Раздел I. Общие положения

Раздел I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Златоустовского городского округа (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управленческой деятельности в Администрации Златоустовского городского округа (далее - округ, ЗГО).

2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации в структурных подразделениях, отраслевых органах Администрации Златоустовского городского округа (далее - структурные подразделения и отраслевые органы).

3. Организация работы с документами, содержащими государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения, регламентируется специальными нормативными актами.

4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Златоустовского городского округа осуществляется отделом по общим вопросам Администрации Златоустовского городского округа (далее - отдел по общим вопросам).

6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей, в органах местного самоуправления, отраслевых органах - на лиц, уполномоченных руководителем органа.

Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Администрации округа. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией под роспись.

Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

7. В развитие положений Инструкции отделом по общим вопросам разрабатываются методические документы (инструктивные письма, памятки и другие материалы за подписью начальника отдела).

8. При разработке настоящей инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

1) Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

2) Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

3) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

4) Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

5) Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

6) Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

7) Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

8) Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268"Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

9) Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

10) национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" от 01.07.2017 г., утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 г. N 2004-ст (далее - ГОСТР.7.0.97-2016);

11) письмо Главного управления государственной вневедомственной экспертизы при Госстрое России от 27 декабря 1999 г. N 24-1-19/347 "О нормативных документах по документационному обеспечению";

12) решение Златоустовского городского Собрания депутатов от 29.08.2000 N 715 "Об утверждении символики (герба, флага) муниципального образования "город Златоуст".

9. Требования настоящей Инструкции распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также их подготовки к передаче на архивное хранение. Работа с документами, имеющими статус актов, содержащих сведения, составляющие государственную, служебную тайну, по исполнению поручений Президента Российской Федерации, по работе с обращениями граждан, бухгалтерских и других специальных документов - осуществляется в соответствии со специальными правовыми актами.

10. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

1) автор документа (исполнитель) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

2) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

3) вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

4) виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи);

5) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации округа;

6) деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый структурным подразделением, организацией, должностным лицом адресату по почтовой связи;

7) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации Златоустовского городского округа;

8) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти;

9) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

10) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

11) заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

12) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

13) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации округа, с указанием сроков их хранения;

14) муниципальный правовой акт - решение, принятое непосредственно населением муниципального образования по вопросам местного значения, либо решение, принятое органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления по вопросам местного значения, по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также по иным вопросам, отнесенным Уставом муниципального образования в соответствии с Федеральными законами к полномочиям органов местного самоуправления и (или) должностных лиц местного самоуправления, документально оформленные, обязательные для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающие либо изменяющие общеобязательные правила или имеющие индивидуальный характер;

15) объем документооборота - количество документов, поступивших и созданных в Администрации округа;

16) обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

17) оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

18) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

19) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

20) реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

21) система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

22) сканирование документа - получение электронного образа документа;

23) служба делопроизводства - структурное подразделение органа местного самоуправления, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

24) служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов местного самоуправления, структурных подразделений, организаций и граждан;

25) телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования;

26) телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

27) унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

28) факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

29) формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

30) шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

31) электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы с применением Автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ);

32) регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в системе электронного документооборота;

33) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

34) электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

35) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

36) юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

37) электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;

38) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

39) электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.