Раздел V. Особенности работы с электронными документами отдела по общим вопросам

Раздел V. Особенности работы с электронными документами отдела по общим вопросам

180. Отдел по общим вопросам осуществляет:

1) прием электронных документов, направленных на официальные электронные адреса Администрации Златоустовского городского округа (далее - электронный адрес) (zlat-go@mail.ru);

2) регистрацию электронных документов;

3) создание и архивирование электронных образов исходящей корреспонденции;

4) отправку электронных документов через электронный почтовый ящик.

181. Документы, создаваемые в структурных подразделениях, отраслевых органах и поступающие на бумажном и электронном носителях, включаются в базу электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов в программу АСДОУ. Включение электронного образа документа в базу электронного документооборота в программу АСДОУ возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется работником отдела по общим вопросам, ответственным за данную процедуру, путем проставления на бумажном носителе заверительного штампа "электронная копия сдана и соответствует бумажному носителю".

182. Электронные сообщения, поступающие на электронный адрес, проходят регистрацию согласно установленного порядка (аналогично бумажному документообороту).

183. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

184. Для подтверждения подлинности электронных документов в структурных подразделениях, отраслевых органах используются электронные подписи.

185. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

186. При получении электронных документов ответственные лица в структурных подразделениях, отраслевых органах осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

187. С целью учета и поиска документов в базе электронного документооборота Администрации округа используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

N п/п	Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1.	Адресат	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	в соответствии с реквизитом "Подпись"
4.	Вид документа	в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5.	Дата документа	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Номер документа	в соответствии с номером, присвоенным документу автором
7.	Дата поступления документа	дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Наименование текста	краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11.	Индекс дела	индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Сведения о переадресации документа	на основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13.	Наличие приложений	наличие приложений
14.	Общее количество листов приложений	общее количество листов приложений
15.	Указания по исполнению документа	резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
16.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	должность, фамилия и инициалы исполнителя

188. Настоящей Инструкцией допускается включение в базу электронного документооборота Администрации округа дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа, отметка о переносе срока исполнения документа, место хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.

189. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в единой базе электронного документооборота Администрации округа в программе АСДОУ. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

190. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

191. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации округа. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

192. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

193. Место хранения электронных документов до их передачи в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа", вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации округа программно-технических средств.

194. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Главой округа, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

195. Поступившие из структурных подразделений в муниципальное бюджетное учреждение "Архив Златоустовского городского округа" электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.