Раздел 1. Содержание проблемы, обоснование необходимости ее решения программно-целевым методом

Раздел 1. Содержание проблемы, обоснование необходимости ее решения программно-целевым методом

Муниципальный архив осуществляет и организует хранение, учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Российской Федерации на территории муниципального образования - город Шадринск.

Чтобы обеспечить сохранность документов, муниципальный архив должен осуществлять комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии. Документы Архивного фонда хранятся на металлических стеллажах, в архивных папках (коробах), но большой процент документов от общего количества не закартонировано или закартонированы в старые папки, которые требуется заменить, что не обеспечивает сохранность документов (не защищает дела от пыли, света, физических повреждений).

Располагается муниципальный архив в отдельно стоящем здании, в котором предусмотрены следующие помещения:

- кабинеты специалистов;

- хранилище, где установлены мобильные стеллажи, кондиционер, противопожарные двери, увлажнители воздуха, пылесос, освещение по периметру и на потолке;

- помещения для обработки и акклиматизации документов, в них также установлены противопожарные двери.

На 01.10.2021 в архиве 131 фонд:

- 18 фондов управленческой документации,

- 113 фондов документов по личному составу (из них - 6 объединенных фондов).

Всего хранится 37225 единиц хранения:

- 4544 ед. хр. постоянного хранения,

- 32 681 ед. хр. по личному составу.

Степень загруженности хранилища 85%.

Количество единиц хранения каждый год увеличивается за счет поступления дел постоянного хранения от организаций-источников комплектования и по личному составу от ликвидирующихся организаций. Необходима дополнительная площадь под архивохранилище и создание необходимых условий для обеспечения сохранности архивных документов.

Современное информационное сообщество рассматривает архивы как информационные центры, обеспечивающие общество ретроспективной информацией, необходимой для принятия управленческих решений, для обеспечения законных интересов граждан посредством исполнения запросов социально-правового характера.

Роль и значение Архивного фонда города Шадринска возросли в последние годы. Сохраняя документацию, отражающую материальную, духовную жизнь жителей города Шадринска, имеющую историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, а также документы по личному составу организаций города Шадринска, архив становится активным участником социально-экономических процессов, происходящих в муниципальном образовании - город Шадринск, выступает гарантом социальной защищенности граждан, их пенсионного обеспечения. Интенсивность работы по использованию архивных документов с каждым годом повышается.

От длительного хранения и в процессе использования документы физически стареют, тексты документов затухают, становятся недоступными для использования.

Постоянно возрастающие объемы использования документов в различных целях требуют качественного изготовления большого количества копий по заказам юридических и физических лиц.

Условиям оперативного поиска документов и защиты их от воздействия внешней среды отвечает хранение документов в специальных архивных коробах. В настоящее время около 40% единиц хранения не закартонировано, среди них есть дела нестандартных размеров (ведомости начисления заработной платы).

За последнее десятилетие резко возросла потребность населения в архивных справках социально-правового характера (подтверждение трудового стажа и размера заработной платы) и тематического характера (имущественные права, биографические). Много запросов поступает от бывших работников закрытых предприятий, не только живущих в городе Шадринске, но и на всей территории России, СНГ и на территории других стран.

В 2018 году исполнено 2755 запросов: 2198 социально-правового характера, тематических - 557.

В 2019 году исполнено 2498 запросов: 2048 социально-правового характера, тематических - 450.

В 2020 году исполнено 2831 запросов: 2489 социально-правового характера, тематических - 342.

На 01.10.2021 исполнено 1502 запросов: 1312 социально-правового характера, тематических - 190.

В связи с ежегодным поступлением документов на хранение, данный показатель остается стабильно высоким.

Специфика архивной отрасли состоит в многопрофильности применения ее информационных ресурсов, призванных удовлетворять социальные, правовые, научные, культурные и иные потребности граждан, органов власти и организаций. Развитие архивного дела в городе Шадринске следует рассматривать, прежде всего, как средство пополнения информационного ресурса Курганской области.

Муниципальный архив осуществляет в пределах своей компетенции организационно-методическое руководство ведомственными архивами учреждений, организаций - источников комплектования Архивного фонда города Шадринска.

По состоянию на 01.01.2021 источниками комплектования муниципального архива являются 12 учреждений, организаций.

Фактический объем поступающих в муниципальный архив запросов в полтора раза превышает объем, предусмотренный нормативами, на работы и услуги, выполняемые государственными архивами.

Осуществление муниципальным архивом в полном объеме своих полномочий становится крайне затруднительно, что может привести к следующему:

- увеличению затрат рабочего времени на исполнение запросов;

- обветшанию оригиналов архивных документов;

- ухудшению сохранности документов Архивного фонда Курганской области и других архивных документов;

- исполнению муниципальным архивом не в полном объеме своих функций, возложенных законодательством Российской Федерации и Курганской области.

В настоящее время муниципальный архив активно внедряет в работу автоматизированные архивные технологии, создавая учетные базы данных.

Комплекс вышеизложенных проблем, которые предстоит решить в 2022-2024 годы с целью удовлетворения современных потребностей общества и государства в архивной информации, обуславливает необходимость их решения.