Распоряжение Главы МО "Город Архангельск" от 28 июня 2017 г. N 2053р "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Город Архангельск" (документ утратил силу)

Распоряжение Главы МО "Город Архангельск" от 28 июня 2017 г. N 2053р
"О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Город Архангельск"

ГАРАНТ:

Распоряжением Главы МО "Город Архангельск" от 30 декабря 2020 г. N 1046р настоящий документ признан утратившим силу с 1 января 2021 г.

В связи с введением в действие с 01 июля 2018 года национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов":

Внести в Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Город Архангельск", утвержденную распоряжением Главы муниципального образования "Город Архангельск" от 23.09.2016 N 2735р, (с изменениями и дополнениями) следующие изменения и дополнения:

а) абзац восемнадцатый пункта 1.2 раздела I "Общие положения" изложить в следующей редакции:

"ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов";";

б) в подразделе 2.1 "Бланки документов" раздела II "Создание документов в Администрации муниципального образования "Город Архангельск":

пункт 2.1.4 изложить в следующей редакции:

"2.1.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

В администрации города Архангельска применяются бланки с угловым и продольным вариантом расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагают в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое	-	20 мм,
правое	-	10 мм,
верхнее	-	20 мм,
нижнее	-	20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.";

абзац седьмой пункта 2.1.9 изложить в следующей редакции:

"отметка для ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа.";

в) в подразделе 2.2 "Реквизиты документов" раздела II "Создание документов в Администрации муниципального образования "Город Архангельск":

в пункте 2.2.2 слова "ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" заменить словами "ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов";

пункт 2.2.3 изложить в следующей редакции:

"2.2.3. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органов администрации города Архангельска, являются:

1) герб муниципального образования "Город Архангельск";

2) наименование организации (Администрация муниципального образования "Город Архангельск", орган Администрации муниципального образования "Город Архангельск");

3) наименование структурного подразделения;

4) справочные данные об организации;

5) наименование вида документа;

6) дата документа;

7) регистрационный номер документа;

8) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

9) место составления (издания) документа;

10) гриф ограничения доступа к документу;

11) адресат;

12) гриф утверждения документа;

13) заголовок к тексту;

14) текст документа;

15) отметка о приложении;

16) гриф согласования документа;

17) виза;

18) подпись;

19) отметка об электронной подписи;

20) печать;

21) отметка об исполнителе;

22) отметка о заверении копии;

23) отметка о поступлении документа;

24) резолюция;

25) отметка о контроле;

26) отметка о направлении документа в дело.";

пункт 2.2.4 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Изображение герба помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.";

в пункте 2.2.7 слова "Вид документа" заменить словами "Наименование вида документа";

в абзаце втором пункта 2.2.8 слова "05 января" заменить словами "5 января";

в абзаце третьем пункта 2.2.8 слова "08 февраля" заменить словами "8 февраля";

в пункте 2.2.10 слова "документа адресанта" заменить словами "поступившего документа";

в абзаце втором пункта 2.2.12 слова "Инициалы и фамилия" заменить словами "Фамилия и инициалы";

абзацы пятый и шестой пункта 2.2.12 изложить в следующей редакции:

"При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Министру здравоохранения

Российской Федерации

Ивановой И.В.

При адресовании документа руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.

Министерство финансов

Российской Федерации

Директору департамента

бюджетной сферы

Ивановой И.И.";

дополнить пункт 2.2.12 абзацем пятнадцатым следующего содержания:

"Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

г-ну Иванову О.В.";

в пункте 2.2.14 слова "Указание по исполнению документа (резолюция)" заменить словом "Резолюция";

в пункте 2.2.15 слова "Наименование либо аннотация документа (заголовок)" заменить словами "Заголовок к тексту";

пункт 2.2.15 дополнить абзацем пятым следующего содержания:

"Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.";

в пункте 2.2.18 слова "Отметка о наличии приложения" заменить словами "Отметка о приложении";

абзацы восьмой и девятый пункта 2.2.18 изложить в следующей редакции:

"На приложениях к правовым актам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Слово приложение печатают с прописной буквы без кавычек, без выделения полужирным шрифтом.

Пример -

Приложение
к приказу директора департамента
финансов Администрации
муниципального образования
"Город Архангельск"
от 06.02.2017 N 4

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.";

дополнить пункт 2.2.18 абзацем десятым следующего содержания:

"Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример -

Приложение

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Главы
муниципального образования
"Город Архангельск"
от 01.02.2017 N 126р";

абзац десятый пункта 2.2.18 считать абзацем одиннадцатым;

в абзаце первом пункта 2.2.19 слова "должностного лица" исключить;

дополнить абзац второй пункта 2.2.20 после слов "Гриф согласования оформляется" словами "на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения,";

в пункте 2.2.22 слова "Оттиск печати" заменить словом "Печать";

пункт 2.2.26 изложить в следующей редакции:

"2.2.26. Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, виды которой установлены Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года N 1233, гриф ограничения доступа к документу, содержащему информацию ограниченного доступа, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться номером экземпляра документа.";

дополнить пунктами 2.2.27-2.2.29 следующего содержания:

"2.2.27. Отметка об электронной подписи. Данный реквизит используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи не должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба муниципального образования "Город Архангельск".

Пример -

Наименование должности	Эмблема органа власти	Документ подписан электронной подписью	Н.Н. Николаев
	Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

2.2.28. Отметка о контроле. Данный реквизит свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

2.2.29. Отметка о направлении документа в дело. Данный реквизит определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например -

В дело N 01-18 за 2017 г.

Специалист 1 категории отдела регистрации

и контроля исполнения документов

Подпись Дата";

пункт 2.2.27 считать пунктом 2.2.30;

в) в разделе III "Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Главы муниципального образования "Город Архангельск", Администрации муниципального образования "Город Архангельск", распоряжений заместителей Главы муниципального образования "Город Архангельск":

в абзаце втором пункта 3.1.34 подраздела 3.1 "Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и выпуска постановлений и распоряжений" слова "с проставлением ноля (например: от 05 марта 2007 г.)" заменить словами "(например: от 5 марта 2007 г.)";

в абзаце первом пункта 3.2.1 подраздела 3.2 "Правила оформления проектов постановлений и распоряжений" слова "правое - 15 мм" заменить словами "правое - 10 мм";

абзацы второй и третий пункта 3.2.14 подраздела 3.2 "Правила оформления проектов постановлений и распоряжений" изложить в следующей редакции:

"На первой странице приложения в правом верхнем углу прописными буквами пишется слово "Приложение" без выделения полужирным шрифтом, ниже дается ссылка на дату и номер правового акта. Все составные части этого реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например:

Приложение к постановлению Администрации муниципального образования "Город Архангельск" от 22.04.2012 N 356

При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Приложение N 3 к распоряжению Главы муниципального образования "Город Архангельск" от 27.04.2012 N 365р";

пункт 3.2.15 подраздела 3.2 "Правила оформления проектов постановлений и распоряжений" изложить в следующей редакции:

"3.2.15. При наличии в тексте проекта правого акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые правила, состав, положение и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово "Приложение" без ссылки на правовой акт и гриф утверждения, в котором указываются данные правового акта, которым утвержден правовой акт.

Пример -

Приложение

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Главы
муниципального образования
"Город Архангельск"
от 01.02.2017 N 267";

в пункте 3.2.21 подраздела 3.2 "Правила оформления проектов постановлений и распоряжений" слова "05 февраля 2012 года" заменить словами "5 февраля 2012 года";

г) в разделе IV "Подготовка и оформление документов и иных правовых актов в Администрации муниципального образования "Город Архангельск":

в абзаце четвертом подраздела 4.7 "Оформление служебных писем" слова "Инициалы и фамилия" заменить словами "Фамилия и инициалы".

в пункте 4.7.4 слова "Отметка о наличии приложения" заменить словами "Отметка о приложении", слова "Подпись должностного лица" заменить словом "Подпись".

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2. Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Город Архангельск" изложить в новой редакции согласно приложению N 1 к настоящему распоряжению.

3. Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования "Город Архангельск" изложить в новой редакции согласно приложению N 2 к настоящему распоряжению.

4. Настоящее распоряжение вступает в силу с 01 июля 2018 года.

Исполняющий обязанности Главы муниципального образования

Д.В. Шапошников