Приложение N 1. Положение об архиве Министерства региональной политики и массовых коммуникаций Омской области

Приложение N 1
к приказу
Министерства региональной
политики и массовых
коммуникаций Омской области
от 26 ноября 2021 г. N 27

Положение
об архиве Министерства региональной политики и массовых коммуникаций Омской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в процессе деятельности Министерства региональной политики и массовых коммуникаций Омской области (далее соответственно - Архив, Министерство).

2. Архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - БУ ИсА).

3. Положение об Архиве Министерства утверждается Министром региональной политики и массовых коммуникаций Омской области (далее - Министр).

4. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с федеральным и областным законодательством об архивном деле, иными нормативными правовыми актами и настоящим Положением.

5. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в БУ ИсА.

6. Функции по организации архивного дела в Министерстве осуществляются сектором документооборота департамента информационно-правового обеспечения, кадровой политики и государственной службы Министерства (далее - сектор документооборота).

7. Адрес местонахождения архива Министерства: Россия, 644002, Омская область, г. Омск, ул. Красный путь, д. 1.

II. Состав документов Архива Министерства

8. Архив Министерства хранит:

1) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности Министерства;

2) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций-предшественников;

3) справочно-поисковые средства к документам архива Министерства (историческая справка, предисловие, описи документов и дел);

4) учетные документы архива Министерства, раскрывающие состав и содержание дел (документов): книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фондов, реестр описей, паспорт архива, описи документов и дел.

III. Задачи Архива Министерства

9. К задачам Архива Министерства относятся:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен Главой II настоящего Положения;

2) комплектование Архива Министерства документами, образовавшимися в процессе деятельности;

3) учет документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства;

4) использование документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства;

5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА;

6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в Архив Министерства.

IV. Функции Архива Министерства

10. Архив Министерства осуществляет следующие функции:

1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Министерства, в соответствии с утвержденным графиком;

2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Министерства;

3) представляет в БУ ИсА учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Министерства, образовавшиеся в процессе деятельности Министерства;

5) осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии по определению ценности документов Министерства описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК Минкультуры) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Минкультуры описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Минкультуры акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Министру описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Минкультуры;

6) организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА;

7) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Министерства в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

8) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства;

9) организует информирование руководства и работников Министерства о составе и содержании документов Архива Министерства;

10) информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

11) организует выдачу документов и дел во временное пользование;

12) исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов и архивные выписки;

13) ведет учет использования документов Архива Министерства;

14) создает фонд пользования Архива Министерства и организует его использование;

15) осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Министерства;

16) участвует в разработке документов Министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства;

17) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и работникам Министерства в подготовке документов к передаче в Архив Министерства.

V. Права Архива Министерства

11. Архив Министерства имеет право:

1) представлять руководству Министерства предложения по совершенствованию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Министерства;

2) запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы Архива Министерства;

3) давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции Архива Министерства;

4) информировать структурные подразделения Министерства о необходимости передачи документов в Архив Министерства в соответствии с утвержденным графиком;

5) принимать участие в заседаниях ЭПК Минкультуры.