Приложение 11. Правила оформления реквизитов документов

Приложение 11

Правила оформления реквизитов документов

1. Герб Златоустовского городского округа:

изображение герба Златоустовского городского округа установлены решением Собрания депутатов Златоустовского городского округа от 29.08.2000 года N 715 "Об утверждении символики (герба и флага) муниципального образования "город Златоуст".

На бланках документов структурных подразделений, отраслевых органов Администрации округа герб Златоустовского городского округа изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом "Наименование структурного подразделения Администрации Златоустовского городского округа" (далее - структурное подразделение).

2. Наименование структурного подразделения:

Наименование структурного подразделения - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о структурном подразделении.

Сокращенное наименование структурного подразделения помещают в скобках под полным наименованием.

3. Наименование должности лица, подписавшего документ.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц.

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) органа исполнительной власти.

4. Справочные данные о структурном подразделении

Справочные данные о структурном подразделении указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты. Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению служебной необходимости.

5. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

6. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (Златоуст) указывается в бланках документов структурных подразделений, за исключением бланков писем.

7. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и другое), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или отделом по общим вопросам при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и другое).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: пример - 18.01.2020 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,

например: 18 января 2020 г.

8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации Златоустовского городского округа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

10. Адресат.

11. Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Управление социальной защиты населения Златоустовского городского округа

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже ("кому").

Например:

Руководителю Финансового управления Златоустовского городского округа Фамилия И.О.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся после фамилии, при адресовании частному лицу указывается фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

12. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Письмо (о чем?) (о ком?). Об оказании консультативной помощи.

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

13. Текст документа.

В структурных подразделениях документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Администрация Златоустовского городского округа постановляет...; ...коллегия постановила...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: решили....

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату".;

Например:

Заместитель Главы Златоустовского городского округа по инфраструктуре	подпись	И.О. Фамилия
дата

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании нормативных правовых актов, автором документа указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Администрации Златоустовского городского округа от 22 июня 2018 г. N 140-П "Об утверждении "Инструкции по делопроизводству в Администрации Златоустовского городского округа";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии организации, предприятия, утвержденном приказом от 19 января 2018 г. N 2...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

14. Отметка о наличии приложения.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Например:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.

Если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение:

Отчет о НИР в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам, документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение 1, приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

ПРИЛОЖЕНИЕ к распоряжению Администрации Златоустовского городского округа от 15.01.2020 г. N 35-р/АДМ

Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент, схема и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Утверждено распоряжением Администрации Златоустовского городского округа от 12.01.2020 г. N 25-р/АДМ

15. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Главы Златоустовского городского округа Подпись И.О. Фамилия Дата

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

1) вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

2) территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

3) органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное);

4) подведомственными организациями;

5) при необходимости, с общественными организациями.

16. Виза.

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

На проектах нормативных правовых актов Главы Златоустовского городского округа визы проставляются сразу после постановляющей или распорядительной части текста проекта документа.

В служебных письмах визы проставляются на проекте документа, помещаемой в дело.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания прилагаются.

Начальник Правового управления Администрации Златоустовского городского округа	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

17. Подпись должностного лица.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Начальник Правового управления Администрации Златоустовского городского округа

Подпись

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с назначением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности начальника Экономического управления Администрации Златоустовского городского округа

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

18. Гриф утверждения.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

	УТВЕРЖДАЮ Глава Златоустовского городского округа
		Подпись Дата	И.О. Фамилия

19. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

20. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) N ________ за _______ г.

Верно
Главный специалист		Подпись	И.О. Фамилия
Дата	Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

21. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Иван Иванович Иванов

(3513) 633111

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения и электронного адреса, например:

Иванов Иван Иванович, Контрольное управление, ведущий специалист, (83513) 634284, Ivanov@gov.ru

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, и дату печатания документа.

22. Указания по исполнению документа.

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

23. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

24. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

25. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в округа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметка о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.