Приложение. Изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Город Архангельск"

Приложение

УТВЕРЖДЕНЫ
распоряжением Главы
муниципального образования
"Город Архангельск"
от 09.10.2020 N 3529р

Изменения,
которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Город Архангельск"

1. Оглавление изложить в следующей редакции:

"Оглавление
Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Город Архангельск"

	I. Общие положения_____________________.....	стр. 3
	II. Создание документов в Администрации муниципального образования "Город Архангельск"
2.1.	Бланки документов__________________..______	стр. 8
2.2.	Реквизиты документов______________________...	стр. 10
	III. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Главы муниципального образования "Город Архангельск", Администрации муниципального образования "Город Архангельск", распоряжений заместителей Главы муниципального образования "Город Архангельск"
3.1.	Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и выпуска постановлений и распоряжений_______________	стр. 25
3.2.	Правила оформления проектов постановлений и распоряжений______	стр. 33
	IV. Подготовка и оформление документов и иных правовых актов в Администрации муниципального образования "Город Архангельск"
4.1.	Состав документов________________________...	стр. 39
4.2.	Оформление приказов_______________________.	стр. 40
4.3.	Протокол заседания (совещания)___________________	стр. 40
4.4.	Оформление протоколов и выписки из протокола___________...	стр. 41
4.5.	Доверенность___________________________	стр. 45
4.6.	Служебная переписка_______________________..	стр. 46
4.7.	Оформление служебных писем___________________..	стр. 49
4.8.	Записка (служебная, докладная, объяснительная)____________	стр. 53
4.9.	Резолюция (поручение)_______________________	стр. 54
4.10.	Акт _______________________________.	стр. 55
4.11.	Справка_____________________________..	стр. 57
4.12.	Договор (соглашение)_______________________..	стр. 58
4.13.	Распоряжения руководителя финансового органа ___________..	стр. 59
	V. Организация документооборота в органах Администрации муниципального образования "Город Архангельск"
5.1.	Общие положения_________________________	стр. 60
5.2.	Прием, обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов ___________________________...	стр. 61
5.3.	Регистрация поступающих документов________________.	стр. 62
5.4.	Порядок рассмотрения документов и доведения документов до исполнителей _________________________..	стр. 63
5.5.	Работа исполнителя с документами _________________..	стр. 63
5.6.	Организация работы с отправляемыми документами__________..	стр. 64
5.7.	Регистрация и прохождение внутренних документов (внутренний документооборот)___________________.	стр. 65
5.8.	Учет и анализ объемов документооборота_______________	стр. 66
	VI. Организация работы в системе "Дело". Особенности работы с документами в электронной форме_______________...	стр. 67
	VII. Организация документов в делопроизводстве __________	стр. 75
7.1.	Составление номенклатуры дел___________________..	стр. 75
7.2.	Формирование и оформление дел__________________...	стр. 80
7.3.	Организация оперативного хранения дел_______________..	стр. 82
7.4.	Передача документов при реорганизации или ликвидации органа администрации города Архангельска, смене лица, ответственного за ведение архива__________________..	стр. 82
	VIII. Организация хранения и использования документов в архивах органов Администрации муниципального образования "Город Архангельск"
8.1.	Организация хранения документов в архивах органов администрации города Архангельска_________________.	стр. 83
8.2.	Использование документов архива органа администрации города Архангельска________________________	стр. 84
	IX. Порядок передачи документов на хранение в архив
9.1.	Организация проведения экспертизы ценности документов_______..	стр. 88
9.2.	Порядок проведения экспертизы ценности документов_________..	стр. 88
9.3.	Оформление результатов экспертизы ценности документов_______..	стр. 89
9.4.	Требования к оформлению дел, принимаемых в архив органа администрации города Архангельска_________________.	стр. 90
9.5.	Составление и оформление описей дел________________..	стр. 96
9.6.	Подготовка и передача документов в архив______________..	стр. 97
9.7.	Уничтожение документов и дел, не подлежащих передаче в архив	стр. 98
	Приложения N 1-34";

2. пункт 1.2 раздела I "Общие положения" дополнить абзацами следующего содержания:

"приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

распоряжение Администрации муниципального образования "Город Архангельск" от 26 мая 2020 года N 1670р "Об утверждении Положения об организации контроля за исполнением постановлений и распоряжений Главы муниципального образования "Город Архангельск, Администрации муниципального образования "Город Архангельск", распоряжений заместителей Главы муниципального образования "Город Архангельск" и поручений Главы муниципального образования "Город Архангельск";

3. пункт 3.1.36 подраздела 3.1 раздела III "Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Главы муниципального образования "Город Архангельск", Администрации муниципального образования "Город Архангельск", распоряжений заместителей Главы муниципального образования "Город Архангельск" изложить в следующей редакции:

"3.1.36. Регистрация правовых актов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, выпуск - в срок, не превышающий трех рабочих дней.";

4. в пункте 4.6.8 подраздела 4.6 раздела IV "Подготовка и оформление документов и иных правовых актов в Администрации муниципального образования "Город Архангельск":

дополнить абзацами шестым, седьмым следующего содержания:

"депутатское обращение - в течение 10 дней с момента получения обращения. В случае необходимости проведения дополнительной проверки и изучения каких-либо вопросов руководители органов администрации города Архангельска обязаны проинформировать об этом депутата в пятидневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ предоставляется депутату не позднее 30 дней со дня получения обращения;

депутатские запросы городской Думы - в срок, установленный городской Думой, но не более 30 дней;";

абзацы шестой - одиннадцатый считать абзацами восьмым - тринадцатым соответственно;

5. в разделе V "Организация документооборота в органах Администрации муниципального образования "Город Архангельск":

пункт 5.2.1 подраздела 5.2 дополнить абзацем следующего содержания:

"Входящая корреспонденция, адресатом которой не является конкретное должностное лицо, направляется в пределах компетенции в органы администрации города Архангельска.";

подраздел 5.8 изложить в следующей редакции:

"5.8. Учет и анализ объемов документооборота

5.8.1. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в органы администрации города Архангельска и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, эффективности принимаемых решений.

5.8.2. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по администрации города Архангельска или по отдельным органам администрации города Архангельска, по группам документов, в том числе подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

5.8.3. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным системы "Дело", иных регистрационно-учетных форм.

5.8.4. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5.8.5. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются отделом регистрации и контроля исполнения документов и специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в приемных заместителей Главы муниципального образования и органах администрации города Архангельска, и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).";

6. в разделе VI "Организация работы в системе "Дело". Особенности работы с документами в электронной форме":

абзацы второй и третий пункта 6.1 изложить в следующей редакции:

"электронные документы;

электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.";

пункт 6.2 изложить в следующей редакции:

"6.2. Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица администрации города Архангельска, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В системе "Дело" могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".";

пункт 6.23 изложить в следующей редакции:

"6.23. Регистрация поручений Главы муниципального образования, данных в ходе совещаний, рабочих поездок Главы муниципального образования, организованных департаментом организационной работы, общественных связей и контроля либо отделом по обеспечению Главы муниципального образования "Город Архангельск" (секретариат), и контроль за исполнением этих поручений осуществляется в отделе регистрации и контроля исполнения документов.

Поручения Главы муниципального образования, данные в ходе совещаний, рабочих поездок, заседаний рабочих групп, организационных комитетов, совещательных и координационных органов, организованных органами администрации города Архангельска, регистрируются и ставятся на контроль их организаторами.

В РК документа центральной картотеки заносится поручение и осуществляется автоматическая рассылка по "Кабинетам" должностных лиц.

Порядок организации контроля исполнения постановлений и распоряжений Главы муниципального образования "Город Архангельск", Администрации муниципального образования "Город Архангельск", распоряжений заместителей Главы муниципального образования "Город Архангельск", а также исполнения поручений Главы муниципального образования "Город Архангельск" определен положением об организации контроля за исполнением постановлений и распоряжений Главы муниципального образования "Город Архангельск, Администрации муниципального образования "Город Архангельск", распоряжений заместителей Главы муниципального образования "Город Архангельск" и поручений Главы муниципального образования "Город Архангельск", утвержденным распоряжением Администрации муниципального образования "Город Архангельск" от 26 мая 2020 года N 1670р.";

7. в разделе VII "Организация документов в делопроизводстве":

в подразделе 7.1:

пункт 7.1.1 изложить в следующей редакции:

"7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве органов администрации города Архангельска, находящихся в непосредственном подчинении заместителя Главы муниципального образования - руководителя аппарата и отдела по обеспечению деятельности Главы муниципального образования "Город Архангельск" (секретариата) (далее - аппарат Главы муниципального образования), а также органов администрации города Архангельска с указанием сроков хранения дел, оформленный по установленной форме.

Номенклатуры дел администрации города Архангельска и ее органов закрепляют классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, и являются основным учетным документом.

Номенклатура дел администрации города Архангельска и ее органов включается в систему "Дело" в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в систему "Дело".

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.";

в пункте 7.1.7:

дополнить абзацами одиннадцатым - девятнадцатым следующего содержания:

"Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

д) хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

е) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.";

абзацы одиннадцатый - двадцать пятый считать абзацами двадцатым - тридцать четвертым;

дополнить абзацами тридцатым - тридцать первым следующего содержания:

"Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.";

абзацы тридцатый - тридцать четвертый считать абзацами тридцать вторым - тридцать шестым соответственно и изложить в следующей редакции:

"Графа 4 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

В графе 5 указываются срок хранения дела, номера статей в соответствии:

с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 года N 1182;

с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236.

В графе 6 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, "переходящее с 2014 г."), о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и т.д.";

пункты 7.1.8-7.1.9 изложить в следующей редакции:

"7.1.8. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.1.9. Вновь созданный или реорганизованный орган администрации города Архангельска должен в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения. Номенклатура дел вновь созданного органа администрации города Архангельска согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 7.1.2 настоящей Инструкции, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел администрации города Архангельска.";

дополнить пунктами 7.1.10-7.1.11 следующего содержания:

"7.1.10. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел органов администрации города Архангельска. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел органов администрации города Архангельска, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в органе администрации города Архангельска в течение года, передаются в отдел документационного обеспечения.

7.1.11. Отделом документационного обеспечения на основе полученных из органов администрации города Архангельска данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается начальником отдела документационного обеспечения и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в администрации города Архангельска в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.";

в подразделе 7.2:

пункты 7.2.4-7.2.6 изложить в следующей редакции:

"7.2.4. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

7.2.5. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.

Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.6. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в системе "Дело" в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.";

дополнить пунктом 7.2.7 следующего содержания:

"7.2.7. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 7.2.4 и 7.2.5 настоящей Инструкции включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.";

в подразделе 7.3:

дополнить пунктом 7.3.3 следующего содержания:

"7.3.3. При смене специалиста органа администрации города Архангельска, ответственного за ведение делопроизводства, составляется акт приема-передачи документов и дел согласно приложению N 34 к настоящей Инструкции.";

пункт 7.3.3 считать пунктом 7.3.4;

8. подраздел 8.2 раздела VIII "Организация хранения и использования документов в архивах органов администрации города Архангельска" дополнить пунктами 8.2.12-8.2.17 следующего содержания:

"8.2.12. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности администрации города Архангельска, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) администрации города Архангельска и разрешения заместителя Главы муниципального образования - руководителя аппарата или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя органа администрации города Архангельска, документы которого изымаются.

8.2.13. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и администрации города Архангельска. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

8.2.14. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

8.2.15. В целях установления фактического наличия документов и дел специалистами органов администрации города Архангельска, отвечающими за ведение делопроизводства, и отделом документационного обеспечения должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

перед передачей документов в архив администрации города Архангельска;

при перемещении дел;

при смене руководителя органа администрации города Архангельска, начальника отдела документационного обеспечения;

при реорганизации и ликвидации администрации города Архангельска или ее органов.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю Главы муниципального образования, курирующему проверяемый орган администрации города Архангельска.

8.2.16. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством органов администрации города Архангельска принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем органа администрации города Архангельска и представляется в отдел документационного обеспечения.

8.2.17. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом начальником отдела документационного обеспечения и руководителем органа администрации города Архангельска (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в отделе документационного обеспечения и органе администрации города Архангельска; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив администрации города Архангельска при передаче дел органа администрации города Архангельска на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.";

9. в разделе IX "Порядок передачи документов на хранение в архив":

пункт 9.2.2 подраздела 9.2 изложить в следующей редакции:

"9.2.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив администрации города Архангельска;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел органа администрации города Архангельска, правильность определения сроков хранения дел.";

пункт 9.3.4 подраздела 9.3 исключить;

подраздел 9.4 дополнить пунктами 9.4.18-9.4.20 следующего содержания:

"9.4.18. Подготовка электронных документов к передаче в архив администрации города Архангельска осуществляется органом администрации города Архангельска - пользователем информационной системы.

9.4.19. Передача электронных документов в архив администрации города Архангельска производится на основании описей электронных дел, документов органов администрации города Архангельска по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве администрации города Архангельска информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных документов в архив администрации города Архангельска выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

проверка архивом администрации города Архангельска электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив администрации города Архангельска по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве администрации города Архангельска информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива администрации города Архангельска и сотрудника органа администрации города Архангельска, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью заместителя Главы муниципального образования - руководителя аппарата или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в органе администрации города Архангельска, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

наименование организации (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

9.4.20. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив администрации города Архангельска, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

формирование в информационной системе администрации города Архангельска контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование в информационной системе администрации города Архангельска электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив администрации города Архангельска не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов органа администрации города Архангельска (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).";

пункт 9.5.3 подраздела 9.5 изложить в следующей редакции:

"9.5.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

графа описи дел "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

В опись электронных дел, документов включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

Опись дел подписывается составителем и лицом, ответственным за ведение архива в органе администрации города Архангельска, с указанием их должностей и расшифровкой подписей и утверждается руководителем органа администрации города Архангельска.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

При необходимости к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.";

пункт 9.6.1 подраздела 9.6 изложить в следующей редакции:

"9.6.1. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив администрации города Архангельска и архив органа администрации города Архангельска (далее - архив) не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив проводится на основании описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.";

дополнить подразделом 9.7 следующего содержания:

"9.7. Уничтожение документов и дел, не подлежащих передаче в архив

9.7.1. Дела, подлежащие уничтожению, включаются в акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению N 27 к настоящей Инструкции.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласно приложению N 27 к настоящей Инструкции.

9.7.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

9.7.3. Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

9.7.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем органа администрации города Архангельска.

9.7.5. В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью сотрудника органа администрации города Архангельска, ответственного за ведение делопроизводства.

9.7.6. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

9.7.7. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

9.7.8. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) в муниципальное учреждение "Хозяйственная служба". Передача дел оформляется сопроводительным письмом с приложением к нему копии акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника органа администрации города Архангельска, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.";

10. дополнить Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Город Архангельск" приложением N 34 следующего содержания:

"Приложение N 34
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального
образования "Город Архангельск"

Форма акта о передаче документов и дел при смене специалиста органа администрации города Архангельска, ответственного за ведение делопроизводства (за архив)

Администрация муниципального образования

"Город Архангельск"

Наименование отраслевого (функционального)

и территориального органа администрации города

АКТ от______________ N ________ Приема-передачи документов и дел при смене лица, ответственного за ведение делопроизводства (за архив)		УТВЕРЖДАЮ наименование должности руководителя отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города
		Подпись		Расшифровка подписи
		"____" _______________ 20___ г.

В связи с кадровыми изменениями в ______________________________ (наименование отраслевого (функционального) и территориального органа) Администрации муниципального образования "Город Архангельск" _________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество) передал (а), а _______________________________ (должность, фамилия, имя, отчество) принял (а) следующие документы (документы архива) _________________________ (наименование отраслевого (функционального) и территориального органа) Администрации муниципального образования "Город Архангельск" за ______________ годы согласно списку:

1.

2.

3_

Передал (а) ____________________________ И.О. Фамилия

Приняла (а) ____________________________ И.О. Фамилия".