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.

V. Режим хранения актовых книг регистрации актов гражданского состояния

5.1. В помещении, в котором хранятся актовые книги устанавливается специальный режим хранения, т.е. определенные технические и санитарно-гигиенические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность актовых книг, а также необходимые условия работы с ними.

5.2. В помещении, в котором хранятся актовые книги, рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С, относительную влажность воздуха от 50 до 60%.

5.3. Для контроля за температурой и влажностью воздуха в помещении, в котором хранятся актовые книги, устанавливаются термометры и гигрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха. Показания термометров и гигрометров ежедневно вносятся в специальный журнал.

5.4. Для предохранения архивохранилищ от пыли необходимо:

- регулярно обеспыливать актовые книги пылесосом и практиковать влажную уборку с применением 1% раствора формалина, производить влажную уборку пола не менее одного раза в неделю;

- тщательная обработка помещения, в котором хранятся актовые книги, проводится ежемесячно;

- запрещено курение, разжигание открытого огня, применение нагревательных электроприборов.

5.5. Дверь в помещение, в котором хранятся актовые книги, в нерабочее время закрывается и пломбируется. В обязательном порядке обеспечивается внешняя охрана помещения.

5.6. Вход в помещение, в котором хранятся актовые книги, осуществляется после оформления допуска. В случае если отсутствует отдельное помещение для хранения актовых книг, то в присутствии посторонних (граждане, заявители) металлические шкафы, в которых находятся актовые книги, должны быть закрыты.

5.7. На случай пожара, наводнения или другого стихийного бедствия, орган записи актов гражданского состояния должен быть обеспечен мешками (сумками) для экстренной эвакуации актовых книг.