Приложение N 1. Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела управления Делами администрации города Хабаровска

Приложение N 1

Положение
об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела управления Делами администрации города Хабаровска
(утв. постановлением администрации города Хабаровска от 29 октября 2021 г. N 4218)

I. Общие положения

1. Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного отдела управления Делами администрации города Хабаровска (далее - ЭПК архивного отдела) разработано в соответствии с примерным положением об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 N 63.

2. ЭПК архивного отдела создается в целях:

- рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и отбором их на дальнейшее хранение;

- организации проведения экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, не являющихся источниками комплектования краевого государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив);

- организации проведения экспертизы ценности документов, образованных в деятельности ликвидирующихся организаций г. Хабаровска, не являющихся источниками комплектования государственного архива;

- контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в муниципальных учреждениях и предприятиях, а также ликвидирующихся организациях г. Хабаровска;

- осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее - ЭК) муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, не являющихся источниками комплектования государственного архива;

- решения вопросов методического и практического характера, связанных с созданием условий по обеспечению сохранности документов "До ликвидации организации" и по личному составу в муниципальных учреждениях и предприятиях г. Хабаровска, не являющихся источниками комплектования государственного архива;

- содействия повышению качества и внедрению нормативных документов, методических рекомендаций и пособий архивных органов Хабаровского края и г. Хабаровска в деятельность муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, не являющихся источниками комплектования государственного архива.

3. ЭПК архивного отдела является постоянно действующим совещательным органом и создается на основании постановления администрации города Хабаровска. Функции, права и организация работы ЭПК архивного отдела определяются настоящим положением.

Положение об ЭПК архивного отдела утверждается постановлением администрации города Хабаровска.

Решения ЭПК архивного отдела оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения заместителем Мэра города - управляющим Делами администрации города Хабаровска.

4. Персональный состав ЭПК архивного отдела утверждается постановлением администрации города Хабаровска.

В состав ЭПК архивного отдела входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК архивного отдела из числа специалистов архивного отдела и представителей центральных экспертных комиссий структурных подразделений администрации города Хабаровска, имеющих подведомственные муниципальные учреждения и предприятия, а также представителей комитета по делам записи актов гражданского состояния (ЗАГС) и архивов Правительства Хабаровского края, государственного архива и муниципальных архивных учреждений города Хабаровска по согласованию с их руководителями.

5. Председателем ЭПК архивного отдела является начальник архивного отдела. Председатель осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК архивного отдела, председательствует на ее заседаниях, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК архивного отдела задач.

6. Заместителем председателя ЭПК архивного отдела является главный специалист архивного отдела. Заместитель председателя исполняет обязанности председателя ЭПК архивного отдела во время его отсутствия.

7. Секретарем ЭПК архивного отдела является главный специалист архивного отдела. В случае отсутствия секретаря ЭПК архивного отдела его обязанности исполняет один из членов ЭПК архивного отдела, назначаемый председателем.

Секретарь ЭПК архивного отдела:

- обеспечивает созыв членов на заседания ЭПК архивного отдела, готовит повестку заседания и список приглашенных;

- организует ознакомление членов ЭПК архивного отдела с документами, рассмотрение которых внесено в повестку заседания, их регистрацию и передачу членам ЭПК архивного отдела для проведения экспертизы представленных документов;

- контролирует своевременное возвращение документов членами ЭПК архивного отдела после проведения экспертизы документов;

- осуществляет протоколирование хода заседания ЭПК архивного отдела и оформляет протоколы;

- размещает повестки заседаний и протоколы на Web-портале архивного отдела управления Делами администрации г. Хабаровска в разделе "Экспертно-проверочная комиссия архивного отдела";

- ведет делопроизводство ЭПК архивного отдела.

8. ЭПК архивного отдела для решения стоящих перед ней задач взаимодействует с экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, экспертно-проверочной комиссией государственного архива, центральной экспертной комиссией администрации города Хабаровска (далее - ЦЭК администрации города), центральными экспертными комиссиями и экспертными комиссиями структурных подразделений администрации города Хабаровска, ЭК муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска.

9. В своей деятельности ЭПК архивного отдела руководствуется:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- законом Хабаровского края от 29.09.2005 N 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела";

- Уставом городского округа "Город Хабаровск" (принят решением Хабаровской городской Думы от 13.07.2004 N 509);

- постановлениями и распоряжениями администрации города Хабаровска;

- приказами, указаниями и рекомендациями комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края и решениями ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края;

- Инструкцией по делопроизводству в администрации города Хабаровска, утвержденной распоряжением администрации города Хабаровска от 13.05.2021 N 295-р;

- ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст);

- Регламентом администрации города Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации города Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р;

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях";

- приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24 декабря 2020 года N 199;

- нормативными документами, методическими рекомендациями и пособиями архивных органов Хабаровского края;

- примерным положением об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 N 63;

- типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения;

- типовыми и примерными номенклатурами дел;

- настоящим Положением.

II. Функции ЭПК архивного отдела

1. ЭПК архивного отдела осуществляет следующие функции:

1.1. Рассматривает и принимает решение об одобрении:

- описей дел со сроком хранения "До ликвидации организации" муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, не являющихся источниками комплектования государственного архива;

- предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на рассмотрение ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края;

- перечней документов по личному составу, подлежащих приему в муниципальные архивные учреждения г. Хабаровска, изменения и дополнения к ним;

- информаций о работе ЭК муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, о контроле за обеспечением сохранности документов "До ликвидации организации" и по личному составу, о ходе и качестве их отбора и подготовки к передаче на дальнейшее хранение в муниципальные архивные учреждения г. Хабаровска;

- иных вопросов, возникающих в ходе проведения экспертизы ценности документов и комплектования ими муниципальных архивных учреждений г. Хабаровска.

1.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

1.2.1. Документов муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, не являющихся источниками комплектования государственного архива:

- описей дел по личному составу;

- инструкций по делопроизводству;

- номенклатур дел;

- положений об архивах;

- положений об экспертных комиссиях.

1.2.2. Описей дел по личному составу ликвидирующихся организаций г. Хабаровска, не являющихся источниками комплектования государственного архива.

1.2.3. Положения об ЭПК архивного отдела.

1.2.4. Методических пособий и рекомендации архивного отдела и муниципальных архивных учреждений г. Хабаровска по вопросам организации документов в делопроизводстве, обеспечения сохранности документов (после согласования ЭПК архивного отдела методические разработки направляются для согласования ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края и экспертно-проверочной комиссией государственного архива).

III. Права ЭПК архивного отдела

1. ЭПК архивного отдела имеет право:

1.1. Давать рекомендации о принятии мер по розыску утраченных документов "До ликвидации организации" и по личному составу, запрашивать письменные объяснения руководителей муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.

1.2. Требовать от муниципальных учреждений и предприятий, а также ликвидирующихся организаций г. Хабаровска соблюдения нормативных требований по оформлению и предоставлению документов на рассмотрение ЭПК архивного отдела, возвращать на доработку некачественно подготовленные документы.

1.3. В соответствии с установленными требованиями давать рекомендации муниципальным учреждениям и предприятиям г. Хабаровска по вопросам разработки инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, организации и формирования документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности, упорядочения и подготовки к передаче для дальнейшего хранения в муниципальные архивные учреждения г. Хабаровска.

1.4. Рассматривать и принимать решения по вопросам фондовой принадлежности архивных документов.

1.5. Информировать руководство администрации города Хабаровска, комитет по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края по вопросам деятельности ЭПК архивного отдела и ЭК муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска.

IV. Организация работы ЭПК архивного отдела

1. ЭПК архивного отдела осуществляет свою деятельность в соответствии с годовым планом работы, утвержденным заместителем Мэра города - управляющим Делами администрации города Хабаровска, и отчитывается о своей работе перед комитетом по делам ЗАГС Правительства Хабаровского края и архивов и ЦЭК администрации города Хабаровска в установленном порядке.

Годовой план работы ЭПК архивного отдела ежегодно представляется на утверждение заместителю Мэра города - управляющему Делами администрации города Хабаровска до 15 ноября.

При составлении годового плана работы ЭПК архивного отдела учитываются мероприятия годового плана работы архивного отдела, предложения муниципальных архивных учреждений г. Хабаровска и членов ЭПК архивного отдела.

Предложения в годовой план работы ЭПК архивного отдела представляются ежегодно до 01 ноября.

2. Заседания ЭПК архивного отдела проводятся по графику, утвержденному начальником архивного отдела, но не реже одного раза в месяц. Для оперативного решения вопросов могут проводиться внеплановые заседания ЭПК архивного отдела по согласованию с начальником архивного отдела.

3. Вся документация, подлежащая рассмотрению ЭПК архивного отдела, представляется секретарю за 10 рабочих дней до очередного заседания.

Представление документов на рассмотрение ЭПК архивного отдела осуществляется на бумажном носителе или в электронном виде с использованием электронной почты.

Документы, поступающие к рассмотрению на заседаниях ЭПК архивного отдела, должны иметь заключения.

Заключения к документам муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска составляют специалисты архивного отдела - кураторы данных муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска.

Заключения к документам, представленным муниципальными архивными учреждениями, составляют муниципальные архивные учреждения.

Заключения к документам ликвидированных организаций, самостоятельно упорядочивших документы, составляет секретарь ЭПК архивного отдела.

4. Каждый вид документа рассматривают не менее двух членов ЭПК архивного отдела.

Проведение экспертизы документов осуществляется в течение 3 рабочих дней с момента поступления на проверку, рассмотренные документы и заключения возвращаются секретарю.

5. Перечень вопросов, рассматриваемых на заседании ЭПК архивного отдела, определяется председателем и секретарем на основании плана работы ЭПК архивного отдела и включаются в повестку заседания.

Решение о внеплановом рассмотрении вопросов принимается председателем ЭПК архивного отдела.

Повестка составляется за 3 рабочих дня до проведения очередного заседания ЭПК архивного отдела и утверждается председателем ЭПК архивного отдела.

6. ЭПК архивного отдела имеет печать установленного образца. Печать проставляется на грифах согласования рассмотренных документов.

7. Заседание ЭПК архивного отдела и принятые ею решения являются правомочными, если на нем присутствует более половины состава членов ЭПК архивного отдела.

8. Решение принимается по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК архивного отдела. При равенстве голосов спорные вопросы разрешаются председателем ЭПК архивного отдела. Право решающего голоса имеют только члены, секретарь и председатель ЭПК архивного отдела.

Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

9. Особые мнения членов ЭПК архивного отдела отражаются в протоколе. Протоколы оформляются в течение 10 рабочих дней после проведения заседания, печатаются в одном экземпляре, подписываются председателем и секретарем ЭПК архивного отдела и утверждаются заместителем Мэра города - управляющим Делами администрации города.

Замечания и предложения, внесенные на заседании ЭПК архивного отдела, должны быть доработаны исполнителем в сроки, установленные в протоколе ЭПК архивного отдела.

В грифе согласования печать ЭПК архивного отдела проставляется секретарем ЭПК архивного отдела после устранения замечаний.

10. Вид контроля и сроки предоставления информации о выполнении решений ЭПК архивного отдела определяются в решающей части протокола ЭПК архивного отдела.

11. Принятие решения о снятии с контроля или продлении сроков контроля по исполнению решений ЭПК архивного отдела осуществляется на ее заседаниях.

V. Отчеты о работе ЭПК архивного отдела

1. Отчеты о работе ЭПК архивного отдела представляются начальнику архивного отдела на утверждение по итогам за I квартал в срок до 28 марта, за II квартал и I полугодие - до 28 июня, за III квартал и 9 месяцев - до 28 сентября, за IV квартал и год - до 24 декабря отчетного года.

2. Отчеты о работе ЭПК архивного отдела оформляются в виде доклада с приложениями, составленными в виде аналитических таблиц с указанием количества утвержденных и согласованных на ЭПК архивного отдела документов.

3. Отчеты о деятельности ЭПК архивного отдела размещаются на Web-портале архивного отдела управления Делами администрации г. Хабаровска в разделе "Экспертно-проверочная комиссия архивного отдела" в течение трех рабочих дней, после утверждения начальником отдела.