Раздел VII. Использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

Раздел VII. Использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

Порядок использования печатей и штампов в Администрации Златоустовского городского округа

202. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

203. Штамп - устройство прямоугольной (квадратной, треугольной) формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и другое.

204. Штампы для регистрации хранится у специалиста, ответственного за регистрацию и проставляются им.

205. На печатях Главы округа, Администрации округа помещается герб муниципального образования. Гербовые печати проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

206. Порядок официального использования герба Златоустовского городского округа на бланках осуществляется в соответствии с решением Златоустовского городского Собрания депутатов от 29.08.2000 года N 715 "Об утверждении символики (герба и флага) муниципального образования "город Златоуст" (в редакции решения Собрания депутатов Златоустовского городского округа от 20.04.2006 г. N 253).

207. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, а также фиксирующих факты, связанные с движением финансовых средств, и на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

208. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно: Главный специалист Дата

Личная подпись

Ф.И.О.

209. Документы заверяют следующими печатями:

1) гербовая печать с надписью "Глава Златоустовского городского округа". Проставляется для удостоверения подписи Главы округа на договорах, грамотах, письмах финансового характера, служебных и наградных удостоверениях, доверенностях, на командировочных удостоверениях, на заявлениях для выдачи лицензий и так далее. Гербовая печать с надписью "Глава Златоустовского городского округа" хранится у начальника отдела по общим вопросам и проставляется им;

2) гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа". Проставляется для удостоверения подписи Главы округа, заместителя Главы округа, главного бухгалтера Администрации округа на бухгалтерских документах: платежных поручениях, чековой книжке, бюджетных обязательствах, актах сверки, справках о заработной плате, отчетах и так далее. Гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа" хранится у начальника отдела - главного бухгалтера Администрации Златоустовского городского округа и проставляется им;

3) гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа "2Д-1". Проставляется для удостоверения подписи заместителей Главы округа и должностных лиц, наделенных некоторыми полномочиями (в соответствии с постановлением Администрации Златоустовского городского округа "О полномочиях заместителей Главы Златоустовского городского округа и наделении должностных лиц некоторыми полномочиями") на договорах, грамотах, письмах финансового характера, служебных и наградных удостоверениях, доверенностях, на командировочных удостоверениях, на заявлениях для выдачи лицензий и так далее. Гербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа "2Д-1" хранится у начальника отдела по общим вопросам и проставляется им;

4) факсимиле Главы округа. Проставляется на грамотах, благодарственных письмах, поздравлениях, приглашениях, а также в исключительных случаях, по указанию Главы округа, если количество документов более трех экземпляров. Первый экземпляр или проект документа должен быть обязательно подписан Главой округа лично. Факсимиле хранится и проставляется в отделе по общим вопросам, либо в приемной Главы округа. Количество проставленных оттисков, краткое содержание документа регистрируется в журнале учета;

5) факсимиле заместителя Главы округа. Проставляется в исключительных случаях, по личному распоряжению заместителя Главы округа, если количество документов более трех экземпляров. Первый экземпляр или проект документа должен быть обязательно подписан заместителем Главы округа лично. Факсимиле хранится и проставляется в отделе по общим вопросам либо в приемной заместителя Главы округа. Количество проставленных оттисков, краткое содержание документа регистрируется в журнале учета;

6) негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа". Проставляется для удостоверения подписи работников Администрации. Негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа" хранится и проставляется в отделе по общим вопросам;

7) негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа. Отдел муниципальной службы и кадров". Проставляется для удостоверения подписи начальника отдела муниципальной службы и кадров на документах по личному составу. Печать хранится у начальника отдела муниципальной службы и кадров и проставляется им;

8) негербовая печать с надписью "Администрация Златоустовского городского округа. Отдел по общим вопросам". Проставляется для удостоверения подписи начальника отдела на документах, а также, главного специалиста отдела по общим вопросам на копиях постановлений, распоряжений Администрации Златоустовского городского округа. Печать хранится у начальника отдела по общим вопросам;

9) негербовые печати подразделений Администрации округа содержатся у ответственных за хранение и проставление печати сотрудников соответствующих структурных подразделений. Печать проставляется для удостоверения подписи начальника подразделения;

10) печати и штампы учитываются в отделе по общим вопросам Администрации округа и выдаются под расписку сотрудникам, персонально отвечающим за их использование и хранение. Печати хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

210. Сотрудник, ответственный за использование и хранение печатей и штампов, при увольнении или переводе на другую должность обязан сдать их в отдел по общим вопросам. Об утере печати или штампа следует незамедлительно сообщить в отдел по общим вопросам.

211. При изготовлении новых печатей в связи с утерей или производственной необходимостью на нижней части информационного поля печати указывается "2Д-1" - дубликат;

212. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы возвращаются в отдел по общим вопросам Администрации округа и уничтожаются с оформлением соответствующего акта.

213. Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков оттиска печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые выдавливание краски за края печатных элементов, непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

214. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

215. Разрешение о необходимости изготовления печатей, штампов и определение их количества дает Глава округа на письме-заказе, после чего заказ размещается на предприятии - изготовителе печатей, имеющем лицензию на эти работы.

216. В случае служебной необходимости допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей и штампов.

217. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений (служебных кабинетов) не допускается.

218. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за выдачу и учет печатей.

Журнал учета печатей и штампов

N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие-изготовитель, дата и N сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение)
1	2	3	4	5	6

Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11