Раздел IV. Контроль исполнения документов и поручений

Раздел IV. Контроль исполнения документов и поручений

ХVI. Исполнение документов и поручений

165. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.

166. Контроль по существу затрагиваемых в документах и поручениях вопросов осуществляется Главой округа, его заместителями, руководителями структурных подразделений и отраслевых органов.

167. Контроль исполнения строится на базе автоматизированных банков регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за три дня до истечения срока.

Ход выполнения правовых актов Администрации округа или решений Коллегии при Главе Златоустовского городского округа (далее - Коллегия) заслушивается на заседании Коллегии, на расширенном окружном совещании или, ответственное за контроль лицо представляет информацию на имя Главы округа о ходе исполнения правовых актов и поручений Администрации Златоустовского городского округа или об их выполнении.

Постановления и поручения снимаются с контроля Главой округа или Коллегией.

168. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

169. Контрольные действия осуществляются в отделе по общим вопросам и в местах регистрации документов. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и другое, выводятся на экран монитора, рассылка напоминаний допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

170. Контроль по срокам исполнения документов и поручений в структурных подразделениях и отраслевых органах осуществляют:

1) отдел по общим вопросам - поручений Главы округа по служебной корреспонденции; поручений, содержащихся в правовых актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Губернатора области и Правительства области, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства области, поручений Губернатора области, Главы округа данных ими во время проведения еженедельных расширенных и ежемесячных областных совещаний при Губернаторе области и при Главе округа, во время поездок, встреч и иных мероприятий;

2) отдел по работе с обращениями граждан - обращений граждан к Главе округа, заместителям Главы округа.

ХVII. Контроль поручений Главы Златоустовского городского округа по служебной корреспонденции

171. Необходимость контроля за исполнением того или иного документа определяется Главой округа (в резолюции указывается "Контроль").

На документах, взятых на контроль, проставляется штамп "Контроль" с указанием срока исполнения.

172. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным за организацию исполнения поручения считается первый из указанных, который координирует работу соисполнителей.

173. Исполнители не позднее, чем за 5 рабочих дней до истечения срока исполнения документа обязаны представить ответственному исполнителю свои предложения для обобщения и составления ответа (в письме обязательно указывается, на какое поручение Главы округа направляются предложения, например: на поручение Главы округа N 1 от 26.01.2020 г.). Исполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

Еженедельно отдел по общим вопросам направляет напоминание ответственному исполнителю.

174. Документы исполняются строго в срок, указанный в резолюции Главы округа. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются не более чем в трехдневный срок.

При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет на имя Главы округа мотивированную просьбу о его продлении.

175. Изменение срока исполнения фиксируется в регистрационно-контрольной карточке. Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

176. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам (автор обращения, Глава округа, отдел по общим вопросам).

177. Решение о снятии документа с контроля принимается Главой округа. Основанием для снятия поручения с контроля является служебная записка на имя Главы округа за подписью ответственного исполнителя либо копия документа, который поручалось подготовить (письмо, постановление, распоряжение, информация и другие документы).

178. При подготовке служебной записки о выполнении поручения Главы округа необходимо соблюдать следующие требования:

1) служебная записка оформляется только на имя Главы округа;

2) во введении указываются реквизиты регистрации поручения.

Например:

"По Вашему поручению (Контрольный лист N 1 от 10.10.2020 г. пункт 4) Управление архитектуры и градостроительства рассмотрело обращение г-на Иванова М.М. о выделении участка земли";

3) в информации должны быть отражены конкретные результаты исполнения документа (краткий вывод), содержаться сведения о том, кем, когда, в какой форме (устной или письменной) дан ответ заявителю, просьба о снятии с контроля;

4) к информации об исполнении документа прилагаются необходимые материалы (протокол совещания, копия правового акта, копия ответа заявителю и другие).

179. Отдел по общим вопросам еженедельно готовит информацию об исполнении контрольных поручений Главы округа по служебной корреспонденции за подписью начальника отдела по общим вопросам и представляет её Главе округа.