Приложение. Исчерпывающий перечень сведений, которые могут запрашиваться у контролируемого лица в рамках осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

Приложение
к приказу Департамента
управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от 13 октября 2021 г. N 111

Исчерпывающий перечень сведений, которые могут запрашиваться у контролируемого лица в рамках осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

I. Исчерпывающий перечень сведений, которые могут запрашиваться у Государственного казённого учреждения "Архив города Севастополя" (далее - ГКУ "Архив города Севастополя") в рамках осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле:

1. Учредительные, распорядительные документы:

- учредительные документы;

- документы, подтверждающие полномочия директора ГКУ "Архив города Севастополя" либо лица, его замещающего;

- документы, подтверждающие полномочия лица, представляющего интересы ГКУ "Архив города Севастополя" (при наличии такого);

- документы, регулирующие распределение обязанностей между директором и заместителями директора ГКУ "Архив города Севастополя";

- положения о структурных подразделениях ГКУ "Архив города Севастополя";

- должностные инструкции/регламенты работников ГКУ "Архив города Севастополя".

2. Организационно-распорядительные документы:

- приказы (распоряжения) ГКУ "Архив города Севастополя", журналы (книги, картотеки, базы данных и т.д.) регистрации приказов (распоряжений);

- структура ГКУ "Архив города Севастополя" (при отсутствии - штатное расписание ГКУ "Архив города Севастополя");

- положения о комиссиях и иных коллегиальных органах ГКУ "Архив города Севастополя", деятельность которых направлена на основные направления деятельности ГКУ "Архив города Севастополя";

- протоколы заседаний и решения комиссий и иных коллегиальных органов ГКУ "Архив города Севастополя", деятельность которых направлена на основные направления деятельности ГКУ "Архив города Севастополя";

- документы (инструкции, регламенты, порядки и др.), регламентирующие ведение делопроизводства, работу по обращениям граждан в ГКУ "Архив города Севастополя";

- номенклатуры дел ГКУ "Архив города Севастополя";

- документы (инструкции, порядки, положение, регламент и др.), регламентирующие порядок работы ГКУ "Архив города Севастополя" при чрезвычайных ситуациях;

- документы (инструкции, порядки, положение, регламент и др.), регламентирующие обеспечение охранного режима ГКУ "Архив города Севастополя";

- документы (инструкции, порядки, положение, регламент и др.), регламентирующие обеспечение мер пожарной безопасности в ГКУ "Архив города Севастополя";

- договоры с охранными предприятиями;

- акты проверок, предписания органов контроля (надзора) за охранным и пожарными режимами, иных органов контроля;

- схемы эвакуации людей и документов;

- акты, справки, предписания по итогам предыдущих проверок основной деятельности ГКУ "Архив города Севастополя".

3. Документы по комплектованию ГКУ "Архив города Севастополя"

- список организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя";

- список граждан - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя";

- наблюдательные дела на граждан - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя";

- наблюдательные дела организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя" (при наличии).

4. Учетные документы ГКУ "Архив города Севастополя":

- порядок учета архивных документов в ГКУ "Архив города Севастополя";

- схема учета архивных документов в ГКУ "Архив города Севастополя";

- книга учета поступлений документов;

- список фондов;

- листы фондов;

- описи дел, документов;

- реестр описей дел, документов;

- паспорт архива;

- паспорта архивохранилищ;

- дела фондов;

- описи единиц хранения научно-технической документации;

- описи аудиовизуальных документов: кинодокументов, фотодокументов, фотоальбомов; фонодокументов магнитной записи, фонодокументов механической записи (граморигиналов, грампластинок, фоноваликов и других), видеодокументов (при наличии соответствующих видов аудиовизуальных документов);

- листы учета аудиовизуальных документов, при наличии иные документы по учету;

- дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

- опись электронных дел, документов (при наличии на хранении электронных документов);

- инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (при наличии единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни);

- при наличии на хранении особо ценных и уникальных документов:

лист учета и описания уникального документа;

внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы;

список фондов, содержащих особо ценные документы;

опись особо ценных дел, документов;

реестр описей особо ценных дел, документов;

- при наличии страхового фонда на микрофишах:

опись страхового фонда на микрофишах;

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах;

- при наличии страхового фонда на рулонной пленке:

опись страхового фонда на рулонной пленке;

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке;

- книга учета носителей электронного фонда пользования (при наличии электронного фонда пользования);

- книга учета (журнал, база данных, реестр, картотека и др.) учета документов, на которые создан фонд пользования.

5. Документы по обеспечению сохранности архивных документов:

- схемы размещения фондов в архивохранилище;

- карточки постеллажного и пофондового топографических указателей;

- книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища;

- книга учета выдачи дел во временное пользование;

- книга (картотека) учета документов временного хранения;

- карточки учета необнаруженных архивных документов;

- карточки учета архивных документов с повреждениями носителя;

- карточки учета архивных документов с повреждениями текста;

- карточки учета технического состояния аудиовизуальных документов;

- карточки учета технического состояния носителя электронных документов (при наличии электронных документов на физически обособленных носителях);

- журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов температурно-влажностного режима.

6. Документы по использованию архивных документов:

- каталоги, указатели, обзоры документов, тематические базы данных;

- журналы (базы данных) регистрации поступающих запросов и обращений, и ответов на них;

- документы (запросы, договоры, копии ответов и др.) по исполнению ГКУ "Архив города Севастополя" запросов социально-правового и тематического характера, рассмотрению жалоб и обращений;

- порядок работы читального зала ГКУ "Архив города Севастополя" (при наличии);

- личные дела пользователей;

- журнал регистрации заявлений для личной работы с документами;

- макеты, аннотации, схемы размещения, иные материалы подготовки выставок архивных документов;

- тексты, подготовленные для теле-, радиопередач, публикации в СМИ, интернет-изданиях, на сайте ГКУ "Архив города Севастополя";

- проекты, макеты, рукописи печатных изданий, подготовленных к изданию ГКУ "Архив города Севастополя";

- материалы, подготовленные по документам, находящимся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя", переданные для опубликования в печатных изданиях.

II. Исчерпывающий перечень, которые могут запрашиваться у юридического лица, индивидуального предпринимателя в рамках осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

1. Учредительные, распорядительные документы:

- учредительные документы;

- распорядительный документ о назначении руководителя (возложении обязанностей руководителя);

- структура организации (при ее отсутствии - штатное расписание);

- должностные регламенты/инструкции работников;

- положения о структурных подразделениях организации.

2. Организационно-распорядительные документы:

- номенклатуры дел организации;

- документы (инструкции, регламенты, порядки и др.), регламентирующие ведение делопроизводства в организации;

- документы (приказы, положение, протоколы и др.) о создании и деятельности экспертной комиссии организации;

- документы (приказы, положения и др.) о деятельности архива организации;

- документы (инструкции, порядки, положение, регламент и др.) об охранном режиме в архиве организации (при наличии);

- документы (инструкции, порядки, положение, регламент и др.) о пожарной безопасности в архиве организации (при наличии);

- схема эвакуации людей и документов из архива организации.

3. Учетные документы:

- паспорт архива организации и пояснительная записка к нему;

- книга учета поступления и выбытия дел, документов;

- список фондов (при наличии в архиве организации двух и более фондов);

- лист (ы) фонда;

- дело фонда;

- реестр описей (при наличии в архиве организации двух и более описей);

- сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу;

- опись особо ценных дел (при наличии особо ценных дел);

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (при наличии созданного страхового фонда и фонда пользования);

- карточки постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей;

- книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилищ;

- книга учета выдачи дел во временное пользование;

- журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов температурно-влажностного режима.

4. Документы по использованию архивных документов:

- книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;

- вторые экземпляры архивных справок (выписок, копий).

III. Перечень сведений, которые могут запрашиваться у органа государственной власти (далее - ОГВ), должностного лица ОГВ, органа местного самоуправления (далее - ОМС), должностного лица местного самоуправления в рамках осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле

1. Учредительные, распорядительные документы.

- устав или положение об ОГВ, ОМС с нормативными документами об утверждении и внесении изменений;

- распорядительный документ о назначении руководителя (возложении обязанностей руководителя);

- структура ОГВ, ОМС (при ее отсутствии - штатное расписание);

- должностные регламенты (инструкции) сотрудников ОГВ, ОМС;

- положения о структурных подразделениях ОГВ, ОМС.

2. Организационно-распорядительные документы:

- номенклатуры дел ОГВ, ОМС;

- инструкция по делопроизводству в ОГВ, ОМС;

- документы о деятельности экспертной комиссии ОГВ, ОМС (распорядительный документ о создании, утверждении состава, положение об экспертной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и др.);

- документы о деятельности архива ОГВ, ОМС (распорядительный акт о создании и назначении ответственного лица, положение об архиве и др.);

- документы (инструкции, порядки, положение, регламент и др.) об охранном режиме в архиве ОГВ, ОМС (при наличии);

- документы (инструкции, порядки, положение, регламент и др.) о пожарной безопасности в архиве ОГВ, ОМС (при наличии);

- схема эвакуации людей и документов из архива ОГВ, ОМС.

3. Учет документов в архиве ОГВ, ОМС:

- паспорт архива организации и пояснительная записка к нему;

- книга учета поступления и выбытия дел (документов);

- список фондов (при наличии в архиве организации двух и более фондов);

- лист (ы) фонда;

- дело фонда;

- реестр описей (при наличии в архиве организации двух и более описей);

- описи дел;

- опись особо ценных дел (при наличии особо ценных дел);

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (при наличии созданного страхового фонда и фонда пользования);

- карточки постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей;

- книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилищ;

- книги учета выдачи дел во временное пользование;

- журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов температурно-влажностного режима.

4. Использование документов в архиве ОГВ, ОМС:

- книги (базы данных) регистрации поступающих запросов;

- вторые экземпляры архивных справок (выписок, копий).