Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Департаменте недропользования и экологии Тюменской области

Приложение N 1
к распоряжению
Департамента
недропользования и экологии
Тюменской области
от 15.11.2021 г. N 15-РД

Правила
обработки персональных данных в Департаменте недропользования и экологии Тюменской области

1. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Департаменте недропользования и экологии Тюменской области (далее - Правила) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок их уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Департаменте недропользования и экологии Тюменской области (далее - Департамент).

2. Департамент как оператор осуществляет обработку персональных данных, определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

3. Обработка персональных данных в Департаменте осуществляется с соблюдением принципов и условий, установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, а также Правилами.

2. Категории субъектов персональных данных

4. К категориям субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Департаменте в соответствии с Правилами, относятся:

1) государственные гражданские служащие Тюменской области, замещающие должность государственной гражданской службы Тюменской области в Департаменте (далее - гражданские служащие);

2) граждане, претендующие на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Тюменской области в Департаменте;

3) руководители подведомственных Департаменту организаций;

4) близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также супруга (супруг), в том числе бывшая (бывший), супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов субъектов персональных данных;

5) лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Департамент;

6) граждане, в том числе являющиеся представителями организаций, обратившиеся в Департамент в связи с оказанием Департаментом государственных услуг и осуществлением возложенных на Департамент функций, а также в связи с реализацией их права на обращение в Департамент;

7) работники Департамента, замещающие должности не относящиеся к должностям государственной гражданкой службы Тюменской области.

3. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных

5. В Департаменте персональные данные могут обрабатываться в целях:

1) обеспечения кадровой работы, в том числе кадрового учета, делопроизводства, содействия в осуществлении служебной (трудовой) деятельности, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения гражданскими служащими, обеспечения личной безопасности гражданских служащих, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также противодействия коррупции;

2) оказания Департаментом государственных услуг и осуществления возложенных на Департамент функций;

3) рассмотрения обращений граждан.

6. В целях, указанных в правилах обработки персональных данных в Департаменте, обрабатываются персональные данные:

1) персональные данные, перечисленные в подпунктах 1 приложения N 5 к настоящему распоряжению, обрабатываются в Департаменте в целях, указанных в подпункте 1 пункта 5 настоящих Правил;

2) персональные данные, перечисленные в пункте 2 приложения N 5 к настоящему распоряжению, обрабатываются в Департаменте в целях, указанных в подпунктах 2 и 3 пункта 5 настоящих Правил.

Обработка персональных данных, указанных в настоящем пункте, осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

7. Согласие на обработку персональных данных субъекта персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, не требуется при обработке персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.

8. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью.

9. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, осуществляется отделом юридической и кадровой работы Департамента.

10. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

11. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, осуществляются посредством:

получения оригиналов необходимых документов;

копирования оригиналов документов (получения копий оригиналов документов);

внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных

носителях);

формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы, оператором которых является Департамент (далее - автоматизированные информационные системы).

12. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются посредством получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил.

13. В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, находящихся в распоряжении у третьей стороны, следует получить их письменное согласие на получение персональных данных, а также уведомить субъекта персональных данных о целях, источниках и способах получения персональных данных, о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа дать письменное согласие на их получение.

14. При сборе персональных данных гражданский служащий, уполномоченный на обработку персональных данных, осуществляющий сбор персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, чьи данные обрабатываются в целях, определенных подпунктом 1 пункта 5 Правил, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

15. Распространение персональных данных в целях, указанных в подпункте 1 пункта 5 Правил, осуществляется с согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения Департаменту, оформленного по форме согласно приложению N 8 к настоящему распоряжению.

16. В целях, указанных в подпункте 2 пункта 5 Правил, обрабатываются:

1) персональные данные, перечисленные в пункте 2 приложения N 5 к настоящему распоряжению;

2) иные персональные данные, ставшие известными в связи с оказанием Департаментом государственных услуг и осуществлением возложенных на Департамент функций.

17. Обработка персональных данных в целях, указанных в подпункте 2 пункта 5 Правил, осуществляется без согласия заявителей в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 2.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации").

18. Обработка персональных данных в целях, указанных в подпункте 2 пункта 5 Правил, осуществляется структурными подразделениями Департамента, в полномочия которых в соответствии с положениями о структурных подразделениях Департамента входит оказание государственных услуг, осуществление возложенных на Департамент функций.

19. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных в целях, указанных в подпункте 2 пункта 5 Правил, осуществляются посредством:

получения оригиналов необходимых документов (заявлений);

копирования оригиналов документов (получения копий оригиналов документов);

внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

внесения персональных данных в автоматизированные информационные системы.

20. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются посредством получения персональных данных непосредственно от заявителей.

21. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо Департамента, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от заявителей, обратившихся в Департамент в связи с оказанием государственной услуги, осуществлением возложенной на Департамент функции, обязано разъяснить указанным заявителям юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

22. В целях, указанных в подпункте 3 пункта 5 Правил, в соответствии со статьями 7 и 13 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" обработке подлежат:

1) персональные данные, перечисленные в пункте 2 приложения N 5 к настоящему распоряжению;

2) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.

23. Обработка персональных данных, необходимых в связи с рассмотрением обращений граждан, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных" и Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

4. Порядок обработки персональных данных в автоматизированных информационных системах

24. Обработка персональных данных в Департаменте может осуществляться с использованием автоматизированных информационных систем.

25. Доступ к автоматизированным информационным системам гражданских служащих, осуществляющих обработку персональных данных в автоматизированных информационных системах, реализуется посредством учетной записи, состоящей из имени пользователя и пароля.

26. Доступ к автоматизированным информационным системам предоставляется в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих.

27. Информация может размещаться в автоматизированных информационных системах как в автоматическом, так и в ручном режиме при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволя